Ett exempel på att skriva en elevs förklarande anteckning. Exempel på förklarande anteckning om saknade klasser

Förklarande brevär en reglerande intern handling, vars skrivning är tillåten i fri form.

Det finns dock en viss struktur och rekommendationer för att fylla i detta dokument. Först och främst är detta användningen av en affärsmässig och officiell stil i texten.

I vilka fall skrivs en förklarande anteckning?

I kärnan är förklarande anteckningar dokument som förklarar skälen till vissa fakta, och skrivs i fall av disciplinära brott, mestadels i arbetsrelationer de tillhör den andra gruppen av förklarande anteckningar under OKUD.

I den allryska klassificeraren av ledningsdokumentation anges den enhetliga formen av "förklarande anmärkning om brott mot arbetsdisciplin", har kod 0286091 och tillhör klass 0286000 "Dokumentation för registrering av disciplinära sanktioner."

Förklarande anteckningar är upptagna på ett vitt ark i A4-format, både i skriftlig form för hand och i tryckt formulär. Dessutom har vissa företag särskilda blanketter för förklarande anteckningar.

I vissa fall innehåller förklarande anteckningar bilagor. Som regel används det läkarintyg, handlingar från studieorten etc. som kan styrka en god anledning till förseelsen.

Sådana anteckningar kan vara befriande, där orsak- och verkan-sambanden av en felaktig handling eller passivitet beskrivs, samt förklarande, där tydliga detaljer om händelsen skrivs ner, medan den anställde själv I detta fallär inte skyldig.

Den förklarande anmärkningen omfattar aspekter som:

• Sent
• Skolk
• Stöld
• Brott mot företagets regler
• Att synas på arbetsplatsen full
• Amoraliskt beteende

Krav på fyllning

Enligt rysk lagstiftning skrivs en förklarande anteckning i chefens namn och överlämnas till den omedelbara chefen för den strukturella enhet där kompilatorn arbetar.

Om arbetsgivaren har beslutat att tillämpa en disciplinpåföljd, upprättas ett föreläggande eller direktiv. Inom tre arbetsdagar från publiceringsdatum ska denna order meddelas den anställde mot underskrift. Om arbetstagaren vägrar att sätta sig in i det, upprättas en motsvarande rapport.

Den förklarande anteckningen har följande struktur:

• Rubriken på dokumentet, som anger namnet på organisationen, tjänstemannen till vilken detta dokument skickades.
• Namnet på dokumentet i detta fall är "Förklarande anmärkning"
• Ansökningsdatum och registreringsnummer
• Ämnet för uttalandet (orsak, etc. angående, om, etc.)
• Huvudtext
• Sammanställarens namn, efternamn, patronym och befattning samt hans underskrift

I affärsstil Det är viktigt att tillämpa hållbara affärsmetoder, som i vissa fall är lagfästa.

I det här fallet är det nödvändigt att dokumentet som fylls i uppfyller flera krav samtidigt:

• pålitlighet;
• objektivitet;
• konsistens;
• argumentation;
• korthet;
• klarhet;
• entydighet;

En viktig inre punkt affärskorrespondensär det faktum att alla handlingar ska registreras.

I det här fallet utförs registrering av sådana dokument enligt chefens ordning. Efter att chefen har studerat alla omständigheter kring kränkningen och fattat beslut om ytterligare åtgärder, placeras en signatur.

Tillvägagångssätt och regler för att fylla i

Den förklarande anteckningen har en ganska enkel struktur, som måste innehålla följande data:

• Namn på strukturell enhet
• Till chefen för enhetsorganisationen Resolution
• FULLSTÄNDIGA NAMN. FÖRKLARANDE ANMÄRKNING om brott mot arbetsdisciplin
• FULLSTÄNDIGA NAMN. anställd, tjänstetitel
• Divisionens namn
• Startdatum för anställningsförhållandet
• Typ av överträdelse
• Beskrivning av orsakerna och omständigheterna till överträdelsen
• Datum för överträdelse
• Anställd position
• Signatur/Dekryptering av signatur

Alltså som sådan den normativa formen förklarande anteckning nej, varje företag ställer sina egna krav.

Den förklarande anmärkningen måste dock innehålla två huvuddelar:

• faktisk– här är det viktigt att ange de fakta som låg till grund för att skriva detta dokument
• kausal– här är det nödvändigt att registrera orsak-verkan-samband.

Praxis med att använda förklarande anteckningar används också i utbildningsprocess för kränkningar som begåtts av elever på läroanstalter.

Exempel på förklarande anmärkning

Till direktören för Romashka LLC, P.P. Krasina, från administratören av handelsgolvet, N.V. Korneva.

Förklarande brev
Angående det trasiga skyltfönstret på handelsgolvet den 7 juli 2015, beräknade jag, Natalya Vladimirovna Korneva, den 7 juli 2015, när jag placerade varor i det centrala skyltfönstret på handelsgolvet, inte min egen styrka och rörde vid glaset av vitrindörren. Jag tycker inte att det är mitt fel för det som hände.

Jag tror att orsaken till detta är den felaktiga organisationen av de anställda på försäljningsgolvet, eftersom när man placerar stora varor, enligt interna regler, måste en manlig administratör vara ansvarig, medan alla män arbetar på ett annat skift. Var uppmärksam på organisationsstruktur företag.

Därför är det viktigt att komma ihåg följande:

• Affärsstil krävs.
• När du skriver en förklarande anteckning måste du följa en viss struktur och ange nödvändiga uppgifter.
• När du har skrivit ett dokument måste du registrera det.

Noskova Elena

Jag har varit i redovisningsyrket i 15 år. Hon arbetade som redovisningschef i en koncern. Jag har erfarenhet av att klara besiktningar och få lån. Bekant med områdena produktion, handel, tjänster, byggande.

I varje företags eller organisations arbete finns det alltid ögonblick då det är nödvändigt att fastställa graden av skuld hos en anställd i en nödsituation. Vid fastställande av orsakerna till händelsen ska chefen inhämta skriftliga förklaringar från sina anställda. Sådana anställdas vittnesmål dokumenteras i en förklarande not.

När ska man skriva en förklarande anteckning

Arbetslagstiftningen föreskriver chefens skyldighet att ta förklaringar från den anställde i två fall - övervägande av frågan om tillämpning och utredning av orsakerna till skada som orsakats av arbetsgivarens egendom (Ryska federationens arbetslagstiftning, artiklarna 193, 247). Arbetstagarens förklaringar ska dokumenteras skriftligen i form av en förklarande (förklarande) notering. Dess form utvecklas som regel på varje företag av personalavdelningen.

Lagstiftningen anger inte i vilken form företagets ledning ålägger den anställde att lämna förklaringar.

Rättspraxis visar dock att det för att undvika rättstvister är nödvändigt att göra en sådan begäran skriftligen.

Det kan till exempel göras när man gör en anmälan om att en anställd kommit för sent till jobbet. I själva handlingen, som den kränkande anställde undertecknar, anger de helt enkelt ytterligare hans skyldighet att ge en förklaring till hans tjänstefel.

Eller formalisera behovet av skriftliga förklaringar som en separat punkt i chefens uppdrag för att göra en utredning om orsakerna till bristen på egendom.

Den anställde får 2 arbetsdagar på sig att förbereda förklaringar och lämna in dem till ledningen.

Om detta inte görs, upprättas en handling om vägran att ge förklaringar. I det här fallet kommer arbetstagaren att straffas, eftersom vägran att förklara skälen för hans agerande av arbetsgivaren betraktas som ett erkännande av skuld av arbetstagaren.

Det är nödvändigt att skriva en förklarande anteckning även om den anställde är säker på att han inte är skyldig till det inträffade.

I en förklarande notering kan han ange skäl för sin oskuld eller betydelsen av skälen till att han till exempel kom för sent till jobbet. Det är bäst att träffa ledningen halvvägs och utfärda förklaringar på begäran.

När kan en chef kräva en förklaring av en anställd?

Trots att lagen fastställer två skäl för att få förklaringar från en anställd, finns det mycket fler skäl till att en chef kan besluta att begära dem.

Exempel på sådana situationer inkluderar:

I vissa situationer kan en anställd inte vänta på att förfarandet inleds för att utfärda till exempel en disciplinär påföljd eller en utredning om orsakerna som orsakat skada på organisationen, utan självständigt ge en förklaring till vidtagna åtgärder och dokumentera detta i ett memo riktat till ledningen.

Till exempel gjorde en revisor ett stavfel i detaljerna, betalningsorder. Hon märkte felet efter att betalningen gick till banken för överföring av pengar. Den anställde kan utfärda ett memo adresserat till chefen och ge en förklaring av felet. Om dokumentet återkallades från banken innan penningöverföringsoperationen genomfördes och ersattes med den korrekta, har företaget faktiskt inte lidit någon skada av den anställdes handlingar.

När fall av fel är sällsynta och inte ledde till obehagliga konsekvenser för organisationen, kommer den anställde som rapporterade sitt eget fel inte att straffas.

Hur man skriver en förklarande anteckning korrekt

Ledningen krävde att den anställde skulle förklara sina handlingar eller passivitet, vilket ledde till negativa konsekvenser för företaget eller blev orsaken till disciplinära åtgärder.

Alla förklaringar om vad som hänt ska vara skriftliga, bestyrkta med handskriven underskrift.

Du kan dock skriva text på din dator och sedan skriva ut den, rättspraxis Det fanns fall då en anställd vägrade en sådan förklarande anteckning.

Anteckningen utfärdas i namnet på chefen som begärde den, och den anger uppgifterna om den anställde som sammanställde den.

Texten ska innehålla information om händelsen, medarbetarens förklaring av sitt agerande och ett erkännande eller förnekande av skuld i händelsen. Det är också nödvändigt att ange alla dokument som bekräftar frånvaron av den anställdes fel eller omständigheter som avsevärt kan påverka beslutet om påföljd. Kopior av dessa papper tillhandahålls också tillsammans med en förklarande anteckning.

Dokumentet beskriver bara saklig sida affärer, den känslomässiga komponenten är bättre att inte inkludera förklaringar i texten.

Om den anställde bär skulden för vad som hände, är det bättre att ange i texten i det förklarande dokumentet att han insåg konsekvenserna av brottet och att situationen inte kommer att upprepas i framtiden. Detta kan påverka omfattningen av disciplinära åtgärder eller hjälpa till att undvika straff.

Dokumentet måste också ange om de negativa konsekvenserna inte orsakades av arbetstagarens handlingar utan av andra personer och han var medveten om detta.

Anteckningen registreras som en inkommande handling. Den anställde som skrivit det kan behålla en kopia av handlingen hos registreringsnummer och datum.

En förklarande notis läggs till handlingarna om händelsen och bevaras i tre år.

Hur man skriver en förklarande anteckning på jobbet för frånvaro eller försening

Det vanligaste skälet för en chef att kräva en förklaring från en anställd är hans frånvaro från arbetsplatsen utan föregående meddelande till ledningen.

Om en anställd inte vill ge förklaringar om orsakerna till försening eller frånvaro, eller inte anger en giltig orsak till frånvaro från arbetet, kommer han att bli föremål för disciplinära åtgärder, till och med uppsägning.

För att undvika negativa konsekvenser av din frånvaro från arbetsplatsen är det bättre att meddela ledningen i förväg och skriva en begäran om en ledig dag på egen bekostnad. Om orsaken till att du är försenad eller att du saknar arbete plötsligt dyker upp måste du försöka varna din närmaste chef.

När man utarbetar förklaringar är det nödvändigt att bekräfta frånvaron från arbetsplatsen och ange orsaken till incidenten, samt om möjligt dokumentera det.

Huvudtexten i förklaringen kan se ut så här:

"Den 22 maj 2018 var jag 40 minuter sen till jobbet eftersom jag snubblade och skadade min arm när jag lämnade huset. För att bekräfta vad som hände, bifogar jag ett intyg från en sjukvårdsinrättning om skadan och det faktum att man sökte medicinsk hjälp.”

Dokument som bekräftar skälens giltighet kan vara följande:

• intyg om ansökan om sjukvård;
• sjukskrivning för den anställde och hans små barn;
• protokoll om transportolyckor där den anställde blev deltagare;
• certifikat från rättsväsende och rättsliga myndigheter;
• handlingar från förvaltningsbolag och ministeriet för nödsituationer om skada på anställdas egendom i händelse av översvämning eller brand;
• vigsel- eller dödsattester för både den anställde och hans nära släkting etc.

Alla officiella dokument kan tjäna som motivering för frånvaro från arbetet, men i de flesta fall avgör ledningen självständigt om orsakerna till försening eller frånvaro är giltiga.

Hur man korrekt formaterar förklaringar vid brist eller överskott

Om avvikelser upptäcks i dokument och den faktiska förekomsten av eventuella värdesaker eller egendom krävs en förklaring från den anställde som är ekonomiskt ansvarig för dem.

Orsaken kan vara enkel ouppmärksamhet när man förbereder dokument eller räknar pengar, till exempel när man utfärdar löner genom ett företags kassadisk.

Ibland finns det inget misstag eller avsikt hos den anställde i det som hände, men ett fel i driften av redovisningsprogram kan leda till avvikelser.

I det här fallet ger organisationens chef en skriftlig order om att genomföra en utredning och identifiera orsakerna till avvikelsen, samt att begära förklaringar från alla deltagare i händelsen.

Texten i den förklarande noten anger när bristen eller överskottet inträffade (när det har identifierats), samt antaganden om orsaken till incidenten.

Till exempel kan en lagerarbetare indikera att han i de primära dokumenten om ankomsten av värdesaker till lagret angav den faktiska kvantiteten, och sedan när data matades in i redovisningsprogrammet kunde ett fel inträffa och data sparades två gånger. Eller finanstjänstemedarbetaren som ansvarar för insättningen primära dokument gjorde ett misstag genom att lägga en bråkdel av viktmaterial som en helhet.

Dessutom kan orsaken vara andra personers skyldiga handlingar, till exempel en stöld inträffade i ett lager, och den anställde, som skulle vara ansvarig för säkerheten för värdesaker, inte vidtog alla nödvändiga säkerhetsåtgärder eller, tvärtom, tidigare rapporterat till sin chef om behovet av att förstärka dessa åtgärder.

Eventuella brister eller fel i driften av utrustning eller system får endast rapporteras till ledningen skriftligen.

Till exempel fungerade inte larmsystemet på lagret, vilket medarbetaren rapporterade till ledningen flera gånger. I det här fallet måste texten i förklaringen ange numren och datumen för anteckningarna. Men i händelse av ett muntligt samtal om ett fel, kan chefen "glömma" fakta om rapporten.

Hur man förklarar en arbetsskada

Efter mottagande av någon anställd av arbetstid Eventuella skador på företaget utreds i nödsituationen och slutsatser dras om dess orsaker.

Samtidigt får förklaringar inte tas från den skadade arbetstagaren om dennes oskuld i händelsen är uppenbar.

Om, vid mottagandet av en skada, frågor om efterlevnad av arbetssäkerhetsregler övervägs eller det finns misstankar om att den anställde var berusad vid tidpunkten för nödsituationen, är hans förklaring nödvändig.

Vid misstanke om berusning är bevisningen endast den medicinska rapporten och inte andra anställdas vittnesmål.

En sådan undersökning är nödvändig eftersom dålig koordination av rörelser eller otydligt tal kan orsakas av hälsoproblem snarare än av drickande eller droger. Vissa mediciner kan dessutom ge låga alkoholhalter i blodet.

Alla dessa omständigheter beaktas när man bestämmer graden av skuld för offret själv i skadan.

Offret kan ge sina förklaringar om nödsituationen som inträffade utan påminnelse från sina överordnade. Till exempel påpekade en arbetare upprepade gånger för förmannen behovet av att ringa en elektriker, eftersom mekanismen som han arbetade på hade skadat isoleringen av höljet. Han skrev sina önskemål skriftligen. Efter en tid uppstod en elektrisk skada på grund av felaktig utrustning. Arbetaren kan skriva självständigt förklarande anteckning, som anger rapportnumren för felaktig isolering.

Dessutom kan en skada uppstå på grund av att en av arbetarna inte fullgör sina uppgifter. Till exempel, på vintern halkade en teknolog när han flyttade från verkstadsbyggnaden till anläggningsadministrationen och skadades av is. Till en början skylldes olyckan på en vaktmästare som inte stänkte sand på stigarna. I sin förklarande anteckning angav vaktmästaren att han inte fick sand-saltblandningen på grund av att den saknades, och därför kunde han inte följa instruktionerna för att använda den.

Organisationens ledning kan kräva en förklaring av dess anställdas handlingar eller passivitet i alla situationer som ledde till negativa konsekvenser för arbetsgivaren eller orsakade en disciplinär överträdelse. Det är bäst att träffa dina överordnade halvvägs och förklara vad som hände. Officiella dokument från andra organisationer, såväl som i rätt tid förberedda rapporter om identifierade brister i arbetet, kommer att hjälpa till att bevisa den anställdes oskuld.

En förklarande anteckning spelar rollen som ett officiellt dokument och är föremål för reglerna för affärskorrespondens. Det betyder att den ska skrivas på officiellt språk, i en strikt och affärsmässig stil. Lagen ställer inga strikta krav på utformningen av den förklarande anteckningen, men i praktiken skrivs den för hand eller skrivs ut på en PC. Stora företag ha särskilda förklaringsformulär som fylls i av den anställde om han begår handlingar som bryter mot arbetsdisciplinen på företaget.

Hur skriver man en förklarande anteckning korrekt?

Om en anställd hoppar över arbetet eller inte följer arbetssäkerhetskraven är han i ett tillstånd av alkoholförgiftning på jobbet, beter sig omoraliskt, föreskriver lagen i artikel 129 i Ryska federationens arbetslag att arbetsgivaren måste ta en förklaring från den anställde. Det uttrycks i form av ett skriftligt dokument - en förklarande not. Lagen ålägger ingen skyldighet för den anställde att skriva en förklarande anteckning den ger 2 dagar på sig att utföra detta dokument. Det är logiskt att en anställd som vill motivera sitt beteende för sin arbetsgivare kommer att skriva en förklaring om vad som hänt.

Att skriva en anteckning korrekt är den anställdes uppgift, eftersom en konsekvent presentation av händelserna som hände honom hjälper hans chef att fatta rätt beslut. Baserat på resultaten av övervägandet av den underordnades förklaringar, fattar chefen ett beslut om den anställdes skuld eller oskuld. Om han erkänner att den anställde är skyldig, tillämpas disciplinära åtgärder mot den senare: tillrättavisning, tillrättavisning, uppsägning. Det är därför det är mycket viktigt att skriva förklarande anteckningar korrekt på jobbet. Naturligtvis kan denna process inte kallas trevlig för varje anställd. Innan du skriver en förklarande notis måste du koncentrera dig och lugna dig. Om en förklaring krävs på jobbet skrivs den på ett A4-ark.

När du skriver en lapp måste du ange vem den är avsedd för. För att göra detta, längst upp, på höger sida, ange företagets namn, fullständiga namn och chefens position. Dessutom måste anteckningen vara undertecknad av den anställde, med angivande av datumet för dess förberedelse. Om en anställd på ett företag bestämmer sig för att skriva en förklarande anteckning till arbetsgivaren om en vecka, bör du inte göra detta: detta dokument kommer inte längre att orsaka några juridiska konsekvenser. Lagen ger två dagar på sig att tänka efter och skriva en anteckning: det datum som skrivits i texten kommer att meddela arbetsgivaren att den anställde inte har brutit mot tidsfristen för förklaring. Följaktligen är han intresserad av att fortsätta arbeta i företaget eller organisationen.

Vad kan du skriva i en förklarande anteckning?

I handlingens text ska det framgå de skäl som lett till att arbetstagaren inte infunnit sig på jobbet. Dessa skäl utgör anteckningens innehåll. Om en anställd inte dyker upp på jobbet på grund av en plötslig försämring av hälsan ska bevis på att ambulans eller akutmottagning har ringts upp. Bevis bifogas lappen. En samvetsgrann anställd som inte tidigare har observerat sådana handlingar kan hamna i en situation där det av vissa skäl är omöjligt för en anställd att komma till arbetet. Bevis, innehållet i den förklarande anmärkningen - allt detta beaktas av arbetsgivaren.

Praxis visar att inte alla arbetsgivare fattar välgrundade beslut. För att skydda sig är det bättre för den anställde att skriva en förklarande anteckning i två exemplar. Ge en till chefens sekreterare och behåll den andra för dig själv. Men båda kopiorna måste vara försedda med ett märke som anger att dokumentet har godkänts av kontoret. Om arbetsgivaren efter att ha granskat anteckningen fattar ett beslut som enligt arbetstagarens uppfattning kommer att skada honom arbetsrätt, kommer de senare att kunna söka sitt skydd.

Dessa frågor behandlas statliga organ inom gränserna för dess behörighet. Dessa inkluderar:

• Arbetstvistkommissionen (förkortning KTS);
• Yrkesinspektionen;
• Åklagarmyndigheten;

CTS skapas direkt på företaget där den anställde arbetar. Men detta händer inte i alla fall, eftersom lagen inte kräver att detta organ skapas obligatoriskt. CTS består av anställda och representanter för chefen (50 till 50%). En order utfärdad av CCC har en verkställande handlings kraft.

Det kontroversiella fallet behandlas i närvaro av den anställde. Men den kontroversiella situationen behöver inte uppmärksammas av CCC. Om arbetstagaren på ett kompetent sätt upprättade en förklarande anteckning och övertygade arbetsgivaren om att situationen som han befann sig i orsakades av giltiga skäl, får ledningen inte straffa den underordnade. Syftet med att skriva en förklarande anteckning är alltså att övertyga arbetsgivaren om arbetstagarens oskuld. Detta händer naturligtvis inte alltid. Om den anställde verkligen är skyldig, tillämpas straff på honom. Det är till exempel svårt att förklara att man dyker upp på jobbet när man är berusad. Men arbetsgivaren är skyldig att kräva en förklaring till detta fenomen. Detta talar för att ledningen arbetat igenom frågan med den anställde och straffat denne enl rättslig grund. En förklarande anteckning är grund för uppsägning eller ett mildare straff.

Förklaringsalternativ

Exempel på en förklarande anteckning (sen till jobbet):

"Jag, Ivan Ivanov, var en timme försenad till jobbet den 20 mars 2018 på grund av att tågen på tunnelbanelinjen Tagansko-Krasnopresnenskaya stannade på grund av rök som uppstod vid tunnelbanestationen Vykhino. Ytterligare transporter organiserades i form av bussar, men trafikstockningar på Moskvas vägar (som saknas i tunnelbanan) tillät mig inte att komma till jobbet i tid. Jag tror att röken vid Vykhino-stationen var en force majeure och också orsaken till min försening.”

Exempel på en förklarande notering (för sjukdom)

"Jag heter Senkova Tamara Gennadievna, jag kunde inte gå till jobbet den 6 juli 2018 på grund av en befordran blodtryck, provocerad av kvavhet i tunnelbanan och stark crush. I tunnelbanan, vid Arbatskaya-stationen, ringde de mig 003. Efter att ha kommit fram till samtalet behandlade läkarna mig med komplex nödvändiga förfaranden, inklusive en injektion som syftar till att sänka blodtrycket. Efter att jag mådde lite bättre gick jag upp till stan och tog en taxi hem.”

Exempel på en förklarande anteckning (brott mot arbetsdisciplinkrav)

"Jag heter Gennady Gennadievich Genov, jag kom inte i tid från min lunchrast eftersom jag plötsligt fick ont ​​i magen. Jag tvingades ta kontakt sjukhus till sjuksköterskan, där hon gav mig tarmfixerande mediciner.”

Varje anställd har åtminstone en gång i sitt liv hamnat i en situation där han kommit för sent till jobbet. arbetsplats, oförmåga att gå till jobbet eller prestera jobbansvar hög kvalitet och i tid. Alla dessa överträdelser kan uppstå av både goda och dåliga skäl. Hur chefen anser dem beror på hur den kränkande medarbetaren kan förklara vad som hände.

Om du måste skriva en förklarande anteckning om underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter

När det gäller den uppkomna situationen kommer han att behöva uttala sig skriftligen, nämligen upprätta ett dokument som kallas en förklarande not. Detta papperär förklarande eller befriande till sin natur.

Det bör förstås att den förklarande noteringen till chefen är ett av de officiella dokumenten och dess utförande utförs enligt vissa regler. Dess innehåll är information som fungerar som en förklaring av orsakerna till det begångna tjänstefelet eller överträdelsen. Syftet är att ge den anställde en möjlighet att visa sin syn på problemet (situationen) som uppstått, ange sakens väsen med egna ord och motivera sig (om möjligt) i ledningens ögon.

I rätt design En förklarande notering om underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter, som alla officiella dokument, är intresserad av den som upprättar det, nämligen den anställde som begick överträdelsen. Ledningens beslut att utdöma straff beror på hur framgångsrik och kompetent presentationen av situationen är i sin presentation.

Hur man gör det?

Det är mycket viktigt att försöka förmedla till dina överordnade orsakerna till det som hände. När allt kommer omkring, ibland är den anställde inte skyldig till missförståndet eller så är det minimalt. Om ledningen efter att ha övervägt alla omständigheter i ärendet ändå finner den underordnade skyldig, kan disciplinära åtgärder vidtas mot honom - till och med uppsägning för underlåtenhet att fullgöra tjänsteplikter. Därför bör inställningen till utformningen av sedeln vara seriös.

I vissa fall som föreskrivs i lag är dess utarbetande obligatoriskt. I andra ombeds den anställde att förklara situationen genom eget initiativ. Du kan ofta höra frågan: är gärningsmannen skyldig att lämna en förklarande anteckning?

Du bör veta att denna handling hänför sig till hans rättigheter och inte till hans skyldigheter. Vad betyder det? Faktum är att själva begreppet förklarande not som sådant inte finns i lagstiftningen. Ordalydelsen i Ryska federationens nuvarande arbetslag säger att "begära förklaringar skriftligen." Arbetstagaren är skyldig att tillhandahålla dem i fall av brott mot arbetsdisciplin, underlåtenhet att fullgöra sina egna plikter eller begå en olaglig handling. Vart i muntlig form förklaringar accepteras inte.

Om kärnan i dokumentet

En förklarande not upprättas inte bara vid disciplinära överträdelser, utan även i andra situationer. Det senare inkluderar alla åtgärder som kräver motivering. Till exempel att orsaka skada på arbetsegendom.

I detta avseende är det viktigt att förstå kärnan i det nämnda dokumentet. Den består av en skriftlig redogörelse för vad som hände. Den förklarande noten innehåller inga uttalanden eller önskemål om att förstå tvistsituationen. Detta är den största skillnaden mellan det och andra typer av officiella dokument, till exempel ett uttalande eller rapport om underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter.

Således är gärningsmannen själv intresserad av att skriva och presentera det för sina överordnade, eftersom detta dokument ger honom en chans att skriftligen förmedla sin egen syn på situationen till ledningen. Samtidigt har ingen rätt att tvinga honom att tvångsskriva en sådan lapp. Om han trycker på kan han lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.

Låt oss prata om den rättsliga ramen

Artikel 193 i Ryska federationens arbetslag anger att en förklarande anteckning måste skrivas av en anställd innan disciplinära åtgärder kan vidtas mot honom (en order utfärdas för underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter). Han får två dagar på sig att sammanställa och skicka in den. I händelse av underlåtenhet att utföra denna åtgärd kan en lämplig handling genereras.

Det är viktigt att förstå att i avsaknad av officiella förklaringar kommer ansvaret för överträdelsen fortfarande inte att undvikas. Om arbetstagaren inte utövar sin lagliga rätt att motivera sig förblir detta hans personliga problem.

Dessutom nämns detta dokument i artikel 247 i Ryska federationens arbetslagstiftning. Den slår fast bestämmelsen enligt vilken kravet på att alla inblandade ska lämna skriftliga förklaringar vid skada för att klargöra orsaken till händelsen är lagligt och obligatoriskt. Vid avslag eller överlåtelse till arbetsgivaren upprättas motsvarande lag. Men den officiella formen för detta dokument (förklarande anmärkning) har inte godkänts på lagstiftande nivå.

Form för förklarande anteckning

Detta papper tillhör en av de specifika formerna affärsdokument. Följaktligen måste alla regler för att upprätta sådana handlingar när de skrivs iakttas. Du ska skriva på ett A4-ark. Rubriken på dokumentet innehåller mottagarens position (oftast är detta företagets chef) tillsammans med uppgifterna om den anställde själv, hans position och strukturella enhet. Sedan, utan att misslyckas, kommer titeln på dokumentet och själva texten.

Det finns ingen godkänd form av förklarande anteckning. Det vill säga att lagstiftningen inte innehåller enhetliga krav för att den ska kunna fullföljas enligt lag. Men vi tillhandahåller fortfarande en av dem som en allmän guide för våra läsare.

Presentationsstilen som den anställde använder bör vara affärsmässig. När du skriver är det viktigt att följa språkets stilistiska och grammatiska regler. Facktermer och professionell slang kan förekomma, men bör inte användas. Detta dokument bör inte innehålla någon tvetydighet, därför måste texten vara skriven i en logisk och tydligt verifierad stil. Presentationen av det inträffade sker alltid i första person, i korrekt språk, kompetent, utan stil- eller stavfel.

Vad är viktigt att nämna

Alla omständigheter som har gett upphov till tjänstefelet eller förseelsen ska beskrivas i detalj. Beteende bedöms självständigt ur legalitetssynpunkt. Alla väsentliga omständigheter som bidrar till att brottet begåtts ska anges.

Det är nödvändigt att betona erkännande eller icke-erkännande av skuld, och även att registrera författarens åsikt om konsekvenserna av brottet som diskuteras och hans inställning till det kommande åtalet. Ska du utvärdera ditt eget agerande i den förklarande texten? Om arbetstagaren erkänner sig skyldig ska detta anges med efterföljande förtydligande om otillåtligheten av framtida liknande överträdelser.

Oftast skrivs en förklarande anteckning för hand. Alternativt kan du skriva det på en dator, men ur en psykologisk synvinkel kommer ett sådant dokument att orsaka mindre förtroende för arbetsgivaren på grund av vissa av dess stereotyper. Chefen kan misstänka att rätt text helt enkelt laddades ner (med minimala redigeringar) från Internet, där det finns många exempel på förklarande anteckningar för alla tillfällen.

Vem och när kan begära en förklarande anteckning?

Den som är direkt ansvarig för resultatet av att fullgöra en viss produktionsuppgift har rätt att kräva en anmälan av en anställd vid underlåtenhet att fullgöra sina egna arbetsuppgifter. Men rätten att kräva att en förklarande notering ska skrivas om underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter tillhör endast företagets chef eller närmaste överordnade.

Det nämndes redan ovan att förklarande anteckningar ska skrivas i fall av disciplinförseelser eller orsakande av materiell skada på företaget. Det bör nu klargöras att ett visst företag kan ha andra situationer där arbetsgivaren har rätt att kräva skriftliga förklaringar. I detta fall kan en förklaring erhållas utifrån den så kallade arbetsgivarens krav.

Dokumentet, som kallas krav, är upprättat på en särskild blankett och ska registreras i en separat journal, som alla andra dokument. Detta nummer gör att du kan navigera efter lagstiftningen när du upprättar en förklarande rapport.

I händelse av eventuella rättsliga förfaranden kommer ett korrekt ifyllt krav att fungera som bevis på att arbetsgivaren har genomfört en undersökning av orsakerna till händelsen och fattat beslut om påföljder i enlighet med alla lagens normer. Om en anställd inte bara vägrar att skriva en förklarande anteckning, utan också att få ett krav, är det nödvändigt att upprätta en rapport om detta.

Psykologiska nyanser

Man bör komma ihåg att underlåtenhet att slutföra en uppgift kan bero på helt andra omständigheter. Ibland händer detta oavsett den anställdes beteende. Om han inte känner någon skuld måste detta vara övertygande motiverat, åtföljt av allvarliga bevis.

När du skriver en förklarande notering om underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter, rekommenderas det starkt inte att försöka flytta skulden eller ansvaret på andra personer, i synnerhet på samma chef. Det är osannolikt att detta beteende kommer att finna förståelse bland myndigheterna.

Till exempel gjorde du ett misstag på grund av ouppmärksamhet - på grund av dålig hälsa. Du kan skriva att orsaken till brottet var överarbete, men det är inte värt att betona att den initiala faktorn var en lång frånvaro av semester på grund av samma chefs fel.

Vad mer ska stå i texten

Standardslutet på en förklarande notering är ett erkännande av medvetenhet om konsekvenserna av handlingen och ett löfte om att göra alla möjliga ansträngningar för att rätta till situationen, samt en försäkran om att liknande misstag inte kommer att tolereras i framtiden.

Från missar in arbetsaktivitet Ingen av de anställda är försäkrad - från nybörjare till erfarna arbetare. Fel är konsekvenserna av en mängd olika orsaker, som kan vara både objektiva och subjektiva. Var och en av dem måste beskrivas i detalj i den förklarande texten alla omständigheter och förutsättningar för det inträffade måste beskrivas tillräckligt detaljerat.

Du ska inte skylla på dina kollegor för vad som hände, men i frånvaro av skuld, konstgjord uppfinning rekommenderas inte heller. De omständigheter som anges i handlingen måste överensstämma med verkligheten.

Andra skäl för att skriva förklarande anteckningar

Om en förklarande notering skrivs för en typ av brott som att vara försenad, bör det förstås att denna händelse hänför sig till disciplinära överträdelser och skälen till dess uppdrag måste förklaras. Om omständigheterna i ärendet erkänns av ledningen som giltiga kan straff undvikas. I annat fall kommer den senkomne att dömas till disciplinära åtgärder.

Den förklarande noten i detta fall avser personalhandlingar. Det ska överföras direkt till chefen eller till personalavdelningen (HR-avdelningen). Om vi ​​pratar om frånvaro, vilket enligt lag innebär frånvaro från arbetsplatsen ett helt skift eller 4 timmar i sträck under en dag (skift), så kan vi anta att anställningsavtalet sägs upp.

Det är därför i det här fallet arbetstagaren är särskilt intresserad av att ge en acceptabel förklaring till sina handlingar. Följande dokumenterade skäl kan anses giltiga: sjukdom hos den anställde själv eller dennes anhöriga, olycksfall, en familjemedlems död, olycka eller katastrof. Dessutom bör någon av dessa orsaker dokumenteras.

Är det möjligt att inte skriva en lapp och vad får det för konsekvenser?

Som redan nämnts är denna åtgärd inte obligatorisk. Den anställde själv är i första hand intresserad av att skriva det för att lösa situationen positivt. Artiklarna 193 och 246 arbetslagstiftning De föreslår att vägra att tillhandahålla en förklarande not som ska registreras med hjälp av en särskild handling. Men chanserna att slippa straff minskar naturligtvis avsevärt. Det finns inga andra specifika konsekvenser för att vägra skriva.

Genom att beröva dig själv möjligheten att uttrycka en personlig åsikt och ge din syn på situationen, kommer du oftast inte att uppnå en mildring av den disciplinära påföljden (till exempel återkallelse av en tillrättavisning för underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter). När allt kommer omkring, för alla ledare kommer en sådan vägran att verka som en ovilja att erkänna sin egen skuld eller misstag, särskilt i fall där det är uppenbart.

Nästan varje arbetande person möter situationer där det är nödvändigt att ge skriftliga förklaringar om ett visst fel som gjorts i arbetsprocessen. Vanligtvis ber ledningen att lämna en sådan förklarande notering i de fall den begångna kränkningen är betydande – d.v.s. en kränkning av arbetsuppgifter eller officiella plikter har inträffat, och det är nödvändigt att hålla tillbaka lön anställd disciplinära åtgärder. Och sedan har "överträdaren" frågan om hur man korrekt skriver en förklarande anteckning om fel i arbetet för att inte provocera fram ännu större ilska från högre ledning.

Förfarandet för att upprätta en skriftlig förklaring

Den förklarande anmärkningen om de identifierade överträdelserna bör utformas enligt följande:

1. Positionen för den person som förklaringen är avsedd för anges i det övre högra hörnet.
2. Ange sedan organisationens namn.
3. Utan förkortningar, efternamn, förnamn och patronym för den som förklaringen är avsedd för.
4. Positionen för den anställde som tillhandahåller denna anteckning och hans efternamn, förnamn och patronym, även utan några förkortningar.
5. Efter att rubriken har fyllts i skrivs namnet på det dokument som tillhandahålls, d.v.s. ordet "Förklarande" står skrivet i mitten av raden.
6. Den förklarande texten är nedskriven.
7. Efternamnet och initialerna för den anställde som sammanställer detta dokument anges, liksom hans underskrift och datum för förberedelse.

Ett exempel på förklarande anteckning ser ut så här:

Endast direktören kan direkt kräva att en anställd lämnar en skriftlig motivering, d.v.s. arbetsgivaren själv.

Varken chefer, eller prefekter etc. har rätt att kräva att ovanstående förklaring skrivs., även om de kan skrämma anställda med detta vid eventuella överträdelser, vilket är oacceptabelt.
Om det verkligen skett en kränkning från den anställdes sida, då det bästa alternativet för honom är det verkligen nödvändigt att skriva en förklarande anteckning. Eftersom i händelse av avslag på detta förfarande, kan sådant beteende från hans sida av högre ledning betraktas som ett brott mot disciplin på arbetet, vilket kan medföra allvarligare konsekvenser, inklusive uppsägning enligt artikeln.

Läs också: Ledighet för skadliga arbetsförhållanden enligt Ryska federationens arbetslag

Regler att tänka på när du skriver en anteckning

Hur skriver man en förklarande notis korrekt så att chefen inte har möjlighet att hitta fel i onödan? Innan du börjar utarbeta ovanstående dokument är det bättre att rådgöra med en advokat. Om detta inte är möjligt, prata åtminstone om den aktuella situationen med dina arbetskollegor och lyssna noga på deras råd.

Du ska inte ljuga, försöka rättfärdiga dig själv på papper, om du verkligen är skyldig till något. Eftersom detta beteende kan leda till skapandet av fler stora problem. När allt kommer omkring kommer lögnen fortfarande att avslöjas, och medarbetaren kommer att "stämplas" som en lögnare och bedragare. Denna händelseutveckling kan orsaka betydande skada Karriärtillväxt ytterligare. Om situationen inte berodde på dig, men ledningen ansåg att du var skyldig, kan du lägga till följande fras i den förklarande texten: "i det här fallet var mina handlingar fokuserade på den aktuella situationen" eller "i den här situationen, jag handlat i enlighet med rådande omständigheter.” En sådan förklaring kan hjälpa dig att ta dig ur situationen med värdighet. Denna post kan också vara användbar om ärendet behandlas i domstol.


Försök att presentera fakta om kränkningar mer skonsamt. Du ska till exempel inte ange att du kom för sent till jobbet. Detta brott verkar för allvarligt och för detta kan du inte bara få en tillrättavisning, utan också böter, som kommer att behöva betalas från din lön. Om du istället för "sen" använder ordet "försenad" kan myndigheterna behandla detta brott mildare.

Det är bättre att upprätta ovanstående dokument på en dator och sedan, efter verifiering, skriva ut det, signera det och ge det till ledningen. Detta är nödvändigt för att hålla en hemlighet om hur orolig du var när du skrev anteckningen. Om dokumentet upprättas manuellt kan företagets direktör avslöja din överdrivna ångest, vilket kommer att återspeglas helt i din handstil (snett bokstäver, ojämnheter när du skriver text på en rad, etc.), vilket också kan återspeglas i hur du straffas - med böter eller bara en tillrättavisning.


Vad ska du göra om du behöver skriva en motivering till en person som den inträffade situationen inte var beroende av och andra anställda också bär skulden för det inträffade? Det viktigaste i det här fallet är att inte skylla på andra för allt som hände, och försöka skydda dig själv från straff. Och närma dig situationen så objektivt som möjligt och skriv en anteckning så objektivt som möjligt. En välformulerad förklarande not, ett exempel på som du såg ovan, kan säkerställa att direktören bara kommer att tillrättavisa dig och de som är ansvariga för det inträffade. På så sätt kommer du inte bara att inte ställa in dina kollegor och spara normalt arbetsförhållanden i ett lag, men du kommer också att se anständig ut i dina överordnades ögon.


Om kränkningen mot dig är tillräckligt allvarlig, men du vet att du inte gjorde något fel, och du inte är skyldig till något som hänt, då kan du försvara din oskuld till det sista, och till och med gå till domstol för att återställa rättvisan.
En förklarande notering ska lämnas till företagsledningen av den anställde inom två arbetsdagar.