A különböző típusú üzleti levelek elkészítése az üzleti képviselők munkájának elengedhetetlen része. Az ilyen üzeneteknek köszönhetően lehetőséget kapnak arra, hogy a kereskedelmi kérdéseket a legelérhetőbb, leggyorsabb és optimális módon megoldják.
FÁJLOK
Milyen típusú üzleti levelek léteznek?
Az üzleti levelek hagyományosan több fő kategóriába sorolhatók:
- gratuláló levél;
- tájékoztató levél;
- stb.
Mindezekre a hivatalos üzleti levelezés részét képező és bizonyos kánonok szerint is írt levelekre adott válaszokat külön tételként jelölheti meg.
Ki legyen a levél szerzője?
Az üzleti leveleknek mindig tartalmazniuk kell egy aláírást. Ebben az esetben a cég bármely olyan alkalmazottja, akinek hatásköre e feladatkörbe tartozik, vagy az igazgató megbízása alapján erre jogosult, közvetlenül elkészítheti a levelet. Általában ez egy szakember vagy annak a szerkezeti egységnek a vezetője, amelynek illetékességi körébe tartozik az üzenet tárgya. Mindazonáltal, függetlenül attól, hogy ki vesz részt az írásban, a levelet minden esetben a vezetőhöz kell benyújtani jóváhagyásra, szem előtt tartva, hogy a cég nevében írják.
Az üzleti levelek írásának általános szabályai
Minden üzleti üzenet csak a vállalat tevékenységére vagy az azzal kapcsolatos körülményekre vonatkozhat. Ugyanakkor a tartalomtól függetlenül bizonyos követelményeknek meg kell felelniük.
Először is, ez egy bizonyos szerkezet. Az üzenetnek mindig tartalmaznia kell:
- írás dátuma,
- a feladó és a címzett adatai,
- udvarias megszólítás (a „Kedves Ivan Petrovics”, „Kedves Jelena Grigorjevna” szavakkal),
Meg kell jegyezni, hogy a leveleket egyéni alkalmazottaknak és egész csapatoknak is lehet címezni (ebben az esetben elegendő a „Jó napot!” köszöntésre korlátozni).
A levélhez különféle további dokumentumokat, fényképeket és videó bizonyítékokat lehet csatolni – ha vannak, ennek tükröződnie kell a főszövegben.
A levél elkészíthető normál A4-es lapra vagy a szervezet fejlécére. A második lehetőség előnyösebb, mivel nem szükséges manuálisan megadni a cég adatait, egy ilyen levél tiszteletreméltóbbnak tűnik, és ismét jelzi, hogy az üzenet a hivatalos levelezéshez tartozik. Írható kézírással (a kalligrafikus kézírással írt betűk különösen sikeresek), vagy számítógépen nyomtathatók (kényelmes, ha egy levélből több másolatot kell készíteni).
A levelet aláírással kell hitelesíteni, de nem szükséges bélyegezni, mert 2016 óta jogalanyok mentesülnek az alól, hogy tevékenységük során pecsétet használjanak.
Elküldés előtt az üzenetet szükség esetén rögzítik a kimenő dokumentációk naplójában, amelyben sorszámmal látják el, és beállítják az indulás dátumát.
Mire kell figyelni levélíráskor
Levél írásakor gondosan figyelnie kell a helyesírást, be kell tartania az orosz nyelv szabályait és normáit a szókincs, a nyelvtan, az írásjelek stb. A címzettek mindig odafigyelnek arra, hogy az üzenetben szereplő gondolatok milyen jól vannak előadva és formázva.
Nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy az elvégzett vizsgálatok egyértelműen azt mutatják, hogy az emberek nem hajlandóak egy percnél többet tölteni az ilyen típusú levelek olvasásával.
A levelet a megfelelő formában kell megírni, anélkül, hogy „a gondolatokat a fán terjesztenénk”, meglehetősen röviden és tömören, lényegre törően. Minden egyes új téma külön bekezdésként kell formázni, amelyet szükség esetén bekezdésekre kell bontani. Ezenkívül egy tömör és világos levél tudatja a címzetttel, hogy a szerző értékeli az idejét. Itt találó a mondás, hogy „a rövidség a tehetség testvére”.
Mit nem szabad megengedni egy üzleti levélben
Az üzleti levelekben a pimasz vagy komolytalan hangnem teljesen elfogadhatatlan, csakúgy, mint a túlzottan száraz szöveg és a banális „klisék”. Kerülni kell továbbá a bonyolult megfogalmazásokat, a rengeteg érintett és részvételi kifejezések, speciális terminológia, érthető szűk körre szakemberek.
A levél nem tartalmazhat ellenőrizetlen, megbízhatatlan és különösen szándékosan hamis információkat.
Figyelembe kell venni, hogy az ilyen típusú üzenetek nem csak a rutin üzleti levelezés részét képezik, hanem sok esetben olyan hivatalos dokumentumokra is utalnak, amelyek később jogilag jelentős státuszt kaphatnak.
Hogyan kell levelet küldeni
Bármely hivatalos üzenet több fő módon is elküldhető.
- Az első, a legmodernebb és leggyorsabb, az elektronikus kommunikációs eszközökön keresztül történik. Kényelmes és gyors, emellett szinte korlátlan mennyiségű információ küldését is lehetővé teszi.
Itt csak egy mínusz van - ha a címzettnek nagy mennyiségű levele van, akkor a levél könnyen elveszhet, vagy a Spam mappába kerülhet, így az ilyen módon történő levélküldésnél célszerű ezen felül meggyőződni arról, hogy a levél érkezett (egy egyszerű telefonhívással).
- A második mód: konzervatív, amely lehetővé teszi az üzenet elküldését az orosz postán. Ebben az esetben ajánlott tértivevényes ajánlott levélküldés funkciót használni - ez a forma garantálja a levél címzetthez való eljutását, amelyről a címzett külön értesítést kap.
Jellemzően az eredeti dokumentumok, élő aláírással és pecséttel hitelesített levelek küldése esetén alkalmazzák a hagyományos postai küldeményt.
- Levelet küldhet faxon vagy különféle azonnali üzenetküldőn keresztül is, de csak azzal a feltétellel, hogy a partnerek közötti kapcsolat elég szoros ahhoz, hogy lehetővé tegye az ilyen típusú levelezést.
Szinte minden cég, vállalat vagy szervezet előbb-utóbb szembesül azzal, hogy írni kell üzleti levél. Ha Önt bízzák meg ezzel a küldetéssel, az alábbi információk hasznosak lehetnek az Ön számára.
Az üzleti levél helyes megírásához először meg kell határoznia, hogy melyik csoportba kell besorolni. Térjünk rá a klasszikus osztályozásra. Az üzleti leveleket tárgy, funkcionális cél, címzettek száma, összetétele, szerkezete és küldési formája alapján különböztetjük meg. Az üzleti levelek listája témakörök szerint elválasztva tartalmazza a kereskedelmi és nem kereskedelmi üzleti leveleket. Az első tartalmazza az ajánlatot, a felkérő levelet, a panaszt, a második a hálalevelet, a garanciát, a tájékoztató levelet, valamint az emlékeztető levelet, a visszaigazolást, a gratulációt, a meghívót, a kérést, a részvétnyilvánítást és a kísérőlevelet. . A funkcionális jellemzőknek megfelelően a betűket válaszigényesekre és választ nem igénylőkre lehet csoportosítani. Ha a címzett szemszögéből nézzük, vannak közönséges levelek, körlevelek és gyűjtőlevelek. A rendeseket egy személynek, a körlevelet számos intézménynek, a gyűjtőt pedig több személytől egy meghatározott címre küldik. Ami a kompozíciós jellemzőt illeti, meg kell különböztetni az egyaspektusú és a többaspektusú betűket. Az elsőben egy, a másodikban több kérdéssel foglalkoznak. A struktúrának megfelelően az üzleti levelek lehetnek szabályozottak (előírt formában elkészítve) és szabályozatlanok (szabad formában elkészített). A küldés módjától függően vannak boríték, e-mail és fax levelek. Mivel az üzleti levelek írásának számos lehetősége és célja van, nézzük meg az üzleti levélírás leggyakoribb módjait. Kezdjük az ajánlattal. Ez egy együttműködési javaslat az ügylet feltételeinek leírásával, és a következő szerkezettel rendelkezik:- a címzett beosztását, vezetéknevét, keresztnevét és családnevét, valamint a szervezet nevét feltüntető sapkát;
- a levél iktatásának száma és dátuma;
- cím;
- szöveg;
- a feladó aláírása.
Az ajánlat szövege tartalmazza az együttműködési javaslatot és annak feltételeit.
Weboldalunkon.
A felkérő levél tartalmilag hasonló az ajánlathoz, de nem tartalmazza az ügylet feltételeit. Céges fejléces papíron adják ki. A szövegben jeleznie kell a levél, kérdés vagy kérés célját, kifejezni kell az együttműködés reményét, és köszönetet kell adni a jövőbeni válaszért.
Töltse le itt.
A hálalevél és a garancialevél szabványos szerkezetű. Garancia levél a következő kifejezésekkel lehet összeállítani: „garanciát vállalunk ezzel a levéllel”, „garanciát vállalunk az időbeni és teljes fizetésre”, stb. Az ilyen dokumentum nyelve kizárólag üzleti jellegű. Köszönő levélÁltalában melegebben írják, mint más üzleti levelek, és olyan nyelvezetet tartalmaz, mint például: „Őszinte köszönetünket fejezzük ki Önnek...”. Az ilyen levelek írásának mintái az alábbiakban találhatók. Az emlékeztető levél hivatkozásokat tartalmaz a szerződés pontjaira, a szerződésben foglaltak teljesítésére vonatkozó felhívást, valamint a kötelezettségek elmulasztása esetén megtett intézkedéseket. Az ilyen levél emlékeztető lehet fizetésre, tartozásra stb.
Az üzleti levél megírásához világosan meg kell értenie annak célját, meg kell választania a levél típusát, és át kell gondolnia a típusnak megfelelő szerkezetet és tartalmat.
Az üzleti dokumentumfolyamatban nagyon gyakran használják a kérőlevél formátumot, amikor szükség van a második fél vagy egy adott szolgáltatás hozzájárulásának beszerzésére. Kész mintákés példák különböző helyzetekre, valamint az ilyen levelek összeállításának szabályai találhatók ebben a cikkben.
A felkérő levél elkészítésének hagyománya és szabályai kizárólag a gyakorlati dokumentumkezelésben alakultak ki - pl. Nincsenek törvényi szinten jóváhagyott formanyomtatványok vagy utasítások. Azonban in Általános nézet a következő szerkezetet kell követni:
- Szokás szerint először a „fejléc” kerül kitöltésre, amely tartalmazza a küldő szervezet teljes nevét a megfelelő elérhetőségekkel, valamint egy adott alkalmazott (általában a cég igazgatója) és a címzett nevét. szervezet.
- Ezt követi maga a szöveg, amely a helyzet leírásából és a kérés indoklásából áll. A szöveg legyen a lehető legrövidebb – általában 1-2 bekezdés elegendő. Fontos, hogy kérését pontosan és egyértelműen fogalmazza meg, hogy a beszélgetőpartner egyértelműen megértse fellebbezésének lényegét.
- Ezt követi az aláírás, az aláírás átirata és az összeállítás dátuma.
Így az ilyen dokumentumok szabványos változata szerint készül - az űrlapot alább találja.
A kész minta példaként használható.
JEGYZET. A dokumentum címének feltüntetéséről vagy mellőzésére vonatkozó döntést (azaz a „Kéréslevél” közepére írandó) maga a feladó hozza meg. Erre jellemzően olyan esetekben van szükség, amikor célszerű hangsúlyozni a dokumentum jellegét és azt a célt, amelyet az egyik cég a másikból próbál elérni.
óta ben ebben az esetben arról beszélünk, hogy az egyik cég számít a partnere részéről valamilyen szívességre, vagy akár engedményre, természetesen nagyon komolyan kell venni a levélírást, annak megtervezését, sőt elküldését is. Bármely részlet benyomást kelthet, ezért jobb, ha figyelembe veszi a jelentéktelennek tűnő árnyalatokat is:
- Először is jobb, ha fizikai levélben küldi el - hagyományos orosz postával, vagy még jobb, egy magánszervezettel, amely háztól házig és sokkal gyorsabban kézbesíti a levelezést. Az elektronikus formában, vagy még inkább faxon küldött üzeneteket gyakran személytelenebbül érzékelik, mint a kéretlen leveleket.
- Ezen túlmenően a dokumentumvégrehajtás fizikai módja (azaz a szokásos módon postázás) lehetővé teszi, hogy kedvező benyomást keltsen a drágább papír, boríték, bélyeg és egyéb tervezési eszközök miatt.
- A szöveg írásához mindig céges fejléces papírt kell választani - ez lehetővé teszi a kérés hivatalosabbá tételét.
- Jobb elkerülni a nyilvánvaló klerikalizmust a szövegben - pl. stabil szavak és kifejezések, amelyeket gyakran használnak az üzleti környezetben. Szó szerint „kiszárítják” a narratívát, és általában negatív benyomást keltenek. Könnyen helyettesíthetők eredetibb opciókkal – például „Kérjük, fontolja meg” és „Reméljük megértését és segítségét a probléma megoldásához”.
- Végül érdemes általánosan ragaszkodni az üzleti levelezés hagyományaihoz, pl. A szöveg túlnyomórészt hivatalos üzleti stílusban íródott. Nem lehetnek lírai kitérők, túl bonyolult szintaktikai struktúrák vagy kétértelmű (értelmében) kifejezések. Gondoskodni kell arról, hogy az üzenetet a beszélgetőpartner nagyon könnyen érzékelje, mind megértés, mind pszichológiai szempontból.
TANÁCS. Ha lehetséges a szöveg kézi írása, jobb ezt a módszert használni. Egy kézzel írt levél kiemeli mindenki más közül. Az írást azonban érdemesebb a kalligráfiai technikákat ismerő szakemberre bízni.
Fajták
Attól függően, hogy a konkrét helyzet Különféle betűtípusok léteznek. A kérések főként a következőkre vonatkoznak pénzügyi problémák– például kedvezmény nyújtása, szolgáltatás fizetésének csökkentése vagy elhalasztása. A megkereső levelek kisebb részét más kérdések megoldásában való segítségnyújtásnak szentelik. A leggyakoribb esetek és kész példák a leveleket az alábbiakban tárgyaljuk.
A pénzeszközök elosztásáról
Az a kérés, hogy akár jótékony célra is fordítsanak pénzt, meglehetősen komoly kérés. Ezért az összeállításnál fontos, hogy a lehető legpontosabban leírjuk a helyzetet, ráadásul egyértelműen jelezzük, hogy pontosan mire van szükség a pénzre, és milyen okból nem vehető el más forrásból.
Összeállításkor ezt a példát használhatja alapul.
A "Rainbow" nonprofit szervezettől
A törvényhozó gyűlés helyettese
Szentpétervár Milosnyikov I.N.
Kedves Ilja Nikolajevics! Az igazgató üdvözli Önt Nonprofit szervezet Szivárvány". Szervezetünk 2012-ben alakult, és az elmúlt évek során folyamatosan anyagi támogatást nyújtott a leukémia akut formáiban szenvedő gyermekeknek. Tevékenységünk fő iránya a releváns termékek beszerzése gyógyszerekés összetett műveletek elvégzése.
Mindezen évek során tevékenységünk fő finanszírozási forrása a „...” LLC vállalkozás volt. Idén 2017 áprilisában azonban a finanszírozási volumen meredeken csökkent, és ben Ebben a pillanatban nem végezhetünk karitatív tevékenységet azonos mennyiségben.
Adataink szerint az alap éves költségvetése a magánadományokat is figyelembe véve 10 millió rubel kell, hogy legyen. Így a finanszírozás megszűnése miatt 8 millió rubel összegű különbözetet kell fedezni. évente. Reméljük a segítségüket, mert jelenleg nem tudunk szponzorokat találni.
Üdvözlettel: Svetozarov V.K.
Az áruk szállításáról
Itt fontos kimutatni érdeklődését és együttműködési szándékát. Ezért meg kell találnunk Helyes szavak hogy a beszélgetőpartnert áthatja a bizalom és megfelelő döntést hozzon. Ezt a példát veheted alapul.
A "..." LLC vezérigazgatója
Nekrasov N.K.
A "..." LLC igazgatójától
Elizarova V.M.
Üdvözlöm, Nyikolaj Konsztantyinovics! A regionális kiállításon mezőgazdaság, amelyre ez év májusában került sor, cégünk érdeklődött az Ön által kínált gépek és berendezések mintái iránt.
Szeretnénk együttműködést kezdeni Önnel egy próbatétel szállításával ( teljes lista külön dokumentumként csatolva e levélhez). Garantáljuk az áruk és szolgáltatások időben történő kifizetését. Reményünket fejezzük ki a hosszú távú és kölcsönösen előnyös együttműködésben.
Elérhetőségeink:
Üdvözlettel: Elizarov V.M.
A kedvezmények nyújtásáról
Jelenleg ez egy meglehetősen elterjedt típus, mivel a gazdasági feltételek sok tekintetben romlottak. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a partner meggyőzése a kedvezmény nyújtásáról különösen jól működik a következő esetekben:
- ha a vállalatok hosszú ideje működnek együtt, például több mint egy éve;
- ha azonnal megvásárolják nagyszámúáruk.
vezérigazgatónak
LLC "Avantage" Filippov G.V.
A Veres Kft. igazgatójától
Alexandrova K.N.
Helló, Gennagyij Viktorovics. Örömmel nyugtázzuk, hogy cégeink már több mint 2 éve együttműködnek. Hálás köszönetünket fejezzük ki Önnek, hogy mindig jó minőség szolgáltatásaiért, valamint számos aktuális probléma megoldásához nyújtott segítségért.
Hisszük, hogy nem titok előtted, hogy mit Tavaly Jelentősen romlott a gazdasági helyzet piaci résünkben. Sajnos jelenleg bizonyos bevételhiányt tapasztalunk, ami a negyedéves nyereség csökkenésével jár.
A fenti körülményekre tekintettel kérjük megértését és hozzájárulását, hogy 2018-ban 10% kedvezményt biztosítsunk a szolgáltatásainkból. naptári év. Természetesen egy ilyen intézkedés átmeneti, és elkötelezettek vagyunk a kölcsönösen előnyös feltételek melletti teljes körű együttműködés mellett, ha a gazdasági helyzet stabilizálódik.
Üdvözlettel: Alexandrov K.N.
A bérleti díj csökkentéséről
Ebben az esetben a levélben szereplő kérésének indoklása megközelítőleg megegyezik az előző példában leírtakkal.
vezérigazgatónak
LLC "Avantage" Filippov G.V.
A Veres Kft. igazgatójától
Alexandrova K.N.
Helló, Gennagyij Viktorovics. Társaságunk a 2016-os pénzügyi évben a várakozásokat 10%-kal meghaladó veszteséget szenvedett el. Kénytelenek vagyunk beismerni, hogy cégünket érintette a pénzügyi válság. Ez abban mutatkozik meg, hogy a tulajdonosok 15-20%-ával csökkent az ügyfélforgalom.
Ebben a tekintetben reméljük, hogy beleegyezését adja 10% bérleti díjból. Felhívjuk figyelmét, hogy meglehetősen nagy bérlők vagyunk, ugyanakkor az ötéves együttműködésünk teljes időtartama alatt egyetlen fizetési késedelmet sem engedtünk meg, és a szerződés összes többi feltételét is kitöltöttük. Abból indulunk ki, hogy ez az intézkedés átmeneti, így a piaci helyzet stabilizálódását követően készen állunk a díj teljes kifizetésére.
Üdvözlettel: Alexandrov K.N.
A halasztott fizetésről
Ebben az esetben fontos elismerni, hogy valóban nem fizetett időben, és részletesen el kell magyaráznia az okot. Természetesen pontosan meg kell adni a teljes összeg visszafizetési feltételeit.
A "Gruzodar" LLC igazgatójának
Vakulov N. Yu.
A Parabolia LLC igazgatójától
Aksakova T.G.
Helló, kedves Nyikolaj Jurijevics! 2017 szeptemberében nem fizettük ki a következő, 100 000 rubel összegű kifizetést szolgáltatásaiért. Egy hónappal korábban hivatalosan értesítettük Önt a fizetés lehetetlenségéről. Jelenleg tisztázzuk, hogy a vállalat talált pénzt a kifizetésre. Két hónapra: októberre és novemberre (50 000 rubel) kérünk részletfizetést.
Pénzügyi kötelezettségeink és tartozásaink elől sem riadunk vissza, és felhívjuk a figyelmet, hogy együttműködésünk mind a 3 éve alatt soha nem szegtük meg a szerződést. Megértésüket reméljük, és további, kölcsönösen előnyös együttműködésre számítunk.
Üdvözlettel: Aksakov T.G.
Kérjük, fizessen másik cégért
Ilyen kérések olyan esetekben merülhetnek fel, amikor az egyik társaság vállalja, hogy bizonyos feltételek mellett teljesíti egy másik társaság pénzügyi kötelezettségeit. Példaként használhatja ezt a sablont.
IP Blagodarova A.K.
az IP-től Inina A.A.
Helló, kedves Anatolij Konstantinovics! Mint tudja, 100 000 rubel tartozása van velem szemben. A múlton pénzügyi évben 3 céggel szemben is volt tartozásom 50 000 rubel értékben. Azt javaslom, hogy teljes egészében fizesse ki a tartozásomat. A magam részéről 6 hónapos futamidőre garanciát vállalok a törlesztőrészletek biztosítására az Ön tartozása teljes egyenlegére.
Üdvözlettel: Inin A.A.
A probléma megoldásához nyújtott segítségről
Végül, ha egy konkrét problémát kell megoldania, írja be a következő szöveget:
IP Nikanorov V.R.
A Good Solutions LLC igazgatójától
Abdulova V.N.
Kedves Vladimir Romanovics, én fejem jótékonysági szervezet, amely elvégzi Újévi ünnepek alacsony jövedelmű családok gyermekei számára. Amint azt tanultuk nyílt források, édesipari termékeket árul. Kérünk benneteket, hogy gondoskodjanak a szállításról Újévi ajándékok 1000 darab mennyiségben 20 rendezvényre.
A magunk részéről garantáljuk, hogy kérésére írásos és szóbeli köszönetünket fejezzük ki, és minden szervezetben pozitív visszajelzést hagyunk.
Üdvözlettel: Abdulova V.M.
Egy jó, informatív levél összeállításához különös figyelmet kell fordítani annak formájára és tartalmára.
A hivatalos levelekhez speciális nyomtatványokat használnak, amelyek megfelelnek a szabványnak. Tartalmaznak szükséges részleteket, meghatározott sorrendbe rendezve.
Kiemel:
- hivatalos levelek,
- kereskedelmi levelek,
valamint a levelek:
- kérés,
- értesítés,
- válasz,
- Hála,
- meghívás,
- panasz,
- kérés,
- részvétnyilvánítás és mások.
Az állandó elemek tipográfiailag kerülnek alkalmazásra az űrlaplapon. Jelenleg a szabványos űrlapokat gyakorlatilag nem használják, mivel az összes szükséges részletet tartalmazó papír önállóan nyomtatható nyomtatón. A levél a főszöveg mellett a címzettre vonatkozó információkat is tartalmaz: a küldő szervezet nevét, elérhetőségét, levélszámát stb. A részletek lehetnek hosszanti vagy szögletes elrendezésűek.
A levél tartalmának érzékelését befolyásolja a műszaki esztétikai elvek betartása a tervezéskor. Az emberi szem könnyebben rögzíti felső rész tárgyakat, ezért írásban telítettebb, az alsó pedig éppen ellenkezőleg, „stabilabb”.
A nyomtatványminták szabványai meghatározzák az egységes rendszerben elhelyezett dokumentumok mezőinek formátumát és méretét, a szerkezeti rácsra vonatkozó követelményeket, a részletek meglétét és elrendezésének sorrendjét. Az ilyen dokumentumok három fő részből állnak, amelyek jól körülhatárolt területeken helyezkednek el, ami biztosítja a szöveg gyors és egyszerű megértését.
Kötelező funkciók ehhez egyes fajok A dokumentáció törvényben vagy különböző rendeletekben meghatározott részletek. Elhelyezésüknek és összetételüknek meg kell felelnie a szabványoknak (GOST R.30-2003).
Az általánosan elfogadott szabványok hozzájárulnak: a nyomtatványok központosított előállításának megszervezéséhez, a gépelési munka költségeinek csökkentéséhez, a betűtervezés és -írás munkaerőköltségének csökkentéséhez, a vizuális keresés megkönnyítéséhez szükséges információ, a szervezési és számítástechnikai felhasználás lehetőségének bővítése a dokumentumfeldolgozásban.
A formanyomtatvány minta szolgál alapul minden típusú vezetői dokumentáció nyomtatványának elkészítéséhez. A részletek helyére kiosztott terület megegyezik egy adott részlet optimális térfogatával nyomtatott karakterekben.
A dokumentumok a céltól függően legfeljebb 31 részletet tartalmaznak. Teljes készletük azonban egyetlen dokumentumban sem szerepel, mivel minden típusnak megvan a maga összetétele.
Kellékek
A hivatalos levelekhez a következő adatokat használjuk:
- állami jelkép (állami vállalatok),
- embléma vagy logó,
- OKPO kód (ha van),
- OKUD kód,
- Vállalkozás neve,
- jogi és postai cím,
- Banki adatok,
- telefon és faxszám,
- dokumentummutató,
- időpontja,
- link az indexhez és a dátumhoz,
- rendeltetési hely,
- cím,
- szöveg,
- aláírások,
- Az előadó teljes neve és telefonszáma.
Ha szükséges, írjon le weboldal címeket és Email vállalkozások.
A hivatalos levélben szereplő adatok halmazát nyomtatványnak nevezzük. Néhányat tipográfiai módszerrel nyomtatnak az űrlapra. A hivatalos levélen kívül minden dokumentumnak meg kell adni a típusának megfelelő nevet, például: „Törvény”, „Határozat” stb.
A címzett szervezetének nevét teljes egészében és rövidítve kell feltüntetni. A betűk formázására vonatkozó követelmények cégtől függenek. A kormányzati intézményeknek be kell tartaniuk a szerkesztési szabályokat.
1. A levelet fehér papírra vagy világos színű papírra nyomtatják A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm) formátumban.
2. A lapnak legalább a következő mezőket kell tartalmaznia:
20 mm - balra;
10 mm - jobb;
20 mm - felső;
20 mm - alacsonyabb.
A levél kelte az aláírás dátuma. A dátum arab számokkal van írva a következő sorrendben: hónap napja, hónap, év. A hónap és a hónap napja két arab számpárral van felírva, ponttal elválasztva; év - négy arab szám.
4. Kimenő szám.
A levél regisztrációs (kimenő) száma a sorszámából áll, amely tetszés szerint kiegészíthető indexszel (például az irányadó kezdőbetűi). A két vagy több osztály által közösen összeállított levél iktatószáma az egyes osztályok levelének iktatószámaiból áll, perjellel elválasztva.
6. Címzett
A kedvezményezett lehet szervezetek, szervezeti egységeik, tisztviselők vagy magánszemélyek. A tisztviselőnek címzett levélben a kezdőbetűket a vezetéknév ELŐTT kell feltüntetni. A szervezet és szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre.
Például:
LLC "Cég "név"
Tervezési osztály
A levél címzettjének pozícióját a datív esetben kell feltüntetni, Például:
vezérigazgatónak
LLC "Cég "név"
A.A. Ivanov
LLC "Cég "név"
Tervezési osztály
B.B. Petrov
A levél nem tartalmazhat négynél több címzettet. A „Példány” szó nem szerepel a második, harmadik, negyedik címzett előtt. Ha a címzettek száma nagyobb, akkor egy levelezőlista jön létre.
A „Címzett” attribútum tartalmazhat postai címet. A postai cím elemeit a megrendelésben feltüntetjük szabályok határozzák meg postai szolgáltatások nyújtása.
Ha levelet küld egy szervezetnek, tüntesse fel a nevét, majd a postacímet, Például:
LLC "Cég "név"
Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001
Levél megcímzésekor egy egyénnek tüntesse fel a címzett vezetéknevét és kezdőbetűit, majd a postacímet, Például:
Sidorov V.V.
utca. Svobody, 5, apt. 12,
Jaroszlavl, 150 000
7. A levél szövege
A levél szövege táblázat, összefüggő szöveg vagy ezek kombinációja formájában készül.
A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel kell kifejezni a fejlécet névelőben. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal. Ha a táblázat több oldalra van nyomtatva, akkor a táblázat oszlopait meg kell számozni, és csak ezen oszlopok számát kell a következő oldalakra nyomtatni.
Egy összefüggő szöveg általában két részből áll. Az első rész a levél megírásának okait, indokait, céljait jelzi, a második (végleges) - döntéseket, következtetéseket, kéréseket, javaslatokat, ajánlásokat. A szöveg tartalmazhat egy utolsó részt (például egy kérést magyarázat nélkül).
Az egyéb szervezetek dokumentumai alapján készített levél szövegében fel kell tüntetni azok adatait: dokumentum neve, szervezet neve - a dokumentum készítője, a dokumentum kelte, regisztrációs szám dokumentum, a szöveg címe.
A levélben a következő megjelenési formákat használjuk:
Első személyű többes szám („kérem, küldje el”, „küldje el megfontolásra”);
egyes szám első személy ( „Szükségesnek tartom”, „kérem, emelje ki”);
Egyes szám harmadik személy ( „a társadalom nem tiltakozik”, a „Name” LLC lehetségesnek tartja”).
8. Jelentkezés
A levél szövegében megnevezett melléklet meglétét jelzik a következő módon:
Jelentkezés: 5 l-re. 2 példányban.
Ha a levélnek olyan melléklete van, amely nincs megnevezve a szövegben, akkor tüntesse fel a nevét, az ívek számát és a példányszámot; ha több pályázat van, azokat számozzuk, Például:
Melléklet: 1. Bérleti szerződés 5 l-re. 2 példányban.
2. Átadás-átvételi igazolás 1 literre. 2 példányban.
Ha a jelentkezések be vannak kötve, akkor a lapok száma nincs feltüntetve.
Ha a levélhez más dokumentumot csatolnak, amelyhez csatolmány is tartozik, akkor a melléklet meglétét jelzi. a következő módon:
Függelék: az Orosz Föderáció Belügyminisztériumának 2007.05.05-i N 02-6/172 levele és melléklete, mindössze 3 oldal.
Ha a kérelmet nem küldik el a dokumentumban megadott összes címre, akkor feljegyzést adnak ki az elérhetőségéről a következő módon:
Jelentkezés: 3 l-re. 5 példányban. csak az első címre.
9. Aláírás
Az „Aláírás” részlet a következőket tartalmazza: a levelet aláíró személy beosztásának megnevezése (teljes, ha a levél nem fejléces papírra készült, és a fejléces levél esetében rövidítve) és az aláírás átirata ( kezdőbetűk, vezetéknév), Például:
Ha egy levelet több tisztviselő ír alá, az aláírásukat egymás alá helyezik a betöltött pozíciónak megfelelő sorrendben, Például:
Ha egy dokumentumot több egyenrangú személy ír alá, az aláírásuk azonos szintre kerül, Például:
10. Nyomtatás
A pecsétlenyomat igazolja a PÉNZÜGYI pénzeszközökkel kapcsolatos tényeket rögzítő személyek jogait igazoló okiratokon, valamint a hiteles aláírás igazolását BIZTOSÍTÓ egyéb okiratokon a hivatalos személy aláírásának valódiságát.
11. Előadó
A végrehajtóról szóló jelzés tartalmazza az irat végrehajtójának kezdő- és vezetéknevét, valamint telefonszámát. A dokumentum utolsó lapjának elülső vagy hátulsó oldalán a bal alsó sarokban az előadóról jelzés kerül, Például:
