Um exemplo de redação de uma nota explicativa de um aluno. Exemplo de nota explicativa sobre aulas faltantes

Carta explicativaé um ato normativo interno, cuja redação é permitida de forma livre.

Porém, existe uma certa estrutura e recomendações para o preenchimento deste documento. Em primeiro lugar, trata-se da utilização de um estilo comercial e oficial no texto.

Em que casos é escrita uma nota explicativa?

Na sua essência, as notas explicativas são documentos que explicam as razões de determinados factos, e são escritas em casos de infracção disciplinar, principalmente nas relações laborais, pertencem ao segundo grupo de notas explicativas do OKUD;

No classificador russo de documentação de gestão, é designada a forma unificada de “nota explicativa sobre violação da disciplina de trabalho”, tem o código 0286091 e pertence à classe 0286000 “Documentação para registro de sanções disciplinares”.

As notas explicativas são redigidas em folha branca de formato A4, tanto em formato escrito à mão como em formulário impresso. Além disso, algumas empresas possuem formulários especiais para notas explicativas.

Em alguns casos, as notas explicativas incluem anexos. Via de regra, é usado atestados médicos, documentos do local de estudo, etc., que possam confirmar um bom motivo para a infração.

Tais notas podem ser justificativas, onde são descritas as relações de causa e efeito de uma ação ou omissão incorreta, bem como explicativas, onde são anotados detalhes claros do incidente, enquanto o próprio funcionário está em nesse caso não é culpado.

A nota explicativa abrange aspectos como:

• Tarde
• Absentismo
• Roubo
• Violações dos regulamentos da empresa
• Aparecendo no local de trabalho bêbado
• Comportamento amoral

Requisitos para preenchimento

De acordo com a legislação russa, uma nota explicativa é redigida em nome do gestor e entregue ao chefe imediato da unidade estrutural em que o compilador trabalha.

Caso o empregador decida aplicar uma sanção disciplinar, é lavrado despacho ou directiva. No prazo de três dias úteis a contar da data da publicação, este despacho deve ser comunicado ao trabalhador mediante assinatura. Caso o trabalhador se recuse a familiarizar-se com o mesmo, é elaborado o relatório correspondente.

A nota explicativa tem a seguinte estrutura:

• O cabeçalho do documento, que indica o nome da organização, funcionário a quem o documento foi enviado.
• O nome do documento neste caso é “Nota Explicativa”
• Data da inscrição e número de registro
• Assunto da declaração (motivo, etc. a respeito, sobre, etc.)
• Texto principal
• Nome, sobrenome, patronímico e cargo do compilador e sua assinatura

EM estilo de negóciosÉ importante aplicar práticas empresariais sustentáveis, que em alguns casos estão consagradas na lei.

Neste caso, é necessário que o documento a preencher cumpra vários requisitos ao mesmo tempo:

• confiabilidade;
• objetividade;
• consistência;
• argumentação;
• brevidade;
• clareza;
• inequívoca;

Um ponto importante de internação correspondência de negóciosé o fato de que todos os documentos devem ser registrados.

Nesse caso, o registro de tais documentos é feito de acordo com a ordem do responsável. Depois que o gerente tiver estudado todas as circunstâncias da violação e tomado uma decisão sobre ações futuras, uma assinatura é colocada.

Procedimento e regras de preenchimento

A nota explicativa possui uma estrutura bastante simples, que deve conter os seguintes dados:

• Nome da unidade estrutural
• Ao chefe da unidade organização Resolução
• NOME COMPLETO. NOTA EXPLICATIVA sobre violação da disciplina trabalhista
• NOME COMPLETO. funcionário, cargo
• Nome da divisão
• Data de início do vínculo empregatício
• Tipo de violação
• Descrição dos motivos e circunstâncias da violação
• Data da Violação
• Cargo do funcionário
• Assinatura/Descriptografia de assinatura

Assim, como tal, a forma normativa nota explicativa não, cada empresa define seus próprios requisitos.

No entanto, a nota explicativa deve incluir duas partes principais:

• real– aqui é importante indicar os factos que motivaram a redação deste documento
• causal– aqui é necessário registrar relações de causa e efeito.

A prática de utilização de notas explicativas também é utilizada em processo educacional por violações cometidas por estudantes em instituições de ensino.

Exemplo de nota explicativa

Ao diretor da Romashka LLC, P.P. Krasina, do administrador do pregão, N.V.

Carta explicativa
Em relação à vitrine quebrada do pregão em 7 de julho de 2015, eu, Natalya Vladimirovna Korneva, em 7 de julho de 2015, ao colocar mercadorias na vitrine central do pregão, não calculei minha própria força e toquei no vidro da porta da vitrine. Não acho que seja minha culpa o que aconteceu.

Acredito que a razão para isso seja a organização incorreta do trabalho dos funcionários da área de vendas, pois na colocação de mercadorias de grande porte, de acordo com o regulamento interno, um administrador do sexo masculino deve estar no comando, enquanto todos os homens trabalham em turno diferente. Por favor, preste atenção estrutura organizacional empresas.

Portanto, é importante lembrar o seguinte:

• É necessário estilo empresarial.
• Ao redigir uma nota explicativa, você deve seguir uma determinada estrutura e indicar os dados necessários.
• Depois de escrever um documento, você precisa registrá-lo.

Noskova Elena

Estou na profissão contábil há 15 anos. Ela trabalhou como contadora-chefe em um grupo de empresas. Tenho experiência em aprovação em inspeções e obtenção de empréstimos. Familiarizado com as áreas de produção, comércio, serviços, construção.

No trabalho de qualquer empresa ou organização, sempre há momentos em que é necessário estabelecer o grau de culpa de um funcionário em caso de emergência. Ao determinar os motivos do incidente, o gestor deve obter explicações por escrito de seus funcionários. Tal depoimento de funcionário está documentado em nota explicativa.

Quando escrever uma nota explicativa

A legislação trabalhista prevê a obrigação do gestor de receber explicações do empregado em dois casos - consideração da questão da aplicação e investigação das causas dos danos causados ​​​​à propriedade do empregador (Código do Trabalho da Federação Russa, artigos 193, 247). As explicações do colaborador deverão ser feitas por escrito em forma de nota explicativa. Seu formulário, via de regra, é desenvolvido em cada empresa pelo departamento de pessoal.

A legislação não estabelece de que forma a administração da empresa obriga o funcionário a prestar explicações.

No entanto, a prática judicial mostra que, para evitar litígios, é necessário fazer tal pedido por escrito.

Isso pode ser feito, por exemplo, na elaboração de um relatório sobre o atraso de um funcionário no trabalho. No próprio ato, que o funcionário infrator assina, simplesmente indicam adicionalmente sua obrigação de explicar sua má conduta.

Ou formalize a necessidade de explicações por escrito como um item separado na ordem do gestor para conduzir uma investigação sobre os motivos da escassez de bens.

O funcionário tem 2 dias úteis para preparar as explicações e submetê-las à administração.

Caso contrário, é lavrado um ato de recusa de explicações. Neste caso, o trabalhador será punido, uma vez que a recusa em explicar os motivos da sua acção é considerada pelo empregador como uma admissão de culpa por parte do trabalhador.

É necessária a redação de nota explicativa mesmo que o funcionário tenha certeza de que não é culpado pelo ocorrido.

Numa nota explicativa, ele pode justificar a sua inocência ou o significado dos motivos pelos quais, por exemplo, se atrasou para o trabalho. É melhor encontrar-se com a administração no meio do caminho e dar explicações mediante solicitação.

Quando um gerente pode exigir uma explicação de um funcionário?

Apesar de a lei estabelecer dois fundamentos para a obtenção de explicações de um trabalhador, existem muito mais motivos pelos quais um gestor pode decidir solicitá-las.

Exemplos de tais situações incluem:

Em algumas situações, o colaborador não pode aguardar o início do procedimento para a emissão, por exemplo, de uma sanção disciplinar ou de investigação dos motivos que causaram danos à organização, mas sim fornecer de forma independente uma explicação da ação tomada, documentando-a em um memorando dirigido à administração.

Por exemplo, um contador cometeu um erro de digitação nos detalhes, ordem de pagamento. Ela percebeu o erro depois que o pagamento foi ao banco para transferência do dinheiro. O funcionário pode emitir um memorando dirigido ao gestor e explicar o erro. Se o documento foi retirado do banco antes da realização da operação de transferência de fundos e substituído pelo correto, então de fato a empresa não sofreu nenhum dano com a ação do funcionário.

Quando os casos de erros são raros e não acarretam consequências desagradáveis ​​​​para a organização, o funcionário que relatou o próprio erro não será punido.

Como escrever uma nota explicativa corretamente

A direção exigia que o funcionário explicasse suas ações ou omissões, que acarretaram consequências negativas para a empresa ou foram motivo de ação disciplinar.

Todas as explicações sobre o ocorrido devem ser feitas por escrito, autenticadas com assinatura manuscrita.

Você pode digitar texto em seu computador e imprimi-lo, no entanto, prática judicial Houve casos em que um funcionário recusou tal nota explicativa.

A nota é emitida em nome do gestor que a solicitou e indica os dados do funcionário que a compilou.

O texto deve conter informações sobre o incidente, a explicação do funcionário sobre suas ações e a admissão ou negação de culpa no incidente. Também é necessário indicar todos os documentos que comprovem a ausência de culpa do funcionário ou circunstâncias que possam afetar significativamente a decisão sobre a penalidade. Cópias desses documentos também são fornecidas juntamente com uma nota explicativa.

O documento apenas descreve lado factual assuntos, é melhor não incluir o componente emocional no texto.

Se o funcionário for o culpado pelo ocorrido, então é melhor indicar no texto do documento explicativo que ele percebeu as consequências da infração e que a situação não se repetirá no futuro. Isto pode afetar a extensão da ação disciplinar ou ajudar a evitar punições.

O documento também deve indicar se as consequências negativas foram causadas não pelas ações do funcionário, mas por outras pessoas e ele tinha conhecimento disso.

A nota é registrada como um documento de entrada. O funcionário que o redigiu pode guardar uma cópia do documento com número de registro e data.

Uma nota explicativa é anexada aos documentos sobre o ocorrido e guardada por três anos.

Como escrever uma nota explicativa no trabalho por absenteísmo ou atraso

O motivo mais comum para um chefe exigir explicações de um funcionário é sua ausência do local de trabalho sem notificação prévia à administração.

Se o trabalhador não quiser dar explicações sobre os motivos do atraso ou do absentismo, ou não indicar um motivo válido para o afastamento do trabalho, estará sujeito a medidas disciplinares, que poderão incluir o despedimento.

Para evitar consequências negativas da sua ausência no local de trabalho, é melhor avisar a administração com antecedência e escrever um pedido de folga às suas próprias custas. Se o motivo do atraso ou falta ao trabalho aparecer repentinamente, você deve tentar avisar seu supervisor imediato.

Na elaboração das explicações, é necessário confirmar o fato da ausência ao local de trabalho e indicar o motivo do incidente, bem como, se possível, documentá-lo.

O texto principal da explicação pode ser assim:

“No dia 22 de maio de 2018, cheguei 40 minutos atrasado para o trabalho porque, ao sair de casa, tropecei e machuquei o braço. Para confirmar o ocorrido, anexo um atestado de uma instituição médica atestando os danos sofridos e o fato de procurar ajuda médica.”

Os documentos que confirmam a validade dos fundamentos podem ser os seguintes:

• certificados de pedido de cuidados médicos;
• licença médica para o funcionário e seus filhos pequenos;
• protocolos sobre acidentes de transporte em que o funcionário se tornou participante;
• certificados de aplicação da lei e tribunais;
• atos das sociedades gestoras e do Ministério de Situações de Emergência sobre danos materiais aos funcionários em caso de inundação ou incêndio;
• certidões de casamento ou óbito do empregado e de seu parente próximo etc.

Qualquer documento oficial pode servir de justificativa para a ausência ao trabalho, porém, na maioria dos casos, a administração decide de forma independente se os motivos do atraso ou do absenteísmo são válidos.

Como formatar adequadamente as explicações em caso de escassez ou excedente

Caso sejam identificadas discrepâncias nos documentos e na real presença de quaisquer valores ou bens, é necessária explicação do funcionário responsável financeiramente por eles.

O motivo pode ser a simples desatenção na preparação de documentos ou na contagem de dinheiro, por exemplo, na emissão de salários no caixa de uma empresa.

Às vezes não há erro ou intenção do funcionário no ocorrido, mas um mau funcionamento dos programas contábeis pode levar a discrepâncias.

Nesse caso, o chefe da organização dá ordem por escrito para realizar uma investigação e identificar as causas da discrepância, bem como solicitar explicações a todos os participantes do incidente.

O texto da nota explicativa indica quando ocorreu a escassez ou sobra (quando identificada), bem como as suposições sobre a causa do incidente.

Por exemplo, um trabalhador de armazém pode indicar que nos documentos primários sobre a chegada de valores ao armazém indicou a quantidade real e, ao inserir os dados no programa de contabilidade, pode ocorrer uma falha e os dados podem ser guardados duas vezes. Ou o funcionário do serviço financeiro responsável pelo depósito documentos primários cometeu um erro ao colocar uma quantidade fracionária de material de peso como um todo.

Além disso, o motivo pode ser ações culposas de outras pessoas, por exemplo, um furto ocorrido em um depósito, e o funcionário, que deveria ser o responsável pela segurança dos valores, não tomou todas as medidas de segurança exigidas ou, pelo contrário, comunicou anteriormente ao seu chefe a necessidade de reforçar estas medidas.

Quaisquer deficiências ou mau funcionamento na operação de equipamentos ou sistemas devem ser comunicadas à administração apenas por escrito.

Por exemplo, o sistema de alarme do armazém não funcionou, o que o funcionário reportou diversas vezes à gestão. Neste caso, o texto da explicação deve indicar os números e datas dos memorandos. Porém, no caso de uma conversa oral sobre um mau funcionamento, o chefe pode “esquecer” o fato da denúncia.

Como explicar um acidente de trabalho

Após o recebimento por qualquer funcionário da tempo de trabalho Quaisquer lesões na empresa são investigadas na emergência e são tiradas conclusões sobre suas causas.

Ao mesmo tempo, não podem ser obtidas explicações do trabalhador ferido se a sua inocência no incidente for evidente.

Se, ao receber uma lesão, forem consideradas dúvidas sobre o cumprimento das normas de segurança do trabalho ou houver suspeita de que o funcionário estava embriagado no momento da emergência, será necessária sua explicação.

Havendo suspeita de alguma intoxicação, a prova é apenas o laudo médico, e não o depoimento de outros colaboradores.

Esse exame é necessário porque a má coordenação dos movimentos ou a fala pouco clara podem ser causadas por problemas de saúde e não por bebida ou drogas. Além disso, alguns medicamentos também podem reduzir os níveis de álcool no sangue.

Todas estas circunstâncias são levadas em consideração na determinação do grau de culpa da própria vítima pela lesão.

A vítima pode dar explicações sobre a emergência ocorrida sem aviso de seus superiores. Por exemplo, um trabalhador apontou repetidamente ao encarregado a necessidade de chamar um eletricista, pois o mecanismo em que trabalhava apresentava danos no isolamento da caixa. Ele fez seus pedidos por escrito. Depois de algum tempo, ocorreu um ferimento elétrico devido a equipamento defeituoso. O trabalhador pode escrever de forma independente nota explicativa, indicando os números dos relatórios de isolamento defeituoso.

Além disso, pode ocorrer uma lesão devido ao não cumprimento de suas funções por um dos trabalhadores. Por exemplo, no inverno, um tecnólogo, ao passar do prédio da oficina para a administração da fábrica, escorregou e foi ferido pelo gelo. Inicialmente, a culpa do acidente foi atribuída a um zelador que não jogou areia nos caminhos. Em sua nota explicativa, o zelador indicou que não recebeu a mistura de areia e sal devido à sua ausência e, portanto, não pôde seguir as instruções para utilizá-la.

A direção da organização pode exigir uma explicação das ações ou omissões de seu funcionário em qualquer situação que tenha levado a consequências negativas para o empregador ou tenha causado uma violação disciplinar. É melhor encontrar-se com seus superiores no meio do caminho e explicar o que aconteceu. Documentos oficiais de outras organizações, bem como relatórios preparados em tempo hábil sobre as deficiências identificadas no trabalho, ajudarão a provar a inocência do funcionário.

A nota explicativa desempenha a função de documento oficial e está sujeita às regras da correspondência comercial. Isto significa que deve ser escrito em linguagem formal, num estilo estrito e empresarial. A lei não impõe exigências rígidas quanto à forma da nota explicativa, mas, na prática, ela é escrita à mão ou impressa em PC. Grandes empresas possuem formulários especiais de notas explicativas que são preenchidas pelo empregado caso ele cometa atos que violem a disciplina trabalhista na empresa.

Como escrever uma nota explicativa corretamente?

Se um funcionário faltar ao trabalho ou não cumprir os requisitos de segurança do trabalho, ele fica em estado de intoxicação alcoólica no trabalho, comporta-se imoralmente, a lei prescreve no artigo 129 do Código do Trabalho da Federação Russa que o empregador receba uma explicação do empregado. É expresso na forma de documento escrito - nota explicativa. A lei não impõe ao funcionário a obrigação de redigir nota explicativa, ela dá 2 dias para assinar esse documento; É lógico que um funcionário que queira justificar seu comportamento ao empregador escreva uma explicação do ocorrido.

Escrever um bilhete corretamente é tarefa do funcionário, pois uma apresentação consistente dos acontecimentos que aconteceram com ele ajudará seu chefe a tomar a decisão certa. Com base nos resultados da consideração das explicações do subordinado, o chefe toma uma decisão sobre a culpa ou inocência do empregado. Se admitir a culpa do trabalhador, são aplicadas medidas disciplinares a este: repreensão, repreensão, despedimento. Por isso é muito importante redigir corretamente as notas explicativas no trabalho. É claro que esse processo não pode ser considerado agradável para todos os funcionários. Antes de escrever uma nota explicativa, você precisa se concentrar e se acalmar. Se for necessária uma explicação no trabalho, ela será escrita em folha A4.

Ao escrever uma nota, você deve indicar a quem ela se destina. Para isso, na parte superior, do lado direito, indique o nome da empresa, nome completo e cargo do chefe. Além disso, a nota deve ser assinada pelo funcionário, indicando a data de sua elaboração. Se um funcionário de uma empresa decidir escrever uma nota explicativa ao empregador dentro de uma semana, você não deve fazer isso: este documento não terá mais consequências jurídicas. A lei dá dois dias para pensar e escrever uma nota: a data escrita no texto notificará o empregador de que o empregado não violou o prazo para explicação. Consequentemente, ele está interessado em continuar trabalhando na empresa ou organização.

O que você pode escrever em uma nota explicativa?

O texto do documento deve indicar os motivos que levaram o funcionário a não comparecer ao trabalho. Esses motivos constituem o conteúdo da nota. Se o funcionário não comparecer ao trabalho devido a uma súbita deterioração da saúde, deverá ser fornecido comprovante de chamada de ambulância ou pronto-socorro. As provas estão anexadas à nota. Um funcionário zeloso que não tenha observado anteriormente tais ações pode se encontrar em uma situação em que seja impossível o funcionário comparecer ao trabalho por determinados motivos. Provas, conteúdo da nota explicativa - tudo isso é considerado pelo empregador.

A prática mostra que nem todos os empregadores tomam decisões informadas. Para se proteger, é melhor que o funcionário escreva uma nota explicativa em duas vias. Dê um para a secretária do gerente e guarde o segundo para você. Mas ambas as cópias devem conter uma marca indicando que o documento foi aceito pelo escritório. Se o empregador, após análise da nota, tomar uma decisão que, na opinião do empregado, o prejudicará direitos trabalhistas, estes últimos poderão buscar sua proteção.

Estas questões estão sendo abordadas órgãos governamentais dentro dos limites de sua competência. Esses incluem:

• Comissão de Disputas Trabalhistas (abr. KTS);
• Inspecção do Trabalho;
• Gabinete do procurador;

O CTS é criado diretamente na empresa onde o funcionário trabalha. Mas isso não acontece em todos os casos, uma vez que a lei não exige a criação obrigatória deste órgão. O CTS é composto por empregados e representantes do patrão (50 a 50%). Uma ordem emitida pelo CCC tem força de documento executivo.

O caso polêmico é apreciado na presença do funcionário. Mas a situação controversa não precisa de ser levada ao conhecimento do CCC. Se o trabalhador redigiu com competência uma nota explicativa e convenceu o empregador de que a situação em que se encontrava se devia a motivos válidos, a administração não pode punir o subordinado. Assim, o objetivo da redação de uma nota explicativa é convencer o empregador da inocência do empregado. Claro, isso nem sempre acontece. Se o funcionário for verdadeiramente culpado, a punição será aplicada a ele. Por exemplo, é difícil explicar ir trabalhar embriagado. Mas o empregador é obrigado a exigir uma explicação para este fenómeno. Isso sugere que a administração resolveu o problema com o funcionário e o puniu de acordo com base jurídica. Uma nota explicativa é motivo para demissão ou punição mais branda.

Opções explicativas

Exemplo de nota explicativa (atrasada para o trabalho):

“Eu, Ivan Ivanov, cheguei ao trabalho uma hora atrasado no dia 20 de março de 2018 devido ao fato de os trens da linha de metrô Tagansko-Krasnopresnenskaya terem parado devido à fumaça que surgiu na estação de metrô Vykhino. O transporte adicional foi organizado na forma de ônibus, mas os engarrafamentos nas estradas de Moscou (que estão ausentes no metrô) não me permitiram chegar ao trabalho a tempo. Acredito que a fumaça na estação Vykhino foi um motivo de força maior e também o motivo do meu atraso.”

Exemplo de nota explicativa (para doença)

“Sou Senkova Tamara Gennadievna, não pude ir trabalhar no dia 6 de julho de 2018 devido a uma promoção pressão arterial, provocada pelo entupimento do metrô e forte aglomeração. No metrô, na estação Arbatskaya, me chamaram de 003. Os médicos, chegando ao atendimento, me trataram com complexo procedimentos necessários, incluindo uma injeção destinada a reduzir a pressão arterial. Depois de me sentir um pouco melhor, fui até a cidade e peguei um táxi para casa.”

Exemplo de nota explicativa (violação de requisitos de disciplina trabalhista)

“Meu nome é Gennady Gennadievich Genov, não cheguei na hora do almoço porque de repente tive uma dor de estômago. Fui forçado a entrar em contato Centro médico para a enfermeira, onde ela me deu medicamentos para consertar o intestino.”

Qualquer funcionário, pelo menos uma vez na vida, se viu atrasado para o trabalho. ambiente de trabalho, incapacidade de ir trabalhar ou realizar responsabilidades do trabalho alta qualidade e dentro do prazo. Qualquer uma dessas violações pode ocorrer por motivos bons ou ruins. A forma como o chefe os considera depende de como o funcionário infrator consegue explicar o que aconteceu.

Se você tiver que escrever uma nota explicativa sobre o não cumprimento de funções oficiais

Relativamente à situação surgida, terá de se manifestar por escrito, nomeadamente, elaborar um documento denominado nota explicativa. Este papelé de natureza explicativa ou justificativa.

Deve-se entender que a nota explicativa ao patrão é um dos documentos oficiais e sua execução é feita de acordo com certas regras. Seu conteúdo são informações que servem como explicação dos motivos da má conduta ou violação cometida. O objetivo é dar ao colaborador a oportunidade de demonstrar sua visão sobre o problema (situação) surgido, expor a essência do assunto com suas próprias palavras e justificar-se (se possível) aos olhos da administração.

EM projeto correto A nota explicativa sobre o incumprimento de funções oficiais, como qualquer documento oficial, interessa a quem a elabora, nomeadamente ao trabalhador que cometeu a infracção. A decisão da administração de impor uma penalidade depende do sucesso e da competência da apresentação da situação na sua apresentação.

Como fazer isso?

É muito importante tentar transmitir aos seus superiores os motivos do ocorrido. Afinal, às vezes o funcionário não tem culpa pelo mal-entendido ou ele é mínimo. Se, após considerar todas as circunstâncias do caso, a administração ainda considerar o subordinado culpado, medidas disciplinares poderão ser tomadas contra ele - incluindo demissão por descumprimento de funções oficiais. Portanto, a atitude em relação ao desenho da nota deve ser séria.

Em determinados casos previstos em lei, a sua elaboração é obrigatória. Em outros, o funcionário é solicitado a explicar a situação iniciativa própria. Muitas vezes você pode ouvir a pergunta: o infrator é obrigado a fornecer nota explicativa?

Você deve saber que esta ação está relacionada aos seus direitos e não aos seus deveres. O que isso significa? O fato é que o próprio conceito de nota explicativa enquanto tal não existe na legislação. A redação do atual Código do Trabalho da Federação Russa afirma “solicitar explicações por escrito”. O trabalhador é obrigado a fornecê-los nos casos de violação da disciplina laboral, incumprimento das próprias funções ou prática de ato ilícito. Em que forma oral explicações não são aceitas.

Sobre a essência do documento

É elaborada nota explicativa não só em caso de infrações disciplinares, mas também em outras situações. Este último inclui qualquer ação que exija justificação. Por exemplo, causando danos à propriedade do trabalho.

Nesse sentido, é importante compreender a essência do referido documento. Consiste em uma declaração escrita do que aconteceu. A nota explicativa não contém quaisquer declarações ou solicitações de compreensão da situação de disputa. Esta é a principal diferença entre ele e outros tipos de documentos oficiais, por exemplo, uma declaração ou relatório de incumprimento de funções oficiais.

Assim, o próprio infrator tem interesse em escrever e apresentá-lo aos seus superiores, uma vez que este documento lhe dá a oportunidade de transmitir por escrito à administração o seu próprio ponto de vista sobre a situação. Ao mesmo tempo, ninguém tem o direito de forçá-lo a escrever tal nota compulsoriamente. Se pressionado, ele pode registrar uma reclamação junto à autoridade supervisora.

Vamos falar sobre o enquadramento legal

O artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa indica que uma nota explicativa deve ser escrita por um funcionário antes que medidas disciplinares possam ser aplicadas a ele (uma ordem é emitida por incumprimento de funções oficiais). Ele tem dois dias para compilá-lo e enviá-lo. Em caso de não execução desta ação, um ato apropriado poderá ser gerado.

É importante compreender que, na ausência de explicações oficiais, a responsabilidade pela violação ainda não será evitada. Se o trabalhador não exercer o seu direito legal de se justificar, o problema continua a ser seu.

Além disso, este documento é mencionado no artigo 247 do Código do Trabalho da Federação Russa. Consagra a disposição segundo a qual, em caso de dano, para esclarecer a causa do sinistro, é legal e obrigatória a exigência de todas as pessoas envolvidas prestarem explicações por escrito. Em caso de recusa ou transferência para o empregador, é lavrado ato correspondente. Mas a forma oficial deste documento (nota explicativa) não foi aprovada a nível legislativo.

Formulário de nota explicativa

Este artigo pertence a um dos formulários específicos documentos comerciais. Assim, todas as regras para a elaboração de tais atos devem ser observadas na sua redação. Você deve escrever em uma folha A4. O cabeçalho do documento contém o cargo do destinatário (na maioria das vezes é o chefe da empresa), juntamente com os dados do próprio funcionário, seu cargo e unidade estrutural. Depois, sem falta, vem o título do documento e o próprio texto.

Não existe forma aprovada de nota explicativa. Ou seja, a legislação não contém requisitos uniformes para o seu preenchimento por lei. Mas ainda fornecemos um deles como guia geral para nossos leitores.

O estilo de apresentação utilizado pelo funcionário deve ser profissional. Ao escrever, é importante seguir as regras estilísticas e gramaticais do idioma. Termos técnicos e gírias profissionais podem estar presentes, mas não devem ser utilizados. Este documento não deve conter qualquer ambiguidade, portanto o texto deve ser escrito num estilo lógico e claramente verificado. A apresentação do ocorrido é sempre na primeira pessoa, em linguagem correta, com competência, sem erros estilísticos ou ortográficos.

O que é importante mencionar

Todas as circunstâncias que deram origem à má conduta ou ofensa devem ser descritas detalhadamente. O comportamento é avaliado de forma independente do ponto de vista da legalidade. Todas as circunstâncias significativas que contribuíram para a prática do delito devem ser indicadas.

É necessário enfatizar a admissão ou não admissão de culpa, e também registrar a opinião do escritor sobre as consequências do delito em discussão e sua atitude em relação ao próximo processo. Você deve avaliar suas próprias ações no texto explicativo? Caso o empregado admita culpa, isso deve ser indicado com posterior esclarecimento sobre a inadmissibilidade de futuras violações semelhantes.

Na maioria das vezes, uma nota explicativa é escrita à mão. Alternativamente, você pode digitá-lo em um computador, mas do ponto de vista psicológico, tal documento causará menos confiança no empregador devido a alguns de seus estereótipos. O chefe pode suspeitar que o texto correspondente foi simplesmente baixado (com edições mínimas) da Internet, onde há muitos exemplos de notas explicativas para todas as ocasiões.

Quem e quando pode exigir nota explicativa?

O responsável direto pelo resultado da execução de determinada tarefa produtiva tem o direito de exigir do trabalhador o relatório em caso de incumprimento das suas próprias funções laborais. Mas o direito de exigir a redação de nota explicativa sobre o incumprimento de funções oficiais pertence apenas ao chefe da empresa ou superior imediato.

Já foi mencionado acima que notas explicativas devem ser redigidas em casos de infrações disciplinares ou que causem danos materiais à empresa. Importa agora esclarecer que uma determinada empresa pode ter outras situações em que o empregador tem o direito de exigir explicações por escrito. Neste caso, uma explicação pode ser obtida com base na chamada exigência do empregador.

O documento, denominado requerimento, é lavrado em formulário próprio e deve ser registrado em diário separado, como qualquer outro documento. É entregue ao empregado mediante assinatura com indicação da data da transferência. Este número permite navegar pelo cumprimento da lei na elaboração de um relatório explicativo.

Em caso de eventual processo judicial, a demanda devidamente preenchida servirá como prova de que o empregador conduziu uma investigação sobre as causas do incidente e tomou uma decisão sobre as penalidades em conformidade com todas as normas da lei. Caso o funcionário não apenas se recuse a redigir uma nota explicativa, mas também a receber uma demanda, é necessária a elaboração de um relatório a respeito.

Nuances psicológicas

Deve-se ter em mente que a falha na conclusão de uma tarefa pode ser causada por circunstâncias completamente diferentes. Às vezes isso acontece independentemente do comportamento do funcionário. Se ele não sentir nenhuma culpa, isso deve ser justificado de forma convincente, acompanhado de provas sérias.

Ao redigir uma nota explicativa sobre o descumprimento de funções oficiais, não é altamente recomendável tentar transferir a culpa ou a responsabilidade para outras pessoas, em particular, para o mesmo gestor. É pouco provável que esta linha de comportamento encontre compreensão entre as autoridades.

Por exemplo, você cometeu um erro por desatenção - por problemas de saúde. Pode-se escrever que a causa da infração foi o excesso de trabalho, mas não vale ressaltar que o fator inicial foi uma longa ausência de férias por culpa do mesmo patrão.

O que mais deveria estar no texto

O final padrão de uma nota explicativa é um reconhecimento da consciência das consequências da ação e uma promessa de fazer todos os esforços possíveis para corrigir a situação, bem como uma garantia de que erros semelhantes não serão tolerados no futuro.

De erros em atividade laboral Nenhum dos funcionários está segurado - desde novatos até trabalhadores experientes. Os erros são consequências de diversos motivos, que podem ser objetivos e subjetivos. Cada um deles deve ser descrito detalhadamente no texto explicativo; todas as circunstâncias e pré-requisitos para o ocorrido devem ser descritos com detalhes suficientes;

Você não deve culpar seus colegas pelo que aconteceu, mas na ausência de culpa, inventá-lo artificialmente também não é recomendado. As circunstâncias indicadas no documento devem corresponder à realidade.

Outras razões para escrever notas explicativas

Se uma nota explicativa for escrita para um tipo de infração como atraso, então deve ser entendido que este evento está relacionado a violações disciplinares e as razões da sua comissão devem ser explicadas. Se as circunstâncias do caso forem reconhecidas pela administração como válidas, a punição pode ser evitada. Caso contrário, o retardatário enfrentará ação disciplinar.

A nota explicativa neste caso refere-se a documentos pessoais. Deve ser repassado diretamente ao gestor ou ao departamento de pessoal (departamento de RH). Se se trata de absentismo, que por lei significa ausência do local de trabalho durante um turno inteiro ou 4 horas consecutivas durante um dia (turno), então podemos assumir a rescisão do contrato de trabalho.

É por isso que, neste caso, o funcionário está especialmente interessado em fornecer uma explicação aceitável para suas ações. Podem ser considerados válidos os seguintes motivos documentados: doença do próprio empregado ou de seus familiares, acidente, falecimento de familiar, acidente ou desastre. Além disso, qualquer um desses motivos deve ser documentado.

É possível não escrever uma nota e quais são as consequências?

Como já mencionado, esta ação não é obrigatória. O próprio funcionário está principalmente interessado em escrevê-lo para resolver a situação de forma positiva. Artigos 193 e 246 Normas do trabalho Propõem a recusa de apresentação de nota explicativa a ser registrada em ato especial. Mas as chances de evitar a punição são, naturalmente, significativamente reduzidas. Não há outras consequências específicas para a recusa de escrever.

Ao privar-se da oportunidade de expressar uma opinião pessoal e fornecer a sua visão da situação, na maioria das vezes não conseguirá a mitigação da sanção disciplinar (por exemplo, a revogação de uma reprimenda por incumprimento de funções oficiais). Afinal de contas, para qualquer líder tal recusa parecerá uma relutância em admitir a própria culpa ou erro, especialmente nos casos em que é óbvio.

Quase todos os trabalhadores se deparam com situações em que é necessário fornecer explicações por escrito sobre um determinado erro cometido no processo de trabalho. Normalmente, a administração pede para fornecer tal nota explicativa nos casos em que a violação cometida é significativa – ou seja, ocorreu uma violação de deveres trabalhistas ou oficiais, e é necessário restringir remunerações funcionário ação disciplinar. E aí o “infrator” tem a dúvida de como redigir corretamente uma nota explicativa sobre erros de trabalho para não provocar raiva ainda maior por parte da alta administração.

O procedimento para redigir uma explicação escrita

A nota explicativa relativa às infrações identificadas deverá ser elaborada da seguinte forma:

1. A posição da pessoa a quem se destina a explicação está indicada no canto superior direito.
2. A seguir, indique o nome da organização.
3. Sem abreviaturas, o sobrenome, nome e patronímico da pessoa a quem se destina a explicação.
4. A posição do funcionário fornecendo esta nota e seu sobrenome, nome e patronímico, também sem abreviaturas.
5. Após o preenchimento do cabeçalho, é escrito o nome do documento fornecido, ou seja, a palavra “Explicativo” está escrita no meio da linha.
6. O texto explicativo está escrito.
7. São indicados o sobrenome e as iniciais do funcionário que elabora este documento, bem como sua assinatura e data de elaboração.

Um exemplo de nota explicativa é assim:

Somente o diretor pode exigir diretamente que um funcionário forneça uma declaração explicativa por escrito, ou seja, o próprio empregador.

Nem os gestores, nem os chefes de departamento, etc. têm o direito de exigir que a explicação acima seja escrita., embora possam intimidar os funcionários com isso em caso de qualquer violação, o que é inaceitável.
Se realmente houve uma violação por parte do funcionário, então A melhor opção para ele é realmente necessário escrever uma nota explicativa. Visto que em caso de recusa deste procedimento, tal comportamento da sua parte pode ser considerado pela direção superior como uma violação da disciplina no trabalho, o que pode acarretar consequências mais graves, incluindo o despedimento nos termos do artigo.

Leia também: Licença por condições de trabalho prejudiciais do Código do Trabalho da Federação Russa

Regras a serem consideradas ao escrever uma nota

Como escrever corretamente uma nota explicativa para que o chefe não tenha a oportunidade de criticar desnecessariamente? Antes de começar a elaborar o documento acima, é melhor consultar um advogado. Se isso não for possível, pelo menos converse sobre a situação atual com seus colegas de trabalho e ouça atentamente seus conselhos.

Você não deve mentir, tentando se justificar no papel, se for realmente culpado de alguma coisa. Como esse comportamento pode levar à criação de mais grandes problemas. Afinal, a mentira ainda será revelada, e o funcionário será “carimbado” como mentiroso e enganador. Esta reviravolta pode causar danos significativos crescimento profissional avançar. Se a situação não dependia de você, mas a direção o considerou culpado, você pode acrescentar a seguinte frase no texto explicativo: “neste caso, minhas ações foram focadas na situação atual” ou “nesta situação, eu agiu de acordo com as circunstâncias prevalecentes.” Tal explicação pode ajudá-lo a sair da situação com dignidade. Além disso, este registro pode ser útil se o caso for considerado em tribunal.


Tente apresentar os fatos das violações com mais delicadeza. Por exemplo, você não deve indicar que chegou atrasado ao trabalho. Essa infração parece muito grave e por isso você poderá receber não só uma repreensão, mas também uma multa, que deverá ser paga com o seu salário. Se em vez de “atrasado” utilizar a palavra “atrasado”, as autoridades poderão tratar este delito de forma mais branda.

É preferível redigir o documento acima em um computador e, após verificação, imprimi-lo, assiná-lo e entregá-lo à administração. Isso é necessário para manter em segredo o quão preocupado você ficou ao escrever a nota. Se o documento for elaborado manualmente, o diretor do empreendimento poderá expor sua ansiedade excessiva, que se refletirá totalmente na sua caligrafia (letras tortas, irregularidades na escrita do texto em uma linha, etc.), o que também pode se refletir na forma como você é punido - com multa ou apenas com repreensão.


O que você deve fazer se precisar escrever uma explicação explicativa para uma pessoa de quem a situação ocorrida não dependeu e outros funcionários também são culpados pelo ocorrido? O principal neste caso é não culpar os outros por tudo o que aconteceu, tentando assim se proteger do castigo. E aborde a situação da forma mais objetiva possível e escreva uma nota da forma mais objetiva possível. Uma nota explicativa bem elaborada, cujo exemplo você viu acima, pode garantir que o diretor apenas repreenda você e os responsáveis ​​pelo ocorrido. Assim, você não só não configurará seus colegas e salvará o normal relações de trabalho em equipe, mas também parecerá decente aos olhos de seus superiores.


Se a violação movida contra você for suficientemente grave, mas você sabe que não fez nada de errado e não é culpado de nada do que aconteceu, então você pode defender sua inocência até o fim e até mesmo recorrer ao tribunal para restaurar a justiça.
Uma nota explicativa deve ser entregue à administração da empresa pelo trabalhador no prazo de dois dias úteis.