O que está funcionando com documentação primária? Processamento de documentação primária: requisitos, exemplo. Documentação contábil primária. Regras para preparação de documentos

A documentação primária ocupa um lugar bastante importante entre toda a documentação mantida pelo departamento de contabilidade. É constantemente verificado pelo serviço fiscal e deve ser elaborado de acordo com as normas e leis necessárias em vigor na Federação Russa. Discutiremos em nosso artigo o que se refere à documentação primária, como formalizá-la e elaborá-la corretamente, para não ter problemas posteriores com a fiscalização tributária.

Documentação primária em contabilidade - o que é?

Os documentos primários são a base sobre a qual os lançamentos contábeis podem ser feitos e inseridos no registro geral. Esta é uma parte importante da documentação de gestão de uma empresa ou organização.

Em todas as empresas que o Estado obrigou a manter registros contábeis, as transações comerciais devem ser formalizadas de acordo com a documentação primária. Entende-se por transação comercial qualquer atividade de uma empresa que implique a movimentação de fundos ou a estrutura de seus ativos.

De acordo com a legislação contábil, a preparação da documentação primária deve ocorrer simultaneamente às ações empresariais, ou seja, deve ser imediatamente documentada. Mas caso isso não seja possível, você pode fazer a documentação imediatamente após o término da ação.

A documentação primária pode ser preparada tanto em papel quanto eletronicamente. Já na segunda opção, todos os papéis devem ser certificados com assinatura eletrônica, caso contrário simplesmente não terão valor jurídico. Mas, se o contrato indicar claramente a presença de uma versão em papel do documento, ela deverá estar disponível.

Os documentos primários serão preservados por 4 anos. Durante este período, a repartição de finanças reserva-se o direito de solicitar, a qualquer momento, que verifiquem você e sua contraparte. Você deve ter um cuidado especial com os documentos nos quais compra qualquer coisa. Lembre-se, é graças a eles que você poderá recorrer à Justiça se for necessário.

Separação de documentos por etapa do negócio

Todas as transações realizadas por uma empresa ou organização podem ser divididas em 3 etapas:

Discussão dos termos do acordo. Neste momento, você deve discutir todas as nuances e chegar a uma opinião comum. O resultado desta etapa será a assinatura de um convênio e a emissão de nota fiscal para pagamento.
Pagamento de acordo com o acordo. Deve ser confirmado por extrato da sua conta à ordem, se o pagamento tiver sido efetuado por transferência bancária, ou por cheques e formulários de notificação rigorosos, se o pagamento tiver sido efetuado em dinheiro.
A segunda opção é frequentemente usada pelos funcionários de uma organização quando contabilizam fundos.
Recebimento de bens ou serviços pagos. Deve haver provas que confirmem que a mercadoria foi recebida ou o serviço foi prestado, caso contrário o serviço fiscal simplesmente não permitirá reduzir o valor da arrecadação de impostos.

A confirmação pode ser um conhecimento de embarque ou um recibo no caso de recebimento de mercadorias, ou um certificado de conclusão da obra no caso de prestação de um serviço.

Quais documentos são necessários?

Dependendo da operação que será realizada, a lista de documentos exigidos pode variar. Vejamos a lista mais comum de documentos exigidos. Normalmente, todos os documentos são preparados pelo contratante ou pelo fornecedor das mercadorias.

A lista de documentos fica assim:

Características do registro contábil

Após a preparação dos documentos primários, eles são verificados quanto à forma e ao conteúdo. Depois disso, se tudo for feito corretamente, eles são formalizados e ocorre o agrupamento econômico dos dados que contém no sistema de contabilidade geral. Para fazer isso, todas as informações sobre o saldo de bens, dinheiro e transações comerciais da empresa, provenientes de documentos primários (gratuitos), são transferidas para registros contábeis.

Os próprios registros contábeis são tabelas especializadas, elaboradas de forma estritamente especificada, em plena conformidade com o agrupamento econômico das informações sobre o patrimônio da empresa e as fontes de sua ocorrência.

Todos os registros existentes estão divididos em 3 grupos:

Por nomeação. Dependendo deste critério, os registros são divididos em cronológicos, sistemáticos e combinados. Cada tipo individual tem sua própria ordem de salvamento de dados.
Com base na generalização dos dados, os cadastros são divididos em integrados e diferenciados. Cada um pode ser considerado do particular ao geral, ou vice-versa, dos relatórios aos documentos primários.
Pela aparência. Podem ter um formato quase arbitrário: um livro, uma revista, um cartão, folhas impressas.

Os registros contábeis devem ter:

Título completo.
O período de tempo especificado para registrar transações comerciais e a qual período de faturamento se refere.
Assinaturas e iniciais dos responsáveis. Isso permite, em caso de questões polêmicas, localizar e indicar as pessoas que participaram da transação.

As transações comerciais realizadas devem ser refletidas precisamente no período em que foram realizadas. Se a reflexão documental não puder ser feita diretamente durante uma transação comercial, o registro deverá ser feito imediatamente após sua conclusão.

Em geral, os registros contábeis são criados com o objetivo de acumular e sistematizar informações sobre os documentos primários aceitos para registro para a apresentação das demonstrações financeiras. Se a documentação financeira e primária de uma empresa for armazenada em formato impresso, então, a pedido de outros participantes nas operações comerciais ou de agências de aplicação da lei (se for da sua competência), as cópias devem ser fornecidas pela pessoa que as compilou e apresentou-os para assinatura.

Documentação primária contábil 1c

Ao conduzir atividades financeiras e empresariais, um contador terá que trabalhar com uma grande quantidade de documentação. São vários tipos de formulários, contratos, documentação de relatórios, estimativas e cálculos. Alguns deles não são de grande importância e são secundários, mas também existem documentos muito importantes nos quais mesmo um pequeno erro pode levar a consequências desastrosas para toda a empresa e para cada funcionário. Estes são os principais documentos da organização.

Com a ajuda do programa 1C você poderá controlá-los e operá-los com muito mais facilidade. As suas funções incluem a gestão de documentos de expedição e monetários, documentos de armazém e aqueles relacionados com o comércio a retalho.

Hoje, o software 1C ocupa posição de liderança entre os programas de contabilidade de uso constante em nosso país.

Entre as funções 1C mais populares estão as seguintes:

Automação total de todos os tipos de contabilidade.
Cálculo da folha de pagamento dos funcionários.
Gestão de contabilidade de pessoal e produção.

O programa possui um grande número de modos e configurações, com os quais você pode personalizá-lo completamente, ajustá-lo da maneira que for mais conveniente para você.

A preparação da documentação primária é uma tarefa complexa e minuciosa, mas simplesmente necessária. Tecnologias modernas de informática e funcionários altamente qualificados irão ajudá-lo. Se você abordar isso com toda responsabilidade e conhecimento do assunto, não haverá problemas.

Em contato com

As atividades de qualquer empresa estão intimamente relacionadas com a manutenção e processamento da documentação primária. É necessário para relatar, calcular pagamentos de impostos e tomar decisões gerenciais. No artigo veremos o que é - documentação primária em contabilidade - e como é processada.

Conceitos Básicos

Documentação primária em contabilidade - o que é?? É a chamada prova do fato de uma comissão refletida no papel. Atualmente, muitos documentos são compilados no sistema automatizado 1C. Processamento de documentação primária envolve registro e registro de informações sobre transações comerciais concluídas.

A contabilidade primária é o estágio inicial de registro dos eventos que ocorrem em uma empresa. As transações comerciais são ações que envolvem mudanças no estado dos ativos ou capital da organização.

Processamento de documentação primária em contabilidade: exemplo de diagrama

Via de regra, nas empresas o conceito de “trabalhar com documentação” significa:

Obtenção de dados primários.
Pré-processamento de informações.
Aprovação da administração ou de especialistas autorizados por despacho do administrador.
Repetido.
Executar ações necessárias para conduzir uma transação comercial.

Classificação

Existe uma única vez e cumulativa documentos primários. Tratamento As informações contidas nesses documentos possuem vários recursos.

A documentação única destina-se a confirmar um evento uma vez. Conseqüentemente, o procedimento para seu processamento é significativamente simplificado. A documentação cumulativa é usada por um determinado período. Via de regra, reflete uma operação realizada diversas vezes. Neste caso, quando processamento de documentação primária as informações dele são transferidas para registros especiais.

Requisitos para manutenção de documentos

A documentação primária é elaborada durante a transação ou imediatamente após sua conclusão.

As informações são refletidas em formulários unificados especiais. Se não houver formulários aprovados, a empresa poderá desenvolvê-los de forma independente.

Etapas do processamento da documentação contábil primária

Cada empresa possui um funcionário responsável por trabalhar com informações primárias. Este especialista deve conhecer as regras, cumprir rigorosamente os requisitos legais e a sequência de ações.

Em estágios processamento de documentação primária são:

Tributação. Representa uma avaliação da transação refletida no papel, uma indicação dos valores associados à sua implementação.
Agrupamento. Nesta fase, os documentos são distribuídos de acordo com características comuns.
Atribuição de conta. Envolve a designação de débito e crédito.
Extinguindo. Para evitar o reembolso em documentos contábeis primários p marca "pago".

Erros em documentos

Eles podem ocorrer por vários motivos. Basicamente, seu aparecimento é causado pelo descuido do funcionário com o trabalho que realiza, pelo analfabetismo do especialista e pelo mau funcionamento do equipamento.

A correção de documentos é altamente desencorajada. No entanto, em alguns casos, é impossível prescindir da correção de erros. Erro cometido contador na documentação primária deveria consertar assim:

Risque a entrada incorreta com uma linha fina para que fique claramente visível.
Escreva as informações corretas acima da linha riscada.
Marque a caixa "Corrigido para acreditar".
Especifique a data do ajuste.
Coloque uma assinatura.

O uso de agentes corretivos não é permitido.

Trabalhando com documentos recebidos

O processo de processamento de documentos recebidos inclui:

Determinando o tipo de documento. Os documentos contábeis sempre contêm informações sobre transações comerciais concluídas. Por exemplo, incluem uma fatura, um pedido de recebimento de fundos, etc.
Verificando os dados do destinatário. O documento deve ser dirigido a uma determinada empresa ou ao seu funcionário. Na prática, acontece que os documentos de compra de materiais são emitidos especificamente para a empresa, embora não tenha sido celebrado nenhum acordo com o fornecedor.
Verificação de assinaturas e impressões de selos. As pessoas que assinam o documento devem ter autoridade para fazê-lo. Se o endosso dos documentos primários não for da competência do empregado, eles serão considerados inválidos. Quanto aos selos, na prática, muitas vezes ocorrem erros nas empresas que possuem vários selos. A informação impressa deve corresponder ao tipo de documento em que aparece.
Verificando o status dos documentos. Caso sejam detectados danos nos papéis ou faltem folhas, é necessária a elaboração de um relatório, cuja cópia é enviada à contraparte.
Verificação da validade do evento refletido no documento. Os funcionários da empresa devem confirmar as informações sobre o fato da transação. Os documentos de aceitação de valores são certificados pelo gerente do armazém e os termos do contrato são confirmados pelo comerciante. Na prática, existem situações em que um fornecedor recebe uma fatura de uma mercadoria que a empresa não recebeu.
Determinar o período a que o documento se refere. Ao processar documentos primários, é importante não levar em consideração as mesmas informações duas vezes.
Definição da seção contábil. Ao receber a documentação primária, é necessário estabelecer para que finalidades serão utilizados os valores fornecidos. Eles podem atuar como ativos fixos, materiais, ativos intangíveis, bens.
Determinar o registo em que o
Registro de papel. É realizado após todas as verificações.

Trabalhando com documentos de saída

O processo de processamento deste tipo de documentação é um pouco diferente do anterior.

Em primeiro lugar, um funcionário autorizado da empresa cria uma versão preliminar do documento de saída. Com base nisso, um rascunho do documento é desenvolvido. Ele é enviado ao gerente para aprovação. No entanto, outro funcionário que tenha autoridade apropriada pode aprovar a minuta do documento.

Após a certificação, o projeto é elaborado de acordo com as regras estabelecidas e enviado ao destinatário.

Planejamento de fluxo de documentos

Esta etapa é necessária para garantir o pronto recebimento, envio e processamento da documentação. Para a correta organização do fluxo de documentos, a empresa desenvolve cronogramas especiais. Eles indicam:

Local e prazo para processamento de trabalhos primários.
Nome completo e cargo de quem compilou e apresentou os documentos.
Registros contábeis feitos com base em papéis.
Hora e local de armazenamento da documentação.

Registros contábeis

Eles são necessários para registro de documentação primária. Ao mesmo tempo, uma marca contábil é colocada nos papéis. É necessário evitar o registro repetido de documentos.

Os papéis primários podem ser armazenados em registros eletrônicos. Porém, a pedido de órgãos governamentais ou contrapartes, a empresa deverá fornecer cópias em papel.

Recursos de recuperação de documentos

Atualmente, o regulamento não contém um procedimento claro para a restauração de papéis. Na prática, este processo inclui as seguintes atividades:

Nomeação de comissão para apurar os motivos da perda ou destruição de documentos. Se necessário, o chefe da empresa pode envolver as agências de aplicação da lei no procedimento.
Entrar em contato com uma organização bancária ou contrapartes para obter cópias de documentos primários.
Correção da declaração de imposto de renda. A necessidade de apresentação de relatório atualizado deve-se ao facto de as despesas não documentadas não serem reconhecidas como despesas para efeitos fiscais.

Em caso de extravio da documentação primária, a Receita Federal calculará os valores das deduções fiscais com base nos papéis disponíveis. Nesse caso, existe a possibilidade de o fisco aplicar penalidades na forma de multa.

Erros comuns no processo de preparação de trabalhos primários

Via de regra, os responsáveis pela manutenção da documentação cometem as seguintes infrações:

Preencha formulários que não sejam unificados ou aprovados pelo responsável da empresa.
Eles não indicam detalhes nem os exibem com erros.
Eles não endossam documentos com sua assinatura nem permitem que funcionários que não tenham autoridade para assinar documentos.

A documentação que confirma os fatos das transações comerciais é extremamente importante para a empresa. Seu design deve ser abordado com muito cuidado. Qualquer erro pode levar a consequências negativas.

Toda a documentação primária é uma confirmação das atividades financeiras da empresa. Esses documentos contábeis serão exigidos principalmente pelas autoridades reguladoras durante a inspeção. Portanto, são impostas exigências cada vez maiores à manutenção e armazenamento de tais papéis.

A documentação primária, ou como os contadores virtuosos a chamam, documentação primária, é a prova dos negócios financeiros da empresa. Além disso, por terem força legal, esses papéis podem ajudar a empresa em questões polêmicas ou enganá-la. Esses documentos são: contrato, fatura, documentos de pagamento, guia de remessa, fatura, recibo de venda e outros.

Os formulários dos documentos primários são unificados. Se necessário, linhas adicionais são adicionadas ao formulário, mas ao mesmo tempo mantendo as principais. Isto é indicado nos Regulamentos sobre contabilidade e contabilidade na Federação Russa (Ordem do Ministério das Finanças da Rússia de 29 de julho de 1998, nº 34 n (conforme alterado em 26 de março de 2007, nº 26 n). A exceção são os formulários para a realização de transações em dinheiro (Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 24 de março de 1999, nº 20).

Todas as alterações e acréscimos feitos ao formulário padrão são aprovados por despacho do responsável da empresa.

A organização desenvolve de forma independente formulários de documentos primários se o formulário exigido não estiver disponível no catálogo de formulários unificados. Condição obrigatória: tais formulários devem conter os dados necessários.

Qual é o nome do documento?
Quando compilado.
Informações sobre a organização que compõe o documento.
Indique o que uma transação comercial específica inclui neste documento, o custo da transação (monetário ou em espécie).
Listagem dos responsáveis pela elaboração do documento com assinatura obrigatória.

Os detalhes acima são mencionados na Lei Federal “Sobre Contabilidade”.

Todos os documentos primários devem ser apresentados ao departamento de contabilidade em tempo hábil. O cumprimento da cronologia de inserção das informações é uma das principais condições para uma contabilidade adequada.

Para uma contabilidade conveniente, todos os registros primários são classificados em grupos - tabela:

Nome do grupo	O que está incluído
Documentos organizacionais e administrativos	Isso inclui ordens, procurações, instruções. Ou seja, são papéis que dão “luz verde” para a realização de transações comerciais.
Documentos de suporte	Folhas de faturas, certificados de aceitação, ordens de recebimento de dinheiro - são eles que confirmam o fato de uma transação comercial. Os dados inseridos nestes documentos estão sujeitos a inscrição obrigatória nos registos contabilísticos.
Documentos contábeis	São utilizados na ausência de formulários padronizados unificados, para o processamento combinado de documentos comprovativos e administrativos. Por exemplo, uma ordem de despesas é considerada um documento administrativo e um documento de apoio. A folha de pagamento indica simultaneamente a necessidade de pagamento conforme lista e confirma o pagamento.

E outra invenção de sucesso do serviço de contabilidade é o cronograma de fluxo de documentos. Observação: a forma do cronograma deve estar refletida nas políticas contábeis da organização.

Cronograma de fluxo de documentos

As linhas e colunas correspondentes refletem os dados sobre os movimentos dos documentos de relatório. Uma grande vantagem desse cronograma é que todos os documentos emitidos estão sob controle. O principal é não se esquecer de fazer os devidos lançamentos.

Preencha de acordo com as regras

Comecemos pelo fato de que os dados primários submetidos ao departamento de contabilidade devem ser verificados. O que verificar:

Quantidade de preenchimento (todas as linhas e seções necessárias são preenchidas).
Correção de preenchimento (os dados inseridos devem corresponder ao local de entrada, contradições nos dados são inaceitáveis).
Confiabilidade das informações (verificação de operações matemáticas, conciliação com documentos acompanhantes).

O documento verificado deve ser lançado nos registros contábeis.

Conselho: para evitar o erro de refletir repetidamente um documento na contabilidade, você deve fazer o seguinte. O verso do formulário indica a data e o número de inscrição no cadastro.

Como preencher documentos contábeis primários em 2017

Todos os lançamentos feitos em documentos contábeis primários devem ter uma vida útil longa.
É permitida a utilização de documentos em papel juntamente com os eletrônicos, que devem ser assinados com assinatura digital (Lei Federal 402-FZ de 6 de dezembro de 2011).
O uso de selo é obrigatório nos documentos em que haja espaço para tal.

A partir de 07/04/2015, as sociedades por ações e as sociedades por quotas passaram a ter o direito de operar sem selo redondo (Lei Federal 82-FZ de 06/04/2015). Verifique o que está escrito na Carta quanto ao uso do selo. Se a empresa continuar a usar o selo, nenhuma alteração no Estatuto será necessária. O prazo para fazer tais alterações no Estatuto da empresa não é especificado por lei. Mas não se deve atrasar as mudanças para não introduzir muitas contradições nos documentos financeiros.

Comparação de indicadores monetários e naturais. Não é necessário indicar os dois ao mesmo tempo, basta um (Lei Federal 402-FZ). Acontece que é mais conveniente indicar qualquer indicador (por exemplo, ao movimentar materiais dentro de uma empresa, utiliza-se um indicador natural). No certificado de aceitação do serviço é mais conveniente indicar apenas informações de custos, mas para evitar mal-entendidos, os tipos de serviços são listados adicionalmente.
Assinatura do responsável. A lei da Federação Russa nada diz sobre assinaturas de fac-símile em documentos primários. A carta do Serviço Fiscal Federal da Federação Russa nº 3–1.11.469, datada de 23 de setembro de 2008, considera a posição do serviço fiscal em relação aos fac-símiles de documentos.
A moeda em que o documento é elaborado. A principal unidade monetária é o rublo. Mesmo quando os termos do contrato falam em unidades convencionais. Porque todas as transações contábeis são avaliadas em rublos (Lei Federal 402-FZ de 6 de dezembro de 2011). Ninguém proíbe adicionar colunas adicionais indicando valores em moeda estrangeira, mas deve haver uma coluna indicando o valor em rublos. Caso contrário, existe o risco de dedução de despesas e deduções de IVA.

Lista de documentos primários

Acordo

O conceito de “acordo” é regulado pelo art. 420 Código Civil da Federação Russa. Um contrato é um acordo sobre o surgimento (alteração) ou extinção de direitos e obrigações entre as partes. Cada parte é obrigada a ler atentamente os termos do acordo. Mediante acordo, é afixada a assinatura e o selo de cada parte. O contrato como documento primário tem pleno valor jurídico; cada parte deve ter uma via assinada. Todos os pontos previstos no conteúdo deverão ser cumpridos pelas partes do contrato de acordo com suas obrigações. As disputas são resolvidas pacificamente ou através de processos judiciais.

E um momento. Nem para todas as situações, a celebração de um acordo é o reconhecimento de direitos e obrigações mútuos. O recibo recebido na compra de um produto ou serviço é reconhecido como o mesmo contrato.

Verificar

Uma fatura de pagamento recebida do vendedor de um produto ou serviço é considerada um documento contábil primário. Com base no valor indicado na fatura, o comprador efetua o pagamento. Nos documentos de pagamento, é desejável que haja um link para este documento (por exemplo, o documento de pagamento contém a frase “pagamento na fatura nº 35/7 de 31 de janeiro de 2017”). Poderão existir situações em que será difícil provar que o pagamento foi efetuado especificamente para uma fatura específica.

Para o comprador de um produto (serviço), a fatura apresentada é uma espécie de garantia de que o vendedor não alterará o preço fixo dentro de um determinado período (1 a 5 dias). O prazo de validade da fatura para pagamento é especificado pelo vendedor. O comprador efetua o pagamento dentro do prazo especificado.

Uma fatura para pagamento

Se o pagamento não for possível por vários motivos (por exemplo, problemas com a rede informática contabilística, problemas financeiros), é aconselhável avisar o vendedor da situação atual, de preferência com antecedência. É possível que a data da fatura seja alterada, mas as condições de compra permanecerão as mesmas.

Documentos de pagamento

Este tipo de documentos contabilísticos inclui: cheques para pagamento (mercadoria, dinheiro), ordens de pagamento, pedidos de pagamento.

Ao comprar bens (serviços) em dinheiro no caixa da organização, você deve definitivamente guardar o recibo de dinheiro e transferi-lo para o departamento de contabilidade.

Recibo de dinheiro

Caso o recibo não indique qual pagamento está sendo feito em dinheiro, deverá ser anexado um recibo de venda ao recibo da caixa. Contém um inventário dos bens (serviços) adquiridos, indicando em que quantidade e a que preço foi efetuado o pagamento. O recibo de venda é aposto com o carimbo do vendedor e a assinatura do responsável pela venda da mercadoria (serviços).

O recibo de venda sem recibo de caixa é reconhecido como documento primário, uma vez que o empresário individual tem o direito de trabalhar sem caixa registadora (com a condição obrigatória de emissão de recibo de venda).

Recibo de venda emitido por empresário individual sem uso de caixa registradora

Isto é especificado na Lei 54-FZ da Federação Russa “Sobre o uso de equipamentos de caixa registradora ao fazer pagamentos em dinheiro e pagamentos com cartões de pagamento” (relevante em 2017).

No pagamento de mercadorias (serviços) entre pessoas jurídicas por meio de conta corrente, é emitido conhecimento de embarque.

Lista de embalagem

Cada lote é elaborado de acordo com um modelo (são necessárias assinaturas dos responsáveis e carimbo). Os valores indicados na nota de entrega e na fatura deverão coincidir. Em alguns casos, é conveniente utilizar assinatura fac-símile; este fato deve ser definitivamente indicado no contrato de fornecimento de bens (serviços).

Ao pagar a fatura de um produto (serviço) através de conta à ordem, é emitida uma ordem de pagamento.

Ordem de pagamento

Este é um formulário de documento unificado, geralmente preenchido em tecnologia de informática. O pagamento preparado para pagamento pode ser transferido para o banco em papel, ou através do programa bancário especial “Clint-Bank” (que é muito mais rápido). Antes de enviar, você deve verificar todos os dados do destinatário do pagamento para evitar mal-entendidos, principalmente se estiver trabalhando com uma contraparte pela primeira vez. Preencha cuidadosamente as informações sobre o que você está pagando. Uma descrição detalhada, com a indicação obrigatória dos dados da conta (data, número), seria útil.

A solicitação de pagamento é um documento primário no qual o credor exige que o devedor pague a dívida por meio do banco.

Pedido de Pagamento

Existe uma exigência sem aceitação: neste caso, o dinheiro é debitado automaticamente da conta do devedor. Um pedido de aceitação implica a presença de aceitação por parte do devedor. No entanto, o acordo pode estipular as condições para a devolução da dívida resultante; neste caso, a devolução da dívida através do banco é efectuada sem aceitação;

O formulário de fatura é utilizado nos casos em que o IVA é registado.

Fatura

Eles estão preparados para faturas e atos. O pagamento de um adiantamento ao abrigo de um contrato também é motivo para a emissão de uma fatura. O IVA é deduzido com base em faturas e faturas. Vale a pena mencionar que todos os contribuintes de IVA são obrigados a emitir faturas. É muito mais conveniente preencher formulários por meio de programas automatizados.

Fazendo mudanças

É estritamente proibido fazer alterações em dinheiro e documentos bancários (Artigo 9 da Lei Federal da Federação Russa “Sobre Contabilidade”).

Alterações em outros documentos primários são permitidas, mas desde que todos os participantes da transação comercial estejam cientes das alterações que estão sendo feitas. O conhecimento das alterações entre os participantes é confirmado pelas suas assinaturas indicando a data das alterações.

A correção é feita da seguinte forma: o lançamento incorreto no documento é cuidadosamente riscado com uma linha fina. Ao mesmo tempo, o que está riscado é claramente legível. A entrada correta é inserida acima ou ao lado da correção. Ao lado da linha riscada, ou onde houver espaço livre suficiente, está escrita a inscrição “Acredite no Corrigido”. O nome completo deve ser indicado. a pessoa que fez as alterações, data e assinatura.

Por quantos anos os documentos contábeis devem ser mantidos?

Armazenar

O local ideal para armazenar materiais primários é no arquivo. É importante preparar adequadamente os documentos para arquivamento:

Classificando em ordem cronológica.
Equipamento por tipo.
Encadernação e arquivamento de documentos em pastas.
Elaboração de certificado de acompanhamento.

É importante garantir a segurança dos registros contábeis contra correções não autorizadas. A correção de erros só poderá ser feita de forma oficial, com a assinatura de quem fez a alteração. Para sua informação, é nos cadastros que se acumulam as informações sobre os documentos primários aceitos para contabilização.

Há também aqui um segredo comercial: o conteúdo dos registos é apenas isso. A divulgação de informações sobre o conteúdo é punível pela lei russa.

Duração do armazenamento

A Lei Federal da Federação Russa “Sobre Contabilidade” (Artigo 17), bem como a legislação arquivística (Ordem do Ministério da Cultura da Federação Russa de 25 de agosto de 2010, nº 558) prevê o período de armazenamento para documentos da empresa. Para documentos contábeis primários, esse período é de pelo menos 5 anos.

O prazo de armazenamento começa a contar a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao ano em que o documento foi colocado no arquivo.

Se uma organização violar o período de armazenamento de materiais primários, as autoridades de inspeção têm o direito de impor penalidades (artigo 120 do Código Tributário da Federação Russa). A multa varia de 10 mil a 40 mil rublos, dependendo do grau de violação.

A propósito, apenas os documentos com três anos serão relevantes para fiscalização do fisco. Pela ausência de um relatório primário de um período anterior, os inspetores não têm direito a multa nos termos do artigo 120 do Código Tributário da Federação Russa.

O serviço de contabilidade da empresa é obrigado não só a manter registos adequados dos documentos primários, mas também a garantir a sua segurança. Só neste caso as reivindicações do fisco se revelarão infundadas.

Este curso de treinamento envolve aprender 1C do zero. Para iniciantes, o treinamento 1C deve sempre começar com a inserção dos documentos primários. O curso destina-se à formação de operadores envolvidos na preparação de documentação contabilística primária, contabilistas auxiliares, ou para aqueles que pretendem apenas trabalhar nesta ou numa área relacionada. O curso básico 1C discute a criação e processamento dos documentos mais comuns na prática. Para dominar o material do curso não é necessário ter conhecimento de teoria contábil. Os fundamentos do trabalho com a configuração 1C Enterprise Accounting são discutidos usando o exemplo de uma organização de produção e comércio (OSN). Assim, este curso de formação em Contabilidade 1C destina-se principalmente a usuários envolvidos na entrada de dados, mas não no processamento de dados. O curso vem com os materiais de aprendizagem necessários, incluindo trabalhos de casa.

Como o treinamento é individual, as inscrições são limitadas. Verifique seu tempo livre na seção de horários de aulas.

Para se inscrever nas aulas é necessária a pré-inscrição no site.

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Conclua o treinamento 1C “do zero”

Provavelmente todo mundo já se deparou pelo menos uma vez com o seguinte anúncio de emprego: “... Um contador é obrigado a emitir a documentação primária..."; não menos frequentemente você pode encontrar vagas para um operador 1C. O que isso significa na prática? Na maioria das vezes, isso significa que você só terá que elaborar um certo número limitado desses mesmos documentos primários na Contabilidade 1C programa, ou seja, inserir os dados recebidos no programa. Nesse caso, via de regra, outra pessoa é responsável por somar os resultados do trabalho da empresa.

Você pode fazer uma reserva imediatamente que o programa 1C Accounting 8 contém um grande número de documentos. E nem todos eles são usados com frequência. E alguns nem são utilizados nas atividades de uma determinada organização. Isso depende principalmente do tipo de negócio, é claro. Existem muitos tipos de atividades diferentes e cada uma tem características próprias, mas há um certo número de documentos que quase sempre são exigidos (ordens de recebimento e despesas, documentos de compra e venda, documentos pessoais e bancários, etc.).

Tendo estudado o processo de entrada de documentos contábeis primários no programa durante este curso básico 1C, você pode facilmente lidar com as tarefas diárias típicas de um contador assistente. A configuração mais popular agora, 1C Enterprise Accounting, versão 8, permite inserir documentos primários no banco de dados não apenas para um contador profissional, mas também para um iniciante em contabilidade. Para fazer isso, você precisa passar por um treinamento no programa 1C.

O curso de treinamento de operadores 1C envolve a solução de um problema transversal que trata da contabilidade em uma empresa industrial e comercial (pessoa jurídica). A contabilidade é realizada com IVA. Os exemplos resolvidos estão relacionados entre si e permitem não só aprender a introduzir diferentes tipos de “primários”, mas também traçar as suas inter-relações. No processo de inserção de documentos, também presto atenção aos erros típicos (e não tão típicos) que cometem a maioria dos usuários que não têm a prática adequada.

Gostaria de chamar especial atenção para o facto de um documento elaborado de forma errada poder, por vezes, ser executado sem problemas, e o erro tornar-se-á evidente, por exemplo, no final do mês ou mesmo mais tarde. A inserção de documentos é uma das áreas importantes em 1C e você não deve tratá-la descuidadamente em nenhuma circunstância.

Tendo sido treinado para trabalhar em 1C “do zero” nos cursos de operador 1C, você aprenderá, além de inserir os próprios documentos, a trabalhar com relatórios internos, o que muitas vezes também é necessário na prática. Configurações globais, como políticas contábeis, não são abordadas neste curso, o que permite que você ignore o estudo de informações desnecessárias. É com o objetivo de deixar apenas o essencial que criei um curso básico separado sobre como inserir documentos primários; Isso também permitiu reduzir significativamente o custo do curso de formação.

Se você precisar apenas inserir documentos primários, este curso de treinamento 1C: Contabilidade 8 o ajudará a começar a trabalhar como contador 1C de maneira rápida e eficiente.

Sobre os benefícios das aulas via Skype

Todos os cursos de treinamento oferecidos são comunicações regulares “ao vivo” e não um conjunto de materiais de treinamento. Você pode ler mais sobre a metodologia de condução das aulas no link.

Currículo do curso

Esta é uma lista aproximada de materiais de treinamento abordados no curso de operador 1C. O número de marcadores não reflete a proporção de tempo incluído no curso. A parte principal do curso é resolver um único problema ponta a ponta, ou seja, inserir documentos primários e outras operações. Você pode baixar a tarefa do curso básico 1C abaixo.

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Informações gerais sobre o programa 1C Enterprise. Plataforma e configuração.
A diferença entre as responsabilidades de um operador 1C e de um contador-chefe.
Interface do programa. Tipos de interface predefinidos. Personalização da interface para atender às necessidades do usuário.
Interface. Operações gerais iguais em todo o programa.
Impressão de documentos. Imprima em um arquivo para transferir para outro computador.
Exporte formulários impressos de documentos para um arquivo externo.
Envio de documentos por e-mail
Edição de formulários impressos.
Defina a data e outras configurações padrão.
Recursos de entrada de data. Funcionalidades de preenchimento de alguns outros tipos de campos do programa.
Usando um calendário e calculadora.
Janela de mensagens de serviço.
Diretórios básicos do programa.
Plano de contas.
O conceito de documento no programa 1C.
O conceito de segurar um documento. A diferença entre gravar e reger. Cancelamento e reagendamento.
Funcionalidades de alteração de data/hora de documentos lançados e não lançados.
Todos os documentos são processados?
Uso atípico de documentos.
Operações de grupo em diretórios e documentos.
Listas de documentos e diários. Procure documentos.
Excluindo objetos. Recursos de exclusão em 1C.
Preenchendo livros de referência básicos. Consequências do preenchimento incorreto no futuro.
Inserindo informações sobre funcionários. Operações de pessoal.
Modelos para cálculo de salários.
Operações manuais.
Documentos em dinheiro.
Cálculos com pessoas responsáveis
Correção de lançamentos em documentos.
Documentos primários de IVA.
Documentos bancários.
Troca de dados com o cliente do banco.
Documentos de armazém.
Documentos de produção e contabilidade de materiais
Documentos de compra e venda.
Gerenciamento de preços de produtos.
Compensações.
Contabilização de ativos fixos.
Documentos salariais.
Controle da integridade da entrada de documentos.
Erros típicos ao inserir documentos.
O conceito de relatórios internos. Configurando relatórios.
Usando processamento para melhorar a eficiência do programa.
Acelere o trabalho no programa usando teclas de atalho.
Usando o sistema de ajuda.

Currículo do curso

Materiais do curso

Você pode baixar o material do curso para revisão. Parte do documento é mostrada.

Se você não possui 1C:Contabilidade

Como o curso não inclui a criação de uma base de informações, bem como a montagem e lançamento de saldos, para fins educacionais tenho uma base pré-preparada onde tudo isso já está lá. Para evitar conflitos entre versões e configurações da plataforma, o banco de dados foi criado na versão oficial de treinamento do 1C, por isso recomendo realizar treinamentos nele.

Se você não conseguir instalar o programa sozinho, farei isso remotamente.

Se você deseja passar pelo treinamento 1C em sua versão funcional, isso é possível por acordo mútuo. Neste caso, durante o curso será necessário definir adicionalmente todas as configurações, bem como inserir os saldos iniciais necessários no futuro para resolver o problema ponta a ponta, o que pode (não necessariamente) levar a um ligeiro aumento no a duração do curso.

Se você tiver alguma dúvida para a qual não encontrou resposta no site, entre em contato comigo. Detalhes na seção Contatos
18 Aulas/(36 horas) / 14 400 esfregar.(RUB 18.000 ao pagar por aulas)

Os documentos contabilísticos primários são importantes não só em matéria contabilística, mas também no que diz respeito à legislação fiscal, nomeadamente na determinação do âmbito das obrigações. Portanto, é de extrema importância que os responsáveis pela elaboração da documentação primária conheçam todas as nuances da contabilidade e, além disso, entendam sua classificação para simplificar o trabalho.

O que são documentos contábeis primários

São considerados documentos primários aqueles que registram determinadas ações empresariais já realizadas. Você pode deixar um lançamento na contabilidade e inseri-lo no registro somente se tiver a documentação contábil primária. É considerado parte integrante do sistema de gestão empresarial. Com base nisso, podemos afirmar com segurança que os documentos contábeis primários são provas documentais de transações concluídas relacionadas às atividades econômicas da entidade e que trouxeram algum efeito econômico.

Classificação

Todos os pontos que afetam a questão do assunto principal estão sujeitos às disposições e normas do 402-FZ. O regulamento estabelece que esses certificados são necessários na interação com o fisco como confirmação da correção dos cálculos. Isto significa que as autoridades fiscais não terão reclamações relativamente ao processo de determinação da base tributável.

De acordo com a regulamentação em vigor, a documentação primária está sujeita a armazenamento obrigatório durante 4 anos. Durante este período, o fisco pode solicitar documentos para estudo e verificação a qualquer momento. Além disso, a documentação primária muitas vezes atua como prova em litígios.

É importante notar que formas específicas de documentação primária não são fixadas em nível legislativo. Sobre esta questão, uma entidade empresarial tem a oportunidade de escolher uma opção que satisfaça as suas necessidades e sirva como uma boa ajuda nos trabalhos futuros.

Documentos contábeis primários: lista

Via de regra, uma lista completa de certificados que desempenham funções fundamentais permanece inalterada e é aprovada ao mais alto nível. Atualmente esta categoria inclui:

Acordo. Eles estipulam os termos específicos da transação, as responsabilidades das partes e as questões financeiras. Em geral, aqui são indicadas todas as condições que estão de uma forma ou de outra relacionadas à transação. Observe que para algumas transações não é necessário um contrato por escrito. Assim, a partir do momento em que o comprador recebe o recibo de venda, a transação é considerada concluída.
Contas. Com a ajuda de documentos deste tipo, o comprador confirma a sua vontade de pagar pelos bens (serviços) do vendedor. Além disso, as faturas podem conter termos adicionais da transação e registrar preços específicos que o vendedor define para seus produtos e serviços. Se por algum motivo o comprador não ficar satisfeito com o produto (serviço) que lhe é apresentado, ele tem o direito de exigir o reembolso de seus fundos com base na fatura.
Lista de embalagem. Exibe uma lista completa de todas as mercadorias ou materiais transferidos. A fatura deve ser emitida em diversas versões dependendo do número de participantes na transação.
O ato de aceitação e transferência.É compilado com base nos resultados da prestação do serviço como confirmação de que o resultado da obra atende aos critérios previamente estabelecidos e é integralmente aprovado pelo destinatário.
Recibos de pagamento. Eles exibem todos os assuntos relacionados à liquidação da folha de pagamento com pessoal contratado. Além disso, deverão ser aqui apresentadas todas as informações relativas a bónus, pagamentos adicionais e outros mecanismos de incentivos financeiros aos colaboradores.
Certificados de aceitação e transferência nº OS-1. Este tipo de documentação é utilizado para registrar quaisquer atividades relacionadas à entrada ou saída de ativos fixos.
Documentos de dinheiro, que incluem ordens de pagamento de entrada e saída e, adicionalmente, o livro caixa. Eles contêm informações sobre transações financeiras realizadas no âmbito da venda.

Classificação

Os tipos de documentos primários em contabilidade são bastante diversos e dependem principalmente da finalidade específica de utilização do documento no futuro previsível. No entanto, o recurso de classificação mais popular é a divisão da documentação primária em interna e externa.

Um documento interno é propriedade da empresa e é por ela emitido para resolver determinados assuntos. É compilado pelos especialistas da empresa e aplica-se exclusivamente dentro da jurisdição desta empresa. Assim, esta categoria consiste naqueles documentos necessários à condução eficaz das atividades empresariais dentro de uma empresa. Ao mesmo tempo, se um documento for recebido por uma empresa externa ou elaborado por especialistas da empresa e posteriormente transferido para outras pessoas jurídicas (fiscais, clientes, etc.), será reconhecido como externo.

Por sua vez, os documentos internos também possuem características próprias de classificação, o que permite agrupá-los em três categorias:

Administrativo (organizacional). Indicam informações que devem ser comunicadas aos colaboradores da empresa, divisões estruturais e filiais e seus gestores. Com a ajuda deles, a empresa emite determinadas ordens que devem ser seguidas com atenção. Este grupo inclui uma variedade de pedidos, instruções e muito mais.
Executório (exculpatório), que inicialmente exibem fatos que confirmam a condução de determinadas operações comerciais e sua conclusão.
Documentos contábeis. Esta categoria é geral e necessária para sistematizar as informações contidas em outros artigos e sua posterior coleta em um único documento.

Em determinadas circunstâncias, a documentação também pode ser combinada. Este grupo inclui aqueles documentos que podem conter simultaneamente características-chave de documentação organizacional e de apoio. Os exemplos mais marcantes aqui são vários pedidos de pagamento, exigências, relatórios antecipados e muito mais.

Registros contábeis e sua classificação

Ao realizar qualquer transação, a documentação primária é preparada. Assim que estiver totalmente preenchido, todas as informações nele especificadas deverão ser duplicadas no registro contábil apropriado. E é uma espécie de transportadora que acumula informações básicas sobre a transação. Com base na essência do registo, podem ser identificados vários critérios de classificação. Por exemplo, na aparência, os registros aparecem para os usuários na forma de livros, folhas simples e fichas.

Com base nos mecanismos de manutenção do cadastro, podem ser distinguidos mais 3 grupos:

Cronológico, em que todos os eventos ocorridos são indicados com estrito cumprimento de prazos. Ou seja, primeiro você precisa indicar as operações que ocorreram anteriormente e assim por diante. Tais registros são os mais complexos, pois contêm uma grande quantidade de informações, e muitas vezes algumas ações podem ser deixadas de lado.
Sistemático, em que inicialmente todas as transações são lançadas na forma de indicadores económicos. Assim, registros desse tipo refletem o efeito econômico das transações comerciais concluídas e analisam indicadores de despesas e receitas. O exemplo mais marcante de registro sistemático é o livro caixa.
Combinado, que possuem as características fundamentais dos registros sistemáticos e cronológicos.

Conteúdo da documentação primária

Muitos usuários têm dúvidas sobre o que constitui documentos contábeis primários e quais requisitos se aplicam a eles. A nível legislativo, estão consagradas diversas disposições que estabelecem que determinadas informações devem estar presentes nos documentos do casal primário. Em particular, de acordo com o parágrafo 2º do artigo 9º da Lei Federal-402, a documentação primária deve conter as seguintes informações:

Título do documento;
Data de preparação;
informações sobre quem redigiu o documento especificado (nome completo da empresa);
a essência da atividade económica relacionada com este documento;
cálculos financeiros relativos à transação;
assinaturas dos funcionários responsáveis pela transação e suas iniciais.

Exemplo de documento contábil primário

Regras para preparação de documentos

O legislador estabelece certas regras para a preparação de documentos contábeis primários. Assim, um dos principais requisitos é a precisão e a ausência de erros gramaticais e de pontuação e erros de digitação. Caso a Receita Federal descubra algumas deficiências, o infrator terá que refazer o documento e, se a infração se repetir, poderá estar sujeito a penalidades. Em geral, sobre este assunto você deve prestar muita atenção às seguintes recomendações:

É permitido o uso de canetas esferográficas e de tinta, equipamentos especiais de informática e computadores.
A compilação pode começar quando se planeja realizar determinadas transações comerciais que precisam ser exibidas. Ao mesmo tempo, em situações excepcionais, é perfeitamente possível a lavratura de documento após a concretização da transação.
Todos os dados de cálculo devem ser apresentados em formato numérico e escrito. Assim, deve haver uma legenda ao lado de cada número.
É extremamente importante preencher todos os dados indicados no formulário. Se por algum motivo não houver informação, não será possível deixar uma linha em branco. Um travessão deve aparecer nele.

Se você não seguir essas recomendações, poderá encontrar dificuldades significativas. Assim, caso o serviço fiscal constate o documento incorreto durante uma auditoria, surgirão dúvidas sobre a correção dos cálculos efetuados e a determinação da base tributável.

Se por algum motivo for necessário fazer determinados ajustes, em hipótese alguma se deve utilizar corretores e sombreamentos, pois são inaceitáveis. As correções podem ser feitas das seguintes maneiras:

Correção de contorno. Caso sejam fornecidas informações incorretas, elas devem ser riscadas com uma linha fina e as informações corretas indicadas ao lado. Neste caso, deverá haver uma nota de rodapé no lugar de cada correção. "Corrigido Acredite" indicando a data da correção e a assinatura do funcionário que fez a correção. No entanto, notamos que no caso de documentos que comprovem o recebimento e gasto de recursos, este método será inadequado.
Entrada adicional. Este método é utilizado em situações em que os valores totais das transações são executados com indicadores significativamente reduzidos. Para não redigir o documento de uma nova forma, pode-se fazer lançamentos adicionais para os valores faltantes do período atual ou do próximo.
Reversão. Uma entrada incorreta é corrigida usando valores negativos. Todas as informações incorretas são repetidas em tinta vermelha e as entradas corretas são indicadas ao lado.

O relatório primário pode ser compilado em formato escrito e eletrônico. Recentemente, muitas empresas duplicaram informações e compilaram versões em papel e eletrônicas. Os primeiros são posteriormente utilizados para interesses internos, mas cópias eletrônicas são submetidas para verificação à Receita Federal mediante solicitação.

Várias conclusões podem ser tiradas. O estado não aprova nenhum formulário obrigatório para documentação primária, o que confere às entidades empresariais o direito de determinar de forma independente a forma do documento que será utilizado na prática no futuro. Imediatamente após o registro do documento, todos os dados dele devem ser transferidos para o registro contábil.