Bármely szervezetben előáll olyan helyzet, amikor az alkalmazottaknak értesíteniük kell a vezetőséget a felmerült problémákról, meg kell magyarázniuk a felmerült körülményeket, vagy javaslatokat kell tenniük a munkahelyi problémák megoldására. Erre szolgál ez a dokumentum. Ebben a cikkben részletesen megvizsgáljuk, hogyan kell helyesen írni egy emlékeztetőt, ingyenes mintát tölthet le.
Ők:
- Jelentések. Azt írják, ha a munkavállaló javaslatot tesz vagy segítséget kér egy másik munkavállalóval fennálló jogsértések vagy nézeteltérések megszüntetésére.
- Magyarázó. Leggyakrabban egy negatív következményekkel járó esemény következtében magyarázó szöveget írnak, amely jelzi a jogsértés okait.
- Elemző vagy információs. Tartalmazzák egy-egy munkaprobléma vagy koncepció elemzését, a megszerzett információk alapján következtetéseket és javaslatokat.
A létrehozás oka a munkavállalók kezdeményezése, de lehet szóbeli vagy írásbeli vezetői utasítás is.
Dokumentumkövetelmények
Találjuk ki, hogyan írjunk feljegyzést, mintát készítünk egy költségvetési szervezethez. Az Oroszországi Pénzügyminisztérium 2015. március 30-án kelt 52n számú rendeletének 1. számú mellékletében meghatározott, a kormányhivatalok által használt elsődleges számviteli bizonylatok listájában nincs egységes formanyomtatvány e papír elkészítéséhez. Szabad formában vannak írva tiszta lap A4-es papír. Szükség esetén egy elágazó szerkezetű szervezetben lehetőség van ennek a formának a kialakítására.
Forma Memo(minta) tartalmaznia kell a szükséges adatokat, hogy a felhasználók gyorsan tájékozódjanak a dokumentum lényegéről, forrásáról, a dátum és a sorozatszám relevanciájáról. Erre a dokumentumra nem vonatkozik kötelező regisztráció. Egy szervezet azonban dönthet úgy, hogy regisztrálja őket, például ellenőrzési célból.
Feljegyzés formája
Fontos jellemzők és megfogalmazás
Az üzleti magatartásnak, különösen a kormánytisztviselők körében, etikusnak kell lennie. A „Szeretném felhívni a figyelmét...” feljegyzés nem felel meg az előírt magas etikai normáknak. Könnyebb a munkaügyi szabályok megsértéséről írni, kihagyni a jelentésben a „Felhívom a figyelmet” kifejezést, és azonnal elkezdeni bemutatni az eset tényeit és lényegét. Például: „Tegnap, 2018. augusztus 15-én egy tanórai foglalkozás megszakadt a... miatt”.
Gyakran felmerül a kérdés, hogy ha egy intézmény bevezette az elektronikus dokumentumkezelést, hogyan kell feljegyzést írni, a minta formátuma megegyezik-e, és miben különbözik a papír alapútól? Az elektronikus formában történő regisztrációnál nincs lényeges eltérés. Átküldéskor emailértesítést kérhet arról, hogy a címzett elolvasta.
Összeállítás lépésről lépésre
A jegyzetekkel való munka szabálya több lépésből áll:
- Egy alkalmazott szolgáltatási feljegyzést készít.
- Összehangolja a közvetlen vezetővel és az érdeklődőkkel, például a munkavégzésben részt vevő szakemberekkel.
- Ezután megfontolásra benyújtják a címzettnek a meghatározott osztályon vagy osztályon.
- A címzett megismerkedik a tartalommal, határozatot hoz, szükség esetén utasítást ad.
- A dokumentumot végrehajtásra küldik, az eredményről a szerzőt értesítik.
Ha az igazgató nem írt visszautasítást, csak az ő pozitív állásfoglalása az alapja az intézkedés meghozatalának, a munka elvégzésének.
Tekintsünk egy olyan helyzetet, amikor az igazgatóhelyettes feljegyzést készít az intézményvezetőnek. A felszerelések szállítására vonatkozó megállapodás megkötése előtt engedélyt kell szereznie harmadik felek alkalmazottainak az iskola területére. Felolvasáskor az igazgató határozatot hozhat a belépéshez szükséges személyek névsorának összeállításáról, vagy ideiglenes belépők elkészítését rendelheti el.
Elmondtuk, hogyan kell feljegyzést írni.
Minta költségvetési szervezet számára
Hogyan és mennyit tároljunk
A szervezetben lévő irodai munkával kiegészített dokumentumok archiválása a címen történik különböző kifejezések tárolás típusától és típusától függően. 2019-ben az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. sz. rendeletében szereplő dokumentumtípusok listája, amelyek a tárolási időszakot jelzik, továbbra is érvényesek. módosított 2016.02.16.
A magyarázó, feljegyzéseket és egyéb hivatalos feljegyzéseket a kormányzati szervezetek tevékenysége során keletkezett egyéb dokumentumokkal - levelezéssel, aktusokkal, igazolványkiadási kérelmekkel, bizonyítvány elvesztése iránti kérelmekkel stb. - együtt tároljuk. Az archívumban való tárolási időtartamuk 5 év.
"Emberi Erőforrások Minisztériuma költségvetési intézmény", 2010, N 6
Jelentések, feljegyzések készítése, lebonyolítása
Az irodai feljegyzések és feljegyzések a szervezet belső dokumentumai közé tartoznak, és egyáltalán nem ritkák, és gyakran kérik a szabályozó hatóságok ellenőrzések alkalmával. Ugyanakkor a személyzeti szolgálatok alkalmazottainak, valamint az osztályok vezetőinek általában kérdéseik vannak a dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának eljárásával kapcsolatban. Ebben a cikkben megvizsgáljuk az ebben a kérdésben meglévő normákat, és összefoglaljuk a választottbírósági gyakorlatot.
A hatósági nyilvántartás jogi szabályozása
És feljegyzések
A fogalmat, valamint a hatósági és feljegyzések elkészítésének és feldolgozásának rendjét szabályozó egységes normatív jogszabály jelenleg nem létezik. BAN BEN Rövid szótár A VNIIDAD főarchívuma által 1974-ben kifejlesztett dokumentumok típusai és fajtái a következő meghatározásokat javasolták ezeknek a kifejezéseknek:
A feljegyzés a vezetőségnek címzett dokumentum, amely a kezdeményező következtetéseivel és javaslataival kapcsolatos bármilyen problémát tartalmaz;
A hivatalos feljegyzés valamely munka elvégzéséről szóló feljegyzés, amelyet egyik tisztviselő küld a másiknak.
Az 1993. december 30-i N 299 (2009. június 8-án módosított, a továbbiakban OKUD) orosz állami szabvány 1993. december 30-i rendelete által jóváhagyott OK 011-93 számú Összoroszországi Vezetési Dokumentáció Osztályozója tartalmaz egy feljegyzés említését. csak a munkafegyelem megsértésével összefüggésben (N 0286041 egységes nyomtatványkód). Általában egy osztályvezető készíti el, hogy tájékoztassa a szervezet vezetőjét minden helyzetről, és döntésre ösztönözze.
De feljegyzéseket nem csak a munkafegyelem megsértése esetén készítenek. Segítségükkel értesíteni lehet a munkáltatót a munka előrehaladásáról, eredményéről, pótlólagos finanszírozás szükségességéről, munkaerő-források Vagyis a feljegyzések vertikális kapcsolatot biztosítanak a hivatalos hierarchia szintjei között, és alacsonyabb tisztségviselők nyújtják be őket a magasabb szintekhez. Az ilyen megjegyzések érvényesek lehetnek a szervezeten belül, vagy elküldhetők felsőbb hatóságoknak.
A feljegyzéssel kapcsolatban elmondható: az OKUD-ban nincs szó ilyen dokumentumról, azonban számos, a közalkalmazotti tevékenységet szabályozó jogszabályban a feljegyzéssel együtt szerepel. Mivel a formázására nincs különösebb követelmény, ezért javasoljuk a jelentéshez hasonló formázást, azzal a különbséggel, hogy címzettként azonos vezetői szintű tisztviselő kerül feltüntetésre (a levelezés az osztályok között történik). A belső feljegyzések leggyakrabban kérdéseket, kéréseket, tárgyi-technikai, tájékoztatási, szervezési és gazdasági támogatási javaslatokat tartalmaznak.
Az ilyen típusú dokumentumok tárolási idejéről is beszélni kell. A Rosarkhiv által 2000.06.10-én jóváhagyott (a 2003.10.27-i módosítással) a szervezetek tevékenysége során keletkezett, tárolási időszakokat megjelölő szabványos vezetési dokumentumok listája 408. és 413. pontja szerint a hivatalos és a feljegyzések tárolása egy év. Ezt követően a törvényben meghatározott eljárás szerint megsemmisíthetők.
Jelentések, feljegyzések készítése
A jelentés vagy a hivatalos feljegyzés elkészítésére a GOST 6.30-2003 „A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere” (a továbbiakban - GOST R 6.30-2003) vonatkozó szabályok vonatkoznak. Az első dolog, amire figyelni kell, hogy a dokumentumok nyomtatványokon készüljenek. Az okmánynyomtatványokra vonatkozó követelményeket a fejezet tartalmazza. 4 GOST R 6.30-2003. Különösen azt jelzik, hogy a dokumentumnyomtatványok szabványos formátuma A4 (210 x 297 mm) és A5 (148 x 210 mm). A nyomtatványok előállításához fehér papírt vagy világos színű papírt használnak. A dokumentum minden lapjának legalább 10 mm-es margónak kell lennie - jobbra és legalább 20 mm-es - balra, felül és alul.
Ezen kívül ügyeljünk a részletek összetételére és a papírlapra helyezés szabályaira. A dokumentumok elkészítése és lebonyolítása során felhasznált részletek listája a fejezetben található. 2 GOST R 6.30-2003. Ezek közül a legfontosabbak és a hatósági és feljegyzések elkészítése során használtak:
A szerkezeti egység neve;
a dokumentumtípus neve;
Dokumentum kelte;
Cím a szöveghez;
Rendeltetési hely;
A fordító aláírása (a pozíció megjelölésével);
vízumdokumentum jóváhagyása;
Felbontás.
Belső jelentés (hivatalos) feljegyzés készítése esetén a bal felső sarokban a szerkezeti egység neve - a dokumentum készítője - feltüntetésre kerül. A dokumentumtípus nevét nagybetűkkel kell írni (memorandum), és a bal margó közepére vagy a széléről kell elhelyezni (attól függően, hogy a dokumentum fejlécrészének elhelyezésére választott módszert - szögletes vagy hosszirányú) sorköz.
A jegyzet dátuma és indexe egy sorba van írva. A dátum arab számokkal van formázva, például: 02/02/2006, vagy alfanumerikus formában, például: 2006. február 2.
A belső jelentés (hivatalos) feljegyzésen szereplő regisztrációs szám a szervezetben alkalmazott eljárástól függően a készítés helyén vagy az átvétel helyén rögzíthető.
A jelentéseknek és feljegyzéseknek általában olyan címük van, amely röviden felfedi a dokumentum tartalmát.
A jelentések és feljegyzések szövege első személyben jelenik meg egyedülálló(„ajánlom”, „kérem”). A határozatban az információk ugyanabban a sorrendben vannak feltüntetve (például „megrendelem”).
A jelentés (hivatalos) feljegyzés szövege két részből áll. Az első rész a dokumentum alapjául szolgáló tényeket ismerteti, a második pedig konkrét következtetéseket, kéréseket és javaslatokat fogalmaz meg. Ha a feljegyzés szövege megköveteli a jelenlegi helyzet elemzését, lehetséges opciók határozatokat, ezt az első bekezdés után jelezzük, és csak a harmadikban vonnak le következtetéseket és tesznek javaslatokat konkrét intézkedésekre. Ha a szöveg több megoldást, következtetést stb. tartalmaz, akkor szakaszokra, alfejezetekre, bekezdésekre bontható, amelyek arab számokkal vannak számozva.
Ezenkívül a jelentésekben és feljegyzésekben található információk táblázatos formában is megjeleníthetők. A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel kell kifejezni a címszót névelőben. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal. Ha a táblázat egynél több oldalra van nyomtatva, akkor a táblázat oszlopait meg kell számozni, és a következő oldalakon csak ezen oszlopok száma kerül kinyomtatásra. Ezt a GOST R 6.30-2003 3.20. pontja tartalmazza.
Ha van jelentkezés, arról az aláírás előtt feljegyzés készül.
Az „Aláírás” részlet tartalmazza: az okiratot aláíró személy beosztásának megnevezését (teljes, ha az irat nem fejléces okmányra készült, fejléces okmány esetén pedig rövidítve); személyes aláírás; aláírás visszafejtése (iniciálusok, vezetéknév). Az „Aláírás” attribútumban megengedett a dokumentumot aláíró személy munkakörének középpontba helyezése a leghosszabb sorhoz viszonyítva. A tisztviselő fejléces papírra történő elkészítésekor az aláírásban nem tüntetik fel az illető beosztását.
Általános nyomtatványon külső feljegyzés készül, amelyet a szervezet vezetője ír alá. Ebben az esetben az anyaszervezet teljes vagy rövidített nevét használjuk a szervezet alapszabályának megfelelően. A szerző szervezet neve alább található.
Miután az érdekelt felek áttekintették a jegyzetet, jóváhagyó vízumokat helyeznek rá, amelyek tartalmazzák a dokumentumot jóváhagyó személy aláírását és pozícióját, az aláírás átiratát (iniciálusok, vezetéknév) és az aláírás dátumát. Azon dokumentumok esetében, amelyek eredeti példánya a szervezetnél marad, a vízumot az eredeti dokumentum utolsó lapjának hátoldalának aljára ragasztják. Azon dokumentumok esetében, amelyek eredetijét egy szervezettől küldték, a vízumot a másolat elülső oldalának aljára kell rögzíteni. Lehetőség van vízumokmányok kiállítására külön jóváhagyó lapon. A szervezet saját belátása szerint a dokumentumot és mellékleteit oldalanként jóváhagyhatja.
Ha van észrevétel, azt külön lapon közöljük, amelyet aláírva csatolunk a dokumentumhoz.
A döntés meghozatala után a vezető állásfoglalása felkerül a dokumentumra. Az állásfoglalás elfogadása a jelentés mérlegelésének utolsó szakasza. Az illetékes tisztviselő által az okiratra írt határozat tartalmazza a végrehajtók nevét és kezdőbetűit, a végzés tartalmát (szükség esetén), a végrehajtás határidejét, aláírását és dátumát. Határozatot külön lapon lehet elkészíteni (GOST R 6.30-2003 3.17. pont).
Itt vannak példák jelentésekre és feljegyzésekre.
Számviteli osztály a főorvoshoz
Emlékeztető az MLPU N 18-ról
2010.03.06-tól N 8 E. O. Simonovhoz
A pénzeszközök elosztásáról
Részt venni a szemináriumon
23.06.2010 képzési Központ"Szakmai fejlesztés" szeminárium kerül megrendezésre
Az "Új számvitel és adózás" témakör leleplező
Legutóbbi jogszabályi változások szükségesek az illetékes
Munkavégzés könyvelők által.
Arra kérem Önt, hogy 5680 rubel összeget különítsen el. látogatásra
Ez a szeminárium.
Alkalmazás:
1. "Új a számvitelben és adózásban" szeminárium programja
2. Fizetési felszólítás 2010.02.06. N 56.
Főkönyvelő Kroshenina /A. V. Kroshenina/
Igazgatási és gazdasági osztály Szolgálatvezető
Támogatási tájékoztató
2010.05.27-től N 24
Áramszünetről
2010.05.28-án pénteken 11.00-13.00 óráig lesz
Ezzel kapcsolatban villanyszerelési munkák zajlanak,
Áramszünet.
Kérem, tegye meg a szükséges intézkedéseket az információvesztés elkerülése érdekében
Az elektronikus médián.
Az AHO Vetrov vezetője /P. A. Vetrov/
A jelentések és feljegyzések kialakításának jellemzői
Az intézményekben közszolgálat
Általában az irodai munka, valamint a jelentések és hivatalos feljegyzések elkészítése a közszolgálati intézményekben megfelel a GOST R 6.30-2003-ban megállapított szabályoknak. Ugyanakkor az egyes tanszéki jogi aktusok meghatározhatják azok elkészítésének és tervezési jellemzőinek eseteit. Különösen az Oroszországi Szövetségi Vámszolgálat 2004. október 18-i N 160-as rendelete hagyta jóvá az irodai és irattári munkára vonatkozó szabványos utasításokat a vámhatóságoknál. Szektában. A 3.8 háromféle megjegyzést jelöl - jelentési, hivatalos, magyarázó.
Emlékeztető alatt a vámhatóság vagy szervezeti egység vezetőinek címzett, az aktuális helyzetről, megtörtént jelenségről vagy tényről, elvégzett munkáról tájékoztatást nyújtó, az összeállító következtetéseit, javaslatait tartalmazó dokumentumot kell érteni. Mind az összeállító kezdeményezésére, mind a vezetőség utasítására készül. A memorandum szabványos A4-es papírlapra készül, és az alábbi alapvető adatokkal rendelkezik: szerkezeti egység neve, címzettje, irattípus megnevezése, keltezés, szám, szöveg címe, szöveg, aláírás. A jelentés részleteinek elrendezési sorrendjét a Standard Utasítás 8. számú melléklete tartalmazza.
Az irodai feljegyzések a vámhatóság strukturális részlegeinek irányítási tevékenysége során felmerülő működési problémák megoldására szolgálnak (kérelmek, feladatok pontosítása, kérésekre vonatkozó tájékoztatás, pontosítások stb.). Ezek a feljegyzések csak azokról a kérdésekről készültek, amelyek kötelező okirati bizonyítékot igényelnek. Nem megengedett az osztályok közötti levelezés olyan kérdésekben, amelyek azonnal megoldhatók, és nem igényelnek dokumentációt.
A hivatalos feljegyzések elkészítése ugyanúgy történik, mint a feljegyzések.
Egyes jogi aktusokban csak említés történik az ilyen típusú okmányokról, mint hivatalos ill hivatalos feljegyzés, például az Irodai munkára vonatkozó utasításokban választottbíróságok Orosz Föderáció(első, fellebbviteli és semmítési esetek), az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának 2004. március 25-i N 27. számú végzésével jóváhagyva. Ezekben az esetekben, ha nincsenek belső osztályok utasításai ebben a kérdésben, iránymutatásra van szükség. általánosan kötelező érvényű szabványok szerint, beleértve a GOST R 6.30-2003-at.
K. V. Shestakova
Folyóirat szakértő
"Emberi Erőforrások Minisztériuma
Költségvetési intézmény"
Pecsétre aláírva
Az emberek szinte minden fontos dolgot levelezés útján intéznek;
ezért a beszédkészség nem elég.
Luc de Vauvenargues
Beszéljünk a feljegyzésről, mint a belső kommunikáció fő eszközéről, egy olyan dokumentumról, amely racionalizálja a belső kapcsolatokat, biztosítja a gyors információcserét, és megoldja a vitás helyzetet.
MIÉRT HAGYJÁK EL A SZERVEZETEK figyelmen kívül a HIVATALOS FELVONÁSOKAT?
A feljegyzés kívülálló marad benne üzleti levelezés magánszervezetek. BAN BEN kormányzati szervezetekÉppen ellenkezőleg, a legtöbb belső dokumentum belső feljegyzés.
A kereskedelmi szervezetekben gyakran értelmetlen formalitásként kezelik a feljegyzést, de a belső vállalati dokumentumáramlás ezen eleme, mint a vállalati kultúra szerves része, felbecsülhetetlen üzleti fejlődési lehetőséget rejt magában.
Mire épül negatív hozzáállás a kereskedelmi szervezetek számos vonalbeli vezetőjét az egyik legfontosabb belső dokumentumhoz, amely az elfogadás alapjául szolgál. vezetői döntések? Lehetséges okok:
Alacsony szintű üzleti kommunikációs kultúra, vállalati standardok hiánya, erős akaratú vezetői döntések a belső dokumentumáramlás területén;
Hivatalos státusz hiánya, mivel a feljegyzés nem szerepel a gazdálkodási dokumentáció osztályozójában;
Elektronikus kommunikációs eszközök elérhetősége. A menedzserek nem akarnak időt vesztegetni a vezetési folyamatok formalizálására, szívesebben váltanak pár szót személyes találkozón, telefonálnak mobiltelefon, írj emailen vagy Skype-on stb.
De van egy másik ok is: néha a vezetők szabotálják a belső dokumentumrendszer formalizálását. Dokumentált információk a szervezet helyzetéről, utasítások tisztségviselőnek, vagy mondjuk utasítások az intézkedési eljárásról konkrét helyzetek nehéz cáfolni. A káoszban végzett munka bizonyos előnyökkel jár: nincs könnyebb, mint lemondani a szóbeli információk továbbításáról, valamint az egyenként adott utasításokról. Mindenki ismeri azt a helyzetet, amikor a munkavállaló rendszeresen kap egymást szóban kizáró utasításokat, amelyek be nem tartása közigazgatási szankciókat von maga után.
MILYEN ELŐNYÖK A HIVATALOS JEGYZETEK?
A feljegyzés belső üzleti levél, amellyel gyorsan és hatékonyan oldhatja meg az aktuális gyártási problémákat.
A feljegyzés fő célja a hivatalos információk cseréje az azonos jogállású szervezet alkalmazottai között.
A feljegyzések írásának céljai eltérőek lehetnek:
A szerkezeti osztályok vezetőinek/tisztviselőinek horizontális kommunikációja az általános termelési kérdések és problémák megoldása során;
Hatékony információs interakció:
Működési információk cseréje strukturális/független részlegek és kirendeltségek között;
Háttérinformációkérés;
Vezetési utasítások;
Egy másik üzenet kísérése (kísérőlevél);
Adminisztratív, gazdasági, logisztikai, információs és egyéb támogatás aktuális kérdéseinek megoldása;
Vitatott és konfliktusos helyzetek megoldása.
A belső dokumentumok, köztük a feljegyzések szakszerű elkészítésének képessége rendkívül nehéz és zavaros helyzetekben segít.
Először is, a feljegyzés a vezetői dokumentációt támogató szolgálat (a továbbiakban - DOU) alkalmazottainak fő asszisztense vitatott helyzetekben.
Sajnos a fő szerkezeti egységek vezetői gyakran megpróbálják az osztály hiányosságait okolni, amikor a segédegységek alkalmazottaival kapcsolatos dokumentumokkal dolgoznak. Például egy szerkezeti egység vezetése nem teljesítette időben a felettes vezető utasítását, de ennek felelőssége az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálatra hárul, amely állítólag késleltette a kimenő levél kiküldését.
A feljegyzés segít megcáfolni az alaptalan vádakat. Egy megjegyzés, amely tartalmazza a tényeket, a határidőt és a teljes nevet. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozói, akik a munkát hatékonyan és határidőre elvégezték, visszaigazolási mellékletekkel (nyilvántartási igazolvány másolata, regisztrációs napló kivonata stb.) gyakran segítik az objektivitás megőrzését, a követelés megalapozatlannak elismerését, az üzleti hírnév helyreállítását. egy adott munkavállaló és az óvodai nevelési intézmény szolgáltatás egésze (1. példa).
A feljegyzés szövegének világosan, érthetően és tömören fel kell tüntetnie az üzenet célját. A hiányos vagy redundáns információ megnehezíti a címzett számára a probléma lényegének megértését, félreérthető értelmezéshez, ennek következtében a kívánt eredmény elmaradásához vezethet. A feljegyzés hatékonysága attól függ, hogy mennyire jól van felépített a dokumentum szerkezete, és hogy a bemutatott érvek logikusak-e.
SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉS ELÉRZÉSE ÉRT
HA AZ ŰRLAPON, MIÉRT?
Az irodai feljegyzéseket általában egy üres A4-es papírlapra írják. A kereskedelmi szervezetek azonban erre a célra gyakran használnak levéllapot, amely a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” 4.7. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei" tartalmazza:
Szervezeti embléma vagy védjegy (szolgáltatási védjegy);
Cégnév;
Szervezeti kód;
jogi személy fő állami regisztrációs száma (OGRN);
adózó azonosító szám/regisztrációs ok kódja (TIN/KPP);
Referencia információk a szervezetről;
A dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye.
Ezenkívül egyes szakértők a magazinok oldalain és az interneten példákat adnak fejléces papírra írt feljegyzésekre.
Kétségtelenül könnyebb minden dokumentumot válogatás nélkül, ugyanazon a nyomtatványon elkészíteni. Nincs értelme azonban feljegyzést írni egy szomszédos osztály vezetőjének egy levélpapírra, amely referenciaadatokat, TIN-t, OGRN-t stb. Ráadásul a szervezet fejlécei a teljes címlap legalább 20 százalékát teszik ki, és gyakran szükséges információ nem fér egy lapra. Apróságnak tűnik, de a határokon belül nagy szervezet Az ilyen apróságok improduktív költekezéshez vezetnek, nem pedig pénzmegtakarításhoz.
Nézzük meg, milyen nyomtatványon készíthet feljegyzést (ha szükséges).
A dokumentumnyomtatványok típusait a GOST R 6.30-2003 4.6. pontja határozza meg.
Eközben a GOST R 7.0.97-2016 „Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A 2018. július 1-jén hatályba lépő iratkészítési követelmények” már tartalmaz pontosításokat a szervezeti űrlapok elkészítésére vonatkozóan (5.8. és 6.6. pont).
Ebből következik, hogy a szabványok nem javasolják fejléces papírra feljegyzés elkészítését. De ha a belső levelezés iránti vágy minden bizonnyal nagy, akkor az LNA-ban kidolgozhat és rögzíthet egy űrlapot egy adott típusú dokumentumhoz - egy hivatalos feljegyzéshez.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS ŰRLAP: RÉSZLETEK
A GOST R 6.30-2003 szerint meghatározott típusú dokumentum (esetünkben hivatalos feljegyzés) formájában a következő adatokat kell feltüntetni (2. példa):
03 - „Szervezeti embléma vagy védjegy (szolgáltatási védjegy)”;
08 - „Szervezet neve”;
10 - „Dokumentumtípus neve”;
11 - „Dokumentum dátuma”;
12 - „Okmány nyilvántartási száma”;
14 - „A dokumentum elkészítésének vagy közzétételének helye”;
15 - „Címzett” (a szerkezeti egység neve és annak a munkavállalónak a beosztása, akinek a feljegyzést elküldték);
18 - „A szöveg címe”;
20 - „Dokumentum szövege”;
21 - „Az alkalmazás jelenlétének jelzése”;
22 - „Aláírás”;
27 - „Megjegyzés az előadóról.”
A REGISZTRÁCIÓS RÉSZLETEK ÁRNYASZAI
- "Rendeltetési hely". Ha egy feljegyzést több szerkezeti részleghez küldenek, a „Címzett” adatot a jobb felső sarokban kell megadni az alábbiak szerint:
Ha a címzettek száma több mint négy, létre kell hoznia egy levelezőlistát.
- "Dokumentum szövege". A feljegyzésnek, akárcsak az üzleti levélnek, világosan fel kell épülnie. A feljegyzés szövegét egyes szám első személyben írják („kérjük, sorolja fel”, „Szükségesnek tartom” stb.).
A logikailag teljes bekezdésekre tagolt szöveg könnyebbé teszi az olvasást és megértést, minden gondolatnak logikai teljességet ad, és lehetővé teszi a címzett számára, hogy jobban eligazodjon a dokumentum szövegében.
A feljegyzés szövege általában a következőkből áll:
A preambulumból (bevezető rész);
Fő rész;
Az utolsó rész (következtetések, javaslatok, kérések stb.).
A preambulum feltárja a feljegyzés megírásának célját, és hivatkozásokat tartalmaz azokra a dátumokra, dokumentumokra és tényekre, amelyek az elkészítésének indokát szolgálták. A preambulumban található információk lehetnek rövidek vagy részletesek. A preambulum simán átvezet a fő részhez.
A törzs mérete a feljegyzésben meghatározott céloktól függően változik, és lehet több soros vagy több oldalas gépelt szöveg.
A fő rész fő célja a magyarázat, a meggyőzés, a cselekvésre, azaz az eredmény elérésére ösztönzés. A szövegnek ez a része az, amely a legteljesebben feltárja a feljegyzés tartalmát. A fő rész tartalmazza legnagyobb szám tényanyag, amelynek nemcsak tájékoztatnia kell, hanem meggyőznie is. A pályázatokat is meg kell említeni, ha vannak.
A feljegyzés záró, vagy összefoglaló része egyfajta összefoglaló, amely megerősíti a fentieket, következtetéseket, kéréseket, konkrét javaslatokat tartalmaz a probléma megoldására. Minél világosabb és világosabb az összefoglaló megfogalmazása, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy a kérdésekkel kapcsolatos döntéseket időben meghozzák.
JEGYZÉKEK REGISZTRÁCIÓJA ÉS MOZGATÁSÁNAK ÚTJAI A SZERVEZETBEN
A nyilvántartásba vétel és a hivatalos feljegyzések címzetthez történő utólagos átadása gyakran vitákat okoz. Kinek kell regisztrálnia a feljegyzéseket? DOW szolgáltatás? Szerkezeti egységek? Titkárok? És elvileg regisztrálni kell őket? Kinek és hogyan kell továbbítania a belső feljegyzéseket, hogy azok időben eljussanak az érdeklődő tisztviselőkhöz?
Kétségtelen, hogy ezeknek a kérdéseknek a megoldása magának a szervezetnek a kiváltsága, amelynek az irodavezetési utasításában szerepelnie kell a belső dokumentumokkal való foglalkozásnak. Az LNA-ban megállapított szabályok és intézkedéseik eljárása segít elkerülni a nézeteltéréseket.
Mi a teendő, ha nincs ilyen dokumentum? Természetesen úgy hozza létre, hogy formalizálja a belső hivatalos dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának és mozgatásának eljárását. A formalizálás számos üzleti folyamat racionalizálását segíti elő, ami nagyon pozitív hatással van a általános eljárás A szervezetben.
A munkát a hivatalos feljegyzések áramlásának elemzésével kell kezdeni: meghatározni annak mennyiségét és útvonalát, kiküszöbölni a nyilvánvalóan szükségtelen szakaszokat a dokumentum útján. A leghatékonyabb dokumentumútvonal meghatározásához ne féljen megtörni a régi, kényelmetlen terveket, javítani és javítani a logisztikai hibákat.
A hivatalos feljegyzések továbbítására több lehetőség is lehet - az óvodai nevelési intézményi szolgáltatás közreműködésével (1. séma) és anélkül (2. séma). Nézzük meg, melyik a leghatékonyabb ezek közül a rendszerek közül.
HATÉKONY REGISZTRÁCIÓS ÉS MEGJEGYZÉS IRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK
- Regisztráció egy nagy szervezet óvodai nevelési szolgálatában. A hivatalos feljegyzések átadása az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgálatának regisztráció céljából, majd a címzetthez történő átirányítása lelassítja az információközlés és a döntéshozatal folyamatát. Ez különösen észrevehető azokban a szervezetekben, ahol nagy a külső és belső dokumentumáramlás. Figyelembe véve a teljes munkaterhelést, nem minden óvodai intézmény tud külön alkalmazottat kijelölni a hivatalos, feljegyzések és egyéb feljegyzések nyilvántartására. Így vagy úgy, a sürgős kimenő leveleket, parancsokat, utasításokat, a felsőbb hatóságoktól érkező leveleket mindig elsőként iktatják, és az emlékeztetők szelíden várakoznak a szárnyakban.
- Jelentkezés a titkárnál kis szervezet . A kis dokumentumforgalmú szervezetekben a belső emlékeztetőket a vezető titkára regisztrálja. A belső feljegyzés horizontális belső dokumentum, és nem szánható magasabb tisztviselőnek.
A vezetés tájékoztatása az üzleti levelezésben, jelentésekben, elemző és magyarázó megjegyzések. Következésképpen a titkár az egyenrangú tisztviselők közötti hivatalos feljegyzések fogadásának és továbbításának láncában egy plusz láncszem.
- Regisztráció nélkül, de a DOW szolgáltatás jelzésével az átutalásról. Ha egy szervezetnél nem szokás hivatalos feljegyzéseket regisztrálni, akkor nincs értelme regisztráció nélkül továbbítani azokat a címzettnek a DOU szolgáltatáson keresztül. Egy jegyzet átadása a DOW szolgáltatásnak, és az átutalásról jelölést kapni, majd a dokumentumot a DOW szolgáltatás átadja a fogadó egységnek, és újabb jelölést helyez az átvitelre - mindez bonyolítja a folyamatot, időt vesz igénybe, és meghosszabbítja a megbízások teljesítésének határidejét.
Ha a szervezetnek még mindig van eljárása a hivatalos feljegyzések átvételi jel átvételével történő továbbítására, a címzett aláírja az átvételt, feltünteti pozícióját, az irat átvételének dátumát és időpontját (ha szükséges). A feljegyzés másolatán nyugtajelzés kerül rögzítésre, amelyet visszaküldenek a címzett osztálynak.
Az átvételi jelet helyettesítheti az „Átvett” bélyegző, amely az átvétel dátumát, teljes nevét feltüntető mezőket tartalmazza. és a tisztviselő aláírása (ábra).
Rizs. Az átvételi jelet a „Fogadott” bélyegző helyettesítheti
HATÉKONY REGISZTRÁCIÓS ÉS JEGYZETIRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK
- Szerkezeti egységben történő regisztráció, jegyzetek közvetlen átadása az egységek között. A hivatalos feljegyzések szerkezeti egységben történő nyilvántartása, valamint egyik szerkezeti egységből a másikba történő átvitele a közvetítők (DOU-szolgálat vagy titkárság) megkerülésével lerövidíti az irat címzetthez vezető útját.
Ha egy strukturális egység nem rendelkezik ügyintézői beosztással (osztály/osztály/főosztály titkár), akkor az iratkezelésért felelős tisztviselőt kell kijelölni az iratok nyilvántartására, beleértve a belsőket is. Az irodai munkavégzésért felelős személyt a szerkezeti osztályok vezetői határozzák meg. Általában olyan alkalmazottat neveznek ki, akit nem terhelnek munkaköri kötelezettségek. A kiegészítő funkciók hozzárendelését rendelettel vagy rendelettel hagyják jóvá és munkaköri leírásban rögzítik.
- Kimenő jegyzetek regisztrálása. A szervezeti egységben az irodai munkáért felelős tisztviselő a kimenő feljegyzést nyilvántartásba veszi.
A kimenő emlékeztetőket az osztály belső (kimenő) levelezési naplójában rögzítjük (3. példa). A kimenő szolgáltatási megjegyzések regisztrálásakor tüntesse fel:
Az okmány nyilvántartási száma;
Címzett (részleg, amelyhez a feljegyzést elküldik);
Oldalszám;
Az alkalmazások elérhetősége;
Végrehajtás időpontja;
TELJES NÉV. a feljegyzést készítő alkalmazott.
A feljegyzés beszkennelhető és e-mailben elküldhető.
Ha szükséges az eredeti átadása, a szerkezeti egységben az irodai munkáért felelős tisztségviselő ütemezést készíthet a hivatalos feljegyzések címzettekhez történő továbbítására - naponta egyszer, naponta 2 alkalommal stb.
A sürgős feljegyzéseket (egyértelműen meghatározott határidővel) haladéktalanul továbbítani kell. Hivatalos feljegyzéseket közvetlenül vagy az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgáltatásában speciálisan felszerelt cellákon keresztül juttathat el a címzett egységhez a szerkezeti egységek számával és/vagy megnevezésével. Ebben az esetben az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgáltatása nem vesz részt a dokumentumok átadási folyamatában.
Bejövő feljegyzések regisztrálása. Amikor a címzett osztályhoz feljegyzés érkezik, a címzett osztály irodai munkáért felelős tisztviselője azt belső bejövő dokumentumként rögzíti az osztály belső (bejövő) levelezési naplójában (4. példa), az alábbi adatok feltüntetésével:
Bejövő regisztrációs szám;
Átvétel dátuma (regisztráció);
Oldalszám;
Alkalmazások;
Végrehajtás időpontja;
Végrehajtó (tisztviselő, akinek a feljegyzést elküldik).
A feljegyzésben meghatározott határidők betartásáért azt a tisztviselőt terheli a felelősség, akinek a feljegyzés szól. Az irat elkészítésének határidejét a feljegyzés kezdeményezője és/vagy felettes tisztségviselője módosíthatja.
- Minden alkalmazott regisztrációja. Ha a szervezetnek vagy strukturális részlegeinek nincs irodai munkáért felelős alkalmazottja, akkor más mechanizmusokat is találhat a hivatalos feljegyzések rögzítésére. Például helyezze el a szolgáltatási megjegyzések naplóját Word vagy Excel formátumban egy kiszolgálón nyilvános használatra. Ebben az esetben a feljegyzés egy szerkezeti egység alkalmazottja általi regisztrálása nem tart több időt, mint a dokumentum személyes átadása a titkárnak.
A szakosodott szerkezeti egységek szakemberei azonban gyakran szabotálják az ilyen javaslatokat. Aktív ellenállásba ütközik az a kísérlet, hogy akár kisebb irodai munkákat is rájuk bízzanak. Bizonyos szempontból igazuk van a szakértőknek. Ne feledje, I.A. Krylova: „Az a baj, hogy ha egy cipész pitét kezd sütni, egy tortakészítő pedig csizmát, akkor a dolgok nem mennek jól”?
Elkerülheti a nyílt konfliktust az illetékes osztályok szakembereivel, ha megfelelő, a szervezet vezetője által aláírt utasítást vagy utasítást ad ki. Ebben az esetben a kezdeményezőnek az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálat vezetője vagy más irodai munkáért felelős személynek kell lennie. Érdeke, hogy eltávolítson néhány archaikus funkciót, ésszerűsítse a dokumentumfolyamokkal való munkát, hatékony útvonalakat építsen ki a mozgásukhoz, és megszüntesse a belső dokumentumok elvesztését.
Amint egy ilyen rendszer életbe lép, csökken a munkavállalók elégedetlensége, mivel a regisztrációs idő jelentősen lecsökken, és maga a regisztráció átláthatóvá válik.
A HIVATALOS FELVONÁSOK TÁROLÁSI FELTÉTELEI
A feljegyzések tárolási idejét a tevékenység során keletkezett szabványos kezelési archív dokumentumok listája tartalmazza. kormányzati szervek, önkormányzati szervek és szervezetek, a tárolási időszakok megjelölésével (az oroszországi kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. számú, 2016. február 16-án módosított rendeletével jóváhagyva, a továbbiakban: 2010. évi lista) (táblázat).
Bármelyik sikeresen működő szervezetélő, folyamatosan változó szervezet, az irodai munka pedig ennek a szervezetnek a vezetési rendszerének tükörképe. Szeretnél lépést tartani a korral és az élmezőnyben lenni? Próbáljon meg belső feljegyzésekkel kezdeni – ez lesz az első lépés a jól szervezett dokumentumáramlás felé, a belső dokumentumútvonalak ellenőrzött logisztikája pedig az első lépés a vezetői káosz elleni küzdelemben. A szerviz megjegyzésekre az alábbiakban talál példákat (5-10. példa).
PÉLDÁK HIVATALOS JEGYZETEKRE
)? A különböző tevékenységi területek képviselőinek időről időre szembe kell nézniük ezzel a kérdéssel. A jegyzet az egyik legelterjedtebb és legnépszerűbb interakciós mód a vállalat alkalmazottai és vezetése között. Az alábbiakban bemutatunk egy emlékeztetőmintát, és elmondjuk, hogyan írjon helyesen feljegyzést.
Miért kell feljegyzést írni?
A belső dokumentum a belső dokumentumfolyam egyik formája, amely lehetővé teszi az aktuális termelési helyzetek leghatékonyabb és legeredményesebb megoldását.
A feljegyzés célja, hogy a tisztségviselőt értesítse a fennálló problémáról, javaslatot tegyen annak megoldására, illetve a tervezett intézkedésekről való egyeztetés.
Az ilyen típusú dokumentumok további előnye, hogy közvetlen bizonyítéka annak, hogy a szakember a szakterületén belüli problémát fedezett fel. Ha a szakember nem tud önállóan megoldani egy problémát, és feljegyzés formájában más szakemberhez terjeszti megoldásra, ezzel mentesül a probléma idő előtti vagy rossz minőségű mérlegelése miatti felelősség alól.
Az emlékeztetőknek nincs külön formanyomtatványa, azokat bármilyen formában elkészítik, és továbbíthatók papíron vagy elektronikus úton.
Példa feljegyzés elkészítésére, annak formája, sablonja
Utánajártunk, hogy milyen esetekben kerül benyújtásra az általunk mérlegelt üzleti papír. Most el kell döntenie egy feljegyzés írásának példáján. Mint fentebb említettük, a feljegyzésnek nincs speciális formája. Azonban van Általános követelmények a dokumentum tartalmára.
Ezek tartalmazzák:
- A feljegyzés címzettjének kötelező feltüntetése. A jobb felső sarokban meg kell írni a vezeték-, kereszt- és családnevet, valamint annak a személynek a pozícióját, akinek a fellebbezést elküldték.
- Alul látható a dokumentum neve és száma.
- Ezután fel kell vázolni a probléma lényegét, amellyel a dokumentumíró találkozott, vagy azt a helyzetet, amelyet kezelni kell.
- Az alábbiakban javaslatokat adunk a probléma megoldására, vagy utalunk arra, hogy a feljegyzés szerzője milyen intézkedéseket vár el a címzetttől.
- A dokumentum végén fel kell tüntetni a fellebbezést küldő személy vezetéknevét és kezdőbetűit, valamint beosztását.
Ez a jegyzetsablon szükség esetén használható.
Hogyan írjunk feljegyzést: mintaterv
Nézzük meg, hogyan írjunk feljegyzést (mintát) egy egyszerű példa segítségével. A feljegyzés szövege megegyezhet az alábbival.
Példa emlékeztetőre
A Gvozdika LLC igazgatójának
Slobodin Vlagyimir Alekszandrovics
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
A cukrászdában 2018. január 2. óta eltört a szállítószalag. A javításhoz a mellékelt lista szerint kell alkatrészeket vásárolni. A javítási munkák teljes költsége, figyelembe véve az alkatrészek vásárlását, 12 500 (tizenkétezer-ötszáz rubel 00 kopecks). Tekintettel arra, hogy a berendezések javítására és karbantartására rendelkezésre álló keret kimerült, és a szükséges alkatrészek nem állnak rendelkezésre, a műhelyleállás elkerülése érdekében
- A szükséges pénzösszeg kiosztása a mellékelt lista szerint.
- Biztosítson javítócsapatot a munka elvégzésére.
Üdvözlettel, a cukrászüzlet vezetője, Dmitrienko Denis Sergeevich.
Az alábbiakban elmondjuk, hogyan írjon feljegyzést elektronikusan.
Az elektronikus dokumentumkezelés jellemzői
Ha a szervezet lehetővé teszi az adatcserét elektronikus kommunikáció útján, beleértve az e-mailt is, akkor a feljegyzés küldése egyszerűsödik. A vállalkozáson belüli ilyen iratforgalom előnyei közé tartozik a kérelmek elbírálásának gyorsasága is.
Hogyan írjunk feljegyzést elektronikusan? Pontosan ugyanaz, mint a klasszikus papírváltozatban. A dokumentumok között nincs lényeges eltérés. Az ilyen formátumú minta gyakorlatilag nem különbözik a korábban megadott példától.
Az Ön feljegyzésének fő része (azaz a helyzet azonnali leírása és a megfontolásra benyújtott javaslatok) pontosan ugyanaz marad, mint a mi példánkban.
Az egyetlen kivétel az, hogy a feljegyzésben már nem kell feltüntetni a címzettet. A „Cím” sorba annak a felhasználónak a neve kerül beírásra, akinek a kérést elküldték. Ha a dokumentumok megosztott erőforráson keresztüli cseréjéről beszélünk (például osztályonként egy e-mail cím), a „Tárgy” sorban meg kell adni, hogy kinek szól az üzenet.
Ezenkívül e-mail használatakor (egyéni postafiók) a legtöbb esetben már van egy aláírás, amely automatikusan bekerül a levél szövegébe. Ezzel jelentősen időt takaríthat meg, beleértve a jegyzet írását is. Ha a levele nem teszi lehetővé a feladó azonosítását (például ha megosztott postafiókot használ), feltétlenül tüntesse fel nevét és beosztását a levél végén.
Fontos: ha e-mailben küld információkat, ne felejtsen el olvasási visszaigazolást kérni az elküldött üzenetről (ehhez be kell jelölnie a megfelelő négyzetet). Ez az értesítés annak bizonyítéka, hogy egy adott időpontban valóban küldött egy emlékeztetőt egy adott címzettnek.
Az SZ-t a munkavállaló közvetlen felettese vagy más osztályvezető nevére állítja ki. Rövid időn belül lehetővé teszi:
értesítse a vezetőt az aktuális problémáról
megszüntetésére javaslatot tenni, vagy intézkedési tervet egyeztetni más munkavállalóval.
döntésre vagy parancs kiadására készteti a vezetőt
Ez is azt bizonyítja, hogy a munkafolyamatban problémát felfedező szakember nem hagyta a helyzetet, hanem értesítette a vezetőségét, hogy azonnali döntést hozhassanak. Vagyis nem tétlenkedett.
A feljegyzések típusai
Nézzük a szolgálati levelek fő típusait:
információkérésről;
a munkavállaló által a munkafeladat ellátása során elkövetett jogsértésekről.
az alkalmazotti bónuszokról.
Ezen kívül az SZ kísérheti a szervezeten belüli osztályok, részlegek, osztályok közötti iratcsomag átadását (harmadik fél számára szükséges kísérőlevelek). A munkavállalóknak is elküldhető azzal a kötelezettséggel, hogy meg kell indokolni a munkából való távolmaradásuk okát.
Az SZ bármilyen, munkavégzéssel kapcsolatos kérdést tartalmazhat.
Összeállítási szabályok
Az összeállítás során betartandó fő szabály a rövidség. A dokumentumnak egyértelműen meg kell határoznia a probléma lényegét, valamint a megoldási módokat. Az SZ szövege általában nem haladhatja meg a 6-7 sort. Az SZ-nek nincs egységes formája. Összeállításához használjon szabad formájú emlékeztetőmintát
Ennek ellenére az írás során figyelembe kell venni a GOST R 6.30-2003 követelményeit. A GOST szerinti feljegyzés elkészítéséhez, amelynek mintája fent látható, a következő részletekre van szükség:
a papírnak tartalmaznia kell egy „fejlécet”. Jelzi, hogy kinek szól (datív esetben a munkavállaló beosztása és teljes neve);
írja be az elkészítési dátumot és a dokumentum számát;
a szöveg címe az SZ tárgyát jelöli;
az aktuális helyzet leírása, amely miatt a feljegyzés készül: „Felhívom a figyelmet...”, akkor a feljegyzés szövegének tartalmaznia kell egy konkrét kérést;
Alul a fordító beosztása és teljes neve, aláírása átirattal.
A kitöltött iratot bejövő levelezésként a vállalkozás titkáránál kell nyilvántartani. Ezek után biztos lehet benne, hogy az igazgató megkapja az SZ-t, és személyesen is megismerkedhet vele.
SZ elektronikus formában
Érdemes megjegyezni, hogy sok vállalkozás alkalmazta az elektronikus dokumentumkezelést. Ezért az SZ elektronikusan is kiadható. Ebben az esetben a vállalat vállalati e-mail-címére küldik el. A levelek további válogatásáért, címzettekhez történő továbbításáért a titkár a felelős.
Az SZ átadásának ez a módja papír- és dolgozói időt takarít meg. Ebben az esetben a dokumentumot ugyanúgy kell elkészíteni, mint a papíron. Célszerű rajta állni Elektronikus aláírás feladó. Annak érdekében, hogy az elküldött dokumentumot a vezető elolvassa, küldéskor „olvasási elismervényt” kell kérnie postai küldemény" a beküldési űrlapon található négyzet bejelölésével.
Minta dokumentum
A munkahelyi problémák megoldása során gyakran van szükség áthelyezésre fontos információ a menedzsernek. Néha a körülmények megkövetelik a körülmények magyarázatát és a hibákra való figyelmeztetést írásban.
Ebben az esetben nemcsak a tények helyes bemutatása szükséges, hanem a dokumentum helyes elkészítése is. Az SZ elkészítése gyakran okoz nehézséget, főleg tapasztalat hiányában. De ezt nem nehéz megtenni, ha a szemed előtt van egy példa egy feljegyzésre. Ezért készítettünk mintákat, amelyek áttekintése után Ön tudja majd helyesen elkészíteni a dokumentumot. Nézzük meg a leggyakoribb eseteket, amelyekben SZ-t kell készíteni.
SZ a bónuszokról a munkavállaló jutalmazására vonatkozó megbízás kiadásának alapja. Ezt a dokumentumot a munkavállaló közvetlen felettese állítja össze a szervezet igazgatójának címezve. Jelzi a dolgozó érdemeit, az ösztönzési igényt, a munkavállaló és az összeállító adatait. Az SZ áttekintése és pozitív döntés meghozatala után az igazgató végzést ad ki a jutalmakról. Hogyan írjunk feljegyzést a rendezői mintához:
Ha a munkavégzés során olyan körülmények merültek fel, amelyek miatt a munkavállaló nem tudta maradéktalanul ellátni munkakörét, akkor azt igénybe kell venni magyarázó. Jelzi az okokat. Hogyan írjunk emlékeztető mintát:
Az SZ-t akkor használják, ha a munkavállalónak fel kell vennie a kapcsolatot a vezetővel azzal a kéréssel, hogy pénzeszközöket rendeljen el a munkaszükségletekhez. Ebben az esetben a dokumentum rögzíti az anyagbeszerzéshez szükséges termelési igény tényeit. Hogyan kell helyesen írni egy emlékeztető mintát:
Szavatossági idő
Az oroszországi kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyott, az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett, az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakokat megjelölő szabványos kezelési archív dokumentumok listája szerint az SZ-nek kötelező legalább öt évig meg kell őrizni a vállalkozás archívumában. Szükség esetén a szervezet igazgatója jogosult a tárolási időt meghosszabbítani. Az elektronikus formában kiadott SZ tárolási idejét a társaság alapszabálya határozhatja meg.
