વ્યવસાયિક પત્ર લખો અને ફોર્મેટ કરો. વ્યવસાયિક પત્ર લખવાના નિયમો

પત્ર ફોર્મ

સંસ્થાના ઘટક દસ્તાવેજોના આધારે પત્ર ફોર્મમાં નીચેની વિગતો શામેલ છે:

01 - રાજ્યનું પ્રતીક રશિયન ફેડરેશન(02 - રશિયન ફેડરેશનની ઘટક એન્ટિટીના આર્મ્સનો કોટ અથવા 03 - સંસ્થા અથવા ટ્રેડમાર્કનું પ્રતીક (સેવા ચિહ્ન))

04 - સંસ્થા કોડ

05 - મુખ્ય રાજ્ય નોંધણી નંબર(OGRN) કાનૂની એન્ટિટી

15 - સરનામું

18 - ટેક્સ્ટનું શીર્ષક

19 - નિયંત્રણ ચિહ્ન

20 - દસ્તાવેજ ટેક્સ્ટ

પત્ર ફોર્મ વિગતોની રેખાંશ અથવા કોણીય ગોઠવણીના આધારે બનાવી શકાય છે.

ચોખા. 1. લેટર ફોર્મની વિગતોનું સ્થાન (ખૂણેનું સંસ્કરણ) (પરિમાણો મિલીમીટરમાં દર્શાવેલ છે)

ચોખા. 2. લેટર ફોર્મની વિગતોનું સ્થાન (રેખાંશ સંસ્કરણ) (પરિમાણો મિલીમીટરમાં દર્શાવેલ છે)

શીટ સ્પેસનો ઉપયોગ કરવાના દૃષ્ટિકોણથી પ્રક્રિયા કરવા માટે સૌથી અનુકૂળ અને આર્થિક એ ખૂણાનું સ્વરૂપ છે. આ કિસ્સામાં, શીટની ટોચની જમણી બાજુનો ઉપયોગ સરનામું, ઠરાવ વિગતો મૂકવા માટે થઈ શકે છે.

એવા કિસ્સાઓમાં કે જ્યાં સંસ્થાનું નામ હોય ત્યાં રેખાંશ પત્ર ફોર્મનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે મોટી સંખ્યામાંમુદ્રિત અક્ષરો, ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે ફોર્મની વિગતો બે અથવા વધુ ભાષાઓમાં આપવામાં આવે ત્યારે તે કેસ હોઈ શકે છે. આ કિસ્સામાં, વિગતો રશિયનમાં ડાબી બાજુએ છાપવી જોઈએ, અને જમણી બાજુએ - રાષ્ટ્રીય ભાષામાં, સમાન સ્તરે. જો ઉપયોગમાં લેવાતી રાષ્ટ્રીય ભાષાઓની સંખ્યા એક કરતા વધુ હોય, તો વિગતો ટોચ પર રશિયનમાં અને નીચેની રાષ્ટ્રીય ભાષામાં, જમણા હાંસિયાની સરહદ સુધી રેખાને લંબાવવી જોઈએ.

પત્ર ફોર્મ સંસ્થા, માળખાકીય એકમ અથવા અધિકારી માટે તૈયાર કરી શકાય છે.

લેટર ફોર્મ ડિઝાઇનના ઉદાહરણો:

ચોખા. 3. વિગતોના કોણીય (કેન્દ્રિત) સ્થાન સાથે સંસ્થા તરફથી પત્રનું સ્વરૂપ.

ચોખા. 4. વિગતોની એક ખૂણા (ધ્વજ) ગોઠવણી સાથે સંસ્થા તરફથી પત્રનું સ્વરૂપ.

ચોખા. 5. વિગતોની રેખાંશ વ્યવસ્થા સાથે સંસ્થા તરફથી પત્રનું સ્વરૂપ.

નીચેના દસ્તાવેજોમાં સામાન્ય દસ્તાવેજ ફોર્મના નમૂનાઓ પણ પ્રદાન કરવામાં આવે છે:

GOST R 6.30-2003 એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ સિસ્ટમ્સ. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોની એકીકૃત સિસ્ટમ. દસ્તાવેજ તૈયાર કરવા માટેની આવશ્યકતાઓ (પરિશિષ્ટ B, આકૃતિઓ B.2, B.3, B.4)

8 નવેમ્બર, 2005 નંબર 536 (પરિશિષ્ટ નંબર 13, 14, 15, 16, 17, 18) ના રશિયન ફેડરેશનના સંસ્કૃતિ અને માસ કોમ્યુનિકેશન મંત્રાલયના આદેશ દ્વારા મંજૂર કરાયેલ ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ ઓથોરિટીમાં ઓફિસ વર્ક માટેની માનક સૂચનાઓ.

સત્તાવાર પત્ર

તે સમજવું અગત્યનું છે કે પત્ર પ્રસારિત થતી માહિતી માટે માત્ર એક શેલ છે. અને જો તમારે સારો પત્ર લખવાની જરૂર હોય, તો પત્રના સ્વરૂપ ઉપરાંત, સામગ્રી પર ધ્યાન આપવું મહત્વપૂર્ણ છે. આ સમીક્ષામાં અમે પત્રના સ્વરૂપનું વર્ણન કરવા માટે પોતાને મર્યાદિત કરીશું.

સત્તાવાર પત્રો વિશિષ્ટ સ્વરૂપો પર લખવામાં આવે છે જે ધોરણને પૂર્ણ કરે છે. આવા સ્વરૂપો માટે, ફરજિયાત તત્વો (વિગતો) નો સમૂહ સ્થાપિત કરવામાં આવ્યો છે, જે ચોક્કસ ક્રમમાં ગોઠવાયેલ હોવો જોઈએ.

નીચે સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા અક્ષરોના નમૂનાઓ છે:

સત્તાવાર પત્રનું સ્વરૂપ ઘણીવાર કાગળની શીટ હોય છે જેમાં કાયમી તત્વો છાપવામાં આવે છે. પરંતુ માં તાજેતરમાંપ્રમાણભૂત સ્વરૂપોનો ઉપયોગ ઓછો અને ઓછો થાય છે, કારણ કે તમામ ફોર્મેટિંગ સાથેનો એક અક્ષર પ્રિન્ટર પર છાપી શકાય છે. એમ કહી શકાય સત્તાવાર પત્રપત્ર અને મુખ્ય ટેક્સ્ટની "ફ્રેમ" નો સમાવેશ થાય છે અને તેમાં મુખ્ય ટેક્સ્ટ ઉપરાંત, સરનામાં વિશેની માહિતી શામેલ છે: મોકલનાર સંસ્થાનું સંપૂર્ણ અને સંક્ષિપ્ત નામ, તેનું પોસ્ટલ અને ટેલિગ્રાફ સરનામું, ટેલિફોન, ફેક્સ અને ટેલિટાઇપ નંબર્સ , પત્ર અથવા ટેલિગ્રામની સંખ્યા જે પત્રવ્યવહારના કારણ તરીકે સેવા આપે છે, અને ઘણું બધું. ફોર્મ વિગતોની કોણીય અથવા રેખાંશ ગોઠવણી સાથે હોઈ શકે છે.

ફોર્મની ડિઝાઇનમાં તકનીકી સૌંદર્ય શાસ્ત્રના સિદ્ધાંતોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે, જે બદલામાં તેની સામગ્રીની ધારણા પર હકારાત્મક અસર કરે છે. માનવ આંખની મિલકતને ધ્યાનમાં રાખીને તેને ઠીક કરવું વધુ સરળ છે ટોચનો ભાગકોઈપણ ઑબ્જેક્ટના, દસ્તાવેજો તૈયાર કરતી વખતે, તેમના ઉપલા ભાગને વધુ સંતૃપ્ત બનાવવો જોઈએ, અને નીચલા ભાગને વધુ "સ્થિર" બનાવવો જોઈએ.

નમૂના સ્વરૂપો માટેના ધોરણો એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ સિસ્ટમનો ભાગ છે તેવા દસ્તાવેજોના ક્ષેત્રોના ફોર્મેટ્સ અને કદ તેમજ નમૂના ફોર્મની માળખાકીય ગ્રીડ બનાવવા માટેની આવશ્યકતાઓ, વિગતો અને તેમના સ્થાન માટેના નિયમો સ્થાપિત કરે છે. એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ પ્રણાલીમાં સમાવિષ્ટ દસ્તાવેજોમાં ત્રણ મુખ્ય ભાગોનો સમાવેશ થાય છે, જે સ્પષ્ટ રીતે સીમાંકિત વિસ્તારોમાં સ્થિત છે. દસ્તાવેજની આ ગોઠવણી તેના ટેક્સ્ટને સમજવાની જરૂરી ગતિને સુનિશ્ચિત કરે છે.

વિગતો એ ચોક્કસ પ્રકારના દસ્તાવેજો માટે કાયદા અથવા નિયમો દ્વારા સ્થાપિત ફરજિયાત સુવિધાઓ છે. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો પર વિગતોની રચના અને ગોઠવણીએ સંબંધિત ધોરણોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. અગાઉ, આ ધોરણો GOST 6.38-90 દ્વારા નિયંત્રિત હતા, હાલમાં GOST R.30-2003 નો ઉપયોગ થાય છે.

ફોર્મ માટેના ધોરણની રજૂઆત, જે બદલામાં, સત્તાવાર પત્રના સ્વરૂપ માટેની આવશ્યકતાઓને વ્યાખ્યાયિત કરે છે, તેની નોંધણીની પ્રક્રિયાને એકીકૃત કરવાની જરૂરિયાતને કારણે થઈ હતી, આ પરવાનગી આપે છે:

લેટરહેડનું કેન્દ્રિય ઉત્પાદન ગોઠવો

ટાઇપિંગ કામની કિંમતમાં ઘટાડો

અક્ષરો લખવા અને ફોર્મેટ કરવા માટે મજૂરી ખર્ચમાં ઘટાડો

જરૂરી માહિતી માટે વિઝ્યુઅલ શોધની સુવિધા

પત્રોની પ્રક્રિયા કરતી વખતે કમ્પ્યુટિંગ અને સંસ્થાકીય તકનીકનો ઉપયોગ કરવાની શક્યતાઓને વિસ્તૃત કરો.

નમૂના ફોર્મ એ તમામ પ્રકારના મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજો માટે ફોર્મ અને નમૂનાઓ ડિઝાઇન કરવા માટેનો આધાર છે. દરેક વિગતના સ્થાન માટે નમૂના સ્વરૂપો માટે ફાળવેલ વિસ્તાર પ્રિન્ટેડ અક્ષરોમાં આ વિગતના શ્રેષ્ઠ વોલ્યુમને અનુરૂપ છે.

GOST 6.38-90 મુજબ, દસ્તાવેજોમાં 31 વિગતો (તેમના હેતુ પર આધાર રાખીને) હોઈ શકે છે. જો કે, વિગતોના સંપૂર્ણ સેટ સાથે કોઈ દસ્તાવેજ તૈયાર કરવામાં આવતો નથી. દરેક પ્રકારના દસ્તાવેજ માટે, તેમની રચના દસ્તાવેજના હેતુને આધારે નક્કી કરવામાં આવે છે. તેથી, સત્તાવાર પત્ર માટે નીચેની વિગતોની ભલામણ કરવામાં આવે છે:

1. રાજ્ય પ્રતીક (રાજ્ય સાહસો માટે)
2. સંસ્થાનો લોગો અથવા પ્રતીક
3. OKPO અનુસાર એન્ટરપ્રાઇઝ કોડ (ઇન્ટ્રા-રિપબ્લિકન પત્રવ્યવહાર માટે), જો ઉપલબ્ધ હોય
4. OKUD દસ્તાવેજ કોડ (જો ઉપલબ્ધ હોય તો)
5. સંસ્થાનું નામ (સંપૂર્ણ અને સંક્ષિપ્ત)
6. ટપાલ અને કાનૂની સરનામું
7. ફોન નંબરો
8. ફેક્સ નંબર
9. બેંક વિગતો
10. દસ્તાવેજ અનુક્રમણિકા (નોંધણી નંબર)
11. આવનારા દસ્તાવેજની અનુક્રમણિકા અને તારીખની લિંક
12. ગંતવ્ય
13. ટેક્સ્ટનું શીર્ષક
14. ટેક્સ્ટ
15. સહી
16. કલાકારનું છેલ્લું નામ અને ફોન નંબર.

જો જરૂરી હોય તો, સંસ્થાના ઇમેઇલ સરનામાં અને વેબસાઇટ સરનામાં પણ પ્રદાન કરી શકાય છે.

સત્તાવાર પત્રની વિગતોના સમૂહને ફોર્મ કહેવામાં આવે છે. વિગતો (1)-(9) મુદ્રિત કરવામાં આવે છે, નિયમ પ્રમાણે, ટાઇપોગ્રાફિકલ રીતે.

સત્તાવાર પત્ર એ એકમાત્ર દસ્તાવેજ છે જે તેના પ્રકારનું નામ ધરાવતું નથી. અન્ય તમામ દસ્તાવેજોમાં નામ છે, ઉદાહરણ તરીકે "ઓર્ડર", "અધિનિયમ", "નિર્ણય", "મેમોરેન્ડમ", વગેરે.

સંસ્થાનું નામ - દસ્તાવેજનું સરનામું સંપૂર્ણ અને સંક્ષિપ્ત સ્વરૂપમાં આપવામાં આવ્યું છે, ઉદાહરણ તરીકે, ઓલ-રશિયન સાયન્ટિફિક રિસર્ચ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઑફ ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ એન્ડ આર્કાઇવલ અફેર્સ - VNIIDAD. તે નોંધવું યોગ્ય છે કે સત્તાવાર પત્રોની જરૂરિયાતો સંસ્થાથી અલગ અલગ હોય છે, તે જ સમયે, સરકારી એજન્સીઓએ સત્તાવાર પત્રોની ડિઝાઇનમાં GOST નું પાલન કરવું આવશ્યક છે.

વ્યવસાય પત્ર: લેખન નિયમો અને વિતરણ પદ્ધતિઓ

06/01/2010 | એસ.વી. ઇવાનોવા

તેનું કાર્ય કરવા માટે, બજેટરી સંસ્થાના એકાઉન્ટન્ટને માત્ર અંદાજપત્રીય એકાઉન્ટિંગના એકાઉન્ટ્સનો ચાર્ટ અને કયા વ્યવહારો વ્યવસાયિક વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરે છે તે જાણતા હોવા જોઈએ, પણ નિષ્ણાત પણ હોવું જોઈએ. લાયકાત ધરાવતા એકાઉન્ટન્ટની મહત્વની કૌશલ્ય એ ઉચ્ચ સંસ્થાઓને વ્યવસાયિક પત્રો અથવા સરકારી સત્તાવાળાઓને સત્તાવાર અપીલ તૈયાર કરવાની અને ચલાવવાની ક્ષમતા છે. આ કેવી રીતે કરવું અને એકાઉન્ટન્ટે આ લેખમાં શું ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ તે અમે તમને જણાવીશું.

હું તમને લખી રહ્યો છું&hellip

પ્રથમ નજરે એવું લાગે છે કે લેખિતમાં વ્યવસાય પત્રત્યાં કંઈ જટિલ નથી. પરંતુ ઘણીવાર આપણે પ્રથમ શબ્દો લખ્યા પછી અંતિમ અંત સુધી પહોંચી જઈએ છીએ &ldquoપ્રિય ઇવાન ઇવાનોવિચ. &rdquo. અને પછી આપણે ખાલી મોનિટર સ્ક્રીન પર વિચાર કરીને, લાંબા સમય સુધી સર્જનાત્મક યાતનામાં રહીએ છીએ.

જો કે, તેઓ સ્વરો તરીકે અસ્તિત્વ ધરાવે છે, એટલે કે સમાજમાં અને તેના પર સત્તાવાર રીતે સ્વીકૃત રાજ્ય સ્તર, અને વ્યવસાયિક પત્રો લખવા માટેના અસ્પષ્ટ નિયમો.

પરંતુ તમે પત્ર લખવા બેસો તે પહેલાં તમારે થોડી તૈયારી કરવી જોઈએ.

પ્રથમ, તમારે બરાબર જાણવાની જરૂર છે કે પત્ર કોને સંબોધવામાં આવશે. જાણવાની જરૂર છે:

સંસ્થાનું ચોક્કસ નામ

સરનામાંની સ્થિતિ

સરનામું લેનારનું છેલ્લું નામ, પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા.

તમારી મેમરી અથવા જૂની ફોન બુક એન્ટ્રીઓ પર આધાર રાખશો નહીં, કારણ કે તે નુકસાનકારક હોઈ શકે છે. તેથી, ઉદાહરણ તરીકે, એક મોટા એન્ટરપ્રાઇઝના સેક્રેટરીએ મેનેજરનું દુર્લભ અને તેના બદલે જટિલ મધ્યમ નામ લખવામાં ભૂલ કરી, જેના પરિણામે તેણે એક અલગ, સંપૂર્ણ રીતે યોગ્ય અર્થ પ્રાપ્ત કર્યો નહીં.

આ ઉપરાંત, પરિવર્તન અને સુધારાના આપણા સમયમાં, માત્ર અંદાજપત્રીય સંસ્થાઓની પ્રવૃત્તિઓમાં જ નહીં, પણ તેમના સમકક્ષો, એટલે કે, વ્યાપારી સંસ્થાઓમાં પણ ઘણું બદલાઈ રહ્યું છે. ઉદાહરણ તરીકે, ચાલો વાસ્તવિક કેસજે રશિયન ટ્રાન્સપોર્ટ કંપનીના મેનેજર સાથે થયું હતું. તેને ભાગીદાર કંપનીના વડાને એક પત્ર તૈયાર કરવાની સૂચના આપવામાં આવી હતી, અને તેણે, તેની યાદશક્તિ પર આધાર રાખીને, પત્રમાં કંપનીના વડાની સ્થિતિ અને તેનું નામ સૂચવ્યું હતું, તે જાણતા ન હતા કે કંપનીમાં ગંભીર માળખાકીય ફેરફારો થયા છે. પ્રમાણમાં ટૂંકા ગાળામાં. પરિણામે, તે બહાર આવ્યું છે કે પત્રના લેખકે અજાણતા મેનેજરને તેની સ્થિતિમાં "પતન" કર્યું.

દેખીતી રીતે, આવી "ભૂલ" વિશ્વસનીયતાની સ્થાપના તરફ દોરી જતા નથી ભાગીદારીસંસ્થા અને કાઉન્ટરપાર્ટી સંસ્થાઓ વચ્ચે.

તેથી, કંપનીને કૉલ કરવાની ખાતરી કરો અને નમ્રતાપૂર્વક બધી જરૂરી માહિતી સ્પષ્ટ કરો.

સારી શરૂઆત અડધી સફળતા છે

વ્યવસાયિક પત્રો લખવાના "વિજ્ઞાન" માં, "પ્રારંભિક" શબ્દસમૂહ કયો વાક્ય હોવો જોઈએ તે અંગે કેટલીક પરંપરાઓ પહેલેથી જ રચાયેલી છે.

વ્યવસાય પત્ર શરૂ કરવા માટે નીચેના લાક્ષણિક શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરવાનો રિવાજ છે:

અમે આથી 07/18/07 ના તમારા પત્ર નંબર 24/1ની પ્રાપ્તિની પુષ્ટિ કરીએ છીએ.

અમે તમારી આદરણીય કંપની તરફથી ઉત્પાદન કેટલોગની રસીદનો કૃતજ્ઞતાપૂર્વક સ્વીકાર કરીએ છીએ

અમે આ મુદ્દા પર અગાઉની વાટાઘાટોનો સંદર્ભ આપીએ છીએ.

અમે તમને અમારી વિનંતીની પુષ્ટિ મોકલીશું.

તમને જણાવતા અમને આનંદ થાય છે.

12/12/05 ના અમારા પત્ર નંબર 12 ઉપરાંત, અમે તમને ચુકવણી કરનારની વિગતોની જાણ કરીએ છીએ

તમારી વિનંતી મુજબ, અમે આવતા અઠવાડિયે માલ પહોંચાડીશું.

આ કિસ્સામાં, અંતિમ શબ્દસમૂહો હોઈ શકે છે:

તમારા પ્રતિભાવની રાહ જોઈ રહ્યા છીએ

અમે ઊંડા આદર સાથે રહીએ છીએ

અમારા ઉત્પાદનો પર તમારું ધ્યાન આપવા બદલ અમે તમારો આભાર માનીએ છીએ

અમે તમને જે તકલીફ આપી છે તેના માટે અમે તમને માફ કરવા માટે કહીએ છીએ.

આમ, અમે આ સમસ્યાને ઉકેલી ગણીએ છીએ

અમે આશા રાખીએ છીએ કે અમે તમને આ સમસ્યા હલ કરવામાં મદદ કરી શક્યા છીએ.

તમારી સાથે સારા વ્યવસાયિક સંબંધો વિકસાવવાની આશા છે

નિષ્કર્ષમાં, અમે ફરી એકવાર તમારા પ્રત્યેની નિષ્ઠાપૂર્વક કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરવા માંગીએ છીએ

ઊંડા આદર સાથે

ઊંડા આદર સાથે

આપની.

પત્ર કોને સંબોધવામાં આવ્યો છે, તેની સામગ્રી શું છે તેના આધારે, તમારે પત્ર શરૂ કરવા અને તેને સમાપ્ત કરવા માટે એક અથવા અન્ય શબ્દસમૂહ પસંદ કરવો જોઈએ.

અધિકારીઓ અને ભાગીદારો વિશે

વ્યવસાયિક પત્રનો ટેક્સ્ટ તૈયાર કરતી વખતે, તે ક્યાં મોકલવામાં આવશે તેના પર વિશેષ ધ્યાન આપવું જોઈએ: અધિકારીઓને રાજ્ય શક્તિ(ટેક્સ ઑફિસ, ફરિયાદીની ઑફિસ, સ્થાનિક સરકારો, અદાલતો, વગેરે) અથવા સપ્લાયર્સ, ઠેકેદારો કે જેમની સાથે ભાગીદારી સ્થાપિત કરવામાં આવી છે અથવા સ્થાપિત થવાની અપેક્ષા છે.

અધિકારીઓ માટે

કોઈપણ સ્તરે રાજ્ય અને મ્યુનિસિપલ સત્તાવાળાઓને પત્રો વધુ સાવચેત તૈયારીની જરૂર છે.

આવા પત્રો નિયત ફોર્મમાં સખત રીતે લખવાના રહેશે. મુક્ત સ્વરૂપ અને મફત લેખન શૈલી અસ્વીકાર્ય છે, કારણ કે આવા પત્રને અમલ માટે સ્વીકારવામાં આવશે નહીં. મોટેભાગે, સત્તાવાર સંસ્થાઓ નીચલા સ્તરની સંસ્થાઓને પત્રોના સ્વરૂપમાં જણાવે છે જે તેમને લખતી વખતે અનુસરવા જોઈએ.

સરકાર અને અન્ય સત્તાવાર સંસ્થાઓના પ્રતિનિધિઓને સંબોધિત પત્રોની શૈલી ફક્ત સત્તાવાર અને વ્યવસાય જેવી હોવી જોઈએ. તે જ સમયે, "હેલો", "મૈત્રીપૂર્ણ શુભેચ્છાઓ", "અમે આ મુદ્દાના ઝડપી નિરાકરણની રાહ જોઈ રહ્યા છીએ", "તમારી સંમતિની રાહ જોવી", વગેરે જેવી કોઈ "સ્વાતંત્ર્ય" અસ્વીકાર્ય છે. સત્તાવાર સરકારી સેવાઓમાં આને ખરાબ રીતભાત તરીકે જોવામાં આવશે.

આ શૈલી સ્પષ્ટતા, સંક્ષિપ્તતા અને પ્રસ્તુતિની ચોકસાઈ દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે. તેના મૂળમાં, સત્તાવાર દસ્તાવેજોની ભાષા ક્લિચ અને ક્લિચનો એક પ્રકાર છે. પ્રમાણભૂત શબ્દસમૂહો ટેક્સ્ટને સમજવામાં સરળ બનાવે છે, અને સત્તાવાર પત્રની તૈયારી પણ. નીચેના શબ્દસમૂહો સત્તાવાર પત્રવ્યવહાર માટે લાક્ષણિક છે:

તાત્કાલિક પગલાં લો, સૂચિત કરો, શક્ય તેટલી વહેલી તકે સૂચિત કરો, યોગ્ય અમલની ખાતરી કરો

ઉત્પાદનની ગુણવત્તાની નિયમિત દેખરેખ સ્થાપિત કરો

ને અમલ માટે જવાબદારી સોંપો.

ઓર્ડર મુજબ. મૌખિક ઓર્ડર પર આધારિત.

નવા સંકુલના કમિશનિંગના સંબંધમાં

ગેરહાજરીને કારણે.

માલસામાનના માલસામાનના અકાળ શિપમેન્ટને કારણે, વગેરે.

સત્તાવાર પત્રમાં, સૌ પ્રથમ, તમારે સ્પષ્ટતા માટે પ્રયત્ન કરવો જોઈએ અને સારાંશતટસ્થ સ્વર જાળવીને બાબતની યોગ્યતા. તમારી અસાધારણ સર્જનાત્મક વ્યક્તિત્વ બતાવવાનો પ્રયત્ન કરશો નહીં અને એકનો ઉપયોગ કરીને ઉચ્ચ બૌદ્ધિક સ્તર દર્શાવો. ગૌણ કલમબીજા પછી. જટિલ વાક્યોનું નિર્માણ કરીને, તમે અક્ષરનો અર્થ ગુમાવવાનું જોખમ લો છો.

વધુમાં, જો પત્રને જોડાણોની હાજરીની જરૂર હોય, તો તમારે ફક્ત તેમની સંખ્યા સૂચવવા માટે તમારી જાતને મર્યાદિત ન કરવી જોઈએ, ઉદાહરણ તરીકે, "પરિશિષ્ટ: 18 શીટ્સ પર." પત્ર સાથેના તમામ જોડાણો સૂચિબદ્ધ હોવા જોઈએ, તેમને યોગ્ય સીરીયલ નંબર સોંપવો.

એપ્લિકેશનો સાથે લિંક કરીને તમારો સમય અને શક્તિ બચાવશો નહીં! દસ્તાવેજનું પૂરું નામ લખવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તે જોડાયેલ મૂળમાં સંભળાય છે. સંક્ષેપને પણ અહીં મંજૂરી નથી. દસ્તાવેજના નામની સામે તમારે પૃષ્ઠોની સંખ્યા સૂચવવી જોઈએ. પછી, એપ્લિકેશનમાં દસ્તાવેજોની સંપૂર્ણ સૂચિ પછી, બધી એપ્લિકેશનોના પૃષ્ઠોની કુલ સંખ્યા સૂચવવામાં આવે છે.

આ તમામ પગલાં, જો જરૂરી હોય તો, અધિકારીઓને નિયંત્રિત કરવાની મંજૂરી આપશે અને કેટલીક અચોક્કસતા અથવા જરૂરી દસ્તાવેજના અભાવને ટાંકીને તેમને તમારો પત્ર મુલતવી રાખવાની તક આપશે નહીં.

સરકારી એજન્સીઓને લખેલા પત્રના ઉદાહરણ તરીકે, નીચેનું લખાણ આપી શકાય:

પ્રિય આર્કાડી સેમેનોવિચ!

અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે, મોસ્કો કમિટી ફોર રજિસ્ટ્રેશન ઑફ રાઇટ્સ ટુ રિયલ એસ્ટેટ અને તેની સાથે ટ્રાન્ઝેક્શન્સની અરજીના આધારે, સરનામે જગ્યા માટે લીઝ કરારની રાજ્ય નોંધણી: Moscow, Krasnogvardeyskaya Street, bldg. નંબર 77-01/00-02/29741 માટે 8 (લીઝ એગ્રીમેન્ટ જોડાયેલ).

અમે તમને નોંધણી કાર્ડમાં યોગ્ય ફેરફારો કરવા માટે કહીએ છીએ.

જોડાણો: 12 પૃષ્ઠો પર લીઝ કરાર નં. 77-01/00-02/29741.

આપની,

એક સરકારી એજન્સીના ડિરેક્ટર એ.આઈ. ઝૈત્સેવ

ભાગીદારો માટે

કાનૂની સંસ્થાઓ (ઉદ્યોગો, કંપનીઓ, વગેરે) ને વ્યવસાયિક પત્રો સામાન્ય રીતે કાં તો એકલ વ્યક્તિના ત્રીજા વ્યક્તિ તરફથી લખવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે: સંસ્થા પ્રથમ વ્યક્તિમાં જાણ કરે છે, સૂચિત કરે છે, તમામ જરૂરી પગલાં લેશે અને મદદ કરશે બહુવચન: અમે તમને સૂચિત કરીએ છીએ, તમારા સરનામાં પર કેટલોગનો બેચ મોકલો, તમારી વિનંતી પર તેમને મોકલો.

ઘણી સંસ્થાઓ, તેમની પોતાની ઓળખી શકાય તેવું બનાવવાનો પ્રયાસ કરી રહી છે કોર્પોરેટ ઓળખ, દસ્તાવેજની તૈયારી માટેના રાજ્ય ધોરણો ઉપરાંત, તેઓ ઓફિસના કામ માટે તેમની પોતાની આંતરિક સૂચનાઓ વિકસાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ઘણા દસ્તાવેજોના નીચેના માર્જિનમાં વધારો કરે છે જ્યાં હેડર અને ફૂટર છાપવામાં આવે છે, જે બદલામાં, તમને આ દસ્તાવેજને ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં ઝડપથી શોધવાની મંજૂરી આપે છે. વધુમાં, તાજેતરમાં આ પ્રથા વ્યાપક બની છે જ્યારે, કરારો, કરારો અને કરારો તૈયાર કરતી વખતે, તેઓ દસ્તાવેજના સામાન્ય તળિયે માર્જિન કરતાં મોટા છોડે છે. આ પ્રથા એ હકીકતને કારણે છે કે, ઓફિસના કામના નિયમો અનુસાર, દસ્તાવેજની દરેક વ્યક્તિગત શીટને આવા દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કરનારા પક્ષકારો દ્વારા સમર્થન આપવું આવશ્યક છે.

વ્યવસાયિક પત્ર નીચેની વિગતો સાથે હોવો આવશ્યક છે:

1. લેટર હેડર (પ્રાપ્તકર્તા સંસ્થાનું નામ, INN/KPP, પોસ્ટલ સરનામું, ટેલિફોન અને ફેક્સ નંબર, બેંક વિગતો (જો જરૂરી હોય તો)).

2. તારીખ અને દસ્તાવેજ નંબર.

3. એડ્રેસીનો સંકેત (કંપનીનું નામ, હોદ્દો, અધિકારીનું પૂરું નામ).

4. પત્રના ટેક્સ્ટનું શીર્ષક અથવા તેની સામગ્રીનો મુખ્ય હેતુ.

5. અપીલ.

6. પત્રનો ટેક્સ્ટ.

7. નમ્રતાનું અંતિમ સૂત્ર.

8. હસ્તાક્ષર (હસ્તાક્ષર પહેલાં, કંપનીનું નામ અને પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરનાર અધિકૃત વ્યક્તિની સ્થિતિ સૂચવો. જો પત્ર અન્ય કર્મચારી દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવ્યો હોય, તો પરફોર્મરનું પૂરું નામ અને સંપર્ક ફોન નંબર સૂચવવો આવશ્યક છે) .

9. અરજી. અરજી(ઓ)ની હાજરી પત્રની નીચે ડાબી બાજુએ દર્શાવેલ છે. આગળ, એપ્લિકેશનના પ્રકારની જાણ કરવામાં આવે છે, એપ્લિકેશનના નામ અને પૃષ્ઠોની સંખ્યા સૂચવવામાં આવે છે.

એક ધ્યેય - એક અક્ષર

જો એક જ સમયે એક સરનામાંને અનેક વ્યવસાયિક પત્રો મોકલવામાં આવે છે, તો દરેક મુદ્દા માટે અલગ પત્રો તૈયાર કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, એક સંસ્થાને ઓફિસ ફર્નિચર માટે ઓર્ડર મળ્યો. માલ ઉતારતી વખતે, માલની ગુણવત્તામાં કેટલીક ખામીઓ મળી આવી હતી. સંસ્થા ખામીઓને સુધારવા માટે સપ્લાયરનો સંપર્ક કરવાનો ઇરાદો ધરાવે છે (ખામીઓને બદલો), અને તે પણ વિનંતી કરવા માંગે છે કે માલની આગામી બેચ 10 દિવસ પહેલા આવે. આ કિસ્સામાં, બે અલગ પત્રો તૈયાર કરવામાં આવે છે. પ્રથમ પત્ર, તે મુજબ, ફરિયાદ હશે, અને બીજો - વિનંતી. આવા વિષયોને અલગ કરવા માટે ફક્ત જરૂરી છે, કારણ કે આ તમને કોઈપણ મુદ્દાના ભાવિને ટ્રૅક કરવાની મંજૂરી આપશે નહીં, પરંતુ તેના નિરાકરણને પણ મોટા પ્રમાણમાં સુવિધા આપશે, કારણ કે વહેલા ડિલિવરી માટેની વિનંતી અથવા, તેનાથી વિપરીત, ગુણવત્તા વિશેની ફરિયાદ ખોવાઈ જશે નહીં. પત્રવ્યવહારમાં, પરંતુ જોવામાં આવશે અને, મોટે ભાગે બીજી બાજુથી સંતુષ્ટ.

જો એક પત્રમાં અનેક આંતરસંબંધિત મુદ્દાઓને આવરી લેવા જરૂરી હોય, તો દરેક મુદ્દાને અલગ ફકરામાં રજૂ કરવાનું વધુ સારું છે.

સરળ થી જટિલ

GOST મુજબ, સરળ અને જટિલ વ્યવસાયિક અક્ષરો વચ્ચે તફાવત કરવામાં આવે છે.

સરળ પત્રો, એક નિયમ તરીકે, ખાસ કાનૂની અથવા વહીવટી મંજૂરીની જરૂર નથી. આવા પત્રનું પ્રમાણ એકથી વધુ ન હોવું જોઈએ - મહત્તમ બે ટાઇપ રાઇટન શીટ્સ.

જટિલ પત્રો સામાન્ય રીતે એવા મુદ્દાઓને સમર્પિત હોય છે જેમાં પરિસ્થિતિની વિગતવાર રજૂઆત, તેનું વિશ્લેષણ, મૂલ્યાંકન, વિગતવાર દલીલ અને નિષ્કર્ષની રચનાની જરૂર હોય છે. આવા પત્ર ઘણા પૃષ્ઠો લાંબો હોઈ શકે છે, પરંતુ ચાર કરતા વધુ નહીં.

પ્રતિભા અને નમ્રતાની બહેન વિશે

ઉપરોક્ત તમામમાં, અમે ઉમેરી શકીએ છીએ કે આદર્શ વ્યવસાય પત્ર એ એક પૃષ્ઠ પર લખાયેલ પત્ર છે. આપણે આ માટે પ્રયત્નશીલ રહેવું જોઈએ.

વધુમાં, જો પત્રમાં અગાઉ મોકલેલા/કરેલા ઓર્ડર, દાવાઓ, ચૂકવણીઓ, દસ્તાવેજો, સ્પષ્ટીકરણો વગેરેની લિંક હોય, તો આ દસ્તાવેજોની નકલો પત્ર સાથે જોડવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. આમ, તમે તમારા પ્રાપ્તકર્તા પ્રત્યે નમ્રતા બતાવશો, તેને બિનજરૂરી પ્રયત્નોથી બચાવશો. છેવટે, આવા પત્ર મળ્યા પછી, તેણે આર્કાઇવ્સ ખેંચવાની અથવા તેની ફાઇલોમાં જરૂરી દસ્તાવેજ જોવાની જરૂર રહેશે નહીં. અપવાદ એવા કિસ્સાઓ છે કે જ્યારે દસ્તાવેજ, પત્ર, વગેરે જેનો સંદર્ભ આપવામાં આવે છે તે અગાઉના પત્રવ્યવહાર, ટેલિફોન વાર્તાલાપ વગેરેથી બંને પક્ષકારોને સમાન રીતે જાણીતા છે. આ કિસ્સામાં, આ દસ્તાવેજની નકલ ફરીથી જોડવી બિનજરૂરી રહેશે. .

અને હવે - ડિલિવરી અને હેલિપ

પત્ર લખ્યા પછી, તમારે વિચારવું જોઈએ કે તે સરનામાંને કેવી રીતે પહોંચાડવામાં આવશે. હાલમાં, પત્રવ્યવહાર મોકલવાની સૌથી વધુ સુલભ રીતો છે: ફેક્સ (ફેક્સ), પોસ્ટ ઓફિસ દ્વારા, કુરિયર દ્વારા અને ખાસ કુરિયર સેવાઓ દ્વારા પત્ર મોકલવો.

દરેક પદ્ધતિના પોતાના ફાયદા અને ગેરફાયદા છે. ચાલો તેમને નજીકથી નજર કરીએ.

ફેક્સ દ્વારા મોકલી રહ્યું છે

ફેક્સ અનિવાર્યપણે માત્ર ઝડપી પત્રો છે, તેથી પત્રો માટેની તમામ આવશ્યકતાઓ તેમને લાગુ પડે છે. ફેક્સ એ અધિકૃત દસ્તાવેજો છે જે રેકોર્ડ કરવા અને ચલાવવામાં આવશ્યક છે જાણે કે તે નિયમિત વ્યવસાય પત્ર હોય.

આધુનિક વ્યવસાયિક વિશ્વમાં, લગભગ 80% તમામ પત્રવ્યવહાર ફેક્સનો ઉપયોગ કરીને કરવામાં આવે છે, જે ઉચ્ચ કાર્યક્ષમતાની ખાતરી કરે છે.

વ્યવહારમાં, ઘણી વાર ફેક્સ મૂળ પત્ર મોકલીને સપોર્ટ કરે છે. આ જરૂરી છે, ઉદાહરણ તરીકે, હલ કરતી વખતે નાણાકીય મુદ્દાઓ, કડક રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજોની જોગવાઈ માટે બેંકને વિનંતીઓ, એટલે કે તે બધા કિસ્સાઓમાં જ્યાં અધિકૃત વ્યક્તિઓની સીલ અને સહીઓ સાથેનો મૂળ પત્ર જરૂરી છે, જે ફાઇલ સાથે ફાઇલ કરવામાં આવે છે.

મૂળ પત્ર સૂચના સાથે રજિસ્ટર્ડ મેઇલ દ્વારા મોકલી શકાય છે. રશિયામાં આવા પત્ર માટે વિતરણનો સમય એક થી બે અઠવાડિયા છે. એક અઠવાડિયા પછી તમને એક સૂચના પ્રાપ્ત થશે કે દસ્તાવેજ સરનામાંને વિતરિત કરવામાં આવ્યો છે. IN આ કિસ્સામાંઆવી લાંબી મુદતો ખાસ મહત્વની નથી, કારણ કે દસ્તાવેજ પર કામ (દસ્તાવેજનું અમલીકરણ) ફેક્સના આધારે હાથ ધરવામાં આવે છે. મૂળ દસ્તાવેજ માત્ર વ્યવસાયમાં જરૂરી "ટ્રેસ" છે.

પોસ્ટ ઓફિસ દ્વારા મોકલવું

આ પ્રકારની ડિલિવરી અનુકૂળ છે કારણ કે તમારે પોસ્ટ ઓફિસમાં લાઇનમાં ઊભા રહેવાની જરૂર નથી. તમારે ફક્ત સ્ટેમ્પ્સ ચોંટાડવાનું છે અને પત્રને ફેંકવાનું છે મેઈલબોક્સ. અને જો કે પોસ્ટલ સેવાઓ તાજેતરમાં તદ્દન કાર્યક્ષમ રીતે કામ કરી રહી છે, અમે ગેરંટી વિના અને ડિસ્પેચ અને ડિલિવરીની પુષ્ટિ પ્રાપ્ત રસીદ વિના મહત્વપૂર્ણ વ્યવસાય પત્ર મોકલવાની ભલામણ કરતા નથી.

પરંતુ અમુક કિસ્સાઓમાં આ પદ્ધતિ ખૂબ અનુકૂળ છે. ઉદાહરણ તરીકે, ગ્રીટિંગ કાર્ડ્સ મોકલવા માટે, પૂર્ણ થયેલ કાર્યના સહી કરેલ પ્રમાણપત્રો (અમે તૃતીય-પક્ષ સંસ્થાઓની સેવાઓ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ: પાણી વિતરણ, અનુવાદ, આર્કાઇવ સ્ટોરેજ, ટેલિફોન સેવાઓ), જે બદલામાં, અમને મેઇલ દ્વારા પણ આવે છે.

માટે કુરિયરનો ઉપયોગ કરવો વ્યવસાય પત્રવ્યવહાર- એક ખૂબ જ અનુકૂળ રીત જે તમને ઝડપથી અને સસ્તામાં પત્રો અને વ્યવસાય પેકેજો પહોંચાડવા દે છે.

અહીં મુખ્ય વસ્તુ કુરિયરને સચોટ અને વ્યાપક સૂચનાઓ પ્રદાન કરવાની છે, કારણ કે કુરિયર, એક નિયમ તરીકે, કાં તો ખૂબ જ યુવાન લોકો છે જેમને તેમના કામમાં ઓછો રસ હોય છે, અથવા પેન્શનરો માટે કામ કરે છે. વધારાની આવક. તેમાંથી ઘણા લોકો શહેરને સારી રીતે જાણતા નથી, અન્ય લોકો પાસે પત્રની ડિલિવરી (સંપર્ક વ્યક્તિ ત્યાં ન હતી, ફોન દ્વારા મળી શકતી નથી, પત્રની ડિલિવરીના સંબંધમાં ઊભી થયેલી કોઈપણ સમસ્યાને સ્વતંત્ર રીતે ઉકેલવા માટે પૂરતી સંચાર કુશળતા નથી. સરનામું અથવા કંપનીનું નામ, વગેરે) .p.).

તેથી, વિગતવાર સાથે કુરિયર તૈયાર કરો પગલું દ્વારા પગલું સૂચનો, સાઇટ પ્લાન દોરો, પ્રદાન કરો મહત્તમ જથ્થોસંપર્ક નંબરો, તેની સાથે વાત કરો શક્ય વિકલ્પોવિવિધ કેસોમાં તેની ક્રિયાઓ: પ્લાન A, પ્લાન B&hellip હા, કંટાળાજનક. પરંતુ જો સ્પષ્ટ સૂચનાઓ આપવામાં ન આવે તો, કુરિયર આખો દિવસ સરનામાંને પત્ર પહોંચાડ્યા વિના પસાર કરી શકે છે.

એક્સપ્રેસ કુરિયર સેવા (તાકીદની રવાનગી અને દસ્તાવેજોની ડિલિવરી, કાર્ગો) (TNT, DHL, UPS)

આ મોટી આંતરરાષ્ટ્રીય એક્સપ્રેસ ડિલિવરી કંપનીઓની ઓફિસો મોસ્કો અને અન્ય ઘણા મોટા રશિયન શહેરોમાં છે.

વિદેશમાં અથવા અન્ય દૂરના શહેરોમાં તાત્કાલિક દસ્તાવેજો મોકલતી વખતે આવી ડિલિવરી અનિવાર્ય અને અત્યંત જરૂરી છે. એક્સપ્રેસ મેઇલને ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો પણ સોંપવામાં આવી શકે છે, જેમ કે લોન કરાર.

એસ.વી. ઇવાનોવા,

મનોવિજ્ઞાની, બિઝનેસ કોચ, મોસ્કો

સર્વે

કંપની લેટરહેડ એ કાગળની શીટ છે, સામાન્ય રીતે A4 કદ (210x297mm), જેના પર કંપનીની વિગતો છાપવામાં આવે છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

1. કંપનીનું નામ,

2. લોગો (જો ઉપલબ્ધ હોય તો),

3. સંપર્ક માહિતી (સરનામું, ટેલિફોન, ઈ-મેલ. વેબસાઇટ (જો ઉપલબ્ધ હોય તો),

4. બેંક વિગતો (વૈકલ્પિક).

લેટરહેડ એ કોઈપણ સંસ્થાનું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ લક્ષણ છે. હકીકતમાં, આ જાહેરાત માધ્યમોમાંનું એક છે. છેવટે, કેટલીકવાર આ તે છે જ્યાં સંભવિત ક્લાયંટ અથવા ભાગીદાર તમારી કંપની સાથે પરિચિત થવાનું શરૂ કરે છે. તેથી, એવું માનવામાં આવે છે કે દરેક કંપની, તેના કદને ધ્યાનમાં લીધા વિના, તેનું પોતાનું લેટરહેડ હોવું જોઈએ.

લેટરહેડ બનાવવું એ કોર્પોરેટ ઓળખ બનાવવાનું પ્રથમ પગલું છે. જો કંપનીમાં માત્ર એક જ કર્મચારી હોય અને આ કિસ્સામાં "કોર્પોરેટ" શબ્દ તમારા માટે અયોગ્ય લાગે તો પણ આ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે.

લેટરહેડ પરનો લખાણ પત્રની ગંભીરતા દર્શાવે છે. ઉચ્ચ-ગુણવત્તાવાળા સ્વરૂપો સૂચવે છે કે કંપની તેની પોતાની છબી પ્રત્યે સચેત છે.

હાલમાં, ત્યાં મોટી સંખ્યામાં પ્રિન્ટિંગ હાઉસ છે જ્યાં તમે તમારા વ્યવસાયની વિશિષ્ટતાઓને ધ્યાનમાં રાખીને ડિઝાઇન પસંદ કરીને, લેટરહેડનું લેઆઉટ ઝડપથી વિકસાવી શકો છો. ડિઝાઇન વિકાસની ન્યૂનતમ કિંમત 1000-2500 રુબેલ્સ છે. અહીં પરિણામી મોડેલનું ઉત્પાદન કરી શકાય છે.

લેટરહેડ બનાવવાની કિંમત પ્રિન્ટીંગ પદ્ધતિ પર આધારિત છે. લગભગ દરેક જગ્યાએ તમને ઓછામાં ઓછા 2 વિકલ્પો ઓફર કરવામાં આવશે: ડિજિટલ અથવા ઑફસેટ પ્રિન્ટિંગ.

પ્રતિ નકલ ફોર્મ ડિજિટલ રીતે બનાવવાની કિંમત વધારે હશે, પરંતુ નાના ઓર્ડર્સ (3,000 નકલો સુધી) માટે તે વધુ નફાકારક છે. આ કિસ્સામાં, ફોર્મ્સ માટેનો ઉત્પાદન સમય ઑફસેટ પ્રિન્ટિંગ કરતાં નોંધપાત્ર રીતે ઓછો છે - પ્રિન્ટિંગ હાઉસના વર્કલોડના આધારે 1 કલાકથી 1 દિવસ સુધી.

ઑફસેટ પ્રિન્ટીંગ પદ્ધતિ માત્ર ફોર્મના મોટા પરિભ્રમણ માટે આર્થિક રીતે ન્યાયી છે. ફોર્મ્સ માટે ઉત્પાદન સમયની દ્રષ્ટિએ, તે ડિજિટલ પ્રિન્ટીંગ કરતાં પણ નોંધપાત્ર રીતે હલકી ગુણવત્તાવાળા છે - 6-10 દિવસથી.

લેટરહેડ નિયમિત ઓફિસ પેપર અને ઓરિજિનલ ડિઝાઈનર પેપર બંને પર છાપવામાં આવે છે, જેની ઘનતા વધારે હોઈ શકે છે, વિવિધ વિકલ્પોરંગ ઉકેલો, વોટરમાર્ક, ટેક્ષ્ચર એમ્બોસિંગ, વગેરે. અહીં, ફેન્સી ફ્લાઇટ્સ સામાન્ય રીતે માત્ર કિંમત દ્વારા મર્યાદિત હોય છે.

પરંતુ જો તમારી પાસે તમારા લેટરહેડને વ્યવસાયિક રીતે બનાવવા માટે પૈસા ન હોય તો નિરાશ થશો નહીં. આ કિસ્સામાં, અમે તમને કંપનીના ફોર્મના કેટલાક મૂળભૂત નમૂનાઓ ઑફર કરીએ છીએ, જેનો ઉપયોગ કરીને તમે 10-20 મિનિટમાં તમારું પોતાનું ફોર્મ સ્વતંત્ર રીતે વિકસાવી શકો છો, અને તમે તેને હંમેશા નિયમિત પ્રિન્ટર પર છાપી શકો છો. યાદ રાખો: સંક્ષિપ્તતા પ્રતિભાની બહેન છે.

તે મહત્વપૂર્ણ છે કે તમારા લેટરહેડમાં કંપની વિશેની મૂળભૂત માહિતી શામેલ છે અને તમારો પ્રતિપક્ષ હંમેશા તમારો સંપર્ક કરવા માટે તેના પરની માહિતી શોધી શકે છે.

સત્તાવાર પત્રનું ફોર્મેટિંગ

હેલો, પ્રિય વાચક!

તે કોઈ રહસ્ય નથી કે સત્તાવાર પત્રોને સક્ષમ રીતે કંપોઝ કરવાની અને ફોર્મેટ કરવાની ક્ષમતા એ કર્મચારીની વ્યાવસાયિકતાનો અભિન્ન ભાગ છે, પછી તે ડિરેક્ટર હોય કે મધ્યમ મેનેજર. આ તે કંપનીઓમાં ખાસ કરીને સાચું છે કે જેમની પ્રતિપક્ષો મોટી સંસ્થાઓ છે અને તેમના સ્ટાફમાં લગભગ 500 લોકો છે. સારી રીતે લખાયેલ પત્ર એ કંપનીની છબી છે, તે ઘટકોમાંથી એક છે વ્યવસાય શિષ્ટાચાર. આ એન્ટરપ્રાઇઝનું વ્યવસાય કાર્ડ છે, અને આ મોટે ભાગે નજીવા દસ્તાવેજમાંથી નોંધપાત્ર તારણો ખેંચી શકાય છે.

પત્રની વિગતો અને સામગ્રીને કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવી તે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવ્યું છે

ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ ઓથોરિટી (એમ. 2001)માં ઓફિસ વર્ક માટે માનક સૂચનાઓ અને રાજ્ય ધોરણ GOST R 6.30-2003 “યુનિફાઇડ ડોક્યુમેન્ટેશન સિસ્ટમ્સ. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોની એકીકૃત સિસ્ટમ. દસ્તાવેજીકરણ આવશ્યકતાઓ."

દસ્તાવેજની તૈયારી માટે સમાન નિયમો પ્રદાન કરે છે:

પત્રનું કાનૂની બળ

ઉચ્ચ-ગુણવત્તાવાળી અને સમયસર ડ્રાફ્ટિંગ અને પત્રોનો અમલ

પત્રોની તાત્કાલિક શોધનું સંગઠન.

સત્તાવાર પત્રો લખવાના નિયમો:

1. સંસ્થાના લેટરહેડ પર પત્ર દોરવામાં આવ્યો છે. તમે કહેશો, સારું, નિયમ પહેલેથી જ સ્પષ્ટ છે. હા. બીજા દિવસે મને મારફતે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ સંદેશ મળ્યો ઇમેઇલ, શરીરમાં, ફોર્મ પર નહીં. પરંતુ દસ્તાવેજના કાનૂની બળ વિશે શું?

2. ઉપલા ડાબા ખૂણામાં આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજ નંબર અને નવીનતમ દસ્તાવેજના સંકલનની તારીખ સૂચવવામાં આવે છે. દરેક સંસ્થા સ્વતંત્ર રીતે દસ્તાવેજને આઉટગોઇંગ નંબર સોંપવા માટેના નિયમો સ્થાપિત કરે છે.

3. ઉપલા જમણા ખૂણામાં અમે લખીએ છીએ કે પત્ર કોને આપવાનો છે: જનરલ ડિરેક્ટરરોમાશ્કા એલએલસી અથવા તે જ એલએલસીના વ્યાપારી નિર્દેશક. જો તમને સ્થિતિનું સાચું નામ ખબર નથી, તો પછી ફક્ત એન્ટરપ્રાઇઝના વડાને લખો, અને પછી તે પોતે નક્કી કરશે કે તેને કોને લખવું.

4. ડાબા ખૂણામાં પત્રનો વિષય સૂચવવાની ખાતરી કરો: રિફંડ વિશે, સામગ્રીના વિતરણમાં વિલંબ વિશે, વગેરે.

4. અમે શબ્દો સાથે અક્ષર શરૂ કરીએ છીએ: પ્રિય IO (પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા). અમે જોડણીની ભૂલો માટે કાળજીપૂર્વક તપાસ કરીએ છીએ. જો શંકા હોય તો, બે વાર તપાસો, Google તમને મદદ કરશે.

5. અમે કૃતજ્ઞતાના શબ્દો સાથે પત્રનો અંત કરીએ છીએ: તમારા અને તમારા વ્યવસાયના સંદર્ભમાં, આદર સાથે, અગાઉથી આભાર, અમે પરસ્પર ફાયદાકારક સહકાર વગેરેની આશા રાખીએ છીએ.

6. અધિકારીના હસ્તાક્ષર હેઠળ, અમે સંપર્ક નંબર સાથે દસ્તાવેજના એક્ઝિક્યુટરને સૂચવીએ છીએ.

ઔપચારિક પત્ર લખતી વખતે યાદ રાખવા જેવી બાબતો:

પત્ર લખતી વખતે, તમારું કાર્ય તેને માહિતીથી સંતૃપ્ત કરવાનું છે, લાગણીઓથી નહીં. તથ્યો અને તાર્કિક તારણો સાથે તટસ્થતાથી તમારા વિચારો વ્યક્ત કરો.

જો તમે પત્રમાં સરનામાંને વ્યક્તિગત રીતે સંબોધિત કરો છો, તો વ્યક્તિગત સર્વનામ તમે, તમે, તમારું, વગેરે છે. અમે મોટા અક્ષરે લખીએ છીએ,

તમારે બહુવચનમાં લખવું જોઈએ: અમે પૂછીએ છીએ, અમે જાણ કરીએ છીએ, અમે સૂચવીએ છીએ, અમે યાદ કરાવીએ છીએ, વગેરે. આ પત્ર સંસ્થાના હિતોનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે, વ્યક્તિગત નહીં.

પત્ર લખ્યા પછી, તમારે તેને થોડા સમય માટે મુલતવી રાખવાની જરૂર છે - પ્રાધાન્ય કાલ સુધી. સારું, જો કંઈક તાકીદનું હોય, તો પછી 20-30 મિનિટ માટે. પછી મુદ્રિત દસ્તાવેજ લો અને તેને ફરીથી વાંચો. ચોક્કસ, તમને નાની ભૂલો, શબ્દોમાં અચોક્કસતા અથવા ભૂલો જોવા મળશે.

અને સૌથી અગત્યનું, યાદ રાખો કે કોઈપણ નિયમમાં અપવાદો છે))).

મને આશા છે કે આ લેખ ઉપયોગી હતો, તેથી જો તમે સામાજિક બટનો દબાવો તો હું આભારી રહીશ. નેટવર્ક્સ

અને અંતે, મીઠાઈ - ટર્કિશ સુલતાનને એક પત્ર:

તમારી એનાસ્તાસિયા ઝખારોવા

સતત પત્રવ્યવહાર અને ઈમેઈલ હવે મિત્રો સાથે વાતચીત કરવાના રોજિંદા માધ્યમ બની ગયા છે, પરંતુ પત્ર લખવાનું વધુ પરંપરાગત છે, કાર્યક્ષમ રીતે, જે તમારા મિત્રના ચહેરા પર સ્મિત લાવી શકે છે. જો તમે જૂના જમાનાની રીતે ઈમેલ લખી રહ્યાં હોવ, તો લેખનનું સ્વરૂપ હજુ પણ એ જ રહે છે: મિત્રને લખેલા પત્રમાં શુભેચ્છા, મિત્ર માટેના પ્રશ્નો, તમારા જીવનમાંથી અપડેટ અને યોગ્ય અંતનો સમાવેશ થવો જોઈએ.

પગલાં

પત્રની શરૂઆત

મુખ્ય ભાગ

સુખદ વસ્તુઓ સાથે પ્રારંભ કરો.મૈત્રીપૂર્ણ પત્રનો પ્રથમ ભાગ સામાન્ય રીતે ગરમ અને ખુશખુશાલ હોય છે. આ સમગ્ર પત્ર માટે સ્વર સેટ કરી શકે છે, પ્રાપ્તકર્તાને આગળ શું આવી રહ્યું છે તે જણાવવા દે છે અને પત્ર વધુ ગંભીર અથવા વ્યવસાય જેવો લાગે છે. થોડી લીટીઓમાં શુભેચ્છા લખો, મજાક કહો અથવા હવામાન વિશે લખો.

• "કેમ છો?" અથવા "તમે કેમ છો?" - પત્ર શરૂ કરવાની સૌથી સામાન્ય રીતો. પત્રને લાંબી વાતચીતનો ભાગ લાગે તે માટે પ્રશ્ન પૂછો. જો તમને પત્રનો જવાબ જોઈએ છે, તો તેને પ્રશ્નોથી ભરો.
• તમે પ્રાપ્તકર્તાને તેમના જીવન વિશે વધુ પૂછવા માટે પત્રના પ્રથમ ફકરાનો ઉપયોગ કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે: “મને આશા છે કે નાની યુલેન્કાને તે ગમશે કિન્ડરગાર્ટન. હું માની શકતો નથી કે તે આટલી મોટી થઈ ગઈ છે!”
• પત્રો ઘણીવાર વર્ષના સમયના સંદર્ભમાં શરૂ થાય છે. નાની વાતચીતો કેવી રીતે શરૂ કરવી તે વિશે વિચારો જે ઊંડા વાર્તાલાપમાં વૃદ્ધિ પામે છે. ઉદાહરણ તરીકે: “હું આશા રાખું છું કે પાનખર તમારા મૂડને બગાડે નહીં. આ વિસ્તારના વૃક્ષો ખૂબ સુંદર બની ગયા છે. મને હજુ પણ લાગે છે કે શિયાળો ઠંડો હશે.”

1. તમારા જીવનમાંથી સમાચાર અને વિગતો શેર કરો.હવે પત્રના મુખ્ય ભાગ અને તેને લખવાના હેતુનો સમય છે. તમે આ પત્રવ્યવહાર શા માટે શરૂ કર્યો? શું તમે કોઈ જૂના મિત્ર સાથે પુનઃજોડાણ કરવા માંગો છો, તમે તેને કેટલી યાદ કરો છો તે વ્યક્ત કરવા માંગો છો અથવા તેની મદદ માટે તેનો આભાર માનો છો? પ્રામાણિક બનો, ખુલ્લા બનો અને તમારા વિચારો કાગળ પર સ્પષ્ટપણે વ્યક્ત કરવાનો પ્રયાસ કરો.

   • તમારા જીવનમાં શું થઈ રહ્યું છે તે વિશે લખો. પત્રની પ્રકૃતિને ધ્યાનમાં લીધા વિના, તમારા પત્રની પ્રશંસા કરવામાં આવશે, પરંતુ તમારા જીવન વિશેની વાર્તાઓ તમારા પ્રાપ્તકર્તા અને તમને નજીક લાવશે. આ રીતે પત્ર વધુ અસરકારક અને ખુલ્લો રહેશે. અમને કહો કે શું થયું, તમે કઈ લાગણીઓ અનુભવી અને ભવિષ્ય માટે તમારી યોજનાઓ શું છે.
   • તમારા જીવનનું ખૂબ વિગતવાર વર્ણન કરશો નહીં, નહીં તો મૈત્રીપૂર્ણ પત્રનો હેતુ ખોવાઈ જશે. અખબારના રજાના નમૂનાને ટાળો - જો તમે તમારી બધી યોગ્યતાઓની સૂચિ બનાવશો તો તમારો મિત્ર તરત જ અંતથી પત્ર વાંચવાનું શરૂ કરશે. તમારે તમારી પોતાની સમસ્યાઓમાં ફસાઈ જવાની જરૂર નથી, પરંતુ તમારા વિશે વાત કરતી વખતે વાસ્તવિક બનો.

2. તમારા મિત્ર સાથે સીધો સંબંધ ધરાવતા વિષયો પસંદ કરો.તમારા મિત્રએ શું કર્યું? છેલ્લી વખતતમે તેને ક્યારે મળ્યા? કદાચ તે તેના સોલમેટ સાથે તૂટી ગયો? કદાચ તે ફૂટબોલ ટીમ પર મુશ્કેલ સમયમાંથી પસાર થઈ રહ્યો હતો? પરિચિત વિષયોનો સંદર્ભ આપીને અનુકૂલન કરો અને તમારા મિત્રના વ્યવસાયમાં તમારી રુચિ દર્શાવવા માટે પ્રશ્નો પૂછો.

   • તમે બંનેને રુચિ ધરાવતા વિષયો પર ચર્ચા કરી શકો છો. કલા, રાજકારણ, તાજેતરની ઘટનાઓ અથવા જીવનના અન્ય ક્ષેત્રો વિશે તમારા મંતવ્યો જણાવો કે જેની તમે તમારા મિત્ર સાથે ચર્ચા કરવા માંગો છો.
   • તમે મૂવી જોવા અથવા પુસ્તકો વાંચવાનું સૂચન કરી શકો છો જે તમને લાગે છે કે તમારા મિત્રને ગમશે. મૂલ્યવાન માહિતીની આપલે હંમેશા પત્રોમાં આવકાર્ય છે.

પત્ર પૂરો

1. ચર્ચા બંધ કરો.તમારા મિત્ર અથવા પ્રિય વ્યક્તિને તમારી શુભેચ્છાઓ પાઠવતો છેલ્લો ફકરો લખો. છેલ્લો ફકરો સામાન્ય રીતે ભાવનાત્મક ભારમાં હળવો હોય છે, પરંતુ તે પત્રના એકંદર વાતાવરણ સાથે સુસંગત હોવો જોઈએ. તમારા મિત્રને તમારા વિશે વધુ સારું લાગે તે માટે તમારો પત્ર હકારાત્મક નોંધ પર સમાપ્ત કરો.

   • પત્રના હેતુનું પુનરાવર્તન કરો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે કોઈ મિત્રને પાર્ટીમાં આમંત્રિત કરો છો, તો નીચે લખો: "મને આશા છે કે તમે આવશો!" જો તમે તમારા મિત્રને સારા સમયની શુભેચ્છા પાઠવવા માંગતા હો, તો કંઈક આના જેવું લખો: "હેપી ન્યૂ યર!"
   • તમારા મિત્રને પાછા લખવા માટે પ્રેરણા આપો. જો તમને જવાબ જોઈએ છે, તો લખો: "હું ઝડપી જવાબની આશા રાખું છું," અથવા: "કૃપા કરીને જવાબ લખો!"

2. અંત લખો.તે તેના સ્વર પર આધાર રાખીને તમારા પત્રના મૂડને અભિવ્યક્ત કરે છે: ઔપચારિક અથવા અનૌપચારિક. શુભેચ્છાની જેમ, અંત પ્રાપ્તકર્તા સાથેના તમારા સંબંધની પ્રકૃતિ દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે. તમારા નામ સાથે અક્ષર સમાપ્ત કરો.

   • જો તમે પત્રને ઔપચારિક રીતે સમાપ્ત કરવા માંગતા હો, તો લખો: “આપની,” “આપની,” અથવા “સાથે શુભેચ્છાઓ».
   • જો પત્ર અનૌપચારિક સ્વરમાં લખાયેલો હોય, તો "તમારું...", "તમારી સંભાળ રાખો," અથવા "બાય" જેવા શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરો.
   • જો પત્ર વ્યક્તિગત છે, તો "પ્રેમ," "તમને ખૂબ જ પ્રેમ કરું છું," અથવા "મિસ યુ" લખો.

3. પોસ્ટસ્ક્રીપ્ટ ધ્યાનમાં લો.પોસ્ટસ્ક્રીપ્ટ (લેટ. પોસ્ટ સ્ક્રિપ્ટમ (P.S.) - "જે લખાય છે તે પછી") નો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે મૈત્રીપૂર્ણ પત્રના અંતે વધારાની માહિતીની પદ્ધતિ તરીકે થાય છે જે શરીરમાં અલગ ફકરાને સમર્પિત કરવા યોગ્ય નથી. તમે એક રસપ્રદ મજાક પણ ઉમેરી શકો છો, અથવા ફક્ત પોસ્ટસ્ક્રીપ્ટને છોડી શકો છો. કોઈ પણ સંજોગોમાં, ખાતરી કરો કે પોસ્ટસ્ક્રીપ્ટ અક્ષરના સ્વર સાથે મેળ ખાય છે અને તમારા પ્રાપ્તકર્તાને એવું લાગે છે કે તમે તેમને જોવા માંગો છો.

કોઈપણ સંસ્થામાં, પત્રો મોટાભાગના ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજો બનાવે છે. આ દસ્તાવેજોના ઘણા પ્રકારો છે, અને તેમાંના દરેક માટે અમલ માટે સંખ્યાબંધ નિયમો છે. પત્રો એ મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજીકરણનો સૌથી સામાન્ય પ્રકાર હોવાથી, તેમને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે કંપોઝ કરવું તે જાણવું અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે.

આ લેખમાંથી તમે શીખી શકશો:

અક્ષરોનું યોગ્ય ફોર્મેટિંગ એ સમગ્ર કંપનીની સફળતા છે

વ્યવસાયિક (અથવા સત્તાવાર) પત્રો તે માનવામાં આવે છે જે કંપનીને બાહ્ય માળખા સાથે વાતચીત કરવા માટે સેવા આપે છે. તદુપરાંત, સંસ્થાના વડા અને વ્યવસાયિક ભાગીદાર અથવા ક્લાયંટ વચ્ચે કેટલાક મૌખિક કરાર થયા પછી પણ, શિષ્ટાચારના નિયમો આ કરારની પુષ્ટિ માટે પ્રદાન કરે છે. આ, બદલામાં, પહેલેથી જ ગેરંટી ગણી શકાય.

વ્યવસાયિક પત્રોના પ્રકાર

1. માહિતીપ્રદ - કેટલીક માહિતી પહોંચાડવા માટે બનાવવામાં આવી છે.

કરેલા કાર્યો દ્વારા

1. પહેલ - પ્રતિસાદની જરૂર હોય તેવા અને પ્રતિસાદની જરૂર ન હોય તેવામાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે. ઉદાહરણો: વિનંતી, ફરિયાદ, સૂચના, રીમાઇન્ડર, .

2. પ્રતિભાવના પત્રો.

સરનામાં પર આધારિત

1. નિયમિત - સામાન્ય રીતે માત્ર એક જ પ્રાપ્તકર્તાને મોકલવામાં આવે છે.

2. પરિપત્ર - તે કે જે એક પ્રેષક ઘણા પ્રાપ્તકર્તાઓને મોકલે છે.

પ્રસ્થાનના સ્વરૂપ મુજબ

સેવા પત્રનું માળખું

સારી રીતે લખેલા વ્યવસાય પત્રના ટેક્સ્ટમાં આનો સમાવેશ થાય છે: અપીલ, પ્રારંભિક અને મુખ્ય ભાગો અને નિષ્કર્ષ.

અપીલ.

સંચાર હેતુઓ માટે આ સૌથી મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. આમ, સરનામાંના યોગ્ય રીતે પસંદ કરેલા સ્વરૂપ માટે આભાર, તમે ફક્ત સરનામાંનું ધ્યાન આકર્ષિત કરી શકતા નથી, પણ વધુ સંદેશાવ્યવહાર માટે સામાન્ય સ્વર પણ સેટ કરી શકો છો. જો પત્ર કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સંબોધિત ન હોય, તો અન્ય કિસ્સાઓમાં, તે પ્રમાણભૂત ભાષાના સૂત્રોનો ઉપયોગ કરવાનો રિવાજ છે - ઉદાહરણ તરીકે, "પ્રિય સેર્ગેઈ ઇવાનોવિચ!", "સરકારના અધ્યક્ષ!" અપીલ લાઇનની મધ્યમાં લખેલી છે.

પ્રારંભિક ભાગ.

પત્રની શરૂઆતમાં, તેની તૈયારી માટેના કારણો અને આધારો સૂચવવા માટે જરૂરી છે, તૃતીય-પક્ષ દસ્તાવેજો અને તથ્યોના સંદર્ભો સાથે માહિતીની પુષ્ટિ કરવી જરૂરી છે. જો સંદર્ભો સૂચવવાની જરૂર હોય, તો તે નીચેના ક્રમમાં થવું જોઈએ: અધિનિયમનું શીર્ષક, લેખક, તારીખ, નોંધણી નંબર, શીર્ષક.

મુખ્ય ભાગ.

મુખ્ય ભાગમાં તેઓ સૂચવે છે મુખ્ય ધ્યેયઅક્ષરો આ ભાગ જરૂરી ઘટનાઓનું વિગતવાર વર્ણન કરે છે, પુરાવા પ્રદાન કરે છે અથવા પરિસ્થિતિનું વિશ્લેષણ કરે છે.

નિષ્કર્ષ.

નિષ્કર્ષમાં, વિનંતીઓ, દરખાસ્તો, ઇનકાર અથવા અભિપ્રાયોના સ્વરૂપમાં તારણો કાઢવાનો રિવાજ છે. એવું માનવામાં આવે છે કે સેવા પત્રમાં ફક્ત એક જ અંતિમ ભાગ હોઈ શકે છે. એક નિયમ તરીકે, તેઓ પ્રમાણભૂત અભિવ્યક્તિઓ સાથે સમાપ્ત થાય છે - ઉદાહરણ તરીકે, "હું વધુ સહકારની આશા રાખું છું," "શુભેચ્છાઓ સાથે." નમ્રતા સૂત્ર "સહી" વિશેષતા પહેલા મૂકવામાં આવે છે, અને અલ્પવિરામ દ્વારા સ્થિતિથી અલગ કરવામાં આવે છે.

લેખકને સબમિટ કરતી વખતે જેવા પાસાઓને ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે:

• પરિચયની ડિગ્રી અને સરનામાં સાથેના સંબંધની પ્રકૃતિ;
• જાહેર સ્થિતિસરનામું અને લેખકની સ્થિતિ સાથે તેનો સંબંધ;
• પરિસ્થિતિ કે જેમાં સંચાર થાય છે - તેની ઔપચારિકતા અથવા અનૌપચારિકતા;
• કોઈ ચોક્કસ કંપનીમાં અપનાવવામાં આવેલ શિષ્ટાચાર અને ધોરણો.

પત્ર ફોર્મેટ, નમૂના:

GOST અનુસાર અક્ષરોનું ફોર્મેટિંગ

સેવા પત્રો ટેક્સ્ટના કદના આધારે A4 અથવા A5 ફોર્મેટમાં વિશિષ્ટ સ્વરૂપો પર જારી કરવા આવશ્યક છે. ફક્ત એવા કિસ્સાઓમાં જ ફોર્મનો ઉપયોગ ન કરવાની મંજૂરી છે જ્યાં લેખકો એક જ સમયે ઘણી કંપનીઓ હોય.

પત્ર સ્વરૂપો માટેની આવશ્યકતાઓ, તેમજ વિગતોની રચના અને ડિઝાઇન નિયમો તેમાં સમાયેલ છે GOST R 6.30-2003 “યુનિફાઇડ ડોક્યુમેન્ટેશન સિસ્ટમ્સ. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોની એકીકૃત સિસ્ટમ. દસ્તાવેજીકરણ આવશ્યકતાઓ."

સામાન્ય રીતે, કંપનીઓને સ્વતંત્ર રીતે પત્ર સ્વરૂપો વિકસાવવાનો અધિકાર છે, કારણ કે ઉલ્લેખિત GOST પ્રકૃતિમાં સલાહકારી છે, જો કે, તેની જોગવાઈઓનો અમલ સંસ્થામાં દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવાની ઉચ્ચ સંસ્કૃતિ સૂચવે છે. કેટલીક સંસ્થાઓ માટે, GOST R 6.30-2003 ફરજિયાત છે: ઉદાહરણ તરીકે, ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ સત્તાવાળાઓએ હંમેશા આ ધોરણની સલાહ લેવી જોઈએ.

01 - રશિયન ફેડરેશનનું રાજ્ય પ્રતીક;

02 - રશિયન ફેડરેશનની ઘટક એન્ટિટીના શસ્ત્રોનો કોટ;

03 - સંસ્થાનું પ્રતીક અથવા ટ્રેડમાર્ક (સેવા ચિહ્ન);

04 - સંસ્થા કોડ;

05 - કાનૂની એન્ટિટીનો મુખ્ય રાજ્ય નોંધણી નંબર (OGRN);

06 - નોંધણી માટે કરદાતા ઓળખ નંબર/કારણ કોડ (TIN/KPP);

07 - ફોર્મ કોડ;

08 - સંસ્થાનું નામ;

09 - સંસ્થા વિશે સંદર્ભ માહિતી;

10 - દસ્તાવેજના પ્રકારનું નામ;

11 - તારીખ;

12 - નોંધણી નંબર;

14 - સંકલન અથવા પ્રકાશનનું સ્થળ;

15 - સરનામું;

16 - મંજૂરી સ્ટેમ્પ;

17 - ઠરાવ;

18 - ટેક્સ્ટનું શીર્ષક;

19 - નિયંત્રણ ચિહ્ન;

20 - દસ્તાવેજનો ટેક્સ્ટ;

21 - એપ્લિકેશનની હાજરી પર ચિહ્નિત કરો;

22 - સહી;

23 - મંજૂરી સ્ટેમ્પ;

24 - વિઝા મંજૂરી;

25 - સીલ છાપ;

26 - નકલના પ્રમાણપત્ર પર ચિહ્નિત કરો;

27 - કલાકાર વિશે ચિહ્નિત કરો;

28 - દસ્તાવેજના અમલ અને તેને ફાઇલમાં મોકલવા પરની નોંધ;

29 - સંસ્થા દ્વારા દસ્તાવેજની રસીદ પર એક નોંધ;

30 - ઇલેક્ટ્રોનિક નકલની ID.

GOST, નમૂના અનુસાર પત્રનું ફોર્મેટ કરવું:

જોડાણ સાથે પત્રને ફોર્મેટ કરવું, નમૂના:

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર લખવાના નિયમો

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં સંદેશાવ્યવહારની સત્તાવાર વ્યવસાય શૈલીનો ઉપયોગ શામેલ છે. તેની વિશિષ્ટતા એ હકીકતમાં રહેલી છે કે સહભાગીઓ સામાન્ય રીતે હોય છે કાનૂની સંસ્થાઓ, જેમણે સંસ્થા (અથવા ઘણી સંસ્થાઓ) માં અપનાવવામાં આવેલા સંદેશાવ્યવહારના એકદમ કડક નિયમોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે.

આ પ્રકારના સંચારને લાગુ પડતી ઘણી જરૂરિયાતો છે.

પ્રસ્તુતિનું માનકીકરણ.આજે ઘણા બધા શબ્દો, વિશિષ્ટ શબ્દસમૂહો અને સૂત્રો છે જે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે વિશિષ્ટ છે. તેમનો ઉપયોગ તમને તૈયારીના સમયને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડવાની મંજૂરી આપે છે, અને તૈયાર ડિઝાઇન તમને ચોક્કસ પરિસ્થિતિ માટે યોગ્ય શબ્દો શોધવામાં સમય બગાડવાનું ટાળવામાં મદદ કરે છે. માનકીકરણ નોંધપાત્ર રીતે કોઈપણ ગ્રંથોની ધારણાને સરળ બનાવે છે અને સમગ્ર દસ્તાવેજ પ્રવાહ પ્રક્રિયાને શ્રેષ્ઠ બનાવે છે.

તટસ્થ સ્વર.પત્રો લખતી વખતે સંયમ અને કઠોરતા એ સત્તાવાર સંચારમાં ધોરણ છે. તટસ્થ સ્વર અભિવ્યક્ત અથવા ભાવનાત્મક રીતે ચાર્જ કરેલા શબ્દોની લગભગ સંપૂર્ણ ગેરહાજરી સૂચવે છે. માહિતી સંપૂર્ણપણે સત્તાવાર પ્રકૃતિની છે આ કારણોસર, ટેક્સ્ટમાંથી બાકાત રાખવાની જરૂર છે, ઉદાહરણ તરીકે, ઓછા પ્રત્યય અથવા ઇન્ટરજેક્શનવાળા શબ્દો. ભાવનાત્મક સબટેક્સ્ટ હાજર હોઈ શકે છે, પરંતુ તે પ્રસ્તુતિના તટસ્થ સ્વર પાછળ છુપાયેલ હોવું જોઈએ.

શબ્દોની ચોકસાઈ અને અસ્પષ્ટતા. પ્રાપ્તકર્તાએ તેને સંબોધિત સામગ્રીનો અર્થ સ્પષ્ટપણે સમજવો અને તેનું અર્થઘટન કરવું જોઈએ. ટેક્સ્ટની ચોકસાઈ, એક નિયમ તરીકે, યોગ્ય રીતે બાંધવામાં આવેલી રચનાત્મક રચના, ગેરહાજરી પર સીધો આધાર રાખે છે. તાર્કિક ભૂલો. સેવા પત્ર સ્પષ્ટપણે વિચારવું આવશ્યક છે.

સંક્ષિપ્તતા. આ જરૂરિયાત માટે આભાર, લેખક સમગ્ર દસ્તાવેજની લંબાઈને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડવામાં સક્ષમ હશે. પ્રસ્તુતિની સંક્ષિપ્તતા, સૌ પ્રથમ, મૌખિક નિરર્થકતાને દૂર કરવી, આર્થિક ઉપયોગ ભાષાકીય અર્થ, બિનજરૂરી પુનરાવર્તનો અને વધારાની માહિતીની ગેરહાજરી.

ભાષાના સૂત્રોનો ઉપયોગ.વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં વ્યાપકપણે ઉપયોગમાં લેવાતા નમૂનાઓ તેનો અભિન્ન ભાગ છે. આમ, ક્રિયાને પ્રોત્સાહિત કરવા માટે મોટાભાગે સૂત્રોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે: "અમે તમને આ મુદ્દા પર વિચાર કરવા કહીએ છીએ...", "અમારા કરારની પુષ્ટિમાં...". મોટે ભાગે, ભાષાકીય સૂત્રો એ લખાણના કાયદેસર રીતે નોંધપાત્ર ઘટકો છે, જેના વિના તેની પાસે જરૂરી બળ હશે નહીં. ઉદાહરણ તરીકે: "અમે ની રકમમાં રિફંડની બાંયધરી આપીએ છીએ...", "કાર્ય પૂર્ણ કરવા પર નિયંત્રણ સોંપેલ છે...".

શબ્દો, લેક્સિકલ અને ગ્રાફિક સંક્ષેપનો ઉપયોગ.પત્રવ્યવહારમાં શબ્દોનો ઉપયોગ કરવા બદલ આભાર, લેખક ટેક્સ્ટની સ્પષ્ટ સમજણ પ્રાપ્ત કરી શકે છે, જે વ્યવસાયિક સંચારનું અત્યંત મહત્વપૂર્ણ લક્ષણ છે. પરિભાષા કે જે મેનેજમેન્ટ માટે દસ્તાવેજીકરણ સપોર્ટના ક્ષેત્રમાં ઉપયોગમાં લઈ શકાય અને થવી જોઈએ તે GOST R 51141-98 “ઓફિસ મેનેજમેન્ટ અને આર્કાઇવિંગ દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે. શરતો અને વ્યાખ્યાઓ"

સાદા સામાન્ય વાક્યોનું વર્ચસ્વ. સત્તાવાર સંદેશાવ્યવહાર, એક નિયમ તરીકે, સામાન્ય સામાન્ય એક-ભાગ અથવા બે-ભાગ વાક્યોના ઉપયોગ પર આધારિત છે, જે ટેક્સ્ટને સમજવાની પ્રક્રિયાને મોટા પ્રમાણમાં સરળ બનાવે છે.

વ્યવસાયિક પત્ર લખવા માટેની માર્ગદર્શિકા

કાગળ	કાગળ પર મુદ્રિત હોવું જ જોઈએ સફેદઅથવા અન્ય હળવા રંગો. શીટ ફોર્મેટ - A4 (210 x 297 mm) અથવા A5 (148 x 210 mm).
ક્ષેત્રો	શીટમાં ઓછામાં ઓછા ફીલ્ડ્સ હોવા આવશ્યક છે: 20 મીમી - બાકી; 10 મીમી - જમણે; 20 મીમી - ટોચ; 20 મીમી - નીચું.
તારીખ	પત્રની તારીખ તેના હસ્તાક્ષરની તારીખ તરીકે ગણવામાં આવે છે. તે ક્રમને અનુસરીને અરબી અંકોમાં લખાયેલ છે: દિવસ, મહિનો, વર્ષ. ઉદાહરણ તરીકે, "02/10/2017". તારીખને ફોર્મેટ કરવાની મૌખિક-સંખ્યાત્મક પદ્ધતિને પણ મંજૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, "ફેબ્રુઆરી 10, 2017"
આઉટગોઇંગ નંબર	આઉટગોઇંગ નંબરમાં ક્રમ નંબરનો સમાવેશ થાય છે, જેને અનુક્રમણિકા દ્વારા પૂરક બનાવી શકાય છે. દસ્તાવેજની સંખ્યા કે જે બે અથવા વધુ વિભાગો દ્વારા સંયુક્ત રીતે સંકલિત કરવામાં આવી હતી તેમાં આ દરેક વિભાગના લેટર રજિસ્ટ્રેશન નંબરનો સમાવેશ થાય છે, જેને સ્લેશ દ્વારા અલગ કરવામાં આવે છે.
ગંતવ્ય	એડ્રેસી કંપની, તેના માળખાકીય વિભાગો અથવા વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ હોઈ શકે છે. તે યાદ રાખવું અગત્યનું છે કે પછીના કિસ્સામાં, આદ્યાક્ષરો હંમેશા અટક પહેલાં સૂચવવામાં આવે છે. પ્રાપ્તકર્તા કંપનીનું નામ હંમેશા નામાંકિત કેસમાં સૂચવવામાં આવે છે. નિયમો અનુસાર, તે ચારથી વધુ પ્રાપ્તકર્તાઓને સંબોધવામાં આવવી જોઈએ નહીં. ઉપરાંત, આ વિગતમાં પોસ્ટલ સરનામું શામેલ હોઈ શકે છે, અને પહેલા સંસ્થાનું નામ અને પછી પોસ્ટલ સરનામું સૂચવી શકે છે.
પત્ર લખાણ	ટેક્સ્ટ પોતે જ ટેબલ, ટેક્સ્ટ અથવા ઘણી રચનાઓના સંયોજન તરીકે ફોર્મેટ કરી શકાય છે. કોષ્ટકો ડિઝાઇન કરતી વખતે, નામાંકિત કિસ્સામાં કૉલમ અને પંક્તિઓ સંજ્ઞાઓને કૉલ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. જો કોષ્ટક આગલા પૃષ્ઠ પર ચાલુ રહે છે, તો તેના પર કૉલમ અને રેખાઓ પણ ક્રમાંકિત છે. ટેક્સ્ટમાં બે ભાગો હોવા જોઈએ: પત્ર લખવાનું કારણ/હેતુ/કારણ અને તારણો/સૂચનો/સુઝાવો. ઉપરાંત, ટેક્સ્ટમાં ફક્ત એક અંતિમ ભાગ હોઈ શકે છે - ઉદાહરણ તરીકે, સમજૂતી વિના વિનંતી. જો પત્ર અન્ય સંસ્થાઓના કાર્યોનો ઉલ્લેખ કરે છે, તો તેમની વિગતો દર્શાવો: દસ્તાવેજનું શીર્ષક, સંસ્થાનું નામ, તારીખ, નોંધણી નંબર અને શીર્ષક.
અરજી	જોડાણ સાથેનો વ્યવસાય પત્ર નીચે મુજબ ફોર્મેટ કરવો જોઈએ: અરજી: 2 l માટે. 2 નકલોમાં. જો એપ્લિકેશન ટેક્સ્ટમાં સૂચવવામાં આવી નથી, તો તેનું નામ, શીટ્સ અને નકલોની સંખ્યા સૂચવવી જરૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે: પરિશિષ્ટ: 3 એલ માટે વેચાણ અને ખરીદી કરાર. 2 નકલોમાં. જો જોડાણ સાથેનો દસ્તાવેજ જોડાયેલ હોય, તો ચિહ્ન નીચે પ્રમાણે ફોર્મેટ કરવામાં આવે છે: જોડાણ: FSS નો 12 ઓક્ટોબર, 2017 N 03-2/923 નો પત્ર અને તેમાં એક પરિશિષ્ટ, કુલ 7 પાના.
સહી	હસ્તાક્ષર માટે પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરનાર કર્મચારીની સ્થિતિ અને આ હસ્તાક્ષરની ટ્રાન્સક્રિપ્ટનો સંકેત જરૂરી છે. જો ઘણા કર્મચારીઓ હસ્તાક્ષર કરે છે, તો હસ્તાક્ષરો હોદ્દાને અનુરૂપ ક્રમમાં ગોઠવવામાં આવે છે. જો સ્થિતિ સમાન હોય, તો હસ્તાક્ષરો સમાન સ્તરે સ્થિત હોવા જોઈએ.
સીલ	સીલ નાણાકીય સંપત્તિ સંબંધિત દસ્તાવેજો અથવા અન્ય દસ્તાવેજો પર અધિકારીઓના હસ્તાક્ષરોની અધિકૃતતાને પ્રમાણિત કરે છે જેમાં મૂળ હસ્તાક્ષરનું પ્રમાણપત્ર જરૂરી છે.
વહીવટકર્તા	જો જરૂરી હોય તો, કલાકારના પ્રારંભિક અને અટક અને તેનો ટેલિફોન નંબર સૂચવો. સામાન્ય રીતે નીચે ડાબા ખૂણામાં છેલ્લી શીટની આગળ અથવા પાછળ ચિહ્ન મૂકવામાં આવે છે.

આજે, કોઈપણ કંપનીમાં વ્યક્તિઓ અને સમગ્ર વિભાગો બંનેની પ્રવૃત્તિઓથી સંબંધિત સંપૂર્ણપણે અલગ મુદ્દાઓ પર સત્તાવાર પત્રો દોરવામાં આવે છે. પત્રોનો વિષય વિનંતી, સૂચના, કરાર, દાવો, રદબાતલ, ફેરફાર વગેરે હોઈ શકે છે. તે જ સમયે, સારા ફોર્મના નિયમો સૂચવે છે કે કોઈપણ દસ્તાવેજ ઉપરની બધી આવશ્યકતાઓ અનુસાર તૈયાર કરવામાં આવશે. આનો આભાર, પત્ર (ભલે તે કયા સ્વરૂપમાં મોકલવામાં આવે છે) દરેક કર્મચારી અને સમગ્ર કંપનીના મેનેજમેન્ટના કાર્યમાં અસરકારક સાધન બનશે.

તમારી જાતને પરીક્ષણ કરો

1. કયા પ્રકારના અક્ષરને ગોળ પત્ર કહેવામાં આવે છે?

• એક સંબોધનકર્તા દ્વારા અનેક સરનામાંઓને મોકલવામાં આવેલો પત્ર
• એક એડ્રેસી દ્વારા એક એડ્રેસીને મોકલવામાં આવેલો પત્ર
• એક પત્ર જે સંખ્યાબંધ કારણોસર મોકલવામાં આવ્યો ન હતો

2. વ્યવસાયિક પત્ર સાથેના જોડાણને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવું જોઈએ?

• અરજી: 2 l માટે. 2 નકલોમાં.
• 2 શીટ પર 2 નકલોમાં અરજી
• ડુપ્લિકેટમાં બે એપ્લિકેશન શીટ્સ

3. બિઝનેસ લેટર તૈયાર કરવા અને લખવામાં કેટલા તબક્કાઓ છે?

4. વ્યાપાર પત્રવ્યવહારમાં તટસ્થ સ્વરની જરૂર હોવાનો અર્થ શું છે?

• શબ્દો, લેક્સિકલ અને ગ્રાફિક સંક્ષેપનો ઉપયોગ
• પત્રમાં અભિવ્યક્ત અથવા ભાવનાત્મક રીતે ચાર્જ કરેલા શબ્દોની લગભગ સંપૂર્ણ ગેરહાજરી
• નમૂનાઓનો વ્યાપક ઉપયોગ

5. વ્યવસાય પત્રમાં કયા ભાગોનો સમાવેશ થાય છે?

• અપીલ, પ્રારંભિક અને મુખ્ય ભાગો, નિષ્કર્ષ
• મુખ્ય ભાગ, નિષ્કર્ષ
• અપીલ, નિષ્કર્ષ

16એપ્રિલ

હેલો! આ લેખમાં આપણે બિઝનેસ લેટર્સ વિશે વાત કરીશું.

આજે તમે શીખીશું:

1. શા માટે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર તેની સુસંગતતા ગુમાવ્યો નથી;
2. ત્યાં કયા પ્રકારનાં વ્યવસાયિક પત્રો છે અને તે કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવામાં આવે છે;
3. વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવો.

હવે આપણી વિંડોઝની બહાર ઉચ્ચ તકનીક અને ઇન્ટરનેટનો સમય છે. પરંતુ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર તેનું મહત્વ અને સુસંગતતા ગુમાવ્યું નથી, તે ફક્ત અન્ય માધ્યમો તરફ વળ્યું છે. ચાલો આજે વાત કરીએ કે વ્યવસાયિક પત્રો કંપોઝ કરવા અને ફોર્મેટ કરવામાં સક્ષમ બનવું શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે.

તમારે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારની શા માટે જરૂર છે?

સૌ પ્રથમ, આ કર્મચારીઓ અથવા વ્યવસાયિક ભાગીદારો સાથે અભિપ્રાયો, સૂચનો અને વિચારોની આપલે કરવાની તક છે. પત્રવ્યવહારની મદદથી, તેઓ ફરિયાદો, વિનંતીઓ જણાવે છે અને કંપનીઓ વચ્ચેની ગેરસમજણો સ્પષ્ટ કરે છે.

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર એ સત્તાવાર પત્રવ્યવહારના પ્રકારોમાંથી એક છે.

વ્યવસાયિક પત્રો અને અન્ય વચ્ચે તફાવત

મુખ્ય તફાવતો નીચે મુજબ છે:

• પ્રસ્તુતિની શૈલીશાસ્ત્ર;
• શબ્દભંડોળ જે લાગણીઓની સ્પષ્ટ અભિવ્યક્તિને મંજૂરી આપતું નથી;
• કંપનીના અધિકૃત લેટરહેડ પર થાય છે;
• ફોન્ટ બહુ નાનો નથી, પણ મોટો પણ નથી, અને સમગ્ર ટેક્સ્ટમાં સમાન છે;
• ભાગ્યે જ 1 થી વધુ પૃષ્ઠ ધરાવે છે;
• કમાન્ડની કડક સત્તાવાર સાંકળની હાજરી.

વ્યવસાયિક પત્રોના પ્રકાર

બધા વ્યવસાયિક પત્રોને ઘણા જૂથોમાં વિભાજિત કરી શકાય છે. અમે દરેક પર વધુ વિગતવાર ધ્યાન આપીશું અને સંક્ષિપ્ત વર્ણન આપીશું.

એવા પત્રો કે જેના જવાબ આપવાની જરૂર નથી.

• ગેરંટી પત્ર;
• સાથ;
• માહિતીપ્રદ;
• ચેતવણી પત્ર;
• રીમાઇન્ડર પત્ર.

પત્રો કે જેના માટે પ્રતિભાવ જરૂરી છે.

• અપીલ;
• ઓફર;
• વિનંતી;
• જરૂરિયાત;
• પિટિશન.

બિન-વ્યવસાયિક પત્રો.

• આમંત્રણ પત્ર;
• શોક વ્યક્ત કરતા પત્રો;
• કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરતા પત્રો;
• કંઈક વિશે માહિતી આપતા પત્રો;
• ભલામણો ધરાવતા પત્રો;
• ગેરંટી પત્રો;
• સામાન પ્રાપ્ત થયો છે, સેવા પૂરી પાડવામાં આવી છે, વગેરેની પુષ્ટિ કરતા પત્રો;
• વિવિધ પ્રસંગો પર અભિનંદન પત્રો;
• વિનંતી પત્ર;
• સૂચનાના પત્રો;
• આવરણ પત્રો.

વ્યાપારી પત્રો.

તેઓ સામાન્ય રીતે કરારમાં પ્રવેશતા પહેલા તેમજ કરારની માન્યતા દરમિયાન ઉપયોગમાં લેવાય છે.

આમાં શામેલ છે:

• પૂછપરછનો જવાબ આપતા પત્રો;
• સીધી વિનંતી;
• - એક પત્ર જેમાં તે વ્યવહાર કરવા અથવા કરાર પૂર્ણ કરવાનો પ્રસ્તાવ છે;
• દાવો;
• રીમાઇન્ડર;
• કરારની સમાપ્તિ અથવા જવાબદારીઓ પૂર્ણ કરવાની જરૂરિયાત વગેરે વિશે ચેતવણી ધરાવતો પત્ર.

જો આપણે બંધારણ દ્વારા વર્ગીકરણ વિશે વાત કરીએ, તો ત્યાં 2 પ્રકારના વ્યવસાયિક પત્રો છે:

• લેખકનું લખાણ ધરાવતું અને મફત સ્વરૂપમાં લખાયેલું;
• કડક પેટર્ન અનુસાર સંકલિત.

સરનામાં દ્વારા.

• પરિપત્ર - એક પત્ર જે ઘણા સરનામાંઓને મોકલવામાં આવે છે;
• નિયમિત - એક વ્યક્તિ વતી એક પ્રાપ્તકર્તાને મોકલવામાં આવે છે;
• સામૂહિક - એક પ્રાપ્તકર્તાને મોકલવામાં આવે છે, પરંતુ ઘણી વ્યક્તિઓ તરફથી.

પત્રો જે ફોર્મમાં મોકલવામાં આવ્યા હતા તેના આધારે પણ વિભાજિત કરવામાં આવ્યા છે:

• ફેક્સ સંદેશ તરીકે મોકલવામાં આવે છે;
• ઇમેઇલ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે;
• જેઓ નિયમિત પરબિડીયાઓમાં મોકલવામાં આવે છે.

એવા પ્રકારના પત્રો છે જે નૈતિક કારણોસર ટાઈપ કરવાને બદલે હસ્તલિખિત હોવા જોઈએ. આ શોક અને અભિનંદનને લાગુ પડે છે.

યોગ્ય ડિઝાઇનના રહસ્યો

પત્રનો ટેક્સ્ટ પ્રારંભિક, મુખ્ય અને અંતિમ ભાગોમાં વહેંચાયેલો છે. તેઓ તાર્કિક રીતે એકબીજા સાથે જોડાયેલા છે. પ્રારંભિક ભાગમાં એવા સંજોગોનો સમાવેશ થાય છે જે પત્રની રચના તરફ દોરી જાય છે, અને મુખ્ય ભાગ સામગ્રીને જ રજૂ કરે છે. અંતિમ ભાગ પરિણામોનો સારાંશ આપે છે, જે વિનંતી, ઇનકાર, વગેરેને વ્યક્ત કરે છે.

સામાન્ય રીતે, તમામ જવાબદારી સાથેના વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારને એક કલા કહી શકાય, કારણ કે બધી આવશ્યકતાઓનું પાલન કરીને તેને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે ચલાવવું તે શીખવું જરૂરી છે. છેવટે, મોટાભાગે આપણે ફક્ત સ્પષ્ટ રીતે રજૂ કરવામાં આવતી માહિતી વિશે જ વિચારીએ છીએ, અને અમે એ હકીકત વિશે ભૂલી જઈએ છીએ કે પત્રને કંપનીનો ચહેરો ગણી શકાય.

શૈલીશાસ્ત્ર.

સત્તાવાર દસ્તાવેજોની લાક્ષણિકતા વાણીના માધ્યમોનો ઉપયોગ કરીને, દરેક અક્ષર કડક વ્યવસાય શૈલીમાં જાળવવામાં આવે છે.

માહિતીની રજૂઆત માટેની આવશ્યકતાઓ.

પત્રમાં સમાવિષ્ટ તમામ માહિતી નીચે મુજબ રજૂ કરવામાં આવી છે.

• સંબોધિત, ચોક્કસ વ્યક્તિ માટે બનાવાયેલ;
• બધી માહિતી લેખનની તારીખ મુજબ વર્તમાન હોવી જોઈએ;
• વિશ્વસનીય;
• નિષ્પક્ષપણે;
• તર્કબદ્ધ;
• શક્ય તેટલું સંપૂર્ણ, જેથી તેના આધારે નિર્ણય લઈ શકાય.

ફોર્મ.

સૌ પ્રથમ, પત્ર લેટરહેડ પર દોરવામાં આવ્યો છે જે કંપનીની માલિકીનો છે.

• વ્યવસાયિક પત્ર લખવા માટે, A4 કદની શીટ્સનો ઉપયોગ થાય છે;
• ફોર્મનો ડાબો હાંસિયો ઓછામાં ઓછો 3 સેમી હોવો જોઈએ, કારણ કે થોડા સમય પછી તેઓ ફાઇલમાં મોકલવામાં આવશે;
• કંપનીનું નામ, તેનું કાનૂની અને વાસ્તવિક સરનામું અને ઇમેઇલ સરનામું સૂચવવામાં આવ્યું છે;
• સ્ટાન્ડર્ડ ટાઈમ્સ ન્યૂ રોમન ફોન્ટનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે, સાઈઝ 12. તે સૌથી શ્રેષ્ઠ છે અને વાંચવામાં સરળ છે;
• લેટરહેડનો ઉપયોગ કર્યા વિના તેને વ્યવસાયિક પત્રો દોરવાની મંજૂરી છે, પરંતુ તે પછી પણ તમારે ફોર્મમાંથી માહિતી પ્રદાન કરવાની જરૂર છે.

જો પત્ર નાણાં સંબંધિત મોટા વ્યવહારો અથવા અન્ય પ્રકૃતિની ગોપનીય માહિતી સાથે સંબંધિત હોય, તો આવા પત્રો ફેક્સ દ્વારા અથવા ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે મોકલવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી. નિયમિત કાગળના પરબિડીયુંમાં, જૂના જમાનાની રીત વધુ સારી છે.

નંબરિંગ.

જો પત્રમાં ઘણા પૃષ્ઠો હોય, તો તે બીજાથી શરૂ કરીને ક્રમાંકિત કરવામાં આવે છે. સંખ્યાઓ અરબી અંકોમાં મધ્યમાં ટોચ પર ચિહ્નિત થયેલ છે. નંબરની બાજુમાં કોઈ બિંદુઓ નથી.

ભાગોમાં વિભાજન.

આનો અર્થ એ છે કે પત્રને ફકરાઓમાં વિભાજીત કરવો. ટેક્સ્ટ સતત પ્રવાહમાં વહેવો જોઈએ નહીં, અન્યથા તે ફક્ત સમજી શકાશે નહીં. ફકરાઓમાં વિભાજન બદલ આભાર, તમે જોઈ શકો છો કે એક વિચાર ક્યાં સમાપ્ત થાય છે અને બીજો શરૂ થાય છે.

ફિક્સેસની ઉપલબ્ધતા.

સુધારાઓ, ટાઈપો અથવા ભૂંસી નાખવાની મંજૂરી આપવી સલાહભર્યું નથી. પત્ર યોગ્ય રીતે લખાયેલ હોવો જોઈએ, અને ટેક્સ્ટ 1.5 - 2 ના અંતરાલ પર છાપવામાં આવશ્યક છે.

વિગતો વપરાય છે.

અમે ફક્ત મુખ્ય જ સૂચવીશું, કારણ કે અમે પહેલાથી જ તેમના વિશે થોડા સમય પહેલા વાત કરી છે:

• જો એન્ટરપ્રાઇઝ રાજ્યની માલિકીની છે, તો રશિયન ફેડરેશનના કોટ ઓફ આર્મ્સનો ઉપયોગ થાય છે. તે સત્તાવાર સ્વરૂપની મધ્યમાં સ્થિત છે;
• સંપૂર્ણ કંપનીનું નામ;
• ફેક્સ અને ટેલિફોન નંબર;
• બેંક એકાઉન્ટ નંબર;
• સરનામું - અને પ્રાપ્તકર્તાની સ્થિતિ અને અટક સૂચવવા માટે નામાંકિત કેસમાં પ્રાપ્તકર્તા કંપનીના નામનો ઉપયોગ થાય છે;
• જો સરનામું ધરાવે છે શૈક્ષણિક ડિગ્રીઅથવા શીર્ષક, તે વ્યક્તિના છેલ્લા નામ પહેલાં સૂચવો;
• કોઈપણ વિગતો નવી લાઇન પર અને મોટા અક્ષર સાથે લખવામાં આવે છે.

મીટિંગ પછી વ્યવસાય પત્ર

તમે એક બિઝનેસ મીટિંગ કરી હતી, ત્યાં થોડી સંભાવના હતી. અમે પત્રમાં આને કેવી રીતે પ્રતિબિંબિત કરવું તે વિશે વધુ ચર્ચા કરીશું.

1. સૌ પ્રથમ, પત્રની શરૂઆતમાં, તમારા સંભવિત ભાગીદાર સાથેના તમારા સંચારની તારીખ અને સમયનો સંદર્ભ લો, પછી ભલેને મીટિંગના થોડા દિવસો પસાર થઈ ગયા હોય.
2. ભૂલો અથવા વધુ પડતા જટિલ શબ્દસમૂહો ટાળો: અક્ષર ટૂંકો અને સ્પષ્ટ રાખો, પરંતુ એવી રીતે કે પ્રાપ્તકર્તા તેને વાંચવા માંગે.
3. વાતચીત શેના વિશે હતી તેનો ઉલ્લેખ કરો. ઉદાહરણ તરીકે: " અમે ચર્ચા કરી હતી કે વેનેટીયન-શૈલીની ફૂલદાની કેટલી કિંમત હશે.
4. ખાતરી કરો કે પત્ર પ્રાપ્તકર્તા મીટિંગના વિષય પર પોતાનો અભિપ્રાય વ્યક્ત કરે છે.
5. તે સમય સૂચવો જ્યારે તમે ફોન દ્વારા વાતચીત કરી શકો અથવા રૂબરૂ મળી શકો.
6. પ્રાપ્તકર્તાને જણાવો કે તમે તેની સાથે કામ કરવા આતુર છો: “ હું આગળની આશા રાખું છું વેપાર સંબંધોતમારી સાથે«.
7. તમારા પત્રને નીચેના અથવા સમાન શબ્દસમૂહ સાથે સમાપ્ત કરો: “ આપને હાર્દિક શુભકામનાઓ...».

ઇલેક્ટ્રોનિક બિઝનેસ લેટર્સ

તેમની ડિઝાઇન માટેની આવશ્યકતાઓને અવગણવી અશક્ય છે, કારણ કે હવે વધુ અને વધુ પત્રો કાગળના સ્વરૂપને બદલે ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં જારી કરવામાં આવે છે. છેવટે, તે 21મી સદી છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક બિઝનેસ લેટર તૈયાર કરવું મુશ્કેલ નથી; એકમાત્ર વસ્તુ એ છે કે આવા પત્રનું હંમેશા શીર્ષક (અથવા વિષય રેખા) હોવું જોઈએ જેથી તે દસ્તાવેજીકરણના પ્રવાહમાં ખોવાઈ ન જાય.

વધુમાં, જ્યારે આવા પત્રનો જવાબ આપવામાં આવે છે, ત્યારે પત્રનો વિષય ન બદલવો તે વધુ સારું છે, તેથી જો તમને ઘણી બધી ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત થાય તો તમે ઝડપથી સમજી શકશો કે શું કહેવામાં આવી રહ્યું છે.

ઉપરાંત, આવા પત્રોના જોડાણો બનાવતી વખતે તમારે અદ્યતન સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ નહીં તે હકીકતથી દૂર છે કે તમારા પ્રાપ્તકર્તા પાસે સમાન છે. જો તે ત્યાં ન હોય, તો પત્ર ખાલી ખુલશે નહીં.

ઈલેક્ટ્રોનિક રીતે બિઝનેસ લેટર લખતી વખતે ઈમોટિકોન્સનો ઉપયોગ કરશો નહીં. ટેક્નોલોજી મહાન છે, પરંતુ લખતી વખતે તેને વ્યવસાયની જેમ રાખો.

પત્રનો જવાબ આપવાની અંતિમ તારીખ શું છે?

જો પત્રને પ્રતિસાદની આવશ્યકતા તરીકે વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે, તો જવાબ ક્યારે આપવો તે પત્રમાં સમાવિષ્ટ માહિતી પર આધારિત છે:

• જો તમને વિનંતી પ્રાપ્ત થાય છે, તો કૃપા કરીને પુષ્ટિ કરો કે તે પ્રાપ્ત થયાના આગામી ત્રણ દિવસમાં પ્રાપ્ત થઈ છે. અને અંતિમ જવાબ એક મહિનામાં આપી શકાય છે;
• જો આપણે શોક વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો તે દુઃખદ ઘટના બન્યા પછી દસ દિવસની અંદર મોકલી શકાય છે;
• તમે વિશિષ્ટ તારીખ વિશે શીખ્યા તે ક્ષણથી 8 દિવસની અંદર અભિનંદન મોકલવાની મંજૂરી છે;
• જો આપણે વાત કરીએ સામાન્ય નિયમોસારી રીતભાત, સાત દિવસમાં પત્રોનો જવાબ આપવાનું વધુ સારું છે.

વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે લખવો: જટિલ વસ્તુઓ વિશે સરળ ભાષામાં

વ્યવસાયિક પત્ર અને વ્યક્તિગત પત્રવ્યવહાર વચ્ચેનો તફાવત. આ તફાવતો શું છે તે વિશે આપણે આજે એક કરતા વધુ વાર વાત કરી છે, આપણે તેમના વિશે ભૂલી ન જવું જોઈએ. હવે એક પત્રને સ્ટેપ બાય સ્ટેપ લખવા જોઈએ.

સ્ટેજ 1.

અમે સરનામાંને સૂચવીએ છીએ.

ફોર્મના ઉપરના જમણા ખૂણામાં આપણે જે વ્યક્તિને પત્ર સંબોધી રહ્યા છીએ તેની અટક, આદ્યાક્ષરો અને સ્થાન લખીએ છીએ. જો સરનામું સંસ્થા છે, તો તેનું કાનૂની સરનામું સૂચવો.

સ્ટેજ 2.

અપીલ.: અમે તેને ફોર્મની મધ્યમાં મૂકીએ છીએ. તે સંક્ષિપ્ત શબ્દો અથવા ભૂંસી નાખ્યા વિના આદરપૂર્વક હાથ ધરવામાં આવે છે.ઉદાહરણ

પ્રિય (નામ, આશ્રયદાતા)!

ઉપરાંત, સંબોધનકર્તાને તેની સ્થિતિ દર્શાવીને સંબોધિત કરી શકાય છે. પરંતુ જ્યારે તમે કોઈ વ્યક્તિને નામથી સંબોધો છો, ત્યારે તે માનસિક તાણ ઘટાડે છે અને સૂચવે છે કે વ્યવસાયિક સંબંધ સ્થિર અને સ્થાપિત છે.

સ્ટેજ 3.

હેતુનું નિવેદન.

પત્રનો હેતુ, તેનો સાર અને મુખ્ય વિચારો સમજાવો. આ ભાગ મુખ્ય છે. તમે શું કહેવા માંગો છો તે વિશે લખો, તમારી અપીલનું કારણ શું છે. પરંતુ સત્તાવાર અને તટસ્થ શૈલી વિશે ભૂલશો નહીં.

સ્ટેજ 4.

દરખાસ્તો અને ભલામણો કરવી.

વ્યવસાયિક પત્ર સંપૂર્ણ રીતે લખાયેલ હોવો જોઈએ. જો લેખન નિયમોનું પાલન કરવામાં ન આવે, તો તે સમગ્ર કંપનીની પ્રતિષ્ઠાને નકારાત્મક અસર કરી શકે છે. તેથી, અમે હવે વ્યવસાયિક પત્રના અંતિમ ભાગની ડિઝાઇન પર વધુ વિગતવાર રહેવાની દરખાસ્ત કરીએ છીએ.

પત્રના અંતે, અગાઉ ચર્ચા કરવામાં આવી હતી તે બધું સારાંશ આપો. પરંતુ તમારે તમારા નિષ્કર્ષને 10 વાક્યોમાં લંબાવવું જોઈએ નહીં; તમારી જાતને સરળ શબ્દસમૂહો સુધી મર્યાદિત કરવું વધુ સારું છે.

અમે અંતને 2 સૂચકાંકો પર આધારિત કરીશું: તે શક્ય તેટલું નમ્ર અને સાચું હોવું જોઈએ. તેને કેવી રીતે બનાવવું તે માટે વિવિધ વિકલ્પો છે.

અહીં કેટલાક ઉદાહરણો છે:

• તમારું ધ્યાન અથવા મદદ બદલ આભાર: આભાર! (ચાલો હું તમારો આભાર માનું છું...);
• ભવિષ્ય માટે તમારી આશાઓ વ્યક્ત કરો: અમે પરસ્પર ફાયદાકારક સહકારની આશા રાખીએ છીએ (અમે નજીકના ભવિષ્યમાં જવાબ મેળવવાની આશા રાખીએ છીએ...);
• તમે સરનામાંને કંઈકની ખાતરી આપવા માટે એક શબ્દસમૂહ બનાવી શકો છો: અમને તમારી સાથે સહકાર કરવામાં આનંદ થશે;
• વિનંતી કરો: અમે તમને પરિણામોની જાણ કરવા માટે કહીએ છીએ;
• કોઈપણ અસુવિધા માટે ક્ષમાપ્રાર્થી: સામગ્રી માટે ચૂકવણીમાં અણધાર્યા વિલંબ માટે હું દિલગીર છું.

પ્રાપ્તકર્તાને ગુડબાય કેવી રીતે કહેવું.

પત્રવ્યવહાર સત્તાવાર હોવા છતાં, તમે જુદી જુદી રીતે ગુડબાય કહી શકો છો.

અહીં કેટલાક વિકલ્પો છે:

• તમારા આદર સાથે ...;
• સફળતાની શુભેચ્છાઓ સાથે...;
• શુભેચ્છાઓ…

અમે યોગ્ય રીતે સહી કરીએ છીએ.

પત્ર પર સહી કરતી વખતે, તમારી સ્થિતિ, પ્રથમ અને છેલ્લું નામ સૂચવો. જો તમને કોઈ શબ્દસમૂહની યોગ્યતા પર શંકા હોય, જેમ કે: " નિષ્ઠાપૂર્વક તમારું" -ફક્ત તેનો ઉપયોગ કરશો નહીં.

તમે તમારા સંપર્કો, વધારાનો ફોન નંબર અથવા ઇમેઇલ સરનામું સહીમાં સૂચવી શકો છો, જેથી તમે પ્રાપ્તકર્તાને દર્શાવો કે તમે તેની સાથે વાતચીત કરવા અને સહકાર આપવા તૈયાર છો.

અમારા લેખના આગળના ભાગમાં હું અંગ્રેજીમાં વ્યવસાયિક પત્રો વિશે વાત કરવા માંગુ છું.

અંગ્રેજીમાં વ્યવસાયિક પત્રો

આવા અક્ષરો કંપોઝ કરવા માટે કોઈ નિયમનકારી સ્વરૂપ નથી. બધું પત્રના હેતુ અને તેના સરનામાં પર કોણ છે તેના પર નિર્ભર રહેશે. મુસદ્દો તૈયાર કરવા માટે અહીં કેટલીક સંક્ષિપ્ત ભલામણો છે.

લખવાની તારીખ.

જો આપણે યુ.એસ.એ.માં લખીએ છીએ, તો તારીખ દર્શાવતી વખતે આપણે મહિનો પ્રથમ, પછી દિવસ અને પછી વર્ષ મૂકીએ છીએ. જો યુકેમાં, તારીખ રશિયન ફેડરેશનની જેમ દાખલ કરવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં, મૂંઝવણ ટાળવા માટે મહિનાને અક્ષરોમાં લખો.

પ્રાપ્તકર્તા વિગતો.

• જો તમે કોઈ માણસને લખો છો, તો તેનો આ રીતે સંપર્ક કરો: શ્રી (છેલ્લું નામ દાખલ કરો);
• જો પરિણીત સ્ત્રી: શ્રીમતી (છેલ્લું નામ દાખલ કરો);
• અપરિણીત મહિલાને: મિસ (છેલ્લું નામ સૂચવો);
• જો તમને મહિલાની સ્થિતિ ખબર ન હોય તો: Ms (છેલ્લું નામ દાખલ કરો).

સરનામું સ્પષ્ટ કરવું.

રશિયન ફેડરેશનમાં સ્વીકૃત ઓર્ડરથી વિપરીત છે: ઓફિસ, ઘર નંબર, શેરીનું નામ, પિન કોડ, રાજ્યનું નામ (જો યુએસએમાં લખવામાં આવે તો), કાઉન્ટીનું નામ અને દેશનું નામ (જો યુકેમાં લખવામાં આવે તો).

પ્રાપ્તકર્તાનો સંપર્ક કેવી રીતે કરવો.

માનક કૉલ્સ:

• પ્રિય મેડમ;
• પ્રિય સાહેબ;
• પ્રિય સર અથવા મેડમ;
• પ્રિય શ્રીમતી;
• પ્રિય.

સરનામું પછી અમે અલ્પવિરામ (જો યુકેમાં લખીએ તો) અથવા કોલોન (જો યુએસએમાં લખીએ તો) મૂકીએ છીએ. ઉદ્ગારવાચક ચિહ્નતે મૂકવા માટે સ્વીકારવામાં આવતું નથી.

વિષય.

રશિયન ફેડરેશનની જેમ, પત્રનો વિષય સૂચવવાની ખાતરી કરો.

મુખ્ય લખાણ.

તેને ફકરાઓમાં વિભાજીત કરો. અથવા દરેક વાક્યને નવી લીટી પર લખો.

કેવી રીતે ગુડબાય કહેવું.

ઉદાહરણ તરીકે, આના જેવું: “ મદદ માટે તમારો આભાર, અમે ખરેખર તમારા જ રહીશું"- આભાર, મારા સમર્પિત..., જોકે કદાચ ઓછા ઔપચારિક રીતે.

સહી નોંધણી.

અમે વિદાયના ફકરા હેઠળ અમારી સહી મૂકીએ છીએ, અમારું પ્રથમ અને છેલ્લું નામ, કંપનીનું નામ અને સ્થિતિ સૂચવીએ છીએ.

એપ્લિકેશનની ડિઝાઇન.

જો તમે કોઈપણ દસ્તાવેજો જોડતા હોવ, તો કૃપા કરીને પત્રના અંતે આ સૂચવો: “ Enc."અને એપ્લિકેશનોની યાદી.

મોટા અક્ષરે શું લખવું.

• છેલ્લું નામ અને આદ્યાક્ષરો;
• કંપનીના નામ;
• શહેરો, રાજ્યો વગેરેના નામ;
• કોઈપણ શબ્દો કે જે હોદ્દો દર્શાવે છે;
• વિદાયના પ્રથમ શબ્દો;
• સરનામાં ખોલી રહ્યા છીએ.

અમે વાતચીત સમાપ્ત કરીએ તે પહેલાં, અહીં રશિયન અને અંગ્રેજીમાં વ્યવસાયિક પત્રોના કેટલાક ઉદાહરણો છે.

રશિયન અને અંગ્રેજીમાં વ્યવસાયિક પત્રોના નમૂનાઓ

નિષ્કર્ષ

સારાંશ માટે, હું કહેવા માંગુ છું કે વ્યવસાયિક પત્ર એ પ્રવૃત્તિના કોઈપણ ક્ષેત્રમાં સંચારનું સાધન છે. જો તે યોગ્ય રીતે લખાયેલ છે, તો તે ચોક્કસપણે તમારી કંપનીને હકારાત્મક પ્રકાશમાં રજૂ કરશે.

બીજી બાજુ, ઢાળવાળી અને ભૂલો સાથે લખાયેલો પત્ર સૌથી આશાસ્પદ વ્યવસાયને સંપૂર્ણપણે નષ્ટ કરી શકે છે. અક્ષરો યોગ્ય રીતે લખો, અને અમે તમને તે કેવી રીતે કરવું તે કહેવાનો પ્રયાસ કર્યો.

વિનંતીના પત્રો એ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારનો અભિન્ન, મહત્વપૂર્ણ અને આવશ્યક ભાગ છે. એક તરફ, આ વર્તમાન મુદ્દાઓ પર કુનેહપૂર્ણ અને રાજદ્વારી વિનંતીઓ છે, તો બીજી તરફ, તે સંબોધનના ચોક્કસ લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટેનું એક સાધન છે. વિનંતીના કોઈપણ પત્રનો હેતુ સરનામાંને પ્રોત્સાહિત કરવાનો છે ચોક્કસ ક્રિયાઓપત્રના લેખક માટે જરૂરી. સકારાત્મક પ્રતિસાદની શક્ય તેટલી નજીક જવા માટે વિનંતીનો પત્ર કેવી રીતે લખવો?

વિનંતીના કોઈપણ પત્રમાં સારી રીતે વિચારેલ તર્ક અને વિનંતીનું સ્પષ્ટ નિવેદન હોવું આવશ્યક છે. વધુમાં, તમે એવી તકનીકોનો ઉપયોગ કરી શકો છો જે લેખનની કાર્યક્ષમતા વધારે છે.

પગલું 1. તમે તમારી વિનંતી સાથે કોનો સંપર્ક કરો છો?

સરનામાંને વ્યક્તિગત રીતે સંબોધિત કરો, પ્રાધાન્યમાં પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા:

"પ્રિય ઇવાન ઇવાનોવિચ!", "પ્રિય શ્રી ઇવાનોવ!"

પ્રથમ, તમે સરનામાં પ્રત્યે તમારો આદર વ્યક્ત કરશો, અને બીજું, કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવેલી વિનંતી તેના અમલીકરણ માટે તેના પર જવાબદારી લાદે છે. એવી પરિસ્થિતિઓ છે જ્યારે વિનંતી ટીમ અથવા લોકોના જૂથને સંબોધવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં, અપીલને શક્ય તેટલું વ્યક્તિગત કરવાની પણ સલાહ આપવામાં આવે છે:

“પ્રિય સાથીદારો!”, “પ્રિય મેનેજરો!”, “પ્રિય જુનિયર કર્મચારીઓ!”, “પ્રિય HR કર્મચારીઓ!”

પગલું 2. તમે મારો સંપર્ક કેમ કરી રહ્યા છો?

પ્રાપ્તકર્તાને ખુશામત આપો. પ્રાપ્તકર્તાને અભિનંદન આપીને, તમે તેના પ્રશ્નનો જવાબ આપો: "તમે મને આ પ્રશ્ન કેમ પૂછો છો?" તેની ભૂતકાળની સિદ્ધિઓ અથવા વ્યક્તિગત ગુણોની નોંધ લો.

“તમે હંમેશા સાંભળવા અને તમારો સંપર્ક કરનાર લગભગ દરેક વ્યક્તિની સમસ્યાને ઉકેલવા માટે શ્રેષ્ઠ માર્ગ શોધવા માટે તૈયાર છો. અને, તમને ક્રેડિટ આપવા માટે, તમે ઘણા લોકોને મદદ કરી."

"તમે આ ક્ષેત્રમાં અગ્રણી નિષ્ણાત છો..."

"તમે ઘણા લોકોને આ ક્ષેત્રમાં સૌથી મુશ્કેલ સમસ્યાઓ ઉકેલવામાં મદદ કરી છે..."

આ ટેકનીક એડ્રેસીને વિનંતીને વધુ નજીકથી જોવાની અને સંતોષવાની તક શોધવાનો પ્રયાસ કરવાની મંજૂરી આપશે તેણીને વાહિયાત કરો.

જ્યારે તમારે પ્રાપ્તકર્તાને જીતવાની જરૂર હોય, જ્યારે તમારે તમારી વિનંતીની પરિપૂર્ણતા માટે જરૂરી અને મહત્વપૂર્ણ હોય તેવા ચોક્કસ ગુણો અને ગુણો તરફ ધ્યાન દોરવાની જરૂર હોય ત્યારે બિન-માનક વિનંતીઓની વાત આવે ત્યારે પ્રશંસા યોગ્ય છે.

ખુશામત અને અસંસ્કારી ખુશામત વચ્ચેની રેખાને પાર ન કરવી તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. નિષ્ઠાવાન બનો.

પગલું 3. વિનંતીનું સમર્થન

તમે આ ચોક્કસ વિનંતી શા માટે કરી રહ્યા છો તે અંગે કોઈપણ વિનંતી વાજબી હોવી જોઈએ. તમારી સમસ્યાના સંદર્ભમાં સરનામાંને દાખલ કરો.

આ તબક્કે, તમારે સરનામા માટે ત્રણ સૌથી નોંધપાત્ર દલીલો પસંદ કરવાની જરૂર છે. નીચેની યોજના અનુસાર દલીલો બનાવવાનું શ્રેષ્ઠ છે: મજબૂત - મધ્યમ - સૌથી મજબૂત.

વિનંતીઓ જટિલતાના વિવિધ સ્તરોમાં આવે છે, તેથી પ્રાપ્તકર્તા હંમેશા કોઈની વિનંતીઓને પરિપૂર્ણ કરવામાં રસ ધરાવતા નથી. તેને ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે વિનંતી પૂરી કરવાથી સંભવિત લાભો છે:

પ્રાપ્તકર્તાને રસ

તમારી વિનંતીની પરિપૂર્ણતા સંબંધિત તેના માટે કેટલીક આકર્ષક તક અમલમાં મૂકવાની ઑફર કરો:

"દરેક સમયે, વ્યવસાયિક અને સાહસિક લોકોએ માત્ર ભૌતિક સફળતા પ્રાપ્ત કરવા માટે જ નહીં, પણ માતૃભૂમિના ઇતિહાસ પર તેમની છાપ છોડવા માટે, યાદ રાખવા માટે પ્રયત્ન કર્યો છે. સારા કાર્યો, સન્માન મેળવવા માટે."

« કોઈપણ વ્યાવસાયિક સમુદાયની સફળ પ્રવૃત્તિ, સૌ પ્રથમ, મૈત્રીપૂર્ણ યુનિયનો તરફથી સમજણ અને સમર્થન, સંયુક્ત કાર્યક્રમો અને પ્રોજેક્ટ્સમાં ભાગીદારી છે.».

« અલબત્ત, તમારું મોટું લક્ષ્ય લોકો માટે સ્વચ્છ અને આરામદાયક શહેર છે».

અથવા એવી કોઈ સમસ્યા જણાવો જે ખાસ કરીને તમારા સરનામા માટે ખૂબ જ સુસંગત છે:

“તમે, શહેરના સમજદાર માલિક તરીકે, બાળકોના અસ્તવ્યસ્ત ચાલ વિશે કદાચ ચિંતિત છો વિવિધ ઉંમરનાઅયોગ્ય સ્થળોએ, જે ટ્રાફિક અકસ્માતો અને બાળ ગુનામાં વધારો તરફ દોરી જાય છે."

"તમારા વિભાગને બિન-મુખ્ય મુદ્દાઓ પર વધુ વારંવાર કૉલ્સ પ્રાપ્ત થયા છે, જેમાં કામ કરવાનો ઘણો સમય લાગે છે."

તમારી વિનંતી તકને સાકાર કરવામાં કેવી રીતે મદદ કરી શકે છે તે બતાવો:

« અને આજે, જ્યારે આપણો દેશ યુવાનો પર નિર્ભર છે, ત્યારે વંચિત પરિવારોના યુવક-યુવતીઓને મદદ કરવા કરતાં વધુ જરૂરી, પવિત્ર કારણ શોધવું મુશ્કેલ છે. અમારા શહેરમાં એવા લોકો છે જેઓ પહેલેથી જ આવી સહાય પૂરી પાડે છે - મેયરની ઑફિસના આશ્રય હેઠળ, અમારું ચેરિટી સેન્ટર "હેરિટેજ" નાગરિકોના દાન પર કાર્ય કરે છે, મુશ્કેલીગ્રસ્ત કિશોરોને લોક હસ્તકલા શીખવે છે. ».

અથવા સમસ્યા હલ કરવા માટે:

"વિવિધ વયના બાળકો માટે સમય પસાર કરવા માટે વિશિષ્ટ સ્થાનો સજ્જ કરવાથી બાળ ગુનાનું સ્તર ઘટાડવામાં અને બાળકો સાથે સંકળાયેલા માર્ગ અકસ્માતોને ઘટાડવામાં મદદ મળશે."

વિનંતીના મહત્વનું વર્ણન કરો

જ્યારે સરનામાંને ઑફર કરવા માટે કંઈ ન હોય અથવા આ વિનંતીના સંદર્ભમાં તે અયોગ્ય હોય, તો સરનામાંને અપ ટુ ડેટ લાવવું વધુ સારું છે. વિનંતીની સુસંગતતા અને તેના અમલીકરણના મહત્વને સમજવા માટે અહીં તમારે પરિસ્થિતિનું સંપૂર્ણ રીતે વર્ણન કરવાની જરૂર છે. વિનંતીનું મહત્વ એવી રીતે વર્ણવવું જોઈએ કે તે "આત્માને સ્પર્શે." જો વિનંતિ "સ્પર્શક" ની શ્રેણીમાં આવતી નથી, તો તમારે સંબોધનકર્તાને કારણ-અને-અસર સંબંધ બતાવવાની જરૂર છે, જે સુનિશ્ચિત કરશે કે સંબોધનકર્તા વિનંતીને પૂર્ણ કરે છે.

“(તારીખથી), લીઝ એગ્રીમેન્ટ નંબર X મુજબ, 1 m2 માટે ભાડું 20 USD છે. દિવસ દીઠ. છેલ્લા ત્રણ મહિનામાં આર્થિક અસ્થિરતા અને સામાજિક અશાંતિના કારણે ટ્રેડિંગ એક્ટિવિટીમાં ઘટાડો નોંધાયો છે. ટ્રેડિંગમાંથી સરેરાશ નફો 10 USD છે. પ્રતિ દિવસ, જે ભાડું ચૂકવવા માટે પણ પૂરતું નથી. જો પગલાં લેવામાં નહીં આવે, તો ખાનગી સાહસિકોને તેમના બંધ કરવાની ફરજ પડશે છૂટક આઉટલેટ્સ, જે તમારી આવક પર નકારાત્મક અસર કરી શકે છે."

આમ, તમારે પ્રાપ્તકર્તાને તે સ્પષ્ટ કરવું આવશ્યક છે કે વિનંતીને પરિપૂર્ણ કરવાથી સામગ્રી અથવા બિન-સામગ્રી લાભો પ્રાપ્ત કરવાની સંભાવના છે.

પગલું 4. વિનંતીનું નિવેદન

જ્યારે એડ્રેસી તૈયાર થઈ જાય, ત્યારે તમે વાસ્તવિક વિનંતી જણાવી શકો છો. વિનંતીનો ટેક્સ્ટ એકદમ સંક્ષિપ્ત અને અત્યંત સ્પષ્ટ હોવો જોઈએ. કોઈ પણ સંજોગોમાં અસ્પષ્ટતા અથવા અલ્પોક્તિ હોવી જોઈએ નહીં. ઉદાહરણ તરીકે, જો આપણે ભાડું ઘટાડવા વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો તે કયા સ્તરે સૂચવવું મહત્વપૂર્ણ છે:

“જ્યાં સુધી પરિસ્થિતિ સ્થિર ન થાય ત્યાં સુધી અમે તમને ભાડાનું સ્તર ઘટાડવાનું કહીએ છીએ. દિવસ દીઠ m2 દીઠ."

જો આપણે સેવાઓની જોગવાઈ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો પછી ઇચ્છિત તારીખો, કિંમતનો મુદ્દો, વગેરે સૂચવતા, શક્ય તેટલી ચોક્કસ વિનંતી કરો:

« માટીકામની વર્કશોપ સજ્જ કરવા માટે, અમને ફાયરિંગ સિરામિક્સ માટે ભઠ્ઠાની જરૂર છે - અમે તમને તે ખરીદવામાં મદદ કરવા માટે કહીએ છીએ. ઇન્સ્ટોલેશન સાથે સ્ટોવની કિંમત 998 હજાર રુબેલ્સ છે».

IN આ ઉદાહરણમાંતે સંપુર્ણપણે સ્પષ્ટ નથી કે સરનામાં દ્વારા કયા પ્રકારની મદદની જરૂર છે. વિનંતિને વધુ વિશિષ્ટ રીતે ઘડવાનું વધુ સારું રહેશે: "અમે તમને ભઠ્ઠાના ઉત્પાદન અને ઇન્સ્ટોલેશન માટે કંપનીના બેંક ખાતામાં 333 હજાર USD ટ્રાન્સફર કરીને ફાયરિંગ સિરામિક્સ માટે ભઠ્ઠો ખરીદવા માટે મદદ કરવા માટે કહીએ છીએ."

તમે જે પણ માગો છો, પ્રાપ્તકર્તાએ બરાબર જાણવું જોઈએ કે તમે ક્યારે, શું, કેટલી અને કઈ કિંમતે પ્રાપ્ત કરવા માંગો છો. સામાન્યકૃત વિનંતિને ઇનકારનું જોખમ વધુ હોય છે, કારણ કે પ્રાપ્તકર્તા પાસે વિગતો સાથે વ્યવહાર કરવા માટે હંમેશા સમય અને ઇચ્છા હોતી નથી. વધુમાં, તમે પ્રાપ્તકર્તાને પહેલ ટ્રાન્સફર કરીને તમને જે જોઈએ છે તે ન મળવાનું જોખમ ચલાવો છો.

ઉદાહરણ તરીકે, ખાનગી સાહસિકોએ ભાડામાં ઘટાડો કરવા માટે એક પત્ર લખ્યો હતો, પરંતુ તેઓ કયા સ્તરે ભાડું ઘટાડવા માગે છે તે સૂચવ્યું ન હતું:

"જ્યાં સુધી પરિસ્થિતિ સ્થિર ન થાય ત્યાં સુધી અમે તમને ભાડું ઘટાડવાનું કહીએ છીએ."

પરિણામે, તેમને ભાડામાં ઘટાડો થયો, પરંતુ માત્ર થોડો જ (હાલના 1% દ્વારા). આમ, તેમની વિનંતી મંજૂર કરવામાં આવી હતી, પરંતુ પત્રના પ્રારંભકર્તાઓની સ્થિતિ બદલવા માટે થોડું કર્યું.

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, વિનંતીના ટેક્સ્ટને ટેક્સ્ટમાં અલગ બનાવવા માટે તેને બોલ્ડ કરી શકાય છે, પરંતુ આ તકનીકનો વધુ પડતો ઉપયોગ કરશો નહીં.

પગલું 5: તમારી વિનંતીનો સારાંશ આપો.

તમારી વિનંતીને પુનરાવર્તિત કરો અને જો વિનંતી પૂર્ણ થાય તો પ્રાપ્તકર્તાને કેવી રીતે લાભ થશે તેના પર ભાર મૂકો. વિનંતીમાં થોડો ફેરફાર કરવો જોઈએ. યોજના અનુસાર વાક્ય બાંધવું શ્રેષ્ઠ છે: "જો તમે વિનંતી પૂર્ણ કરશો, તો તમે ખુશ થશો."

"જો તમે અમને અડધા રસ્તે મળો અને જ્યાં સુધી પ્રદેશની પરિસ્થિતિ સ્થિર ન થાય ત્યાં સુધી ભાડું ઘટાડશો, તો તમે માત્ર 150 થી વધુ નોકરીઓ જ બચાવી શકશો નહીં, પણ ભાડાની સંપૂર્ણ ગેરહાજરીને કારણે વૈશ્વિક નુકસાન પણ ઉઠાવી શકશો નહીં."

પરંતુ અન્ય વિકલ્પો હોઈ શકે છે:

“તમે ખાતરી કરી શકો છો કે તમારા દરેક રૂબલ સખાવતી દાનસારા હેતુ માટે જશે અને જેઓ પકડાયા છે તેમને મદદ કરશે મુશ્કેલ પરિસ્થિતિછોકરાઓ મોટા થઈને લાયક નાગરિક બનશે.”

"તમે ખાતરી કરી શકો છો કે દરેક બાળકનું સ્મિત તમને તમારા મુશ્કેલ કાર્યમાંથી નૈતિક સંતોષ આપશે, અને તમારા પ્રયત્નો અને પ્રયત્નો નજીકના ભવિષ્યના લાયક અને સુખી નાગરિકોમાં રોકાણ છે."

મુખ્ય વસ્તુ વિનંતીના અર્થ અને તેને પરિપૂર્ણ કરવાના ફાયદાઓનું પુનરાવર્તન કરવાનું છે. લાભ ભૌતિક હોવો જરૂરી નથી. યાદ રાખો કે સરનામું એક વ્યક્તિ છે, અને લાગણીઓ તેના માટે પરાયું નથી.

ઉદાહરણ:

હતી		તે બની ગયું
"અમે તમને વિનંતી કરીએ છીએ, I.I. ઇવાનવ, તમારી કંપનીના મુખ્ય મેનેજર સાથે અરજદારોની મીટિંગનું આયોજન કરો. અમે તમારી સહાય માટે આભારી હોઈશું. આદર અને કૃતજ્ઞતા સાથે, રોજગાર કેન્દ્રના નિયામક પી.પી. પેટ્રોવ"	-	“પ્રિય ઇવાન ઇવાનોવિચ! તમારી કંપની ઘણા વર્ષોથી અરજદારો માટે કારકિર્દી માર્ગદર્શન કાર્યક્રમમાં ભાગ લઈ રહી છે, તેમને તેમના વ્યવસાયની પસંદગી નક્કી કરવામાં મદદ કરે છે. એચઆર મેનેજર તરીકે, તમે વ્યાવસાયિકોને તાલીમ આપવામાં રસ ધરાવો છો, અને અમે શાળાના બાળકોને તેમના હસ્તકલાના માસ્ટર્સને તાલીમ આપવાનું શરૂ કરવામાં મદદ કરવા તૈયાર છીએ. આજે, મેનેજરનો વ્યવસાય સૌથી સામાન્ય છે, પરંતુ ઘણા અરજદારોને તેના અર્થનો સ્પષ્ટ ખ્યાલ નથી. આ સંદર્ભે, અમે તમને 23 માર્ચે 15.00 વાગ્યે તમારી કંપનીના આધાર પર અરજદારો સાથે જનરલ મેનેજરની મીટિંગનું આયોજન કરવા કહીએ છીએ. આજે લોકોને વ્યવસાયના રહસ્યો વિશે જણાવીને, તમે આવતીકાલે વાસ્તવિક વ્યાવસાયિકોને તાલીમ આપવા માટે પાયો નાખશો. કદાચ થોડા વર્ષોમાં તે તેમાંથી એક હશે જે તમારી કંપનીને લાવશે નવું સ્તરવિકાસ આદર અને કૃતજ્ઞતા સાથે, રોજગાર કેન્દ્રના નિયામક પી.પી. પેટ્રોવ"

અને પત્રની રચના વિશે ભૂલશો નહીં - આ સંસ્થાનો "ચહેરો" છે. જો વિનંતીના પત્રનો આરંભ કરનાર સંસ્થા છે, તો આવા પત્ર લેટરહેડ પર મેનેજર અથવા અધિકૃત વ્યક્તિની સહી સાથે દોરવામાં આવે છે. જો તમે ખાનગી વ્યક્તિ છો, તો અક્ષર તત્વોની ગોઠવણીમાં મૂળભૂત ધોરણોનું પાલન કરવા માટે તે પૂરતું છે. આ વિગતો કાયદેસર અને મનોવૈજ્ઞાનિક રીતે એડ્રેસી અને મોકલનારની સાચી છબીની રચના માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.

	-
	-	સેંકડો મોકલી રહ્યું છે વ્યાપારી ઓફર, વિનંતીઓ અને અન્ય વ્યવસાયિક પત્રો દરરોજ, પરંતુ તમે તમારા સંદેશ દ્વારા ઇચ્છિત પરિણામ પ્રાપ્ત કરી રહ્યાં નથી? જાણતા નથી કે કેવી રીતે સ્વાભાવિક અને નમ્રતાપૂર્વક પ્રાપ્તકર્તાને તેની જવાબદારીઓ યાદ અપાવવી? પછી ઑનલાઇન તાલીમ ચોક્કસપણે તમને મદદ કરશે "વ્યવસાય લેખન કૌશલ્ય"! તમે કોઈપણ અનુકૂળ સમયે તેમાંથી પસાર થઈ શકો છો.	-	-
	-