Нужен ли журнал учета локальных нормативных актов. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Вариант фиксации сведений об ознакомлении – журнал

Трудовым законодательством установлена обязанность ознакомления вновь поступающих на работу сотрудников с локальными актами, которые действуют в данной организации.

Каким способом осуществлять данную процедуру, в какой форме и в какие сроки - изложим ниже.

Способы ознакомления

Каждый сотрудник организации должен быть лично ознакомлен со всеми локальными документами, касающимися его трудовой деятельности.

К таким документам можно отнести:

график отпусков;

коллективный договор;

штатное расписание;

должностная инструкция;

положение о премировании;

правила внутреннего трудового распорядка;

иные документы, принимаемые работодателем.

Факт ознакомления может подтверждаться подписью работника на отдельном документе, к которому может относится:

приложение, которое является частью трудового договора;

журнал ознакомления. Данный документ целесообразно оформлять, когда работник изучает несколько актов;

лист ознакомления с локальными нормативными актами и его образец. Встречается наиболее часто и прилагается к каждому локальному акту (такой вариант подходит для организаций с небольшим количеством штатных единиц).

Ознакомление должно произойти до подписания договора с работодателем. При этом не имеет значение, в какой форме работнику были предоставлены ЛНА. Это может быть как печатный документ, так и рассылка с помощью электронной почты, применяемая в крупных организациях.

Если работодатель нарушил правила, предусмотренные трудовым законодательством и не ознакомил работника с необходимыми актами, то он может быть привлечен к административной ответственности.

В данном случае работодателю будет грозить административный штраф за нарушение норм ТК РФ, а в случае повторного совершения правонарушения размер штрафа значительно увеличится.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения

Данный документ является приложением к локальному акту организации и включает в себя следующую информацию:

в шапке документа указывается название организации, которая приняла акт и ее организационно-правовая форма;

наименование акта, с которым работник будет ознакомлен до подписания трудового договора;

Данный лист заполняется сотрудником от руки и оформляется к каждому документу отдельно. То есть, если в организации есть три локальных акта, которые касаются работников, их прав и обязанностей, то работник должен ознакомиться с тремя актами и заполнить три листа ознакомления с ними.

Такой же лист может составляться не только к самому нормативному акту, но и к трудовому договору. Структура его отличаться не будет за исключением того, что в нем указывается номер и дата договора, к которому он прилагается.

Журнал ознакомления работников с локальными актами содержит несколько таблиц, каждая из которых будет относиться к конкретному акту.

Ниже расположен типовой лист ознакомления с локальными нормативными актами образец, вариант которого можно скачать бесплатно.

Журнал регистрации актов существует для фиксации факта наличия конкретного рода документации. Для государственных учреждений он является обязательным к заполнению. Частные компании ведут его только по необходимости. В них отношение к подобного рода журналам гораздо проще. Тем не менее эти отметки могут пригодиться при отстаивании позиции фирмы в судебных инстанциях, при разного рода проверках.

ФАЙЛЫ

Обычно журнал регистрации актов вводят в систему документооборота компании, когда актов составляется большое количество. Если впоследствии будет необходимо найти конкретный акт, то с журналом это можно будет сделать оперативно.

Виды

Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много. Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал. И так со всеми разновидностями. Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов. Такая практика распространена в малых и микроорганизациях.

Различают следующие виды актов:

Испытаний чего-либо. Систем, образцов, технологий.
Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы.
Регистрационные.
Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании.
Уничтожения материальных ресурсов или документов.
Разрешающие какие-либо действия.
Запретительные.
Ревизии.
Предоставленных услуг и выполненных работ, в них перечисляются конкретные действия организации подрядчика.
Нарушения каких-либо правил, принятых в стране, регионе или компании.
Инвентаризации. Этого вида акты составляются специально созванной комиссией.
Учредительные.
Акты сверки.
Бумаги о признании чего-либо.
Регламентирующие и конкретизирующие.
Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.
Ликвидации компаний.
Прокурорского реагирования.

Значение

Помимо того, что существование и ведение журнала может минимизировать неприятные ситуации для организации в суде, он может пригодиться при необходимости оперативного поиска.

В работе никогда нельзя исключать значение человеческого фактора. Если реквизиты важной бумаги теряются либо указываются неверно, эти данные всегда можно будет посмотреть в журнале. Таким образом можно быстро проверять корректность указанной информации.

Условия использования

Каждая организация выбирает форму журнала, наиболее применимую к конкретным условиям. Для того чтобы каждый раз заново не «изобретать велосипед», существует несколько типовых форм. Одна из них предполагает, что в основной таблице должна содержаться информация определенного плана. Если брать в качестве примера журнал регистрации актов проверок по охране труда, то он будет иметь следующие графы для заполнения:

Порядковый номер записи.
Дата проведения проверки (если речь идет об актах какой-либо проверки). В случае с любыми другими видами актов регистрируется действие, которое фиксируется актом.
Номер регистрируемого документа.
ФИО и должность лица, которое проводило проверку.
Ответственный исполнитель предписаний.

Существуют и более сложные, но и более универсальные журналы. Они не требуют индивидуализации под конкретный случай.

Универсальный журнал регистрации актов

Если книга предназначена для регистрации всех разновидностей документов, а не конкретно одного вида, то можно в основной таблице разместить столбцы с такими наименованиями:

Порядковый номер.
Дата.
Вид акта.
Краткое содержание документа.
ФИО и должность составителя акта. Столбец может быть как единый, так и разделенный на две части.
Кто присутствовал при составлении акта. В этой графе перечисляются председатель и члены комиссии, которые ставят свои подписи.
Выполненные на основе акта действия.
Примечание. Здесь могут содержаться, например, особое мнение одного из членов комиссии или отметки о наличии визы руководителя в регистрируемом документе.

Унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому если организация решила ее применять, то ее необходимо ввести в учетную политику организации.

Помимо основной таблицы, бумага должна описывать реквизиты организации, которая ее ведет (они указываются в самой верхней части каждого журнала регистрации), период ведения и ФИО, должности и подписи ответственных за ведение сотрудников.

Оформление

Журнал состоит из обложки и основной части. Обложка может быть как из обычных листов А4, так и твердого переплета. Второй более удобен при обращении. Документ может вестись только в печатном виде, так как требует наличия подписей ответственных лиц. Обязательное требование – указывать сроки ведения журнала. Эти данные указываются на обложке сразу же после названия.

Согласно существующим нормам дата окончания может оставаться незаполненной вплоть до начала ведения нового журнала. Обычно подобного рода документацию рассчитывают на 1 год использования. Это удобно, так как именно такой срок разделяет два отчетных периода в бухгалтерии. Да и хранить и архивировать журналы с таким сроком удобнее.

Организация вправе вписывать в журнал не всю документацию. Исключением являются бумаги, имеющие значение для проверяющих организаций, государственные общепринятые документы и пр. В других случаях решение, регистрировать акт или нет, принимает ответственный за документооборот компании. В любом случае схема действий по этому вопросу должна быть отражена в учетной политике организации.

Срок хранения

В соответствии с существующими нормами срок хранения журнала регистрации актов составляет 5 лет. Если речь идет о какой-либо входящей документации, то он может сократиться до 3 лет. Все будет зависеть от характера и вида регистрируемых актов, сроков их действия и хранения. После того как срок хранения журнала о регистрации актов истек, созывается специальная комиссия по вопросу утилизации документов, составляет подтверждающую бумагу и уничтожает его.

Текущее трудовое законодательство подразумевает обязанность сотрудников, которые только что поступили на работу, ознакомиться с локальными нормативами, действующими на территории предприятия. Абсолютно каждый сотрудник должен пройти процедуру ознакомления с основными документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

К таким документам можно отнести следующий набор бумаг :

график предоставления отпусков;
расписание штатного характера;
коллективное соглашение;
должностной инструктаж;
социальное обеспечение;
коммерческая тайна и конфиденциальность информации;
положение, связанное с премированием.

Все эти акты, согласно действующим нормам законодательства, работодатель обязуется предоставить работнику для проведения ознакомления.

В рамках этой документации учитываются только те положения, которые непосредственно связаны с деятельностью поступившего на работу сотрудника. Такое ознакомление обязательно происходит под роспись .

И это не просто формальность: если данное требование будет проигнорировано, есть вероятность нанесения административного взыскание по статье, связанной с неисполнением требований трудового законодательства.

Уплачивать штрафы не хочет никто, поэтому процесс ознакомления необходимо задокументировать и подтвердить подписью. Есть несколько способов совершения данного мероприятия:

оформление отдельных листов в целях ознакомления, а затем приложение их к отдельным положениям, договорам, приказам, распоряжениям и прочим бумагам;
проставление росписей непосредственно на листе;
создание специального журнала, в котором регламентируется порядок ознакомления сотрудников с теми или иными нормативными актами и прочими формами документации.

Что касается приказных документов, связанных с приемом на работу, отпусками и другими персонализированными элементами, ознакомление с ними происходит «под роспись», то есть на самом документе ставится подтверждение. А что касается внутренних нормативных актов, касающихся нескольких лиц одновременно, дело обстоит значительно сложнее, ведь если на бумаге будет расписываться каждый штатный сотрудник, по итогу на ней просто-напросто не останется свободного места.

Поэтому работодателям приходится заводить специальные листы и журналы , которые включают в себя все эти информационные сведения. Особенно актуальными подобные документы являются для крупных предприятий с большой среднесписочной численностью персонала.

Что касается нормативных актов и документов, касающихся сохранности персональных сведений, они должны быть составлены строго в соответствии с Федеральным законом №152 ФЗ «О персональных данных». Оформление листов ознакомления осуществляется в форме таблички, это необходимо для удобства заполнения. Журнал обязательно должен быть прошнурован .

Для того чтобы с локальными документами могло ознакомиться большее количество сотрудников, нужно вести журнал , который оформляется по аналогии с листами и прочими бумагами.

Для чего он нужен

Знание сотрудником внутренних нормативных актов и документов – залог успешной и плодотворной работы. Кроме того, владение подобной информацией гарантирует безопасность на производстве и в другой рабочей сфере. Есть несколько причин , по которым не стоит пренебрегать ознакомлением с данным типом документации:

Гарантия безопасности на производстве, в торговле, в сфере услуг.
Владение информацией об особенностях работы
Получение представления о трудовом процессе.
Нормализация взаимоотношений в коллективе.
Налаживание отношений между сотрудниками и начальством.
Структуризация деятельности всех подразделений.
Последовательность работы всех звеньев.

Что касается необходимости самого журнала, то он составляется в целях систематизации всех сведений и их интеграции в одну картину. Принцип действия подобного документа прост и понятен : сотрудник знакомится с правилами и локальными документами, а затем подтверждает этот факт в специальном журнале, проставив свое ФИО, дату, а затем подпись. Журнал удобен тем, что содержит большое количество страниц, в нем может расписаться несколько сотрудников. Такой документ прослужит несколько лет.

Что такое ЛНА? Ответ на вопрос — на видео.

Структура и состав

Если обратить внимание на классический образец этого документа, то можно сделать вывод, что структура, состав и форма являются максимально простыми . Традиционно локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми необходимо ознакомить персонал, достаточно много, так что под каждый из них следует выделить несколько страниц.

При этом структура останется прежнем и будет включать в себя следующие важные материалы :

должность, на которую поступил новоиспеченный сотрудник;
фамилия, а также имя и отчества новичка;
дата и время, в которое происходит визирование документа;
персональная подпись каждого сотрудника.

Если есть желание, листы могут подлежать нумерации и прошиванию, но этот аспект не является крайне обязательным. В качестве ответственного лица за ведение такого документа выступает обычно кадровый специалист. Если же организация является небольшой, таким лицом может быть непосредственно сам руководитель.

Сроки и порядки хранения

Отдельно стоит упомянуть такие моменты, как особенности и сроки хранения рассматриваемого типа документации. Данный вопрос не имеет под собой какого-либо регулирования с точки зрения законодательства, поэтому он решается силами исключительно самой организации.

Чаще всего работодатели устанавливают малые сроки хранения таких журналов и листов, составляющие, например, порядка 5 лет . Это большая ошибка, ведь на практике следует установить более продолжительное время хранения, ведь большинство ЛНА хранятся в течение длительного периода времени, поэтому должны пролежать на предприятии минимум 10 лет .

Кроме того, львиная доля сотрудников, ознакомившихся с правилами много лет назад, может потребовать повторного ознакомления. А без наличия такого документа обеспечить доказательство факта их соблюдения проблематично.

Также следует помнить о Приказе, изданном Министерством культуры РФ, №558, который содержит данные о том, что все ЛНА, а также распоряжения, приказы, инструкции о личных данных сотрудников – это документы, имеющие непрерывный срок хранения.

Поэтому целесообразнее всего установить аналогичные требования и для журнала ознакомления с ними. Особенно это касается положений о структурных подразделениях организации, об оплате труда. Поэтому если сотрудники ставят подписи лично, срок хранения должен быть соответствующим.

Образец документа

Чтобы иметь представление о том, что являет собой данный нормативный акт, необходимо ознакомиться с типовым образцом этой бумаги . Утвержденной законодательно формы журнала и листа не существует. Более того, бумага не является обязательной и даже рекомендованной, поэтому законодатели приняли решение обойти ее своим вниманием.

Тот факт, что организация вводит в документооборот эту форму, является строго добровольным. Поэтому именно от работодателя зависит то, каким именно образом будет происходить решение данного вопроса.

В любом случае, заниматься разработкой нужной формы придется самостоятельно. Главное, чтобы она включала в себя все необходимые сведения и нормативные акты, подлежащие ознакомлению со стороны всех сотрудников. Сформированный бланк должен быть утвержден руководителем фирмы. В этом нет абсолютно ничего сложного.

Традиционно шаблон выглядит в форме таблицы . Над таблицей пишется название нормативного акта, который подлежит ознакомлению, а затем в графы вносятся данные о сотрудниках – порядковом номере, должности, ФИО, подписи. Под таблицей ставятся данные о составителе документа, а также его подпись.

В законодательстве нет обязательного пункта и о том, что документу следует придавать бумажный вид. Журнал может представлять собой и набор отдельных листов, которые помещены в папку-скоросшиватель. Никаких визовых и других данных о том, что бумага утверждена, ставить не нужно, ни на титульном листе, ни по тексту самого документа. Единственное, что рекомендуется учесть, так это дату начала и завершения записей.

Таким образом, лист или журнал ознакомления с ЛНА представляет собой особый документ, который составляется в рамках индивидуального порядка и определяется непосредственно руководством организации.

Существует еще одна форма табличного шаблона данного документа, она выглядит приблизительно следующим образом :

Первый столбец – это порядковый номер сотрудника, который проходит ознакомление с условиями труда.
Второй столбик предполагает указание ФИО.
В третьем столбце показана должность.
Далее следует структурное подразделение, в котором сотрудник исполняет свои прямые должностные обязанности.
Отметка о том, что ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка пройдено.
Подтверждение ознакомления с положениями об аттестации.
Отметка о понимании положений коммерческой тайны.
Подтверждение факта проверки обработки персональных данных.
Отметка о прочтении норм по оплате труда сотрудников и их премировании.

Помимо этих пунктов могут содержаться и некоторые дополнительные положения, которые зависят от индивидуальной ситуации.

Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.

– применяется для сбора подписей работников об ознакомлении с локальными нормативными актами.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

(ТК РФ, Часть III, ст. 68)

О составе локальных нормативных актов , обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

Вид основного раздела журнала:

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

"Как в случае проверки Гострудинспекции подтвердить, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами именно до подписания трудового договора, а не после этого?"

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).

Некоторые работники после оформления на работу начинают возмущаться, что они при подписании трудового договора рассчитывали на другие условия труда, рабочего времени, оплаты, другой состав и объем обязанностей, прав и ответственности, что, зная «все», они бы на работу не стали устраиваться. Бывает, что после подписания трудового договора работник уже не желает ставить подпись под локальными нормативными актами и соблюдать их. Избежать лишних недовольств и споров позволяет ознакомление работника именно до подписания с ним трудового договора с условиями, установленными в локальных нормативных актах работодателя, коллективном договоре.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления,

К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом).

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Как правило, и в журналах, и в листах ознакомления есть графа «Дата ознакомления работника с локальным нормативным актом». Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его ставить не только дату, но и время ознакомления (графу в журнале или листе ознакомления уже именуют «Дата и время ознакомления работника с локальным нормативным актом»), таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Соответственно и при подписании трудового договора просят работника ставить время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя ставить дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в самом таком акте. До ознакомления работника с локальными нормативными актами, нужно выяснить существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления. Важно, чтоб установленный порядок не противоречил закону. Так, если у Вас установлено ознакомление работников с локальными нормативными актами устно или путем вывешивания их на стенд, то этот порядок противоречит требованию ст. 67 ТК РФ об ознакомлении работников под роспись с локальными нормативными актами работодателя, поэтому не является законным.

Принимая сотрудника на работу, его нужно ознакомить с локальными актами предприятия, которые будут непосредственно регулировать его трудовую деятельность. Факт ознакомления с документами нужно подтвердить подписью сотрудника. На практике существует несколько способов это сделать. Один из вариантов сбора и хранения подписей сотрудников, имеющихся в распоряжении кадрового специалиста – журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Предлагаем заполненный образец журнала, подготовленный нашими сотрудниками. Вы можете скачать наш образец и покупать его не потребуется.

О чем нужно знать новому работнику

Прием сотрудника на работу – строго регламентированная процедура, состоящая из нескольких этапов:

запрос нужных документов у будущего работника;
ознакомление с локальными актами, имеющими отношение к его предстоящей работе;
подписание трудового договора;
издание приказа руководителя о приеме нового работника;
заполнение личной карточки работника;
внесение записи в трудовую книжку.

Штатное расписание компании не относится к локальным документам, с которыми нужно знакомить сотрудников в обязательном порядке. Дело в том, что трудовую деятельность работников оно не регулирует (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Вариант фиксации сведений об ознакомлении – журнал

Одним из имеющихся вариантов документального ознакомления с внутренними нормативными документами является ведение журнала ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка.

Если принято решение завести журнал, то в него нужно включить все локальные нормативные акты организации. В том числе, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировках, Положение о сверхурочной работе и т.п.

Единой формы журнала ознакомления с нормативными документами законодательством не установлено. Поэтому его можно оформить в произвольной форме. Купить журнал ознакомления, безусловно, можно. Однако, на наш взгляд, смысл в покупке только в том, что «бумажный» журнал будет прошит и иметь хорошее полиграфическое офрмление. Для удобства наших читателей наши эксперты подготовили бланк журнала ознакомления, который можно скачать.