Приказ о реорганизации спортивной школы путем присоединения. Приказы после реорганизации. О реорганизации муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования "Детско-юношеская спортивная школа "Рекорд" путем его присоединения к муниципальному

Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Скачать форму графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7):

Образец заполнения графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7)

Материалы по заполнению графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7):

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

— Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков

— : Как составить график отпусков (Издательство «Главная книга», 2018)

— : Утверждаем график отпусков на 2018 год (Колосова И.Ю.) («Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 12)

— : Утверждаем график отпусков на 2015 год (Косульникова М.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2014, N 12)

— : Составляем график отпусков (Лапина М.) («Кадровик.ру», 2014, N 11)

— : «Отпуска» (2-е издание) (Колбасов В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2014)

— : Время составить график отпусков (Бладт О.Л.) («Зарплата», 2014, N 11)

— : Составляем и утверждаем график отпусков (Куревина Л.В.) («Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 10)

— : Изменяем график отпусков (Шаповал Е.А.) («Главная книга», 2014, N 15)

— : График отпусков (Берг О.) («Кадровый вопрос», 2014, N 6)

—————————————-

Продолжаем тему отпусков.
Скоро новый, 2017 год, самое время начать подготовку к составлению графика отпусков.

Что важно учитывать при составлении графика отпусков

Составляя график отпусков, важно учитывать положения действующего законодательства, льготы, предоставляемые работникам, специфику работы организации. Иногда нужно учесть и пожелания самих трудящихся.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Оформление графика отпусков

Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе и пр. Также, ваш коллективный договор (если он у вас есть, конечно) может устанавливать льготы некоторым категориям работников.
Следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. В соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Важно помнить также, что в стаж работы, дающий право на дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
К планируемой продолжительности отпуска целесообразно добавить неиспользованные работником в предыдущем периоде дни отпуска.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Форма графика отпусков

Чаще всего график составляется по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
Но график отпусков может составляться и в разработанной на вашем предприятии форме, утвержденной приказом руководителя организации.
Вам решать, есть ли смысл изобретать велосипед. На самом деле, унифицированная форма довольно удобна.

Как утвердить график отпусков

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо другим, уполномоченным на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Таким образом, необходимо ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.
График отпусков должен быть утвержден на предприятии не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков?

Составлять приказ об утверждении графика отпусков на следующий год, не обязательно. Если приказ вы сделали, логично предположить, что все последующие изменения придется вносить также приказом.

Срок хранения графика отпусков — один год.

Это следует из п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558. Годовалый срок исчисляется с 1 января года, следующего за истекшим. Получается, что график отпусков на новый 2017 год мы будем хранить до 1 января 2019 г.

Изменение графика отпусков

Перенос срока отпуска возможен при согласии обеих сторон – работника и работодателя.
В случае переноса срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя, в графике отпусков отражают соответствующие изменения (графы 7, 8, 9).
Многие кадровые работники совершают ошибку, не включая в график работников, принятых в течение года, после утверждения графика отпусков. Если после утверждения графика в организацию принимались новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это делается дополнением к документу, используя унифицированную форму № Т-7 (если она применяется) с новыми сотрудниками. Дополнение является приложением к графику отпусков, и его необходимо утверждать так же, как и первоначальный график.
Ну и напоследок, хочу напомнить
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за которое должностные лица могут понести ответственность в виде штрафа, так-что, не забывайте составлять его!

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.
В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).
8-й столбец содержит информацию о документе - основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).
В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.
10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Похожие статьи

График отпусков: планируем отдых сотрудников

Руководителям пора думать об отпуске: пришло время составлять график отпусков на следующий год. Согласно ст. 123 ТК РФ утвердить этот документ следует не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 18 декабря 2012 г. Несмотря на то что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления вызывает множество вопросов. На самые распространенные из них вы найдете ответы в нашей статье. Какие виды отпусков должны быть отражены в графике? Какие категории работников и на каком основании имеют право на отдых в удобное для них время? Как внести изменения в график отпусков?

График отпусков — это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников первичной профсоюзной организации, если таковая имеется <1>. Этот документ определяет порядок предоставления отпусков, так как в нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Наличие такого графика помогает не только отделу кадров и руководителям подразделений быть в курсе отпусков сотрудников, но и бухгалтерии распределить расходы на оплату отпусков в течение года.

<1> В случае отсутствия первичной профсоюзной организации в форме графика отпусков в шаблоне вместо строки "Мнение выборного профсоюзного органа" указывается "Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)".

В крупных организациях процесс сбора с сотрудников информации о времени отпуска, ее анализ, составление и утверждение графика, а также ознакомление с ним сотрудников занимает большой промежуток времени.

Поэтому следует поторопиться с составлением этого документа, так как согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

По общим правилам оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ).

Право пойти в отпуск сотрудник может реализовать только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения такого срока .

Также до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен согласно ч. 3 ст. 122 ТК РФ:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Обратите внимание, что началом периода, за который может быть предоставлен отпуск, является не начало календарного года, а начало рабочего года у данного работодателя. То есть, если работник устроился в организацию 15 октября 2012 г., пойти в отпуск он уже сможет после 15 апреля 2013 г. Таким образом, точкой отсчета для предоставления отпуска будет дата трудоустройства .

Отпускной стаж

В ст. 121 ТК РФ перечислены периоды, входящие и не входящие в отпускной стаж. Таким образом, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Разработка и оформление графика отпусков

Разработка графика отпусков — процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно в организациях с большой численностью персонала. Когда начать разработку графика, решает руководитель организации, главное — успеть завершить работу за две недели до начала календарного года (не позднее 18 декабря). Поэтому, если вам не удается к началу декабря собрать все необходимые данные, вы не сможете своевременно подготовить график к утверждению.

График отпусков (форма Т-7 <2>) подписывает руководитель кадровой службы. Затем этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников.

<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформление графика отпусков как документа происходит на унифицированном типовом бланке формы Т-7 — шаблоне графика отпусков.

Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. Внесенные изменения необходимо утвердить в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При составлении документа работодатель должен учитывать нормы трудового законодательства, пожелания сотрудников, а также специфику организации.

График отпусков включает в себя реквизитную и табличную части.

Реквизитная часть содержит:

• наименование организации;
• код по ОКПО;
• номер документа;
• дату составления;
• календарный год, на который составляется график отпусков.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Также возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз — по числу предоставляемых частей отпуска.

Обратите внимание, что отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. Причем одна из частей (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Как быть, если работник принят на работу до 1 июля текущего года <3> или в конце года, то есть после утверждения графика?

<3> Вновь принятый работник имеет право на отпуск только спустя шесть месяцев с начала работы (это правило не относится к лицам, которым отпуск предоставляется в любое удобное для них время).

Однозначного ответа на вопрос, как внести в график (либо действующий, либо утвержденный на следующий год) нового сотрудника, нет. На наш взгляд, логично будет предоставить отпуск на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика, в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Срок хранения графика отпусков — один год <4>.

<4> Статья 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Какие виды отпусков отражаются в графике

В первую очередь график отпусков отражает информацию о ежегодном основном оплачиваемом отпуске сотрудников.

В соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно за рабочий год начиная с первого дня работы сотрудника.

Помимо основных ежегодных отпусков, в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. ст. 116 — 119 ТК РФ).

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска определяет работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ).

Обратите внимание, что дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в ст. 263 ТК РФ.

Также в графике отпусков указывается информация об остатках отпусков за предыдущие периоды.

При этом следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

В трудовом законодательстве ничего не говорится об отражении в графике отпусков времени отдыха внешних совместителей. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба должна учесть эту информацию при составлении графика. Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Кроме того, согласно ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

В трудовом законодательстве существует понятие учебного отпуска . Нужно ли его отражать в графике отпусков? Порядок предоставления учебного отпуска регламентируется ст. 173 ТК РФ. Этот вид отпуска считается целевым, воспользоваться им или нет — это право, а не обязанность работника. То есть, если он имеет возможность совместить учебу с работой, учебный отпуск он может не оформлять, а если такой возможности нет, работник должен представить справку-вызов и заявление о предоставлении отпуска. Таким образом, никаких изменений в графике отпусков отражать не нужно.

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• лица, работающие по совместительству, — им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• инвалиды войны (ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее — Закон о ветеранах);
• ветераны боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);
• супруги военнослужащих — им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
• лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей").

Поэтому при составлении графика отпусков мнение вышеперечисленных лиц должно быть обязательно учтено. Помимо этого, если в графике уже указан период отпуска, потребовать пересмотреть график и предоставить им отпуск в другой период могут следующие категории работников:

• муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• лицо, работающее по совместительству (ст. 286 ТК РФ).

Знакомим работников с графиком отпусков

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Чтобы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов:

• внести дополнения в форму Т-7.

  Как правильно вести график отпусков — образец

  Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки, что дата начала отпуска им известна;

• выпустить уведомление (лист ознакомления), составленное в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков.

Отражаем в графике перенос отпуска

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, об этом сказано в ст. 123 ТК РФ. То есть согласно данному положению работодатель, составив и утвердив график отпусков, закрепляет за работником право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике. Но в процессе работы график отпусков соблюдается не всегда. Так, отпуск может быть перенесен по инициативе работника или работодателя в случае производственной необходимости.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

• временной нетрудоспособности работника;
• исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если какая-либо из перечисленных причин наступила во время пребывания работника в отпуске, его срок автоматически продлевается на соответствующее количество дней . Если же что-то из вышеперечисленного наступило до начала отпуска, новый срок отпуска определяется по соглашению работника с работодателем.

Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8 графика отпусков, где указывается наименование документа, который служит основанием для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств. В заявлении также указывается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год . При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч.

3 ст. 124 ТК РФ).

В график отпусков вносятся соответствующие изменения при отзыве работодателем работника из отпуска и разделении отпуска на части.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ работодатель имеет право досрочно отозвать работника из отпуска, но только с его согласия.

Основанием для внесения изменений в график отпусков в данном случае являются письменное согласие работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение) работодателя об отзыве работника из отпуска.

Нередко бывает так, что работник, боясь потерять то ли место, то ли деньги, не хочет уходить в отпуск. Что делать работодателю в данной ситуации? Прежде всего работодателю необходимо вовремя, не позднее чем за две недели до начала отпуска, издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись. Бухгалтерия должна оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала. После того как соблюдены все необходимые формальности, работника, не соблюдающего график отпусков, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение приказа руководителя.

В то же время работник может отказаться уходить в отпуск и письменно потребовать перенести его на другой срок в том случае, если работодатель (ст.

• письменно уведомил его о начале отпуска позднее чем за две недели до начала;
• выплатил ему отпускные позже чем за три дня до начала отпуска.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков или составление его с нарушениями действующих правил влечет наложение административного штрафа в размере (ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Ю.Н.Калмыкова

Эксперт журнала

"Руководитель

бюджетной организации"

Чье мнение учитывать при составлении

График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

• женщины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей;
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ);
• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего — руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям, ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Cкачать форму графика отпусков, форма Т-7

Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков

Ниже вы можете скачать бесплатно график отпусков, форма Т-7.

Скачать график отпусков на 2018 год, Excel

Если вы предпочитаете Exel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, бланк формы Т-7 в формате Exel представлен ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, то все работники должны ознакомиться с ним под подпись. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если вы используете форму Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2018 год необходимо утвердить в 2017, а хранить до 1 января 2019 года.

1. Ст 123 ТК РФ гласит, что очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается графиком. График отпусков должен составляться работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на каждый календарный год и утверждаться им не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Например, график отпусков на 2009 г. должен быть утвержден не позднее 18 декабря 2008 г.

Заполняем образец графика отпусков на 2018 год

Отпуска могут предоставляться в любое время в течение года, но без нарушения нормальной работы организации. При составлении графика учитываются пожелания работников и особенности производственного процесса.

Важное условие, которое необходимо соблюдать при составлении графика, — это то, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск.

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя и соответствующий выборный орган первичной профсоюзной организации изменить его. С согласия работника время ухода в отпуск может быть изменено и по инициативе работодателя.

3. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно графики отпусков вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели.

4. При составлении графика отпусков следует учитывать, что для некоторых категорий работников законами предусмотрена такая льгота, как право использовать отпуск в удобное для них время года (ч 4 ст 123 ТК РФ). Число лиц, имеющих право на такую льготу, в настоящее время довольно значительно. К ним, в частности, относятся:

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК);
• участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т.ч. и инвалиды (ст. ст. 14 — 19 Закона о ветеранах);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы" // ВВС РФ. 1993. N 7. Ст. 247);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы" // СЗ РФ. 1997. N 3. Ст. 349);
• лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона о донорстве);
• лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы, граждане, эвакуированные из зоны отчуждения и переселенные (переселяемые) из зоны отселения, и некоторые другие лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и иных работ, связанных с любыми видами ядерных установок (ст. ст. 14 — 22 Закона о Чернобыле).

При составлении графика отпусков следует также учитывать право работника-мужчины получить ежегодный отпуск в период отпуска по беременности и родам его жены, а также право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (см. коммент. к ст. 322).

В тех случаях, когда работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

Внешнее и внутреннее совместительство Что такое оклад работника по тк рф

График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.

Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

За такое нарушение могут оштрафовать:

• организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
• индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.

А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:

• для организации – до 50 000–70 000 рублей;
• для ИП – до 10 000–20 000 рублей.

Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.

Опросный лист и оптимальная очередность

Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.

Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:

• работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
  от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
• работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
  (ст. 125 ТК РФ);
• почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).

Обратите внимание

Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.

Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):

• женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• несовершеннолетних работников;
• работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.

Как составить и утвердить

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).

В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.

Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).

В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.

При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:

• при увольнении работника;
• при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.

В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.

В графе 6 указывается дата начала отпуска.

Обратите внимание

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.

После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверж­дение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.

Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.

В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.

В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.

Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.

Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.

ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА

Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.

Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.

ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ

Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.

Как предоставить отпуск по графику

Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:

1. Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
   (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
3. В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
• ежегодного дополнительного оплачива­емого отпуска – буквенным кодом «ОД»
  или цифровым кодом «10».

1. Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).

Как предоставить отпуск не по графику

Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.

В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.

Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва

График отпусков – внутренний документ, в котором зафиксирована очередность предоставления сотрудникам предприятия ежегодных отпусков. Часть 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков определяет как обязательный локальный акт и для предприятия, и для работника. Исключение составляют только наниматели — физические лица. Если у такого работодателя немного сотрудников, то порядок предоставления и дата ухода в отпуск определяются по соглашению сторон. При большом количестве работающих желательно утвердить график. Помимо Трудового кодекса в письмах Роструда разъясняется, обязательно ли составлять график отпусков.

Для чего нужен график отпусков

Необходимость документа очевидна. Работодателю график позволяет решать ряд организационных вопросов:

• осуществить контроль своевременного предоставления сотрудникам отпуска и не допускать, чтобы неиспользованные периоды накапливались;
• заранее оформить отпуск и вовремя начислить отпускные. Согласно ч.9 ст.136 ТК перечислить деньги нужно за 3 дня до ухода в отпуск;
• найти отпускнику замену для обеспечения бесперебойной работы.

Планирование графика отпусков помогает работникам заранее организовать свой отдых.

Так как график отпусков считается документом обязательным, его могут потребовать при проверке организации Рострудинспекцией. Если предприятие его не предоставит, то в соответствии со ст. 5.27 КоАП может быть взыскан штраф от 30 000 до 50 000 руб. с предприятия, а с должностного лица, либо индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 руб.

Наказания за нарушение графика отпусков Трудовой кодекс не предусматривает. Если наниматель отказывается отпустить работника на отдых по утвержденному графику, для него ст. 5.27 КоАП введена административная ответственность.

Обратите внимание: работодатель вправе предложить сотруднику перенести отпуск, если возникает производственная необходимость. При отказе работника отпуск необходимо предоставить в соответствии с графиком.

Сроки, когда должен быть составлен график отпусков, зафиксированы в трудовом законодательстве. Им также устанавливается информация, подлежащая включению в документ:

1. Перечень работников. Перечисляются все сотрудники, с которыми заключен трудовой контракт.
2. Длительность отпуска. Указываются все дни отдыха, положенные рабочему (совокупность ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого отдыха).
3. Дата выхода:
   1. конкретное число и месяц;
   2. только месяц (затем работник составляет заявление на определенный день этого месяца).
4. Раздел отпуска. Указывается, будет ли отпуск сотрудника разделен (минимальная продолжительность одной из частей – 14 дней).

В документ должны быть включены сотрудники, работающие только по трудовому договору. Лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, ежегодный оплачиваемый отпуск не полагается, поэтому, в график их не вносят.

Отсутствие одного из разделов является основанием признания графика отпусков недействительным документом.

Итак, распределение отпусков по Трудовому кодексу и их документальная фиксация производится в графике отпусков. Законодательством устанавливается содержание документа и порядок его принятия.

Как составить график

Правила составления графика отпусков, которые необходимо соблюдать, предусматривает ст. 123 ТК

1. Утвердить документ нужно до нового года не позже, чем за 2 недели.
2. При составлении предварительного графика учитывают личное желание сотрудника, и право некоторых работников на выбор удобного для них времени отдыха.
3. Сотрудника нужно оповестить о начале отпуска под расписку за 2 недели. Каким образом его уведомить, отдел кадров определяет самостоятельно. Это могут быть специальные ведомости, извещения, ознакомительные листы. Удобно будет внести в форму отдельные графы, где сотрудник сможет поставить соответствующие отметки.
4. Если на предприятии есть профсоюз, с ним нужно согласовать окончательный вариант.

В видео рассмотрены правила составления графика отпусков на будущий год

В остальном при планировании отпусков работников и составлении графика отпусков принимают во внимание особенности производственного цикла на предприятии. Если в организации много отделов или подразделений, то сначала каждое из них составляет свой проект документа, затем отдел кадров создает сводный график с учетом равномерного распределения отпускных периодов в течение всего года.

В график вводятся ежегодный отпуск и дополнительный отпуск, если на него есть право. Неиспользованный отпуск на предыдущие периоды можно внести в график на очередной год или предоставить его по согласованию с работником.

Согласно ст. 115 ТК оплачиваемый ежегодный отпуск составляет 28 рабочих дней. У некоторых групп работников предусмотрен более продолжительный отпуск. Это государственные служащие, педагоги, работники моложе 18 лет, инвалиды. Некоторым работникам полагается дополнительный отпуск. Это лица, которые трудятся на вредных производствах — , на Крайнем Севере, имеющие ненормированное рабочее время.

По согласованию с сотрудником отпуск допустимо разбить на части. Больше информации о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части — по ссылке .

Обратите внимание: в соответствии со ст. 125 ТК при разделении отпуска одна его часть должна составить минимум 14 календарных дней.

При составлении документа необходимо учитывать, что есть категории лиц, которым отпуск предприятие обязано предоставить в удобное для них время, а именно:

Дополнительно

В график отпусков не включается отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком. Кроме того, беременная сотрудница вправе написать заявление с просьбой предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для нее время, несмотря на утвержденный график. Причем, работодатель не имеет права отказать ей. В статье более подробная информация об уходе в отпуск перед декретом или после него.

• сотрудники младше 18 лет;
• почетные доноры;
• воспитывающие ребенка-инвалида не старше 18 лет;
• имеющие двоих и более детей не старше 12 лет;
• отозванные из ежегодного отпуска;
• внешние совместители.

Такие сотрудники могут по желанию изменить уже назначенную дату отпуска, для этого ему нужно написать заявление. Отказать работодатель не имеет права.

Если трудиться на предприятии работник начал, когда график уже утвержден, в отпуск он идет на основании приказа. При этом сотрудника можно не включать в график отпусков.

Как заполнить форму графика отпусков

Предприятие может применять унифицированную форму № Т-7 либо утвердить самостоятельно разработанный график с учетом положений закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , которые касаются обязательных реквизитов в первичном документе.

Перед подписанием окончательного варианта графика у руководителя, необходимо заполнить графы 1-6. В них указывают следующую информацию:

1. Подразделение, в котором числится сотрудник.
2. Его должность по штатному расписанию.
3. Фамилия, имя, отчество.
4. Номер в табеле.
5. Общее число дней отпуска, включая дополнительный и неиспользованный. Если отпуск разделен на части, это отражается в отдельной строке.
6. Дата начала.

В этом виде документ отправляется на утверждение руководителю предприятия. После подписания с графиком нужно ознакомить под роспись всех сотрудников. Для этого, как уже говорилось, можно предусмотреть специальные графы либо оформить отдельным документом.

Об особенностях составления и заполнения графика отпусков смотрите в следующем видеоролике

Остальные графы в документе заполняют в течение года. В них фиксируют:

• фактическую дату ухода в отпуск;
• при или внутри текущего года – реквизиты приказа, на основании которого он перенесен;
• предполагаемую дату переноса;
• дополнительную информацию: причину переноса или отзыва из отпуска и т.п.

Оригинал документа должен храниться в отделе кадров в течение года.

Как внести в график изменения

В документ изменения нужно вносить в двух случаях:

1. Когда отпуск переносится по согласованию с работником. Эта информация вносится в графы 8-9.
2. Когда сотрудника отозвали из отпуска (подробнее об отзыве работника из ежегодного отпуска можно узнать ). Сведения отображаются следующим образом: в графе 10 – отметка об отзыве и дата прекращения отпуска, в 8 графе – реквизиты документа об отзыве, в 9 – дата начала оставшейся части отпуска.

Часто встречающиеся ошибки

Иногда в процессе составления графика отпусков допускают типичные ошибки, которые проверяющие органы могут расценить как нарушение законодательства о труде и наложить штрафные санкции. Чаще всего встречаются следующие просчеты:

1. Нарушение срока подписания графика (менее чем за 2 недели до нового года).
2. Составление документа без учета пожеланий сотрудников, несоблюдение преимущественного права работника на выбор удобного для него времени отпуска.
3. Несоблюдение необходимого количества предоставляемых дней при разбиении отпуска на части.
4. Отсутствие документов или отметок о том, что работник ознакомлен с графиком.

Таким образом, при составлении графика отпусков следует принимать во внимание все положения ТК РФ и особенности производственной деятельности, чтобы рабочий процесс был непрерывным, и не нарушалось право работников на отдых.

Чтобы узнать больше о составлении графика отпусков – задавайте вопросы в комментариях к статье

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2020 год должен был быть утвержден не позднее 17 декабря 2019 года. Утверждается график приказом руководителя организации.

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, оплачивать командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы « ». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак. часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7 , утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 данной формы укажите, на основании какого документа переносится отпуск работника. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь, дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось , внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ . В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска.
2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о .

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».