પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ સાથે શું કામ કરે છે? પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયા: જરૂરિયાતો, ઉદાહરણ. પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણ. દસ્તાવેજ તૈયાર કરવાના નિયમો

એકાઉન્ટિંગ વિભાગ દ્વારા જાળવવામાં આવતા તમામ દસ્તાવેજોમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ એકદમ મહત્વપૂર્ણ સ્થાન ધરાવે છે. તે કર સેવા દ્વારા સતત તપાસવામાં આવે છે અને રશિયન ફેડરેશનમાં અમલમાં રહેલા જરૂરી ધોરણો અને કાયદાઓ અનુસાર દોરવામાં આવવી જોઈએ. અમે અમારા લેખમાં ચર્ચા કરીશું કે પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ સાથે શું સંબંધિત છે, તેને કેવી રીતે ઔપચારિક બનાવવું અને તેને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે દોરવું, જેથી પછીથી કર નિરીક્ષક સાથે સમસ્યાઓ ન થાય.

એકાઉન્ટિંગમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ - તે શું છે?

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો એ આધાર છે કે જેના આધારે એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઓ કરી શકાય છે અને સામાન્ય રજિસ્ટરમાં દાખલ કરી શકાય છે. એન્ટરપ્રાઇઝ અથવા સંસ્થાના મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજીકરણનો આ એક મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે.

રાજ્ય દ્વારા હિસાબી રેકોર્ડ રાખવા માટે ફરજ પાડવામાં આવેલ તમામ સાહસોમાં, વ્યવસાયિક વ્યવહારો પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ અનુસાર ઔપચારિક હોવા જોઈએ. વ્યાપાર વ્યવહાર એ એન્ટરપ્રાઇઝની કોઈપણ પ્રવૃત્તિ તરીકે સમજવામાં આવે છે જેમાં ભંડોળની હિલચાલ અથવા તેની સંપત્તિનું માળખું શામેલ હોય છે.

એકાઉન્ટિંગ કાયદા અનુસાર, પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણની તૈયારી વ્યવસાયિક ક્રિયાઓ સાથે એકસાથે થવી જોઈએ, એટલે કે, તે તરત જ દસ્તાવેજીકૃત હોવું આવશ્યક છે. પરંતુ જો આ શક્ય ન હોય તો, તમે ક્રિયાના અંત પછી તરત જ દસ્તાવેજીકરણ કરી શકો છો.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો કાગળ પર અને ઇલેક્ટ્રોનિક બંને રીતે તૈયાર કરી શકાય છે. પરંતુ બીજા વિકલ્પમાં, બધા કાગળો ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે પ્રમાણિત હોવા જોઈએ, અન્યથા તેમની પાસે કાનૂની બળ હશે નહીં. પરંતુ, જો કરાર સ્પષ્ટપણે દસ્તાવેજના પેપર સંસ્કરણની હાજરી જણાવે છે, તો તે ઉપલબ્ધ હોવું આવશ્યક છે.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો 4 વર્ષ માટે સાચવવામાં આવશે. આ સમયગાળા દરમિયાન, ટેક્સ ઑફિસને તમને અને તમારા કાઉન્ટરપાર્ટીને તપાસવા માટે કોઈપણ સમયે વિનંતી કરવાનો અધિકાર છે. તમારે જે દસ્તાવેજોમાં તમે કંઈપણ ખરીદો છો તેના વિશે તમારે ખાસ ધ્યાન રાખવું જોઈએ. યાદ રાખો, તે તેમને આભારી છે કે જો જરૂર પડે તો તમે કોર્ટમાં જઈ શકશો.

વ્યવસાયના તબક્કા દ્વારા દસ્તાવેજોનું વિભાજન

એન્ટરપ્રાઇઝ અથવા સંસ્થા દ્વારા કરવામાં આવતા તમામ વ્યવહારોને 3 તબક્કામાં વિભાજિત કરી શકાય છે:

1. ડીલની શરતોની ચર્ચા. આ સમયે, તમારે તમામ ઘોંઘાટની ચર્ચા કરવી જોઈએ અને સામાન્ય અભિપ્રાય પર આવવું જોઈએ. આ તબક્કાનું પરિણામ એ કરાર પર હસ્તાક્ષર અને ચુકવણી માટે ઇન્વૉઇસ જારી કરવામાં આવશે.
2. ડીલ મુજબ ચુકવણી. જો ચુકવણી બેંક ટ્રાન્સફર દ્વારા કરવામાં આવી હોય, અથવા જો ચુકવણી રોકડમાં કરવામાં આવી હોય તો ચેક અને કડક રિપોર્ટિંગ ફોર્મ દ્વારા તમારા વર્તમાન ખાતામાંથી એક અર્ક દ્વારા પુષ્ટિ કરવી આવશ્યક છે.
   બીજા વિકલ્પનો ઉપયોગ ઘણીવાર સંસ્થાના કર્મચારીઓ દ્વારા કરવામાં આવે છે જ્યારે તેઓ ખાતામાં ભંડોળ લે છે.
3. ચૂકવેલ માલ અથવા સેવાઓની રસીદ. એવા પુરાવા હોવા જોઈએ જે પુષ્ટિ કરે છે કે માલ પ્રાપ્ત થયો હતો અથવા સેવા પ્રદાન કરવામાં આવી હતી, અન્યથા કર સેવા તમને કર વસૂલાતની માત્રા ઘટાડવાની મંજૂરી આપશે નહીં.

પુષ્ટિકરણ એ માલસામાનની પ્રાપ્તિના કિસ્સામાં લેડીંગનું બિલ અથવા રસીદ અથવા સેવાની જોગવાઈના કિસ્સામાં કામ પૂર્ણ થવાનું પ્રમાણપત્ર હોઈ શકે છે.

કયા દસ્તાવેજોની જરૂર છે?

જે કામગીરી હાથ ધરવામાં આવશે તેના આધારે, જરૂરી દસ્તાવેજોની સૂચિ બદલાઈ શકે છે. ચાલો જરૂરી કાગળોની સૌથી સામાન્ય સૂચિ જોઈએ. સામાન્ય રીતે, તમામ દસ્તાવેજો કાં તો કોન્ટ્રાક્ટર અથવા માલના સપ્લાયર દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવે છે.

દસ્તાવેજોની સૂચિ આના જેવી લાગે છે:

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરની સુવિધાઓ

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો તૈયાર કર્યા પછી, તેઓ ફોર્મ અને સામગ્રી માટે તપાસવામાં આવે છે. આ પછી, જો બધું યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે છે, તો તે ઔપચારિક કરવામાં આવે છે, અને સામાન્ય એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમમાં તેમાં સમાવિષ્ટ ડેટાનું આર્થિક જૂથીકરણ થાય છે. આ કરવા માટે, પ્રાથમિક (ફ્રી) દસ્તાવેજોમાંથી કંપનીની મિલકત, રોકડ અને વ્યવસાયિક વ્યવહારોના સંતુલન વિશેની તમામ માહિતી એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં ટ્રાન્સફર કરવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર પોતે વિશિષ્ટ કોષ્ટકો છે જે કંપનીની મિલકત અને તેની ઘટનાના સ્ત્રોતો વિશેની માહિતીના આર્થિક જૂથના સંપૂર્ણ અનુરૂપ, સખત રીતે ઉલ્લેખિત સ્વરૂપમાં બનાવવામાં આવે છે.

બધા હાલના રજિસ્ટરને 3 જૂથોમાં વહેંચવામાં આવ્યા છે:

• નિમણૂક દ્વારા. આ માપદંડના આધારે, રજિસ્ટરને કાલક્રમિક, વ્યવસ્થિત અને સંયુક્તમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે. દરેક વ્યક્તિગત પ્રકારનો ડેટા બચાવવાનો પોતાનો ક્રમ હોય છે.
• ડેટાના સામાન્યીકરણના આધારે, રજિસ્ટરને સંકલિત અને ભિન્નતામાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે. દરેકને ચોક્કસથી સામાન્ય સુધી અથવા તેનાથી વિપરીત, પ્રાથમિક દસ્તાવેજો માટે રિપોર્ટિંગ સુધી ધ્યાનમાં લઈ શકાય છે.
• દેખાવ દ્વારા. તેમની પાસે લગભગ મનસ્વી આકાર હોઈ શકે છે: એક પુસ્તક, મેગેઝિન, કાર્ડ, મુદ્રિત શીટ્સ.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં હોવું આવશ્યક છે:

• પૂરું નામ.
• વ્યવસાયિક વ્યવહારોની નોંધણી માટેનો નિર્દિષ્ટ સમયગાળો અને તે કયા બિલિંગ સમયગાળા સાથે સંબંધિત છે.
• જવાબદાર વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષરો અને આદ્યાક્ષરો. આનાથી, વિવાદાસ્પદ મુદ્દાઓના કિસ્સામાં, વ્યવહારમાં ભાગ લેનાર વ્યક્તિઓને શોધવા અને સૂચવવાનું શક્ય બને છે.

આયોજિત વ્યાપાર વ્યવહારો તે સમયગાળામાં ચોક્કસ રીતે પ્રતિબિંબિત થવું જોઈએ જેમાં તેઓ હાથ ધરવામાં આવ્યા હતા. જો વ્યવસાયિક વ્યવહાર દરમિયાન દસ્તાવેજી પ્રતિબિંબ સીધું કરી શકાતું નથી, તો નોંધણી તેના પૂર્ણ થયા પછી તરત જ થવી જોઈએ.

સામાન્ય રીતે, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર નાણાકીય નિવેદનો પ્રદર્શિત કરવા માટે નોંધણી માટે સ્વીકૃત પ્રાથમિક દસ્તાવેજો વિશેની માહિતી એકઠા કરવા અને વ્યવસ્થિત કરવા માટે બનાવવામાં આવે છે. જો એન્ટરપ્રાઇઝના નાણાકીય અને પ્રાથમિક દસ્તાવેજો મુદ્રિત સ્વરૂપમાં સંગ્રહિત કરવામાં આવે છે, તો પછી, વ્યવસાયિક કામગીરી અથવા કાયદા અમલીકરણ એજન્સીઓમાં અન્ય સહભાગીઓની વિનંતી પર (જો તે તેમની યોગ્યતામાં હોય તો), નકલો તે વ્યક્તિ દ્વારા પ્રદાન કરવી આવશ્યક છે જેણે તેનું સંકલન કર્યું છે અને તેમને સહી માટે રજૂ કર્યા.

1c એકાઉન્ટિંગ પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ

નાણાકીય અને વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓનું સંચાલન કરતી વખતે, એકાઉન્ટન્ટને દસ્તાવેજોની વિશાળ માત્રા સાથે કામ કરવું પડશે. આ વિવિધ સ્વરૂપો, કરારો, અહેવાલ દસ્તાવેજીકરણ, અંદાજો અને ગણતરીઓ છે. તેમાંના કેટલાક ખૂબ મહત્વના નથી અને ગૌણ છે, પરંતુ ત્યાં ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો પણ છે જેમાં એક નાની ભૂલ પણ સમગ્ર એન્ટરપ્રાઇઝ અને વ્યક્તિગત અધિકારીઓ માટે વિનાશક પરિણામો તરફ દોરી શકે છે. આ સંસ્થાના પ્રાથમિક દસ્તાવેજો છે.

1C પ્રોગ્રામની મદદથી તમે તેને વધુ સરળ રીતે નિયંત્રિત અને સંચાલિત કરી શકશો. તેના કાર્યોમાં શિપિંગ અને નાણાકીય દસ્તાવેજોનું સંચાલન, વેરહાઉસ દસ્તાવેજો અને છૂટક વેપારને લગતા દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે.

આજે, આપણા દેશમાં સતત ઉપયોગમાં લેવાતા એકાઉન્ટિંગ પ્રોગ્રામ્સમાં 1C સોફ્ટવેર અગ્રણી સ્થાન ધરાવે છે.

સૌથી વધુ લોકપ્રિય 1C કાર્યોમાં નીચેના છે:

• તમામ પ્રકારના એકાઉન્ટિંગનું સંપૂર્ણ ઓટોમેશન.
• કર્મચારીઓ માટે પગારપત્રકની ગણતરી.
• કર્મચારી અને ઉત્પાદન એકાઉન્ટિંગ મેનેજમેન્ટ.

પ્રોગ્રામમાં મોટી સંખ્યામાં મોડ્સ અને સેટિંગ્સ છે, જેની સાથે તમે તેને તમારા માટે સંપૂર્ણપણે કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો, તેને તમારા માટે અનુકૂળ હોય તે રીતે સમાયોજિત કરી શકો છો.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની તૈયારી એ એક જટિલ અને ઉદ્યમી કાર્ય છે, પરંતુ ફક્ત જરૂરી છે. આધુનિક કોમ્પ્યુટર ટેકનોલોજી અને ઉચ્ચ લાયકાત ધરાવતા કર્મચારીઓ તમને મદદ કરશે. જો તમે આ બાબતની તમામ જવાબદારી અને જ્ઞાન સાથે તેનો સંપર્ક કરો છો, તો કોઈ સમસ્યા રહેશે નહીં.

કોઈપણ એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓ પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની જાળવણી અને પ્રક્રિયા સાથે નજીકથી સંબંધિત છે. તે જાણ કરવા, કર ચૂકવણીની ગણતરી કરવા અને મેનેજમેન્ટ નિર્ણયો લેવા માટે જરૂરી છે. લેખમાં આપણે જોઈશું કે તે શું છે - એકાઉન્ટિંગમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ - અને તેની પ્રક્રિયા કેવી રીતે થાય છે.

મૂળભૂત ખ્યાલો

એકાઉન્ટિંગમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ - તે શું છે?? તેને કાગળ પર પ્રતિબિંબિત કમિશનની હકીકતનો પુરાવો કહેવામાં આવે છે. હાલમાં, ઘણા દસ્તાવેજો સ્વચાલિત 1C સિસ્ટમમાં સંકલિત કરવામાં આવે છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયાપૂર્ણ થયેલા વ્યવસાયિક વ્યવહારો વિશેની માહિતીની નોંધણી અને રેકોર્ડિંગનો સમાવેશ થાય છે.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ એ એન્ટરપ્રાઇઝમાં બનતી ઘટનાઓ રેકોર્ડ કરવાનો પ્રારંભિક તબક્કો છે. વ્યવસાયિક વ્યવહારો એવી ક્રિયાઓ છે જેમાં સંસ્થાની સંપત્તિ અથવા મૂડીની સ્થિતિમાં ફેરફારનો સમાવેશ થાય છે.

એકાઉન્ટિંગમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયા: ડાયાગ્રામનું ઉદાહરણ

એક નિયમ તરીકે, સાહસોમાં "દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવું" ની વિભાવનાનો અર્થ છે:

• પ્રાથમિક માહિતી મેળવવી.
• માહિતીની પૂર્વ-પ્રક્રિયા.
• નિયામકના આદેશ દ્વારા અધિકૃત મેનેજમેન્ટ અથવા નિષ્ણાતો દ્વારા મંજૂરી.
• પુનરાવર્તિત.
• વ્યવસાયિક વ્યવહાર કરવા માટે જરૂરી ક્રિયાઓ કરવી.

વર્ગીકરણ

એક સમય અને સંચિત છે પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ. પ્રોસેસિંગઆવા કાગળોમાં સમાવિષ્ટ માહિતીમાં સંખ્યાબંધ વિશેષતાઓ છે.

એક-વખતના દસ્તાવેજોનો હેતુ એક ઇવેન્ટની એકવાર પુષ્ટિ કરવાનો છે. તદનુસાર, તેની પ્રક્રિયા માટેની પ્રક્રિયા નોંધપાત્ર રીતે સરળ છે. સંચિત દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ ચોક્કસ સમય માટે થાય છે. એક નિયમ તરીકે, તે ઘણી વખત કરવામાં આવેલ ઓપરેશનને પ્રતિબિંબિત કરે છે. આ કિસ્સામાં, જ્યારે પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયાતેમાંથી માહિતી વિશેષ રજિસ્ટરમાં સ્થાનાંતરિત થાય છે.

દસ્તાવેજો જાળવવા માટેની આવશ્યકતાઓ

વ્યવહાર દરમિયાન અથવા તેની પૂર્ણતા પછી તરત જ પ્રાથમિક દસ્તાવેજો તૈયાર કરવામાં આવે છે.

માહિતી વિશિષ્ટ એકીકૃત સ્વરૂપો પર પ્રતિબિંબિત થાય છે. જો ત્યાં કોઈ માન્ય સ્વરૂપો નથી, તો એન્ટરપ્રાઇઝ તેમને સ્વતંત્ર રીતે વિકસાવી શકે છે.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયાના તબક્કા

દરેક એન્ટરપ્રાઇઝમાં પ્રાથમિક માહિતી સાથે કામ કરવા માટે જવાબદાર સ્ટાફ પર એક કર્મચારી હોય છે. આ નિષ્ણાતને નિયમો જાણતા હોવા જોઈએ, કાનૂની આવશ્યકતાઓ અને ક્રિયાઓના ક્રમનું સખતપણે પાલન કરવું જોઈએ.

તબક્કામાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયાછે:

• કરવેરા. તે કાગળ પર પ્રતિબિંબિત વ્યવહારનું મૂલ્યાંકન રજૂ કરે છે, તેના અમલીકરણ સાથે સંકળાયેલી રકમનો સંકેત.
• જૂથબંધી. આ તબક્કે, દસ્તાવેજો સામાન્ય લાક્ષણિકતાઓના આધારે વિતરિત કરવામાં આવે છે.
• એકાઉન્ટ સોંપણી. તેમાં ડેબિટ અને ક્રેડિટના હોદ્દાનો સમાવેશ થાય છે.
• બુઝાવવાનું. પુનઃચુકવણી અટકાવવા માટે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો પર p ચિહ્નિત કરે છે "ચૂકવેલ".

દસ્તાવેજોમાં ભૂલો

તેઓ વિવિધ કારણોસર થઈ શકે છે. મૂળભૂત રીતે, તેમનો દેખાવ કર્મચારીના કામ પ્રત્યેના બેદરકાર વલણ, નિષ્ણાતની નિરક્ષરતા અને સાધનસામગ્રીની ખામીને કારણે થાય છે.

દસ્તાવેજોની સુધારણા ખૂબ જ નિરાશ છે. જો કે, કેટલાક કિસ્સાઓમાં ભૂલ સુધારણા વિના કરવું અશક્ય છે. ભૂલ કરી પ્રાથમિક દસ્તાવેજો પર એકાઉન્ટન્ટતેને આ રીતે ઠીક કરવું જોઈએ:

• ખોટી એન્ટ્રીને પાતળી લાઇન વડે પાર કરો જેથી કરીને તે સ્પષ્ટ દેખાય.
• ક્રોસ આઉટ લાઇનની ઉપર સાચી માહિતી લખો.
• "માનવા માટે સુધારેલ" બૉક્સને ચેક કરો.
• ગોઠવણની તારીખ સ્પષ્ટ કરો.
• સહી.

સુધારાત્મક એજન્ટોનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી નથી.

આવનારા દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવું

આવનારા કાગળો પર પ્રક્રિયા કરવાની પ્રક્રિયામાં શામેલ છે:

• દસ્તાવેજનો પ્રકાર નક્કી કરી રહ્યા છીએ. એકાઉન્ટિંગ પેપર્સ હંમેશા પૂર્ણ થયેલા વ્યવસાયિક વ્યવહારો વિશે માહિતી ધરાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તેમાં ઇન્વોઇસ, ફંડ મેળવવા માટેનો ઓર્ડર વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.
• પ્રાપ્તકર્તાની વિગતો તપાસી રહ્યું છે. દસ્તાવેજ ચોક્કસ એન્ટરપ્રાઇઝ અથવા તેના કર્મચારીને સંબોધિત હોવું આવશ્યક છે. વ્યવહારમાં, એવું બને છે કે સામગ્રીની ખરીદી માટેના દસ્તાવેજો ખાસ કરીને કંપનીને જારી કરવામાં આવે છે, જો કે સપ્લાયર સાથે કોઈ કરાર કરવામાં આવ્યો નથી.
• સહીઓ અને સીલ છાપ તપાસી રહ્યા છીએ. દસ્તાવેજ પર સહી કરનાર વ્યક્તિઓ પાસે આવું કરવાનો અધિકાર હોવો આવશ્યક છે. જો પ્રાથમિક દસ્તાવેજોનું સમર્થન કર્મચારીની યોગ્યતામાં ન હોય, તો તે અમાન્ય ગણવામાં આવે છે. સ્ટેમ્પ્સની વાત કરીએ તો, વ્યવહારમાં, ઘણી વખત તે એન્ટરપ્રાઇઝમાં ભૂલો થાય છે કે જેમાં અનેક સ્ટેમ્પ હોય છે. પ્રિન્ટ પરની માહિતી દસ્તાવેજના પ્રકારને અનુરૂપ હોવી જોઈએ કે જેના પર તે દેખાય છે.
• દસ્તાવેજોની સ્થિતિ તપાસી રહ્યું છે. જો કાગળો પર નુકસાન જોવા મળે છે અથવા કોઈપણ શીટ્સ ખૂટે છે, તો એક અહેવાલ તૈયાર કરવો જરૂરી છે, જેની એક નકલ કાઉન્ટરપાર્ટીને મોકલવામાં આવે છે.
• દસ્તાવેજમાં પ્રતિબિંબિત ઘટનાની માન્યતા તપાસી રહ્યું છે. એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓએ વ્યવહારની હકીકત વિશેની માહિતીની પુષ્ટિ કરવી આવશ્યક છે. કિંમતી ચીજવસ્તુઓની સ્વીકૃતિ અંગેના દસ્તાવેજો વેરહાઉસ મેનેજર દ્વારા પ્રમાણિત કરવામાં આવે છે, અને કરારની શરતો માર્કેટર દ્વારા પુષ્ટિ કરવામાં આવે છે. વ્યવહારમાં, એવી પરિસ્થિતિઓ હોય છે જ્યારે સપ્લાયર માલ માટે ઇન્વૉઇસ મેળવે છે જે કંપનીએ પ્રાપ્ત કરી ન હતી.
• દસ્તાવેજ કયા સમયગાળા સાથે સંબંધિત છે તે નક્કી કરવું. પ્રાથમિક કાગળો પર પ્રક્રિયા કરતી વખતે, એક જ માહિતીને બે વાર ધ્યાનમાં ન લેવી મહત્વપૂર્ણ છે.
• એકાઉન્ટિંગ વિભાગની વ્યાખ્યા. પ્રાથમિક દસ્તાવેજો પ્રાપ્ત કરતી વખતે, પ્રદાન કરેલ મૂલ્યોનો ઉપયોગ કયા હેતુઓ માટે કરવામાં આવશે તે સ્થાપિત કરવું જરૂરી છે. તેઓ સ્થિર અસ્કયામતો, સામગ્રી, અમૂર્ત અસ્કયામતો, માલસામાન તરીકે કાર્ય કરી શકે છે.
• રજીસ્ટર નક્કી કરવું જેમાં આ
• કાગળની નોંધણી. તે તમામ તપાસ પછી હાથ ધરવામાં આવે છે.

આઉટગોઇંગ કાગળો સાથે કામ

આ પ્રકારના દસ્તાવેજીકરણ માટેની પ્રક્રિયાની પ્રક્રિયા ઉપરોક્ત કરતા કંઈક અલગ છે.

સૌ પ્રથમ, એન્ટરપ્રાઇઝનો અધિકૃત કર્મચારી આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજનું ડ્રાફ્ટ સંસ્કરણ બનાવે છે. તેના આધારે, ડ્રાફ્ટ પેપર વિકસાવવામાં આવે છે. તે મેનેજરને મંજૂરી માટે મોકલવામાં આવે છે. જો કે, યોગ્ય સત્તા ધરાવતા અન્ય કર્મચારી ડ્રાફ્ટ દસ્તાવેજને મંજૂરી આપી શકે છે.

પ્રમાણપત્ર પછી, પ્રોજેક્ટ સ્થાપિત નિયમો અનુસાર તૈયાર કરવામાં આવે છે અને પ્રાપ્તકર્તાને મોકલવામાં આવે છે.

દસ્તાવેજ પ્રવાહ આયોજન

દસ્તાવેજોની તાત્કાલિક રસીદ, મોકલવા અને પ્રક્રિયા કરવાની ખાતરી કરવા માટે આ તબક્કો જરૂરી છે. દસ્તાવેજના પ્રવાહના યોગ્ય સંગઠન માટે, એન્ટરપ્રાઇઝ વિશેષ સમયપત્રક વિકસાવે છે. તેઓ સૂચવે છે:

• પ્રાથમિક પેપર્સની પ્રક્રિયા માટે સ્થળ અને સમયમર્યાદા.
• દસ્તાવેજોનું સંકલન અને સબમિટ કરનાર વ્યક્તિનું સંપૂર્ણ નામ અને સ્થિતિ.
• કાગળોના આધારે બનાવેલ હિસાબી રેકોર્ડ.
• દસ્તાવેજોના સંગ્રહનો સમય અને સ્થળ.

એકાઉન્ટિંગ રજીસ્ટર

તેઓ પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની નોંધણી માટે જરૂરી છે. તે જ સમયે, કાગળો પર એકાઉન્ટિંગ માર્ક મૂકવામાં આવે છે. દસ્તાવેજોની વારંવાર નોંધણી અટકાવવી જરૂરી છે.

પ્રાથમિક કાગળો ઈલેક્ટ્રોનિક રજિસ્ટરમાં સંગ્રહિત કરી શકાય છે. જો કે, સરકારી એજન્સીઓ અથવા પ્રતિપક્ષોની વિનંતી પર, કંપનીએ કાગળની નકલો પ્રદાન કરવી આવશ્યક છે.

દસ્તાવેજ પુનઃપ્રાપ્તિની સુવિધાઓ

હાલમાં, નિયમોમાં પેપર્સ પુનઃસ્થાપિત કરવા માટેની સ્પષ્ટ પ્રક્રિયા શામેલ નથી. વ્યવહારમાં, આ પ્રક્રિયામાં નીચેની પ્રવૃત્તિઓ શામેલ છે:

• દસ્તાવેજોની ખોટ કે વિનાશના કારણોની તપાસ માટે કમિશનની નિમણૂક. જો જરૂરી હોય તો, એન્ટરપ્રાઇઝના વડા કાયદા અમલીકરણ એજન્સીઓને પ્રક્રિયામાં સામેલ કરી શકે છે.
• પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની નકલો માટે બેંકિંગ સંસ્થા અથવા પ્રતિપક્ષોનો સંપર્ક કરવો.
• આવકવેરા રિટર્નમાં સુધારો. અપડેટેડ રિપોર્ટ સબમિટ કરવાની જરૂરિયાત એ હકીકતને કારણે છે કે બિનદસ્તાવેજીકૃત ખર્ચને કર હેતુઓ માટેના ખર્ચ તરીકે માન્યતા આપવામાં આવી નથી.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો ખોવાઈ જવાના કિસ્સામાં, ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસ ઉપલબ્ધ કાગળોના આધારે કર કપાતની રકમની ગણતરી કરશે. આ કિસ્સામાં, એવી શક્યતા છે કે ટેક્સ ઓથોરિટી દંડના સ્વરૂપમાં દંડ લાગુ કરશે.

પ્રાથમિક પેપર તૈયાર કરવાની પ્રક્રિયામાં સામાન્ય ભૂલો

નિયમ પ્રમાણે, દસ્તાવેજો જાળવવા માટે જવાબદાર લોકો નીચેના ઉલ્લંઘન કરે છે:

• એન્ટરપ્રાઇઝના વડા દ્વારા એકીકૃત અથવા મંજૂર ન હોય તેવા ફોર્મ ભરો.
• તેઓ વિગતો દર્શાવતા નથી અથવા તેમને ભૂલો સાથે પ્રદર્શિત કરતા નથી.
• તેઓ તેમની સહી સાથે દસ્તાવેજોને સમર્થન આપતા નથી અથવા જે કર્મચારીઓને દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરવાની સત્તા નથી તેમને મંજૂરી આપતા નથી.

વ્યવસાયિક વ્યવહારોના તથ્યોની પુષ્ટિ કરતું દસ્તાવેજીકરણ એન્ટરપ્રાઇઝ માટે અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. તેની ડિઝાઇનને ખૂબ જ કાળજીપૂર્વક સંપર્ક કરવો આવશ્યક છે. કોઈપણ ભૂલ નકારાત્મક પરિણામો તરફ દોરી શકે છે.

તમામ પ્રાથમિક દસ્તાવેજો કંપનીની નાણાકીય પ્રવૃત્તિઓની પુષ્ટિ છે. આ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો મુખ્યત્વે નિયમનકારી સત્તાવાળાઓ દ્વારા નિરીક્ષણ દરમિયાન જરૂરી રહેશે. તેથી, આવા કાગળોની જાળવણી અને સંગ્રહ પર વધારાની જરૂરિયાતો મૂકવામાં આવે છે.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ, અથવા વર્ચ્યુસો એકાઉન્ટન્ટ્સ તેને કહે છે, પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ, કંપનીની નાણાકીય બાબતોનો પુરાવો છે. તદુપરાંત, કાનૂની બળ ધરાવતાં, આ કાગળો કાં તો કંપનીને વિવાદાસ્પદ મુદ્દાઓમાં મદદ કરી શકે છે અથવા તેને આગળ વધારી શકે છે. આ દસ્તાવેજો છે: કરાર, ઇન્વૉઇસ, ચુકવણી દસ્તાવેજો, ડિલિવરી નોંધ, ઇન્વૉઇસ, વેચાણ રસીદ અને અન્ય.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો એકીકૃત છે. જો જરૂરી હોય તો, વધારાની રેખાઓ ફોર્મમાં ઉમેરવામાં આવે છે, પરંતુ તે જ સમયે મુખ્યને જાળવી રાખે છે.આ રશિયન ફેડરેશનમાં એકાઉન્ટિંગ અને એકાઉન્ટિંગ પરના નિયમોમાં સૂચવવામાં આવ્યું છે (રશિયાના નાણા મંત્રાલયનો આદેશ તારીખ 29 જુલાઈ, 1998 નંબર 34 n (26 માર્ચ, 2007 ના રોજ સુધારેલ નંબર 26 n). અપવાદ સ્વરૂપો છે. રોકડ વ્યવહારો કરવા માટે (રશિયાની સ્ટેટ સ્ટેટિસ્ટિક્સ કમિટિની તારીખ 24 માર્ચ, 1999 નંબર 20 ના હુકમનામું).

સ્ટાન્ડર્ડ ફોર્મમાં કરવામાં આવેલા તમામ ફેરફારો અને વધારાને કંપનીના વડાના આદેશથી મંજૂર કરવામાં આવે છે.

જો જરૂરી ફોર્મ એકીકૃત સ્વરૂપોની સૂચિમાં ઉપલબ્ધ ન હોય તો સંસ્થા સ્વતંત્ર રીતે પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો વિકસાવે છે. ફરજિયાત શરત: આવા ફોર્મમાં જરૂરી વિગતો હોવી આવશ્યક છે.

1. દસ્તાવેજનું નામ શું છે?
2. જ્યારે સંકલિત.
3. દસ્તાવેજ કંપોઝ કરતી સંસ્થા વિશેની માહિતી.
4. આ દસ્તાવેજ માટે ચોક્કસ વ્યવસાયિક વ્યવહારમાં શું શામેલ છે તે સૂચવો, વ્યવહારની કિંમત (નાણાકીય અથવા પ્રકારની).
5. ફરજિયાત હસ્તાક્ષર સાથે દસ્તાવેજ દોરવા માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓની સૂચિ.

ઉપરોક્ત વિગતોનો ઉલ્લેખ ફેડરલ લો "એકાઉન્ટિંગ પર" માં કરવામાં આવ્યો છે.

તમામ પ્રાથમિક દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ વિભાગને સમયસર સબમિટ કરવા આવશ્યક છે. માહિતી દાખલ કરવાની ઘટનાક્રમનું પાલન એ યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ માટેની મુખ્ય શરતોમાંની એક છે.

અનુકૂળ એકાઉન્ટિંગ માટે, તમામ પ્રાથમિક રેકોર્ડ જૂથોમાં વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે - કોષ્ટક:

જૂથનું નામ	શું સમાવવામાં આવેલ છે
સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજો	આમાં ઓર્ડર, પાવર ઓફ એટર્ની, સૂચનાઓનો સમાવેશ થાય છે. એટલે કે, આ એવા કાગળો છે જે વ્યવસાયિક વ્યવહારો કરવા માટે "લીલો પ્રકાશ" આપે છે.
સહાયક દસ્તાવેજો	ઇન્વોઇસ શીટ્સ, સ્વીકૃતિ પ્રમાણપત્રો, રોકડ રસીદ ઓર્ડર - તે તે છે જે વ્યવસાયિક વ્યવહારની હકીકતની પુષ્ટિ કરે છે. આ દસ્તાવેજોમાં દાખલ કરેલ ડેટા એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં ફરજિયાત પ્રવેશને પાત્ર છે.
એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો	સહાયક અને વહીવટી દસ્તાવેજોની સંયુક્ત પ્રક્રિયા માટે તેઓ પ્રમાણભૂત એકીકૃત સ્વરૂપોની ગેરહાજરીમાં ઉપયોગમાં લેવાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, ખર્ચના ઓર્ડરને વહીવટી અને સહાયક દસ્તાવેજ બંને ગણવામાં આવે છે. પેરોલ વારાફરતી સૂચિ અનુસાર ચુકવણીની જરૂરિયાત સૂચવે છે અને ચુકવણીની પુષ્ટિ કરે છે.

અને એકાઉન્ટિંગ સેવાની બીજી સફળ શોધ દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ છે. મહેરબાની કરીને નોંધ કરો: શેડ્યૂલનું સ્વરૂપ સંસ્થાની એકાઉન્ટિંગ નીતિઓમાં પ્રતિબિંબિત હોવું આવશ્યક છે.

દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ

સંબંધિત પંક્તિઓ અને કૉલમ રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજોની હિલચાલ પરના ડેટાને પ્રતિબિંબિત કરે છે. આ શેડ્યૂલનો એક મોટો ફાયદો એ છે કે તમામ જારી કરાયેલા દસ્તાવેજો નિયંત્રણમાં છે. મુખ્ય વસ્તુ યોગ્ય એન્ટ્રીઓ કરવાનું ભૂલશો નહીં.

નિયમો અનુસાર ભરો

ચાલો એ હકીકત સાથે પ્રારંભ કરીએ કે એકાઉન્ટિંગ વિભાગને સબમિટ કરેલ પ્રાથમિક ડેટાની તપાસ કરવી આવશ્યક છે. શું તપાસવું:

1. ભરવાની રકમ (તમામ જરૂરી રેખાઓ અને વિભાગો ભરવામાં આવે છે).
2. ભરવાની સચોટતા (દાખલ કરેલ ડેટા એન્ટ્રીના સ્થળને અનુરૂપ હોવો જોઈએ, ડેટામાં વિરોધાભાસ અસ્વીકાર્ય છે).
3. માહિતીની વિશ્વસનીયતા (ગાણિતિક કામગીરી તપાસવી, સાથેના દસ્તાવેજો સાથે સમાધાન).

ચકાસાયેલ દસ્તાવેજ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં દાખલ કરવો આવશ્યક છે.

સલાહ: એકાઉન્ટિંગમાં દસ્તાવેજને વારંવાર પ્રતિબિંબિત કરવાની ભૂલને ટાળવા માટે, તમારે નીચે મુજબ કરવું જોઈએ. ફોર્મની વિપરીત બાજુ રજીસ્ટરમાં તારીખ અને નોંધણી નંબર દર્શાવે છે.

2017 માં પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો કેવી રીતે ભરવા

• પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોમાં કરવામાં આવેલી તમામ એન્ટ્રીઓ લાંબી શેલ્ફ લાઇફ હોવી આવશ્યક છે.
• તેને ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજો સાથે કાગળના દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી છે, જેના પર ડિજિટલ હસ્તાક્ષર (ફેડરલ લૉ 402-FZ ડિસેમ્બર 6, 2011) સાથે સહી કરવી આવશ્યક છે.
• સીલનો ઉપયોગ તે દસ્તાવેજો પર ફરજિયાત છે જ્યાં તેના માટે જગ્યા આપવામાં આવી છે.

04/07/2015 થી, સંયુક્ત-સ્ટોક કંપનીઓ અને મર્યાદિત જવાબદારી કંપનીઓને રાઉન્ડ સીલ (04/06/2015 નો ફેડરલ લૉ 82-FZ) વગર કામ કરવાનો અધિકાર મળ્યો. સીલના ઉપયોગ અંગે ચાર્ટરમાં શું લખ્યું છે તે તપાસો. જો કંપની સીલનો ઉપયોગ કરવાનું ચાલુ રાખે છે, તો ચાર્ટરમાં કોઈ ફેરફારની જરૂર નથી. કંપનીના ચાર્ટરમાં આવા ફેરફારો કરવા માટેની અંતિમ તારીખ કાયદા દ્વારા નિર્દિષ્ટ નથી. પરંતુ તમારે ફેરફારોમાં વિલંબ ન કરવો જોઈએ જેથી કરીને નાણાકીય દસ્તાવેજોમાં ઘણા બધા વિરોધાભાસ ન આવે.

• નાણાકીય અને કુદરતી સૂચકાંકોની સરખામણી. એક જ સમયે બંનેને સૂચવવું જરૂરી નથી, એક પર્યાપ્ત છે (ફેડરલ લૉ 402-FZ). એવું બને છે કે કોઈપણ એક સૂચક સૂચવવા માટે તે વધુ અનુકૂળ છે (ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે કોઈ કંપનીમાં સામગ્રી ખસેડતી વખતે, કુદરતી સૂચકનો ઉપયોગ થાય છે). સેવા સ્વીકૃતિ પ્રમાણપત્રમાં, ફક્ત ખર્ચની માહિતી દર્શાવવી વધુ અનુકૂળ છે, પરંતુ ગેરસમજ ટાળવા માટે, સેવાઓના પ્રકારો વધુમાં સૂચિબદ્ધ છે.
• જવાબદાર વ્યક્તિની સહી. રશિયન ફેડરેશનનો કાયદો પ્રાથમિક દસ્તાવેજો પર પ્રતિકૃતિ સહીઓ વિશે કંઈ કહેતો નથી. 23 સપ્ટેમ્બર, 2008 ના રશિયન ફેડરેશન નંબર 3–1.11.469 ની ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસનો પત્ર દસ્તાવેજો પરના ફેસિમાઇલ સંબંધિત ટેક્સ સેવાની સ્થિતિને ધ્યાનમાં લે છે.
• ચલણ કે જેમાં દસ્તાવેજ દોરવામાં આવ્યો છે. મુખ્ય નાણાકીય એકમ રૂબલ છે. જ્યારે કરારની શરતો પરંપરાગત એકમોની વાત કરે છે ત્યારે પણ. કારણ કે એકાઉન્ટિંગમાં તમામ વ્યવહારોનું મૂલ્ય રુબેલ્સમાં છે (ફેડરલ લૉ 402-FZ ડિસેમ્બર 6, 2011 ના રોજ). વિદેશી ચલણમાં રકમ દર્શાવતી વધારાની કૉલમ ઉમેરવાની કોઈ મનાઈ કરતું નથી, પરંતુ રુબલમાં રકમ દર્શાવતી કૉલમ હાજર હોવી જોઈએ. નહિંતર, ખર્ચ અને VAT કપાતમાં ઘટાડો થવાનું જોખમ રહેલું છે.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની યાદી

કરાર

"કરાર" ની વિભાવના કલા દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે. 420 રશિયન ફેડરેશનનો સિવિલ કોડ. કરાર એ પક્ષકારો વચ્ચેના અધિકારો અને જવાબદારીઓના ઉદભવ (ફેરફાર) અથવા સમાપ્તિ પરનો કરાર છે. દરેક પક્ષ કરારની શરતોને કાળજીપૂર્વક વાંચવા માટે બંધાયેલો છે. કરાર પર, દરેક પક્ષની સહી અને સીલ ચોંટાડવામાં આવે છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજ તરીકે કરારમાં સંપૂર્ણ કાનૂની બળ હોય છે; દરેક પક્ષની એક સહી કરેલી નકલ હોવી આવશ્યક છે. સામગ્રીમાં પૂરા પાડવામાં આવેલ તમામ મુદ્દાઓ કરારના પક્ષકારો દ્વારા તેમની જવાબદારીઓ અનુસાર પૂર્ણ કરવા આવશ્યક છે. વિવાદો શાંતિપૂર્ણ રીતે અથવા ન્યાયિક કાર્યવાહી દ્વારા ઉકેલવામાં આવે છે.

અને એક વધુ વસ્તુ. બધી પરિસ્થિતિઓ માટે નહીં, કરારનું નિષ્કર્ષ પરસ્પર અધિકારો અને જવાબદારીઓની માન્યતા છે. ઉત્પાદન અથવા સેવા ખરીદતી વખતે પ્રાપ્ત થયેલી રસીદ સમાન કરાર તરીકે ઓળખાય છે.

તપાસો

ઉત્પાદન અથવા સેવાના વિક્રેતા પાસેથી ચૂકવણી માટેનું ઇન્વૉઇસ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ તરીકે ગણવામાં આવે છે. ઇનવોઇસમાં દર્શાવેલ રકમના આધારે, ખરીદનાર ચુકવણી કરે છે. ચુકવણી દસ્તાવેજોમાં, આ દસ્તાવેજની લિંક હોવી ઇચ્છનીય છે (ઉદાહરણ તરીકે, ચુકવણી દસ્તાવેજમાં "31 જાન્યુઆરી, 2017 ના ઇન્વૉઇસ નંબર 35/7 પર ચુકવણી" વાક્ય શામેલ છે). એવી પરિસ્થિતિઓ હોઈ શકે છે જ્યાં તે સાબિત કરવું મુશ્કેલ હશે કે ચુકવણી ચોક્કસ ઇન્વૉઇસ માટે કરવામાં આવી હતી.

ઉત્પાદન (સેવા) ના ખરીદનાર માટે, સબમિટ કરેલ ભરતિયું એ એક પ્રકારની ગેરંટી છે કે વિક્રેતા ચોક્કસ સમયગાળા (1-5 દિવસ) ની અંદર નિશ્ચિત કિંમતમાં ફેરફાર કરશે નહીં. ચુકવણી માટેના ઇન્વૉઇસની માન્યતા અવધિ વેચનાર દ્વારા નિર્દિષ્ટ કરવામાં આવે છે. ખરીદનાર નિર્દિષ્ટ સમયગાળામાં ચુકવણી કરે છે.

ચુકવણી માટે ભરતિયું

જો અસંખ્ય કારણોસર ચુકવણી શક્ય ન હોય (ઉદાહરણ તરીકે, એકાઉન્ટિંગ કમ્પ્યુટર નેટવર્કમાં સમસ્યાઓ, નાણાકીય સમસ્યાઓ), તો તે સલાહભર્યું છે કે વેચાણકર્તાને વર્તમાન પરિસ્થિતિ વિશે, પ્રાધાન્ય અગાઉથી સૂચિત કરો. સંભવ છે કે ઇન્વોઇસની તારીખ બદલાઈ જશે, પરંતુ ખરીદીની શરતો એ જ રહેશે.

ચુકવણી દસ્તાવેજો

આ પ્રકારના એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે: ચુકવણી માટેના ચેક (કોમોડિટી, રોકડ), ચુકવણી ઓર્ડર, ચુકવણી વિનંતીઓ.

સંસ્થાના રોકડ રજિસ્ટરમાંથી રોકડ માટે માલ (સેવાઓ) ખરીદતી વખતે, તમારે ચોક્કસપણે રોકડ રસીદ રાખવી જોઈએ અને તેને એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં સ્થાનાંતરિત કરવી જોઈએ.

રોકડ રસીદ

જો રસીદ એ દર્શાવતી નથી કે રોકડમાં કઈ ચુકવણી કરવામાં આવી રહી છે, તો વેચાણની રસીદ રોકડ રજિસ્ટર રસીદ સાથે જોડાયેલ હોવી આવશ્યક છે. તે ખરીદેલ માલ (સેવાઓ) ની ઇન્વેન્ટરી ધરાવે છે, જે દર્શાવે છે કે કયા જથ્થામાં અને કયા ભાવે ચુકવણી કરવામાં આવી હતી. વેચાણની રસીદ વેચનારની સીલ અને માલ (સેવાઓ) ના વેચાણ માટે જવાબદાર વ્યક્તિની સહી સાથે જોડાયેલ છે.

રોકડ રસીદ વિના વેચાણની રસીદને પ્રાથમિક દસ્તાવેજ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે, કારણ કે વ્યક્તિગત ઉદ્યોગસાહસિકને રોકડ રજિસ્ટર વિના કામ કરવાનો અધિકાર છે (વેચાણની રસીદ જારી કરવાની ફરજિયાત શરત સાથે).

રોકડ રજિસ્ટરનો ઉપયોગ કર્યા વિના વ્યક્તિગત ઉદ્યોગસાહસિક દ્વારા જારી કરાયેલ વેચાણ રસીદ

આ રશિયન ફેડરેશનના કાયદા 54-FZ માં નિર્દિષ્ટ છે "રોકડ ચુકવણી કરતી વખતે અને ચુકવણી કાર્ડ્સનો ઉપયોગ કરીને ચૂકવણી કરતી વખતે રોકડ રજિસ્ટર સાધનોના ઉપયોગ પર" (2017 માં સંબંધિત).

ચાલુ ખાતા દ્વારા કાનૂની સંસ્થાઓ વચ્ચે માલ (સેવાઓ) માટે ચૂકવણી કરતી વખતે, લેડીંગનું બિલ જારી કરવામાં આવે છે.

પેકિંગ યાદી

દરેક પક્ષ નમૂના અનુસાર દોરવામાં આવે છે (જવાબદાર વ્યક્તિઓની સહીઓ અને સીલ જરૂરી છે). ડિલિવરી નોટ અને ઇનવોઇસ પર દર્શાવેલ રકમ મેળ ખાતી હોવી જોઈએ. કેટલાક કિસ્સાઓમાં, પ્રતિકૃતિના હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવો અનુકૂળ છે;

વર્તમાન ખાતા દ્વારા ઉત્પાદન (સેવા) માટે ઇન્વૉઇસ માટે ચૂકવણી કરતી વખતે, ચુકવણી ઓર્ડર જારી કરવામાં આવે છે.

ચુકવણી ઓર્ડર

આ એક એકીકૃત દસ્તાવેજ ફોર્મ છે, જે મોટાભાગે કોમ્પ્યુટર ટેક્નોલોજી પર ભરવામાં આવે છે. ચુકવણી માટે તૈયાર કરેલ ચુકવણી કાગળ પર બેંકમાં ટ્રાન્સફર કરી શકાય છે, અથવા વિશિષ્ટ બેંકિંગ પ્રોગ્રામ "ક્લિન્ટ-બેંક" (જે ખૂબ ઝડપી છે) નો ઉપયોગ કરીને કરી શકાય છે. મોકલતા પહેલા, તમારે ગેરસમજ ટાળવા માટે ચુકવણી પ્રાપ્તકર્તાની તમામ વિગતો તપાસવી આવશ્યક છે, ખાસ કરીને જો તમે પ્રથમ વખત પ્રતિપક્ષ સાથે કામ કરી રહ્યાં હોવ. તમે જેના માટે ચૂકવણી કરી રહ્યા છો તેની માહિતી કાળજીપૂર્વક ભરો. એકાઉન્ટ વિગતો (તારીખ, નંબર) ના ફરજિયાત સંકેત સાથે વિગતવાર વર્ણન ઉપયોગી થશે.

ચુકવણીની વિનંતી એ પ્રાથમિક દસ્તાવેજ છે જેમાં લેણદાર માંગ કરે છે કે દેવાદાર બેંક દ્વારા દેવું ચૂકવે.

ચુકવણી વિનંતી

સ્વીકૃતિ વિના આવશ્યકતા છે: આ કિસ્સામાં, પૈસા દેવાદારના ખાતામાંથી આપમેળે ડેબિટ થાય છે. સ્વીકૃતિ માંગ એ દેવાદાર દ્વારા સ્વીકૃતિની હાજરી સૂચવે છે. જો કે, કરાર પરિણામી દેવું પરત કરવા માટેની શરતોને નિર્ધારિત કરી શકે છે, આ કિસ્સામાં, બેંક દ્વારા ઋણનું વળતર સ્વીકૃતિ વિના હાથ ધરવામાં આવે છે.

ઇન્વૉઇસ ફોર્મનો ઉપયોગ એવા કિસ્સાઓમાં થાય છે જ્યાં VAT રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે.

ભરતિયું

તેઓ ઇન્વૉઇસ અને કૃત્યો માટે તૈયાર છે. કોન્ટ્રાક્ટ હેઠળ એડવાન્સ ચૂકવણી એ પણ ઇન્વોઇસ જારી કરવાનું એક કારણ છે. ઈન્વોઈસ અને ઈન્વોઈસના આધારે વેટ કાપવામાં આવે છે. તે ઉલ્લેખનીય છે કે તમામ VAT ચૂકવનારાઓએ ઇન્વૉઇસ ઇશ્યૂ કરવા જરૂરી છે. સ્વયંસંચાલિત પ્રોગ્રામ્સનો ઉપયોગ કરીને ફોર્મ ભરવા માટે તે વધુ અનુકૂળ છે.

ફેરફારો કરી રહ્યા છીએ

રોકડ અને બેંક દસ્તાવેજોમાં ફેરફાર કરવા માટે સખત પ્રતિબંધિત છે (રશિયન ફેડરેશનના ફેડરલ કાયદાની કલમ 9 “એકાઉન્ટિંગ પર”).

અન્ય પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં સુધારાઓ માન્ય છે, પરંતુ જો વ્યવસાય વ્યવહારમાં તમામ સહભાગીઓ કરવામાં આવી રહેલા સુધારાઓથી વાકેફ હોય. સહભાગીઓમાં સુધારા અંગેની જાગૃતિ તેમના હસ્તાક્ષરો દ્વારા પુષ્ટિ મળે છે જે ફેરફારોની તારીખ દર્શાવે છે.

નીચે પ્રમાણે કરેક્શન કરવામાં આવે છે: દસ્તાવેજમાં ખોટી એન્ટ્રીને પાતળી લાઇન વડે કાળજીપૂર્વક ઓળંગવામાં આવે છે. તે જ સમયે, જે ઓળંગી ગયું છે તે સ્પષ્ટપણે વાંચી શકાય તેવું છે. યોગ્ય એન્ટ્રી ઉપર અથવા સુધારાની બાજુમાં દાખલ કરવામાં આવી છે. ક્રોસ આઉટ લાઇનની બાજુમાં, અથવા જ્યાં પૂરતી ખાલી જગ્યા છે, ત્યાં શિલાલેખ "સુધારેલ માનો" લખેલું છે. સંપૂર્ણ નામ સૂચવવું આવશ્યક છે. ફેરફારો, તારીખ અને હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિ.

હિસાબી દસ્તાવેજો કેટલા સમય સુધી રાખવા જોઈએ?

સંગ્રહ સ્થાન

પ્રાથમિક સામગ્રીને સંગ્રહિત કરવા માટે શ્રેષ્ઠ સ્થાન આર્કાઇવમાં છે. આર્કાઇવમાં ફાઇલ કરવા માટે દસ્તાવેજો યોગ્ય રીતે તૈયાર કરવા મહત્વપૂર્ણ છે:

• કાલક્રમિક ક્રમમાં વર્ગીકરણ.
• પ્રકાર દ્વારા સાધનો.
• ફોલ્ડર્સમાં દસ્તાવેજો બાંધવા અને ફાઇલ કરવા.
• સાથેના પ્રમાણપત્રની તૈયારી.

અનધિકૃત સુધારાઓથી એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરની સલામતીની ખાતરી કરવી મહત્વપૂર્ણ છે. ભૂલો સુધારનાર વ્યક્તિની સહીથી માત્ર સત્તાવાર રીતે જ કરી શકાય છે. તમારી માહિતી માટે, તે રજિસ્ટરમાં છે કે એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકૃત પ્રાથમિક દસ્તાવેજો વિશેની માહિતી એકઠી કરવામાં આવે છે.

અહીં એક વેપાર રહસ્ય પણ છે: રજિસ્ટરની સામગ્રીઓ ફક્ત એટલી જ છે. સામગ્રી વિશેની માહિતીની જાહેરાત રશિયન કાયદા દ્વારા સજાપાત્ર છે.

સંગ્રહ સમયગાળો

રશિયન ફેડરેશનનો ફેડરલ કાયદો "એકાઉન્ટિંગ પર" (કલમ 17), તેમજ આર્કાઇવલ કાયદો (25 ઓગસ્ટ, 2010 ના રોજ રશિયન ફેડરેશનના સંસ્કૃતિ મંત્રાલયનો આદેશ નંબર 558) કંપનીના દસ્તાવેજો માટે સંગ્રહ સમયગાળા માટે પ્રદાન કરે છે. પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટે, આ સમયગાળો ઓછામાં ઓછો 5 વર્ષ છે.

દસ્તાવેજને આર્કાઇવમાં મૂકવામાં આવ્યો હતો તે વર્ષ પછીના વર્ષની 1 જાન્યુઆરીથી સંગ્રહનો સમયગાળો ગણવામાં આવે છે.

જો કોઈ સંસ્થા પ્રાથમિક સામગ્રીના સંગ્રહના સમયગાળાનું ઉલ્લંઘન કરે છે, તો પછી નિરીક્ષણ સત્તાવાળાઓને દંડ લાદવાનો અધિકાર છે (રશિયન ફેડરેશનના ટેક્સ કોડની કલમ 120). ઉલ્લંઘનની ડિગ્રીના આધારે દંડ 10 હજારથી 40 હજાર રુબેલ્સ સુધીનો છે.

માર્ગ દ્વારા, ફક્ત ત્રણ વર્ષ જૂના દસ્તાવેજો જ કર સત્તાવાળાઓ દ્વારા નિરીક્ષણ માટે સંબંધિત હશે. જૂની અવધિના પ્રાથમિક અહેવાલની ગેરહાજરી માટે, નિરીક્ષકોને રશિયન ફેડરેશનના ટેક્સ કોડના કલમ 120 હેઠળ દંડ કરવાનો અધિકાર નથી.

કંપનીની એકાઉન્ટિંગ સેવા માત્ર પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના યોગ્ય રેકોર્ડ રાખવા માટે જ નહીં, પણ તેમની સલામતીની ખાતરી કરવા માટે પણ બંધાયેલી છે. માત્ર આ કિસ્સામાં કર સત્તાવાળાઓના દાવાઓ પાયાવિહોણા સાબિત થશે.

આ તાલીમ અભ્યાસક્રમમાં શરૂઆતથી 1C શીખવાનો સમાવેશ થાય છે. નવા નિશાળીયા માટે, 1C તાલીમ હંમેશા પ્રાથમિક દસ્તાવેજો દાખલ કરવાથી શરૂ થવી જોઈએ. આ કોર્સ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ ડોક્યુમેન્ટેશનની તૈયારી સાથે સંકળાયેલા ઓપરેટરોને તાલીમ આપવા માટે, મદદનીશ એકાઉન્ટન્ટ્સ અથવા જેઓ ફક્ત આ અથવા સંબંધિત ક્ષેત્રમાં કામ કરવાની યોજના બનાવી રહ્યા છે તેમના માટે છે.

મૂળભૂત 1C અભ્યાસક્રમ વ્યવહારમાં સૌથી સામાન્ય દસ્તાવેજોની રચના અને પ્રક્રિયાની ચર્ચા કરે છે. અભ્યાસક્રમ સામગ્રીમાં નિપુણતા મેળવવા માટે, એકાઉન્ટિંગ સિદ્ધાંતનું જ્ઞાન હોવું જરૂરી નથી. 1C એન્ટરપ્રાઇઝ એકાઉન્ટિંગ રૂપરેખાંકન સાથે કામ કરવાની મૂળભૂત બાબતોની ચર્ચા ઉત્પાદન અને વેપાર સંગઠન (OSN) ના ઉદાહરણનો ઉપયોગ કરીને કરવામાં આવે છે.

વર્ગો માટે નોંધણી કરવા માટે, વેબસાઇટ પર પૂર્વ-નોંધણી જરૂરી છે.

તાલીમ વિશે પ્રશ્નો છે?
કૉલ બેકની વિનંતી કરો!

"શરૂઆતથી" 1C તાલીમ પૂર્ણ કરો

સંભવતઃ દરેક વ્યક્તિએ નીચેની નોકરીની જાહેરાત ઓછામાં ઓછી એક વાર જોઈ હશે: “... પ્રાથમિક દસ્તાવેજો જારી કરવા માટે એકાઉન્ટન્ટ જરૂરી છે..."; ઓછી વાર તમે 1C ઓપરેટર માટે ખાલી જગ્યાઓ શોધી શકો છો. વ્યવહારમાં આનો અર્થ શું થાય છે? મોટાભાગે, આનો અર્થ એ થાય છે કે તમારે 1C એકાઉન્ટિંગમાં આ સમાન પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની ચોક્કસ મર્યાદિત સંખ્યામાં જ દોરવા પડશે પ્રોગ્રામ, એટલે કે, પ્રોગ્રામમાં ઇનકમિંગ ડેટા દાખલ કરો, આ કિસ્સામાં, નિયમ તરીકે, કંપનીના કાર્યના પરિણામોનો સારાંશ આપવા માટે કોઈ અન્ય જવાબદાર છે.

અમે તરત જ આરક્ષણ કરી શકીએ છીએ કે 1C એકાઉન્ટિંગ 8 પ્રોગ્રામમાં ખૂબ મોટી સંખ્યામાં દસ્તાવેજો છે. અને તે બધાનો વારંવાર ઉપયોગ થતો નથી. અને અમુક ચોક્કસ સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓમાં બિલકુલ ઉપયોગમાં લેવાતા નથી. આ મુખ્યત્વે વ્યવસાયના પ્રકાર પર આધાર રાખે છે, અલબત્ત. ત્યાં ઘણી બધી વિવિધ પ્રકારની પ્રવૃત્તિઓ છે અને દરેકની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ છે, જો કે, ત્યાં અમુક ચોક્કસ દસ્તાવેજો છે જે લગભગ હંમેશા જરૂરી હોય છે (રસીદ અને ખર્ચના રોકડ ઓર્ડર, ખરીદી અને વેચાણ દસ્તાવેજો, કર્મચારીઓ અને બેંકિંગ દસ્તાવેજો વગેરે) .

આ મૂળભૂત 1C કોર્સ દરમિયાન પ્રોગ્રામમાં પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો દાખલ કરવાની પ્રક્રિયાનો અભ્યાસ કર્યા પછી, તમે સહાયક એકાઉન્ટન્ટના સામાન્ય રોજિંદા કાર્યોનો સરળતાથી સામનો કરી શકો છો. હવે સૌથી લોકપ્રિય રૂપરેખાંકન, 1C એન્ટરપ્રાઇઝ એકાઉન્ટિંગ, સંસ્કરણ 8, તમને માત્ર એક વ્યાવસાયિક એકાઉન્ટન્ટ માટે જ નહીં, પણ એકાઉન્ટિંગમાં શિખાઉ માટે પણ ડેટાબેઝમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજો દાખલ કરવાની મંજૂરી આપે છે. આ કરવા માટે, તમારે 1C પ્રોગ્રામમાં તાલીમ લેવાની જરૂર છે.

1C ઓપરેટર તાલીમ અભ્યાસક્રમમાં એક ક્રોસ-કટીંગ સમસ્યાનો ઉકેલ લાવવાનો સમાવેશ થાય છે જે ઉત્પાદન અને ટ્રેડિંગ એન્ટરપ્રાઇઝ (કાનૂની એન્ટિટી) પર એકાઉન્ટિંગ સાથે વ્યવહાર કરે છે. વેટ સાથે એકાઉન્ટિંગ હાથ ધરવામાં આવે છે. ઉકેલાયેલા ઉદાહરણો એકબીજા સાથે સંબંધિત છે અને તમને વિવિધ પ્રકારના "પ્રાથમિક" કેવી રીતે રજૂ કરવા તે શીખવા માટે જ નહીં, પણ તેમના આંતરસંબંધોને પણ શોધી કાઢવાની મંજૂરી આપે છે. દસ્તાવેજો દાખલ કરવાની પ્રક્રિયામાં, હું લાક્ષણિક (અને એટલી લાક્ષણિક નથી) ભૂલો પર પણ ધ્યાન આપું છું જે મોટાભાગના વપરાશકર્તાઓ કે જેમની પાસે યોગ્ય પ્રેક્ટિસ નથી.

હું એ હકીકત પર વિશેષ ધ્યાન દોરવા માંગુ છું કે ભૂલથી દોરેલા દસ્તાવેજને કેટલીકવાર સમસ્યાઓ વિના હાથ ધરવામાં આવી શકે છે, અને ભૂલ સ્પષ્ટ થઈ જશે, ઉદાહરણ તરીકે, મહિનાના અંતે અથવા પછીથી. દસ્તાવેજો દાખલ કરવું એ 1C માં મહત્વપૂર્ણ ક્ષેત્રોમાંનું એક છે અને તમારે કોઈપણ સંજોગોમાં તેની સાથે બેદરકારીપૂર્વક વ્યવહાર કરવો જોઈએ નહીં.

1C ઓપરેટર અભ્યાસક્રમોમાં 1C માં "શરૂઆતથી" કામ કરવાની તાલીમ મેળવ્યા પછી, તમે જાતે દસ્તાવેજો દાખલ કરવા ઉપરાંત, આંતરિક અહેવાલો સાથે કામ કરવાનું શીખી શકશો, જે વ્યવહારમાં ઘણીવાર જરૂરી પણ હોય છે. વૈશ્વિક સેટિંગ્સ, જેમ કે એકાઉન્ટિંગ નીતિઓ, આ કોર્સમાં આવરી લેવામાં આવતી નથી, જે તમને જરૂરી ન હોય તેવી માહિતીનો અભ્યાસ છોડી દેવાની મંજૂરી આપે છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજો દાખલ કરવા માટે મેં એક અલગ પાયાનો અભ્યાસક્રમ બનાવ્યો તે માત્ર આવશ્યક બાબતો જ છોડી દેવાના ધ્યેય સાથે હતો; આનાથી તાલીમ અભ્યાસક્રમની કિંમતમાં નોંધપાત્ર ઘટાડો કરવાનું પણ શક્ય બન્યું.

જો તમારે માત્ર પ્રાથમિક દસ્તાવેજો દાખલ કરવાની જરૂર હોય, તો આ 1C: એકાઉન્ટિંગ 8 તાલીમ અભ્યાસક્રમ તમને ઝડપથી અને અસરકારક રીતે 1C એકાઉન્ટન્ટ તરીકે કામ કરવાનું શરૂ કરવામાં મદદ કરશે.

સ્કાયપે દ્વારા વર્ગોના ફાયદા વિશે

ઓફર કરવામાં આવતા તમામ તાલીમ અભ્યાસક્રમો નિયમિત "જીવંત" સંચાર છે, અને તાલીમ સામગ્રીનો સમૂહ નથી. તમે લિંક પર વર્ગો ચલાવવાની પદ્ધતિ વિશે વધુ વાંચી શકો છો.

અભ્યાસક્રમ અભ્યાસક્રમ

આ 1C ઓપરેટર કોર્સમાં આવરી લેવામાં આવતી તાલીમ સામગ્રીની અંદાજિત સૂચિ છે. બુલેટ પોઈન્ટની સંખ્યા કોર્સમાં સમાવિષ્ટ સમયના પ્રમાણને પ્રતિબિંબિત કરતી નથી. કોર્સનો મુખ્ય ભાગ એક જ એન્ડ-ટુ-એન્ડ સમસ્યાને હલ કરવાનો છે, એટલે કે, પ્રાથમિક દસ્તાવેજો અને અન્ય કામગીરી દાખલ કરવી. તમે નીચે 1C મૂળભૂત કોર્સ કાર્ય ડાઉનલોડ કરી શકો છો.

સૂચિ છુપાવો

ઓહ! તમારા બ્રાઉઝરમાં JavaScript અક્ષમ છે!

• 1C એન્ટરપ્રાઇઝ પ્રોગ્રામ વિશે સામાન્ય માહિતી. પ્લેટફોર્મ અને રૂપરેખાંકન.
• 1C ઓપરેટર અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટની જવાબદારીઓ વચ્ચેનો તફાવત.
• પ્રોગ્રામ ઇન્ટરફેસ. પ્રીસેટ ઇન્ટરફેસ પ્રકારો. વપરાશકર્તાની જરૂરિયાતોને અનુરૂપ ઇન્ટરફેસને કસ્ટમાઇઝ કરવું.
• ઈન્ટરફેસ. સામાન્ય કામગીરી જે સમગ્ર કાર્યક્રમ દરમિયાન સમાન હોય છે.
• દસ્તાવેજો છાપવા. બીજા કમ્પ્યુટર પર સ્થાનાંતરિત કરવા માટે ફાઇલ પર છાપો.
• દસ્તાવેજોના મુદ્રિત સ્વરૂપોને બાહ્ય ફાઇલમાં નિકાસ કરો.
• ઈમેલ દ્વારા દસ્તાવેજો મોકલી રહ્યા છીએ
• મુદ્રિત સ્વરૂપોનું સંપાદન.
• તારીખ અને અન્ય ડિફોલ્ટ સેટિંગ્સ સેટ કરો.
• તારીખ એન્ટ્રીની સુવિધાઓ. પ્રોગ્રામમાં કેટલાક અન્ય પ્રકારના ક્ષેત્રો ભરવાની સુવિધાઓ.
• કૅલેન્ડર અને કેલ્ક્યુલેટરનો ઉપયોગ કરીને.
• સેવા સંદેશાઓ વિન્ડો.
• પ્રોગ્રામની મૂળભૂત ડિરેક્ટરીઓ.
• એકાઉન્ટ્સનો ચાર્ટ.
• 1C પ્રોગ્રામમાં દસ્તાવેજનો ખ્યાલ.
• દસ્તાવેજ રાખવાનો ખ્યાલ. રેકોર્ડિંગ અને કંડક્ટિંગ વચ્ચેનો તફાવત. રદ અને પુનઃસુનિશ્ચિત.
• પોસ્ટ કરેલા અને પોસ્ટ ન કરેલા દસ્તાવેજોની તારીખ/સમય બદલવાની સુવિધાઓ.
• શું બધા દસ્તાવેજો પર પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે?
• દસ્તાવેજોનો અસામાન્ય ઉપયોગ.
• ડિરેક્ટરીઓ અને દસ્તાવેજો પર જૂથ કામગીરી.
• દસ્તાવેજો અને જર્નલ્સની સૂચિ. દસ્તાવેજો માટે શોધો.
• વસ્તુઓ કાઢી રહ્યા છીએ. 1C માં કાઢી નાખવાની સુવિધાઓ.
• મૂળભૂત સંદર્ભ પુસ્તકો ભરવા. ભવિષ્યમાં ખોટા ભરવાના પરિણામો.
• કર્મચારીઓ વિશે માહિતી દાખલ કરો. કર્મચારીઓની કામગીરી.
• પગારની ગણતરી માટે નમૂનાઓ.
• મેન્યુઅલ કામગીરી.
• રોકડ દસ્તાવેજો.
• જવાબદાર વ્યક્તિઓ સાથે સમાધાન
• દસ્તાવેજોમાં એન્ટ્રીઓ સુધારવી.
• પ્રાથમિક VAT દસ્તાવેજો.
• બેંક દસ્તાવેજો.
• બેંક ક્લાયન્ટ સાથે ડેટાની આપલે.
• વેરહાઉસ દસ્તાવેજો.
• ઉત્પાદન દસ્તાવેજો અને સામગ્રી એકાઉન્ટિંગ
• ખરીદી અને વેચાણ દસ્તાવેજો.
• ઉત્પાદન કિંમત વ્યવસ્થાપન.
• ઑફસેટ્સ.
• સ્થિર અસ્કયામતો માટે એકાઉન્ટિંગ.
• પગાર દસ્તાવેજો.
• દસ્તાવેજ ઇનપુટની સંપૂર્ણતાનું નિયંત્રણ.
• દસ્તાવેજો દાખલ કરતી વખતે લાક્ષણિક ભૂલો.
• આંતરિક અહેવાલોનો ખ્યાલ. અહેવાલો સુયોજિત કરી રહ્યા છીએ.
• પ્રોગ્રામની કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરવા માટે પ્રોસેસિંગનો ઉપયોગ કરવો.
• હોટ કીનો ઉપયોગ કરીને પ્રોગ્રામમાં કામને ઝડપી બનાવો.
• મદદ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરીને.

અભ્યાસક્રમ અભ્યાસક્રમ

અભ્યાસક્રમ સામગ્રી

તમે સમીક્ષા માટે અભ્યાસક્રમ સામગ્રી ડાઉનલોડ કરી શકો છો. દસ્તાવેજનો ભાગ બતાવવામાં આવ્યો છે.

જો તમારી પાસે 1C નથી: એકાઉન્ટિંગ

કોર્સમાં માહિતી આધાર બનાવવાનો, તેમજ તેને સેટ કરવા અને બેલેન્સ દાખલ કરવાનો સમાવેશ થતો નથી, તેથી શૈક્ષણિક હેતુઓ માટે મારી પાસે પૂર્વ-તૈયાર આધાર છે જેમાં આ બધું પહેલેથી જ છે. પ્લેટફોર્મ સંસ્કરણો અને ગોઠવણીઓ વચ્ચેના વિરોધાભાસને રોકવા માટે, ડેટાબેઝ 1C ના સત્તાવાર તાલીમ સંસ્કરણમાં બનાવવામાં આવ્યો હતો, તેથી હું તેમાં તાલીમ લેવાની ભલામણ કરું છું.

જો તમે પ્રોગ્રામ જાતે ઇન્સ્ટોલ કરી શકતા નથી, તો હું તેને દૂરથી કરીશ.

જો તમે તમારા કાર્યકારી સંસ્કરણમાં 1C તાલીમ લેવા માંગતા હો, તો આ પરસ્પર કરાર દ્વારા શક્ય છે. આ કિસ્સામાં, કોર્સ દરમિયાન તમારે વધારાની બધી સેટિંગ્સ સેટ કરવાની જરૂર પડશે, તેમજ અંત-થી-એન્ડ સમસ્યાને ઉકેલવા માટે ભવિષ્યમાં જરૂરી પ્રારંભિક બેલેન્સ દાખલ કરવાની જરૂર પડશે, જે (જરૂરી નથી) માં થોડો વધારો કરી શકે છે. અભ્યાસક્રમનો સમયગાળો.

જો તમને કોઈ પ્રશ્નો હોય કે જેના જવાબો તમને સાઇટ પર મળ્યા નથી, તો કૃપા કરીને મારો સંપર્ક કરો. સંપર્કો વિભાગમાં વિગતો
18 વર્ગો/(36 કલાક) / 14 400 ઘસવું(પાઠ દ્વારા ચૂકવણી કરતી વખતે રૂ. 18,000)

પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજો માત્ર હિસાબી બાબતોમાં જ નહીં, પણ કર કાયદાને લગતા, ખાસ કરીને જવાબદારીઓના અવકાશને નિર્ધારિત કરવા માટે પણ મહત્વપૂર્ણ છે. તેથી, પ્રાથમિક દસ્તાવેજો દોરવા માટે જવાબદાર લોકો માટે એકાઉન્ટિંગની તમામ ઘોંઘાટને જાણવી અને વધુમાં, કાર્યને સરળ બનાવવા માટે તેમના વર્ગીકરણને સમજવું અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો શું છે

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો તે માનવામાં આવે છે જે અમુક વ્યવસાયિક ક્રિયાઓની નોંધણી કરે છે જે પહેલાથી હાથ ધરવામાં આવી છે. તમે એકાઉન્ટિંગમાં એન્ટ્રી છોડી શકો છો અને જો તમારી પાસે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો હોય તો જ તેને રજિસ્ટરમાં દાખલ કરી શકો છો. તે એન્ટરપ્રાઇઝ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમનો અભિન્ન ભાગ માનવામાં આવે છે. આના આધારે, અમે સુરક્ષિત રીતે કહી શકીએ કે પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજો એ એન્ટિટીની આર્થિક પ્રવૃત્તિઓથી સંબંધિત પૂર્ણ વ્યવહારોના દસ્તાવેજી પુરાવા છે અને જેનાથી કેટલીક આર્થિક અસર થઈ છે.

વર્ગીકરણ

પ્રાથમિક વિષય સંબંધિત મુદ્દાને અસર કરતા તમામ મુદ્દાઓ 402-FZ ની જોગવાઈઓ અને ધોરણોને આધીન છે. નિયમો સૂચવે છે કે ગણતરીઓની સાચીતાની પુષ્ટિ તરીકે કર સત્તાવાળાઓ સાથે વાતચીત કરતી વખતે આ પ્રમાણપત્રોની જરૂર છે. આનો અર્થ એ થયો કે ટેક્સ સત્તાવાળાઓને ટેક્સ બેઝ નક્કી કરવાની પ્રક્રિયા અંગે કોઈ ફરિયાદ નહીં હોય.

વર્તમાન નિયમો અનુસાર, પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ 4 વર્ષ માટે ફરજિયાત સંગ્રહને આધીન છે. આ સમયગાળા દરમિયાન, કર સત્તાવાળાઓ કોઈપણ સમયે અભ્યાસ અને ચકાસણી માટે દસ્તાવેજોની વિનંતી કરી શકે છે. વધુમાં, પ્રાથમિક દસ્તાવેજો વારંવાર મુકદ્દમામાં પુરાવા તરીકે કામ કરે છે.

તે નોંધવું યોગ્ય છે કે પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણના વિશિષ્ટ સ્વરૂપો કાયદાકીય સ્તરે નિશ્ચિત નથી. આ મુદ્દા પર, વ્યવસાયિક એન્ટિટી પાસે એક વિકલ્પ પસંદ કરવાની તક છે જે તેની જરૂરિયાતોને સંતોષશે અને આગળના કાર્યમાં સારી સહાય તરીકે સેવા આપશે.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો: સૂચિ

એક નિયમ તરીકે, પ્રમાણપત્રોની સંપૂર્ણ સૂચિ જે મૂળભૂત કાર્યો કરે છે તે યથાવત રહે છે અને ઉચ્ચ સ્તરે મંજૂર કરવામાં આવે છે. હાલમાં આ કેટેગરીમાં શામેલ છે:

1. કરાર.તેઓ વ્યવહારની ચોક્કસ શરતો, પક્ષકારોની જવાબદારીઓ અને નાણાકીય મુદ્દાઓ નક્કી કરે છે. સામાન્ય રીતે, તમામ શરતો કે જે એક રીતે અથવા અન્ય રીતે વ્યવહાર સાથે સંબંધિત છે તે અહીં સૂચવવામાં આવી છે. મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે કેટલાક વ્યવહારો માટે લેખિત કરાર જરૂરી નથી. આમ, ખરીદદારને વેચાણની રસીદ મળે તે ક્ષણથી, વ્યવહારને નિષ્કર્ષ ગણવામાં આવે છે.
2. એકાઉન્ટ્સ.આ પ્રકારના દસ્તાવેજોની મદદથી, ખરીદનાર વેચનારના માલ (સેવાઓ) માટે ચૂકવણી કરવાની તેની તૈયારીની પુષ્ટિ કરે છે. આ ઉપરાંત, ઇન્વૉઇસ્સમાં વ્યવહારની વધારાની શરતો શામેલ હોઈ શકે છે અને વિક્રેતા તેના ઉત્પાદનો અને સેવાઓ માટે સેટ કરે છે તે ચોક્કસ કિંમતો રેકોર્ડ કરી શકે છે. જો કોઈ કારણોસર ખરીદનાર તેને પ્રસ્તુત કરેલ ઉત્પાદન (સેવા) થી સંતુષ્ટ ન હોય, તો તેને ઇન્વોઇસના આધારે તેના ભંડોળના રિફંડની માંગ કરવાનો અધિકાર છે.
3. પેકિંગ યાદી.તે ટ્રાન્સફર કરવામાં આવેલ તમામ માલ કે સામગ્રીની સંપૂર્ણ યાદી દર્શાવે છે. ટ્રાન્ઝેક્શનમાં સહભાગીઓની સંખ્યાના આધારે ઇન્વૉઇસ વિવિધ સંસ્કરણોમાં દોરવામાં આવવી જોઈએ.
4. સ્વીકૃતિ અને સ્થાનાંતરણની ક્રિયા.તે સેવાની જોગવાઈના પરિણામોના આધારે કમ્પાઇલ કરવામાં આવે છે કે કાર્યનું પરિણામ અગાઉ જણાવેલ માપદંડોને પૂર્ણ કરે છે અને પ્રાપ્તકર્તા પક્ષ દ્વારા સંપૂર્ણપણે મંજૂર કરવામાં આવે છે.
5. પેસ્લિપ્સ.તેઓ ભાડે રાખેલા કર્મચારીઓ સાથે પેરોલ સેટલમેન્ટ સંબંધિત તમામ મુદ્દાઓ પ્રદર્શિત કરે છે. વધુમાં, બોનસ, વધારાની ચૂકવણી અને કર્મચારીઓ માટે નાણાકીય પ્રોત્સાહનો માટેની અન્ય પદ્ધતિઓ સંબંધિત તમામ માહિતી અહીં પ્રદર્શિત થવી જોઈએ.
6. સ્વીકૃતિ અને સ્થાનાંતરણ પ્રમાણપત્રો નંબર OS-1.આ પ્રકારના દસ્તાવેજીકરણનો ઉપયોગ નિશ્ચિત સંપત્તિના ઇનપુટ અથવા આઉટપુટથી સંબંધિત કોઈપણ પ્રવૃત્તિઓને રેકોર્ડ કરવા માટે થાય છે.
7. રોકડ દસ્તાવેજો, જેમાં ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રોકડ ઓર્ડર અને વધુમાં, કેશ બુકનો સમાવેશ થાય છે. તેઓ વેચાણના ભાગ રૂપે કરવામાં આવેલા નાણાકીય વ્યવહારો સંબંધિત માહિતી ધરાવે છે.

વર્ગીકરણ

એકાઉન્ટિંગમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના પ્રકારો ખૂબ જ વૈવિધ્યસભર છે અને મુખ્યત્વે નજીકના ભવિષ્યમાં દસ્તાવેજનો ઉપયોગ કરવાના ચોક્કસ હેતુ પર આધાર રાખે છે. જો કે, સૌથી લોકપ્રિય વર્ગીકરણ લક્ષણ એ પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણનું આંતરિક અને બાહ્યમાં વિભાજન છે.

આંતરિક દસ્તાવેજ એ કંપનીની મિલકત છે અને અમુક મુદ્દાઓને ઉકેલવા માટે તેના દ્વારા જારી કરવામાં આવે છે. તે કંપનીના નિષ્ણાતો દ્વારા સંકલિત કરવામાં આવે છે અને આ કંપનીના અધિકારક્ષેત્રમાં જ લાગુ પડે છે. આમ, આ કેટેગરીમાં તે દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે જે એક કંપનીમાં વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓના અસરકારક સંચાલન માટે જરૂરી છે. તે જ સમયે, જો કોઈ દસ્તાવેજ બહારથી કોઈ કંપની દ્વારા પ્રાપ્ત થાય છે અથવા કંપનીના નિષ્ણાતો દ્વારા સંકલિત કરવામાં આવે છે અને ત્યારબાદ અન્ય કાનૂની સંસ્થાઓ (કર સત્તાવાળાઓ, ગ્રાહકો, વગેરે) ને સ્થાનાંતરિત કરવામાં આવે છે, તો તેને બાહ્ય તરીકે ઓળખવામાં આવશે.

બદલામાં, આંતરિક દસ્તાવેજોમાં તેમની પોતાની વર્ગીકરણ લાક્ષણિકતાઓ પણ હોય છે, જે તેમને ત્રણ કેટેગરીમાં જૂથબદ્ધ કરવાનું શક્ય બનાવે છે:

1. વહીવટી (સંસ્થાકીય).તેઓ એવી માહિતી સૂચવે છે કે જે કંપનીના કર્મચારીઓ, માળખાકીય વિભાગો અને શાખાઓ અને તેમના મેનેજરોને જણાવવી આવશ્યક છે. તેમની સહાયથી, કંપની ચોક્કસ ઓર્ડર જારી કરે છે જેનું કાળજીપૂર્વક પાલન કરવું આવશ્યક છે. આ જૂથમાં વિવિધ પ્રકારના ઓર્ડર, સૂચનાઓ અને ઘણું બધું શામેલ છે.
2. એક્ઝિક્યુટરી (એક્સ્યુપેટરી), જે શરૂઆતમાં ચોક્કસ વ્યાપારી કામગીરીના સંચાલન અને તેમની પૂર્ણતાની પુષ્ટિ કરતા તથ્યો દર્શાવે છે.
3. એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો.આ શ્રેણી સામાન્ય છે અને અન્ય કાગળોમાં સમાવિષ્ટ માહિતી અને તેમના વધુ સંગ્રહને એક દસ્તાવેજમાં વ્યવસ્થિત કરવા માટે જરૂરી છે.

ચોક્કસ સંજોગોમાં, દસ્તાવેજીકરણ પણ સંયુક્ત થઈ શકે છે. આ જૂથમાં તે કાગળોનો સમાવેશ થાય છે જેમાં એક સાથે સંસ્થાકીય અને સહાયક દસ્તાવેજોની મુખ્ય વિશેષતાઓ શામેલ હોઈ શકે છે. અહીંના સૌથી આકર્ષક ઉદાહરણો વિવિધ રોકડ ઓર્ડર, જરૂરિયાતો, એડવાન્સ રિપોર્ટિંગ અને ઘણું બધું છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર અને તેમનું વર્ગીકરણ

કોઈપણ વ્યવહાર કરતી વખતે, પ્રાથમિક દસ્તાવેજ તૈયાર કરવામાં આવે છે. જલદી તે સંપૂર્ણ રીતે પૂર્ણ થાય છે, તેમાં ઉલ્લેખિત તમામ માહિતી યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં ડુપ્લિકેટ હોવી આવશ્યક છે. અને તે એક પ્રકારનું વાહક છે જે વ્યવહાર પર મૂળભૂત માહિતી એકઠા કરે છે. રજિસ્ટરના સારને આધારે, વર્ગીકરણના ઘણા માપદંડો ઓળખી શકાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, દેખાવમાં, રજિસ્ટર વપરાશકર્તાઓને પુસ્તકો, સરળ શીટ્સ અને ઇન્ડેક્સ કાર્ડ્સના રૂપમાં દેખાય છે.

રજિસ્ટર જાળવવા માટેની પદ્ધતિઓના આધારે, વધુ ત્રણ જૂથોને ઓળખી શકાય છે:

1. કાલક્રમિક, જેમાં બનેલી તમામ ઘટનાઓ સમયમર્યાદાના કડક પાલન સાથે સૂચવવામાં આવે છે. એટલે કે, તમારે પહેલા તે ઑપરેશન્સ સૂચવવાની જરૂર છે જે અગાઉ થઈ હતી અને તેથી વધુ. આવા રજિસ્ટર સૌથી જટિલ છે, કારણ કે તેમાં મોટી માત્રામાં માહિતી હોય છે, અને ઘણી વાર કેટલીક ક્રિયાઓ છોડી શકાય છે.
2. વ્યવસ્થિત,જેમાં શરૂઆતમાં તમામ વ્યવહારો આર્થિક સૂચકાંકોના રૂપમાં દાખલ કરવામાં આવે છે. આમ, આ પ્રકારના રજિસ્ટર પૂર્ણ થયેલા વ્યવસાયિક વ્યવહારોની આર્થિક અસરને પ્રતિબિંબિત કરે છે અને ખર્ચ અને આવકના સૂચકોનું વિશ્લેષણ કરે છે. વ્યવસ્થિત રજિસ્ટરનું સૌથી આકર્ષક ઉદાહરણ કેશ બુક છે.
3. સંયુક્ત, જેમાં વ્યવસ્થિત અને કાલક્રમિક રજિસ્ટર બંનેની મૂળભૂત વિશેષતાઓ છે.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણની સામગ્રી

ઘણા વપરાશકર્તાઓ પાસે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો શું છે અને તેમને કઈ જરૂરિયાતો લાગુ પડે છે તે વિશે પ્રશ્નો હોય છે. કાયદાકીય સ્તરે, કેટલીક જોગવાઈઓ સમાવિષ્ટ છે જે સ્થાપિત કરે છે કે પ્રાથમિક દંપતીના દસ્તાવેજોમાં ચોક્કસ માહિતી હાજર હોવી જોઈએ. ખાસ કરીને, ફેડરલ લો-402 ના કલમ 9 ના ફકરા 2 અનુસાર, પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં નીચેની માહિતી હોવી આવશ્યક છે:

• દસ્તાવેજનું નામ;
• સંકલનની તારીખ;
• ઉલ્લેખિત દસ્તાવેજ બનાવનાર વ્યક્તિ વિશેની માહિતી (એન્ટરપ્રાઇઝનું પૂરું નામ);
• આ દસ્તાવેજથી સંબંધિત આર્થિક પ્રવૃત્તિનો સાર;
• વ્યવહાર સંબંધિત નાણાકીય ગણતરીઓ;
• ટ્રાન્ઝેક્શન માટે જવાબદાર અધિકારીઓની સહીઓ અને તેમના આદ્યાક્ષરો.

નમૂના પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ

દસ્તાવેજ તૈયાર કરવાના નિયમો

ધારાસભ્ય પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની તૈયારી માટે ચોક્કસ નિયમો સ્થાપિત કરે છે. આમ, મુખ્ય આવશ્યકતાઓમાંની એક ચોકસાઈ અને કોઈપણ વ્યાકરણ અને વિરામચિહ્નની ભૂલો અને ટાઈપોની ગેરહાજરી છે. જો કર સેવા ચોક્કસ ખામીઓ શોધે છે, તો ઉલ્લંઘનકર્તાએ દસ્તાવેજ ફરીથી કરવો પડશે, અને જો ઉલ્લંઘન પુનરાવર્તિત થાય છે, તો તમે દંડને પાત્ર હોઈ શકો છો. સામાન્ય રીતે, આ મુદ્દા પર તમારે નીચેની ભલામણો પર ધ્યાન આપવું જોઈએ:

1. બોલપોઇન્ટ અને શાહી પેન, ખાસ કમ્પ્યુટિંગ સાધનો અને કમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી છે.
2. સંકલન ત્યારે શરૂ થઈ શકે છે જ્યારે તે ચોક્કસ વ્યવસાયિક વ્યવહારો હાથ ધરવા માટે આયોજન કરવામાં આવે છે જેને પ્રદર્શિત કરવાની જરૂર છે. તે જ સમયે, અસાધારણ પરિસ્થિતિઓમાં, વ્યવહાર પૂર્ણ થયા પછી દસ્તાવેજ બનાવવાનું સંપૂર્ણપણે શક્ય છે.
3. તમામ ગણતરી ડેટા સંખ્યાત્મક અને લેખિત બંને સ્વરૂપમાં દર્શાવવો આવશ્યક છે. આમ, દરેક નંબરની બાજુમાં કૅપ્શન હોવું જોઈએ.
4. ફોર્મ પર દર્શાવેલ તમામ વિગતો ભરવી અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. જો કોઈ કારણોસર કોઈ માહિતી ન હોય, તો તમે ખાલી લાઇન છોડી શકતા નથી. તેમાં આડંબર દેખાવું જોઈએ.

જો તમે આ ભલામણોને અનુસરતા નથી, તો તમને નોંધપાત્ર મુશ્કેલીઓનો સામનો કરવો પડી શકે છે. આમ, જો ટેક્સ સર્વિસને ઓડિટ દરમિયાન દસ્તાવેજ ખોટો જણાય, તો કરવામાં આવેલી ગણતરીઓની સાચીતા અને ટેક્સ બેઝના નિર્ધારણ અંગે શંકાઓ ઊભી થશે.

જો કોઈ કારણોસર ચોક્કસ ગોઠવણો કરવી જરૂરી હોય, તો કોઈ પણ સંજોગોમાં તમારે સુધારકો અને શેડિંગનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ નહીં, કારણ કે તે અસ્વીકાર્ય છે. નીચેની રીતે સુધારણા કરી શકાય છે:

1. કોન્ટૂર કરેક્શન. જો ખોટી માહિતી પૂરી પાડવામાં આવી હોય, તો તેને પાતળી લાઇન વડે ઓળંગવી જોઈએ અને તેની બાજુમાં દર્શાવેલ સાચી માહિતી હોવી જોઈએ. આ કિસ્સામાં, આવા દરેક સુધારાની જગ્યાએ ફૂટનોટ હોવી આવશ્યક છે. "કરેક્ટેડ બિલીવ"સુધારણાની તારીખ અને સુધારો કરનાર અધિકારીની સહી દર્શાવે છે. જો કે, અમે નોંધીએ છીએ કે ભંડોળની રસીદ અને ખર્ચને પ્રતિબિંબિત કરતા દસ્તાવેજોના કિસ્સામાં, આ પદ્ધતિ અયોગ્ય હશે.
2. વધારાની એન્ટ્રી. આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ એવી પરિસ્થિતિઓમાં થાય છે કે જ્યાં વ્યવહારોના કુલ મૂલ્યો નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડેલા સૂચકાંકો સાથે ચલાવવામાં આવે છે. દસ્તાવેજને નવી રીતે ન દોરવા માટે, તમે વર્તમાન સમયગાળામાં અથવા પછીના સમયગાળામાં ખૂટતી રકમ માટે વધારાની એન્ટ્રીઓ કરી શકો છો.
3. રિવર્સલ. નકારાત્મક મૂલ્યોનો ઉપયોગ કરીને ખોટી એન્ટ્રી સુધારવામાં આવે છે. બધી ખોટી માહિતી લાલ શાહીમાં પુનરાવર્તિત થાય છે, અને તેની બાજુમાં સાચી એન્ટ્રીઓ સૂચવવામાં આવે છે.

પ્રાથમિક અહેવાલ લેખિત અને ઇલેક્ટ્રોનિક બંને સ્વરૂપે સંકલિત કરી શકાય છે. તાજેતરમાં, ઘણી કંપનીઓએ માહિતીનું ડુપ્લિકેટ કર્યું છે અને પેપર અને ઇલેક્ટ્રોનિક વર્ઝન બંનેનું સંકલન કર્યું છે. પહેલાનો પછીથી આંતરિક હિતો માટે ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, પરંતુ વિનંતી પર ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસને ચકાસણી માટે ઇલેક્ટ્રોનિક નકલો સબમિટ કરવામાં આવે છે.

ઘણા તારણો દોરી શકાય છે. રાજ્ય પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ માટે કોઈપણ ફરજિયાત સ્વરૂપોને મંજૂર કરતું નથી, જે વ્યવસાયિક સંસ્થાઓને દસ્તાવેજના સ્વરૂપને સ્વતંત્ર રીતે નક્કી કરવાનો અધિકાર આપે છે જેનો ઉપયોગ ભવિષ્યમાં વ્યવહારમાં કરવામાં આવશે. દસ્તાવેજની નોંધણી પછી તરત જ, તેમાંથી તમામ ડેટા એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં સ્થાનાંતરિત થવો આવશ્યક છે.