HR અભ્યાસક્રમોમાં હાજરી આપવાનો હેતુ. એન્ટરપ્રાઇઝમાં કર્મચારીઓના રેકોર્ડનું સંચાલન. એચઆર વિભાગમાં થયેલી ભૂલો

સંસ્થામાં તમામ કર્મચારીઓના વ્યવહારોને દસ્તાવેજ કરવા માટે, ચોક્કસ જ્ઞાન અને કુશળતા જરૂરી છે.

એન્ટરપ્રાઇઝમાં ઑફિસનું કાર્ય સ્વતંત્ર રીતે વિકસિત અને ડિરેક્ટર દ્વારા મંજૂર કરાયેલ સૂચનાઓ દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે. તે આંતરિક નિયમનકારી અધિનિયમ છે અને વ્યવસાયિક સંસ્થાના તમામ કર્મચારીઓ દ્વારા પાલન માટે ફરજિયાત છે. એચઆર વિભાગ તેના અમલીકરણનો વિકાસ કરે છે અને તેનું નિરીક્ષણ કરે છે.

પ્રિય વાચકો! આ લેખ કાનૂની સમસ્યાઓને ઉકેલવાની લાક્ષણિક રીતો વિશે વાત કરે છે, પરંતુ દરેક કેસ વ્યક્તિગત છે. જો તમે કેવી રીતે જાણવા માંગો છો તમારી સમસ્યા બરાબર હલ કરો- સલાહકારનો સંપર્ક કરો:

અરજીઓ અને કૉલ્સ 24/7 અને અઠવાડિયાના 7 દિવસ સ્વીકારવામાં આવે છે.

તે ઝડપી છે અને મફતમાં!

કાયદાને ઘણા દસ્તાવેજોની તૈયારીની જરૂર છે જે એમ્પ્લોયર સાથે કર્મચારીના રોજગાર સંબંધના તમામ પાસાઓને દસ્તાવેજ કરે છે.

અનુભવી અને શિખાઉ કર્મચારી અધિકારીઓએ તેમની કુશળતામાં સુધારો કરવો જ જોઇએ. તેમને મદદ કરવા માટે, ઇન્ટરનેટ સાઇટ્સ બનાવવામાં આવી છે જેના પર કર્મચારી વહીવટમાં સૈદ્ધાંતિક અભ્યાસક્રમો રજૂ કરવામાં આવે છે.

કર્મચારીઓના રેકોર્ડ્સ કર્મચારીઓની પ્રવૃત્તિઓને પ્રતિબિંબિત કરે છે અને કર્મચારીઓની સેવાની લંબાઈની પુષ્ટિ કરે છે, જે પેન્શનની ગણતરીમાં પ્રાથમિક ભૂમિકા ભજવે છે. એન્ટરપ્રાઇઝના દસ્તાવેજી ભંડોળ માટે મેનેજમેન્ટ જવાબદાર છે.

કાગળ પર નિયંત્રણમાં મુખ્ય વિગતો

કર્મચારીઓના રેકોર્ડ્સના સક્ષમ સંગઠનને નિયમનકારી માળખાના જ્ઞાનની જરૂર છે, તેના ફેરફારોને ટ્રૅક કરવા અને ઉપયોગમાં લેવાતા દસ્તાવેજોના સ્વરૂપોમાં અભિગમની જરૂર છે.

તે કયા હેતુ માટે હાથ ધરવામાં આવે છે?

કર્મચારીઓના રેકોર્ડ જાળવવાની પ્રક્રિયા કાયદા દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે. કર્મચારીઓના મોટા સ્ટાફવાળા મોટા સાહસોમાં, એક નિયમ તરીકે, એક કર્મચારી સેવા રચાય છે. તેના કર્મચારીઓ રશિયન ફેડરેશનના નિયમનકારી માળખાની જરૂરિયાતો અનુસાર સંબંધિત દસ્તાવેજો બનાવે છે.

પેપર્સમાં એકીકૃત સ્વરૂપ હોઈ શકે છે અથવા એન્ટરપ્રાઈઝમાં વિકસાવવામાં આવી શકે છે અને સ્થાનિક કૃત્યોમાં મંજૂર થઈ શકે છે.

પર્સનલ રેકોર્ડ્સ મેનેજમેન્ટ એ કર્મચારી એકાઉન્ટિંગ, કામના કલાકો અને પગારપત્રક ગણતરીઓ સંબંધિત દસ્તાવેજો વિકસાવવા અને જાળવવાના હેતુથી એક પ્રવૃત્તિ છે.

કર્મચારીઓની સમસ્યાઓમાં નીચેની સ્થિતિઓ શામેલ છે:

• રોજગાર નોંધણી;
• કામદારોની આંતરિક હિલચાલ;
• બરતરફી
• મેનેજર અને કર્મચારીઓ વચ્ચેના સંબંધોનું નિયમન;
• મજૂર પ્રક્રિયાનું સંગઠન;
• અન્ય

કર્મચારીઓના રેકોર્ડનું યોગ્ય સંગઠન સંખ્યાબંધ સમસ્યાઓ હલ કરવામાં મદદ કરે છે.

તેના મુખ્ય લક્ષ્યો કોષ્ટકમાં રજૂ કરવામાં આવ્યા છે:

કર્મચારીઓના કામની દિશા	કાર્યો કર્યા
એકાઉન્ટિંગ અને નિયંત્રણ	સ્વાગત, એકાઉન્ટિંગ, કર્મચારીઓની બરતરફી.
આયોજન અને નિયમનકારી	પસંદગી, સ્થાનાંતરણ, કામદારોનું અનુકૂલન.
રિપોર્ટિંગ અને વિશ્લેષણાત્મક	કર્મચારીઓનો અભ્યાસ, તેમના કાર્યનું મૂલ્યાંકન; વિશ્લેષણાત્મક કાર્ય; અહેવાલોની તૈયારી.
સંકલન અને માહિતી	તૈયારી, તાલીમ, કર્મચારીઓની પુનઃ તાલીમ; સત્તાવાર અને વ્યક્તિગત બાબતો પર કર્મચારીઓનું સ્વાગત; કામદારો તરફથી લેખિત વિનંતીઓ પર પ્રક્રિયા કરવી; આર્કાઇવલ અને સંદર્ભ પ્રવૃત્તિઓ.
સંસ્થાકીય અને પદ્ધતિસરની	કર્મચારીઓના કામનું દસ્તાવેજીકરણ; વિભાગના કર્મચારીઓ સાથે કામ કરો; કર્મચારીઓનું આયોજન અને સંચાલન.
દસ્તાવેજી	વ્યક્તિગત ફાઇલો અને કાર્ય રેકોર્ડ જાળવવા; વ્યક્તિગત એકાઉન્ટિંગ માટે ઓર્ડર અને કાગળો દોરવા; માંદગી રજાની નોંધણી, પેન્શન પ્રમાણપત્રો, વગેરે.

મોસ્કો અને રશિયન ફેડરેશનના અન્ય મોટા પ્રદેશોમાં, અલગ વિભાગો ધરાવતી સંસ્થાઓ કર્મચારીઓના રેકોર્ડને ઓનલાઈન જાળવી શકે છે. આ હેતુ માટે, યોગ્ય કાર્યક્રમો વિકસાવવામાં આવ્યા છે જે ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં દસ્તાવેજોના વિનિમયને મંજૂરી આપે છે.

કાયદાકીય માળખું

કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટેના કાયદાકીય આધાર રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડમાં સમાયેલ છે.

આ પ્રવૃત્તિ સંખ્યાબંધ નિયમો દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે:

• હિસાબી અને મહેનતાણું માટે પ્રાથમિક દસ્તાવેજો ભરવા અને અરજી કરવા માટેની સૂચનાઓ (01/05/04 ના રાજ્ય આંકડા સમિતિ નંબર 1 નો હુકમનામું);
• એકીકૃત દસ્તાવેજો અને તેમની તૈયારી માટેની આવશ્યકતાઓ (Gosstandart હુકમનામું નં. 65-st તારીખ 03.03.03);
• ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ સત્તાવાળાઓ માટે ઓફિસ વર્ક પર માનક સૂચનાઓ (08.11.05 ના રશિયન ફેડરેશન નંબર 536 ના સંસ્કૃતિ મંત્રાલયનો આદેશ);
• આર્કાઇવ્સના સંચાલન માટેના નિયમો (તારીખ 02/06/02 ના રોજારખીવના બોર્ડનો નિર્ણય);
• ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ સત્તાવાળાઓ માટે ઓફિસના કામના નિયમો (15 જૂન, 2009 ના રશિયન ફેડરેશન નંબર 477 ની સરકારનો ઠરાવ);
• 27 જુલાઈ, 2006 ના માહિતી પર કાયદો, તેનું રક્ષણ અને માહિતી ટેકનોલોજી નંબર 149-FZ;
• તારીખ 02.05.06 ના રશિયન નાગરિકો નંબર 59-એફઝેડ તરફથી અપીલની વિચારણા પર કાયદો;
• રશિયન ફેડરેશન નંબર 53-એફઝેડની રાજ્ય ભાષા પરનો કાયદો તારીખ 01.06.05;
• 22 ઓક્ટોબર, 2004 ના રોજ આર્કાઇવલ અફેર્સ નંબર 125-એફઝેડ પર કાયદો;
• 29 જુલાઈ, 2004 ના ટ્રેડ સિક્રેટ નંબર 98-FZ પર કાયદો;
• 22 ડિસેમ્બર, 2003 ના રોજ વર્ક બુક નંબર 117n પર ઓર્ડર;
• 10.10.03 ના રોજ મજૂર દસ્તાવેજો નંબર 69 ભરવા માટેની સૂચનાઓને અપનાવવા અંગેનો ઠરાવ;
• 16 એપ્રિલ, 2003 ના રોજ વર્ક બુક નંબર 225 પરનો ઠરાવ;
• રશિયન ફેડરેશનના સશસ્ત્ર દળોના જનરલ સ્ટાફની સૂચનાઓ.

ફરજિયાત દસ્તાવેજો

રશિયન ફેડરેશનનો લેબર કોડ સંસ્થાઓને તેમના પોતાના કાયદાકીય માળખું રાખવાની ફરજ પાડે છે, જેમાં સંખ્યાબંધ ફરજિયાત સ્થાનિક નિયમનકારી દસ્તાવેજો શામેલ છે.

આમાં શામેલ છે:

ચાર્ટર	મુખ્ય ઘટક દસ્તાવેજ. તે એન્ટરપ્રાઇઝના કાનૂની સ્વરૂપ, સ્થાપકો, પ્રવૃત્તિનું ક્ષેત્ર, મેનેજરને નોકરી પર રાખવા અને બરતરફ કરવાની પ્રક્રિયા અને તેની શક્તિઓ દર્શાવે છે. કંપનીના ઘણા આંતરિક નિયમો ચાર્ટરની જોગવાઈઓના આધારે બનાવવામાં આવ્યા છે.
કામના નિયમો (ત્યારબાદ નિયમો તરીકે ઓળખવામાં આવે છે)	આર્ટમાં દસ્તાવેજની હાજરી પ્રદાન કરવામાં આવી છે. 189, 190 રશિયન ફેડરેશનનો લેબર કોડ. તે કર્મચારીઓની ભરતી અને બરતરફ કરવાની પ્રક્રિયા, કરાર માટે પક્ષકારોના અધિકારો, જવાબદારીઓ, કામ અને આરામનું સમયપત્રક, પ્રોત્સાહનો અને દંડની સિસ્ટમ અને એન્ટરપ્રાઇઝમાં મજૂર સંબંધો સંબંધિત અન્ય મુદ્દાઓ સ્થાપિત કરે છે. નિયમો ડિરેક્ટર દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે. જો સંસ્થામાં ટ્રેડ યુનિયન હોય, તો દસ્તાવેજને અપનાવવા અંગેના તેના મંતવ્યો ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે. સંસ્થાઓમાં જ્યાં કર્મચારીઓ અનિયમિત કામના કલાકો કામ કરે છે, ત્યાં સંબંધિત હોદ્દાઓ અને વ્યવસાયોની સૂચિ હોવી આવશ્યક છે. તે નિયમોના જોડાણ તરીકે દોરવામાં આવે છે.
વ્યક્તિગત ડેટાના રક્ષણ માટેની સૂચનાઓ	કલા અનુસાર. રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના 87, તે એવી આવશ્યકતાઓને સ્થાપિત કરે છે કે જે કર્મચારીઓ વિશેની વ્યક્તિગત માહિતીની પ્રક્રિયા કરતી વખતે, તેમના રક્ષણ, ઉપયોગ અને સંગ્રહની ખાતરી કરતી વખતે પૂરી થવી જોઈએ. મજૂર સંબંધો માટે એમ્પ્લોયર માટે જરૂરી વ્યક્તિગત કામદાર વિશેની માહિતી વ્યક્તિગત ગણવામાં આવે છે. કર્મચારીઓ તેમના ડેટા પર પ્રક્રિયા કરવાની પ્રક્રિયાને વ્યાખ્યાયિત કરતા દસ્તાવેજોથી પરિચિત હોવા જોઈએ.
મજૂર સંરક્ષણ પરના નિયમો	તે એચઆર વિભાગમાં સ્થિત છે. દરેક કર્મચારી દસ્તાવેજથી પરિચિત છે. 50 થી વધુ કર્મચારીઓ ધરાવતાં સાહસોમાં વ્યવસાયિક સલામતી નિષ્ણાતની સ્થિતિ હોવી આવશ્યક છે.
શિફ્ટ શેડ્યૂલ	શિફ્ટ વર્ક શેડ્યૂલ ધરાવતી કંપનીઓમાં વપરાય છે. દસ્તાવેજ તાત્કાલિક છે અને એમ્પ્લોયરના વિવેકબુદ્ધિથી ચોક્કસ સમયગાળા માટે માન્ય છે.
મજૂર ધોરણો પરના કાગળો	તેઓ એક કર્મચારી અથવા જૂથ દ્વારા ઉત્પાદનોના ઉત્પાદન (કામ કરવા) માટે જરૂરી સમય ખર્ચને પ્રતિબિંબિત કરે છે અને તેના આધારે શ્રમ ધોરણો સ્થાપિત કરે છે.

નિયમનકારી કૃત્યો

મેનેજરની ભરતી કર્યા પછી, સંસ્થાની સામાન્ય કામગીરી માટે જરૂરી હોદ્દાની સંખ્યા સ્થાપિત થાય છે. મેળવેલ આંકડાઓ, ઉત્પાદન ચક્ર અને એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓના અન્ય લક્ષણોને ધ્યાનમાં રાખીને, તે તૈયાર કરવામાં આવી રહ્યું છે.

દસ્તાવેજ બનાવવા માટે, સામાન્ય રીતે એકીકૃત ફોર્મનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. તમે ઇન્ટરનેટ પરથી નમૂનાને મફતમાં ડાઉનલોડ કરી શકો છો. એમ્પ્લોયરને તેના વિવેકબુદ્ધિથી શેડ્યૂલને સમાયોજિત કરવાનો અધિકાર છે.

દસ્તાવેજ અધિક્રમિક ક્રમમાં હોદ્દાઓને સૂચિબદ્ધ કરે છે, ડિરેક્ટરથી શરૂ થાય છે અને સપોર્ટ સ્ટાફ સાથે સમાપ્ત થાય છે. તેમાંના દરેક માટે, રાજ્ય દીઠ એકમોની સંખ્યા, પગાર અને ભથ્થાં સૂચવવામાં આવે છે.

આગળના તબક્કે, કાર્ય શેડ્યૂલ રચાય છે. તે તમામ કર્મચારીઓ માટે કામના સમયપત્રકનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. જો ત્યાં પાળી હોય, તો વિગતવાર શિફ્ટ શેડ્યૂલ બનાવવામાં આવે છે. દસ્તાવેજ કર્મચારીઓના દેખાવ, વર્તન, દિનચર્યા વગેરે માટેની આવશ્યકતાઓનું ટૂંકમાં વર્ણન કરે છે.

આગળ, રોજગાર કરારનું સ્વરૂપ વિકસિત થાય છે. આ કિસ્સામાં, રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના મૂળભૂત ધોરણો અને કંપનીના આંતરિક નિયમનકારી દસ્તાવેજો ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ. રોજગાર કરાર સામાન્ય રીતે સંસ્થાના વકીલ અથવા બહારના વ્યક્તિ દ્વારા બનાવવામાં આવે છે.

દસ્તાવેજમાં નીચેની વસ્તુઓ શામેલ હોવી આવશ્યક છે:

• કાનૂની એન્ટિટી વિશેની માહિતી: નામ, સરનામું, ટેલિફોન નંબર, સંપૂર્ણ નામ અને ડિરેક્ટરનું સ્થાન;
• કર્મચારી પાસપોર્ટ વિગતો;
• કર્મચારીની સ્થિતિ, કરારના પ્રકારો (કાયમી અથવા નિશ્ચિત ગાળાના) અને કાર્યસ્થળ (મુખ્ય અથવા વધારાના);
• આ પદ માટેની સૂચનાઓના સંદર્ભમાં મુખ્ય જવાબદારીઓની સૂચિ;
• વેતન, વધારાની ચૂકવણી, લાભો, રજાઓ વિશેની માહિતી;
• કામનું શેડ્યૂલ, ઓવરટાઇમ માટે ચુકવણી;
• કરાર સમાપ્ત કરવાના કારણો અને અન્ય શરતો;
• પક્ષકારોની સહીઓ અને વિગતો, કંપનીની સીલ.

HR અધિકારીઓના કામને તપાસવા અને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે, મેનેજમેન્ટ આંતરિક અથવા સ્વતંત્ર ઑડિટ કરી શકે છે. આનાથી સ્ટાફ તરફથી વહીવટી દંડ, વિવાદો અને ફરિયાદોનું જોખમ ઘટાડવામાં મદદ મળે છે.

શરૂઆતથી HR રેકોર્ડ્સ ગોઠવવાના તબક્કા

કર્મચારીઓના રેકોર્ડ્સ બનાવવા માટે, નીચેની પગલા-દર-પગલાની સૂચનાઓનો ઉપયોગ કરવો અનુકૂળ છે:

જરૂરી તૈયારી	કર્મચારી સેવાનું આયોજન કરવા માટે, તમારે સૌપ્રથમ ફર્નિચર, ઓફિસ સાધનો, સ્ટેશનરી વગેરે ખરીદવાની જરૂર છે. તમારે ચોક્કસપણે કર્મચારી પ્રોગ્રામની જરૂર પડશે, ઉદાહરણ તરીકે, “1C: ZUP” અને કાનૂની સંદર્ભ સિસ્ટમ. આનો આભાર, વિભાગના કર્મચારીઓ કાયદામાં નવીનતમ ફેરફારોનું નિરીક્ષણ કરશે અને જરૂરી દસ્તાવેજોની ઍક્સેસ મેળવશે. કામ અને અગત્યના કાગળો સંગ્રહવા માટે સેફની જરૂર છે.
મેનેજરની નોંધણી	ડિરેક્ટર એ કોઈપણ કંપનીના એક્ઝિક્યુટિવ ઓફિસર છે. તે દસ્તાવેજો પર સહી કરે છે. તેને સંપૂર્ણ સત્તાઓ આપવા માટે, તેને રોજગાર કરાર હેઠળ રાખવામાં આવે છે. અનુરૂપ ઓર્ડર જારી કરવામાં આવે છે, જેના દ્વારા તે પોતાની જાતને નિયુક્ત કરે છે.
કર્મચારીઓના કામ માટે જવાબદાર વ્યક્તિની નિમણૂક	નાની કંપનીમાં, આ કાર્યો મેનેજર દ્વારા કરી શકાય છે. જો કોઈ વ્યક્તિગત કર્મચારી ઓફિસના કામમાં રોકાયેલ હોય, તો તેની સાથે રોજગાર કરાર કરવામાં આવે છે. તેના આધારે ઓર્ડર તૈયાર કરવામાં આવી રહ્યો છે. જો ફરજો અગાઉ ભાડે કરાયેલા કર્મચારીઓમાંથી એકને સોંપવામાં આવે છે, તો વધારાના કરાર અને ઓર્ડર તૈયાર કરવામાં આવે છે.
આંતરિક કૃત્યોનું ચિત્રકામ	તેઓ ડિરેક્ટર દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે અને ઓર્ડર સાથે એક ખાસ ફોલ્ડરમાં સંગ્રહિત થાય છે. સ્થાનિક દસ્તાવેજોમાં ઉપર સૂચિબદ્ધ કાગળોનો સમાવેશ થાય છે (વિભાગ “નિયમનકારી અધિનિયમો”).
કર્મચારીઓના સ્વાગતનું દસ્તાવેજીકરણ	દરેક કર્મચારી માટે, તમારે તેના ડેટા અને કાર્ય પ્રવૃત્તિઓ (રોજગાર કરાર, રોજગાર ઓર્ડર, વ્યક્તિગત કાર્ડ) સંબંધિત તમામ કાગળો ફાઇલ કરવા માટે એક ફોલ્ડર બનાવવું જોઈએ.
વર્ક બુક્સ ભરવા	આ કર્મચારી દસ્તાવેજોમાં એડમિશન, ટ્રાન્સફર, ઈન્સેન્ટીવ વગેરેના રેકોર્ડ બનાવવામાં આવે છે. એમ્પ્લોયરને એવા કર્મચારી માટે નવી રેકોર્ડ બુક ખોલવી જરૂરી છે કે જેણે પહેલાં ક્યારેય કામ કર્યું નથી. શ્રમ રેકોર્ડ અને તેમની નોંધણી જર્નલ સ્ટેશનરી વિભાગોમાં ઉપલબ્ધ છે. આ કાગળો સલામતમાં સંગ્રહિત હોવા જોઈએ.

આ સૂચના ટીપોટ્સ માટે પણ યોગ્ય છે જેમને આ બાબતે કોઈ અનુભવ નથી.

રેકોર્ડ કેવી રીતે રાખવામાં આવે છે?

રેકોર્ડ જાળવવા માટે, તમારે દસ્તાવેજના પ્રવાહને યોગ્ય રીતે ગોઠવવાની જરૂર છે.

આ કરવા માટે તમારે નીચેના કરવાની જરૂર છે:

• આંતરિક નિયમનકારી માળખું વિકસાવો;
• દરેક સ્ટાફ યુનિટ માટે સ્ટાફિંગ ટેબલ તૈયાર કરો;
• સ્ટાફિંગ વ્યવસ્થા કરો;
• મજૂર કરાર તૈયાર કરો;
• કર્મચારીઓ માટે ફોર્મ્સ વિકસિત કરો;
• T-2 કાર્ડ જારી કરો;
• કર્મચારીઓ માટે અરજી ફોર્મ મંજૂર કરો;
• આંતરિક ઓર્ડર તૈયાર કરો.

તમામ કર્મચારીઓની ક્રિયાઓની પુષ્ટિ કરવી આવશ્યક છે. તેમની સૂચિ નિયમોમાં નિશ્ચિત છે.

વધારાના પોઈન્ટ

શરૂઆતથી જ કર્મચારીઓનો હિસાબ કર્મચારીઓની ભરતી સાથે શરૂ થાય છે. કાર્ય માટે અરજદારોની યોગ્ય રીતે નોંધણી કરવી અને જરૂરી દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા મહત્વપૂર્ણ છે.

સ્ટાફિંગ અને રજાઓ

ફરજિયાત પ્રમાણભૂત દસ્તાવેજોમાંનું એક કે જે એન્ટરપ્રાઇઝમાં અસ્તિત્વમાં હોવું જોઈએ તે છે સ્ટાફિંગ ટેબલ (ફોર્મ T-3).

• માળખાકીય એકમો અને સ્થાનોની સૂચિ;
• દરેક પદ માટે સ્ટાફ એકમોની સંખ્યા;
• પગાર, સ્થિતિ દ્વારા ભથ્થાં;
• સંસ્થાના પગાર ભંડોળ.

સંસ્થાના સંચાલન માટે તેમના મહત્વની ડિગ્રી અનુસાર દસ્તાવેજમાં વિભાગો સૂચવવામાં આવે છે. તેમની અંદર, કર્મચારીની જગ્યાઓ પણ મહત્વના ક્રમમાં સૂચિબદ્ધ હોવી જોઈએ. રોજગાર કરાર અને સ્ટાફિંગ સમયપત્રકમાં નોકરીના શીર્ષકો મેળ ખાતા હોવા જોઈએ.

સ્ટાફિંગ એરેન્જમેન્ટ એ એક પ્રકારનું શેડ્યૂલ છે જેમાં કર્મચારીઓના સંપૂર્ણ નામ તેમના હોદ્દા અનુસાર દાખલ કરવામાં આવ્યા છે.

વેકેશન શેડ્યૂલ (ફોર્મ T-7) તમામ કર્મચારીઓને વાર્ષિક વેકેશનની જોગવાઈના સમય વિશેની માહિતી દર્શાવે છે. એક વર્ષ માટે સંકલિત. તે ટ્રેડ યુનિયન બોડી સાથેના કરારમાં ડિરેક્ટર દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજ નવા વર્ષના ઓછામાં ઓછા 2 અઠવાડિયા પહેલા પૂર્ણ કરવો આવશ્યક છે. તેમાં દાખલ કરેલ ડેટા કર્મચારીઓ અને નોકરીદાતાઓ બંને માટે ફરજિયાત છે. અપવાદ લાભાર્થીઓ માટે છે.

શેડ્યૂલમાં નીચેની વિગતો શામેલ છે:

• વિભાગનું નામ;
• નોકરીનું શીર્ષક;
• કામદારનું પૂરું નામ અને કર્મચારીઓની સંખ્યા;
• વેકેશન દિવસોની સંખ્યા;
• યોજના અને વાસ્તવિક અનુસાર વેકેશન પર જવાની તારીખો;
• વેકેશન પુનઃસુનિશ્ચિત કરવા માટેનું કારણ, અંદાજિત તારીખ.

કર્મચારીને વેકેશનના 2 અઠવાડિયા પહેલા આ વિશે જાણ કરવામાં આવે છે. એક ઓર્ડર જારી કરવામાં આવે છે, જેની સાથે કર્મચારી સહીથી પરિચિત છે. નવેમ્બરમાં, તમે બધા વિભાગના વડાઓ માટે એક ઓર્ડર તૈયાર કરી શકો છો જે તેમને 1 ડિસેમ્બર સુધીમાં એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં વેકેશન શેડ્યૂલ સબમિટ કરવા માટે બંધાયેલા હોય. આ એકંદર શેડ્યૂલ તૈયાર કરવાનું સરળ બનાવશે.

કર્મચારી નોંધણી

સંસ્થાનું સંપૂર્ણ કાર્ય કર્મચારીઓની ભરતીથી શરૂ થાય છે. ખાલી જગ્યાઓ ભરવાની સાથે પેપરવર્ક છે.

કર્મચારીઓની ભરતી કરતી વખતે HR અધિકારીની જવાબદારીઓ નીચે મુજબ છે:

• ખાસ જર્નલમાં અરજદારની અરજીની નોંધણી;
• નવા આવનારને વર્તમાન સૂચનાઓ અને સ્થાનિક નિયમોથી પરિચિત કરવા;
• રોજગાર કરાર બનાવવો અને પક્ષકારો દ્વારા તેના હસ્તાક્ષરનું નિરીક્ષણ કરવું;
• કર્મચારીને કરારની નકલ આપવી અને તેના વિશે સંસ્થાના લેટરહેડ પર નોંધ મૂકવી;
• એકાઉન્ટિંગ બુકમાં ઓર્ડરનો અમલ અને નોંધણી;
• વ્યક્તિગત કાર્ડ ભરવું, ફાઇલમાં દસ્તાવેજો ફાઇલ કરવા (અરજીઓ, વ્યક્તિગત કાગળોની નકલો, ઓર્ડર, કરાર);
• કર્મચારીના પગારની ગણતરી માટે એકાઉન્ટન્ટને દસ્તાવેજોનું ટ્રાન્સફર.

કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ બનાવતી વખતે, તમારે શરૂઆતમાં નક્કી કરવું જોઈએ કે કયા દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા જોઈએ અને પ્રવૃત્તિના ચોક્કસ ક્ષેત્ર માટે કયા જરૂરી છે.

જરૂરી કાગળોમાં શામેલ છે:

• કર્મચારીઓ માટે ઓર્ડર (સ્વાગત, સ્થાનાંતરણ, વગેરે);
• કર્મચારીઓના ઓર્ડર (વેકેશન, બોનસ, બિઝનેસ ટ્રિપ્સ, વગેરે માટે);
• ટી -2 કાર્ડ્સ;
• શ્રમ
• કરારો;

અન્ય જરૂરી કાગળોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• સ્ટાફિંગ શેડ્યૂલ;
• ઓટી સ્થિતિ;
• મુસાફરી લોગ;
• આંતરિક નિયમો;
• અન્ય

જોબ વર્ણન અને સામૂહિક કરાર જાળવવા જરૂરી નથી, પરંતુ લગભગ દરેક એમ્પ્લોયર પાસે આ દસ્તાવેજો છે.

ફરજિયાત દસ્તાવેજોની સૂચિ સ્થાપિત કર્યા પછી, તમારે વૈધાનિક દસ્તાવેજોનો અભ્યાસ કરવો જોઈએ. તેમના આધારે, અન્ય દસ્તાવેજો વિકસાવવાની જરૂર છે. તેમની સૂચિ કાનૂની એન્ટિટીની પ્રવૃત્તિઓની પ્રકૃતિ અને કાર્યકારી પરિસ્થિતિઓની લાક્ષણિકતાઓ પર આધારિત છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો કર્મચારીઓને ગણવેશ અને પીપીઈ પ્રદાન કરવું જરૂરી હોય, તો તેમની જારી કરવાની પ્રક્રિયા અને સમય અને કયા કર્મચારીઓને તેમની જરૂર છે તેના પર ઓર્ડર તૈયાર કરવો જરૂરી છે.

વિશેષ પરિસ્થિતિઓમાં કામ માટે વળતર અને લાભો દસ્તાવેજીકૃત હોવા આવશ્યક છે: જોખમી ઉદ્યોગોમાં, અનિયમિત કલાકો, રાત્રિનું કામ, વગેરે. આગળ, કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ પરના નિયમો બનાવવામાં આવ્યા છે. તે સંસ્થાના કાર્ય માટે જરૂરી કાગળોની સૂચિ, તેમના અમલ અને સંગ્રહ માટેની પ્રક્રિયાને પ્રતિબિંબિત કરે છે.

કાયદો આવા નિયમનના વિકાસ માટે બંધાયેલો નથી, પરંતુ તે કર્મચારી અધિકારીઓના કાર્યને નોંધપાત્ર રીતે સરળ બનાવશે. નવી સંસ્થામાં કામ કરવા માટે પ્રથમ ડિરેક્ટરને લેવામાં આવે છે, પછી તે બાકીના સ્ટાફની ભરતી કરે છે.

જરૂરી હોદ્દાઓની રચના અને સંખ્યા સ્ટાફિંગ ટેબલમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે. ઓપરેટિંગ નિયમો તમામ કામના સમયપત્રક, કર્મચારીઓ માટેની આવશ્યકતાઓ વગેરેને પ્રતિબિંબિત કરે છે. રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના ધોરણોના આધારે પ્રમાણભૂત શ્રમ કરાર વિકસાવવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ જર્નલ્સનો ઉપયોગ કરતા પહેલા, તેઓ તૈયાર કરવા જોઈએ: શીટ્સને ક્રમાંકિત, ટાંકાવાળી અને સીલ કરેલી હોવી જોઈએ. કાગળનો ટુકડો ફર્મવેરની છેલ્લી શીટ પર ગુંદરવાળો છે. તેના પર પૃષ્ઠોની સંખ્યા સૂચવવામાં આવે છે, ડિરેક્ટર અથવા એક્ઝિક્યુટિવ ઓફિસર સહી કરે છે અને સીલ લગાવવામાં આવે છે. જર્નલના પ્રથમ પૃષ્ઠ પર તેઓ સંસ્થાનું નામ અને તેની જાળવણીની શરૂઆતની તારીખ લખે છે.

સૌથી મહત્વપૂર્ણ કર્મચારીઓના રેકોર્ડ દસ્તાવેજોમાંનું એક વર્ક બુક છે. તેમને જાળવવા માટે, ઓર્ડર એક જવાબદાર વ્યક્તિની નિમણૂક કરે છે જે તેમને ભરે છે અને તેમની સલામતી માટે જવાબદાર છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

કર્મચારીઓના રેકોર્ડના સંગઠનમાં કેટલીક સૂક્ષ્મતા અને ઘોંઘાટ છે:

પુનઃપ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા	આ પ્રક્રિયા કાયદામાં પ્રતિબિંબિત થતી નથી. તે સામાન્ય રીતે નીચેના પગલાંઓ સમાવે છે: વર્તમાન ધોરણોનો અભ્યાસ. જરૂરી દસ્તાવેજોની સૂચિ નક્કી કરવી. સંસ્થાના આગળના કાર્ય માટે યોજના તૈયાર કરવી. દસ્તાવેજો માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓનું નિર્ધારણ. સ્ટાફિંગની રચના. કર્મચારીઓની ભરતી, હલનચલન, કર્મચારીઓના ફેરફારો, બરતરફીની ચોકસાઈ તપાસવી. એન્ટરપ્રાઇઝમાં મજૂર શાસનની કાયદેસરતા નક્કી કરવી.
ભાડે રાખેલા કર્મચારીઓ સાથે વ્યક્તિગત સાહસિકોની સુવિધાઓ	એક ઉદ્યોગસાહસિક પ્રમાણભૂત દૃશ્ય અનુસાર સ્ટાફને રાખે છે. કરાર ઘણા તબક્કામાં સમાપ્ત થાય છે: જરૂરી કાગળો મેળવવા. અરજી ભરીને. રેખાંકન અને કરાર પર હસ્તાક્ષર. પ્રવેશ માટે ઓર્ડરની રચના. T-2 કાર્ડની સ્થાપના. લેબર રેકોર્ડમાં એન્ટ્રી કરવી. અંગ્રેજી બોલતા નાગરિકોના રોજગારની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ છે.
નાના વ્યવસાયનું સંચાલન	આ સંસ્થાઓમાં, કર્મચારીઓની સમસ્યાઓ મેનેજર પોતે અથવા વિશેષ વિભાગ દ્વારા ઉકેલી શકાય છે. એમ્પ્લોયર HR રેકોર્ડને આઉટસોર્સ કરી શકે છે. તમામ મુદ્દાઓ તૃતીય-પક્ષ વિશિષ્ટ સંસ્થા દ્વારા ઉકેલવામાં આવશે. જો સંસ્થા મોટી હોય, માળખાકીય એકમો હોય અને દસ્તાવેજોની મોટી માત્રા હોય તો દસ્તાવેજના પ્રવાહમાં મુશ્કેલીઓ ઊભી થાય છે. આ કિસ્સામાં, કુરિયર કાગળો સોંપવા માટે જવાબદાર હોઈ શકે છે. તે જ સમયે, પ્રદર્શન કરતી સંસ્થાના પ્રતિનિધિઓ ઘણીવાર ગ્રાહકની ઑફિસની મુલાકાત લેતા નથી, એટલે કે કાર્ય સંપૂર્ણપણે દૂરથી હાથ ધરવામાં આવે છે.
સૂક્ષ્મ સાહસો માટે એકાઉન્ટિંગનું સરળીકરણ	કર્મચારી સાથેના કરારમાં તમામ કાર્યકારી પરિસ્થિતિઓ નિશ્ચિત છે. 2019 માં, આ કંપનીઓના સંચાલકો અને વ્યક્તિગત ઉદ્યોગસાહસિકોને સ્થાનિક નિયમો બનાવવાનો ઇનકાર કરવાનો અધિકાર છે. સૂક્ષ્મ એન્ટરપ્રાઇઝની સ્થિતિ ગુમાવવાની તારીખથી 4 મહિનાની અંદર, મેનેજમેન્ટે "પરંપરાગત" કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા જરૂરી છે.

શિફ્ટ શેડ્યૂલનો ઉપયોગ શિફ્ટ વર્ક શેડ્યૂલ ધરાવતી કંપનીઓમાં થાય છે. દસ્તાવેજ તાત્કાલિક છે અને એમ્પ્લોયરના વિવેકબુદ્ધિથી ચોક્કસ સમયગાળા માટે માન્ય છે. શ્રમ ધોરણો પરના કાગળો તેઓ એક કર્મચારી અથવા જૂથ દ્વારા ઉત્પાદનોના ઉત્પાદન (કામ કરવા) માટે જરૂરી સમય ખર્ચને પ્રતિબિંબિત કરે છે અને તેના આધારે મજૂર ધોરણો સ્થાપિત કરે છે. એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોની રચના નિયમનકારી કૃત્યો મેનેજરને સ્વીકાર્યા પછી, સંસ્થાના સામાન્ય સંચાલન માટે જરૂરી હોદ્દાની સંખ્યા સ્થાપિત થાય છે. પ્રાપ્ત આંકડાઓ, ઉત્પાદન ચક્ર અને એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓની અન્ય સુવિધાઓને ધ્યાનમાં લેતા, સ્ટાફિંગ ટેબલ તૈયાર કરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજ બનાવવા માટે, સામાન્ય રીતે એકીકૃત ફોર્મનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. તમે ઇન્ટરનેટ પરથી નમૂનાને મફતમાં ડાઉનલોડ કરી શકો છો. એમ્પ્લોયરને તેના વિવેકબુદ્ધિથી શેડ્યૂલને સમાયોજિત કરવાનો અધિકાર છે.

એચઆર રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ

કર્મચારીઓના આયોજનની પ્રક્રિયા, તેમજ સામાન્ય રીતે આયોજન, સંખ્યાબંધ સિદ્ધાંતો પર આધારિત છે, એટલે કે. નિયમો કે જે તેના અમલીકરણની પ્રક્રિયામાં ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ. આજે મુખ્ય એ છે કે તેની તૈયારીના પ્રારંભિક તબક્કામાં પહેલેથી જ યોજના પર કામ કરવામાં સંસ્થાના મહત્તમ કર્મચારીઓની ભાગીદારી છે.
સામાજિક યોજનાઓ બનાવતી વખતે, આ સિદ્ધાંત બિનશરતી છે, અન્ય કિસ્સાઓમાં, તેનો ઉપયોગ ઇચ્છનીય છે. કર્મચારીઓના આયોજનનો બીજો સિદ્ધાંત એ તેની સાતત્યતા છે, જે સંસ્થાની આર્થિક પ્રવૃત્તિઓની અનુરૂપ પ્રકૃતિ અને હકીકત એ છે કે કર્મચારીઓ પોતે સતત ગતિમાં છે.
આ સિદ્ધાંત અનુસાર, આયોજનને એક કાર્ય તરીકે નહીં, પરંતુ સતત પુનરાવર્તિત પ્રક્રિયા તરીકે ગણવામાં આવે છે.

A થી Z સુધીના કર્મચારીઓના રેકોર્ડનું સંચાલન કરવું

• કામના અનુભવ વિના કર્મચારીઓ માટે વર્ક બુક્સ જારી કરવાની અને પ્રક્રિયા કરવાની પ્રક્રિયા
• કર્મચારીની ભરતી કરતી વખતે (પાર્ટ-ટાઇમ કામ સહિત), સ્થાનાંતરિત, બરતરફ, સંસ્થાનું નામ બદલવું વગેરે.
• વર્ક બુકમાં ઇન્સર્ટ બનાવવું
• ડુપ્લિકેટ વર્ક બુક્સ જારી કરવી
• બરતરફી પર વર્ક બુક જારી કરવી
• વર્ક બુક પ્રાપ્ત કરવા વિશે કર્મચારીને રીમાઇન્ડર
• સંસ્થામાં કાર્ય પુસ્તકોનું એકાઉન્ટિંગ અને સંગ્રહ
• એન્ટ્રીઓમાં ભૂલો સુધારવી
• કાર્ય પુસ્તકો જાળવવા માટેની પ્રક્રિયાનું પાલન કરવામાં નિષ્ફળતાની જવાબદારી
• વર્ક બુક્સ ભરતી વખતે કરવામાં આવતી લાક્ષણિક ભૂલોનું વિશ્લેષણ
• વ્યક્તિગત બાબતોની રચના અને સંચાલન

આર્કાઇવલ સ્ટોરેજ માટે કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોની વ્યવસ્થા અને સંગ્રહનું સંગઠન.

કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટની સુવિધાઓ

નાની કંપનીઓમાં, એક નિયમ તરીકે, તે ખાસ વિકસિત નથી, પરંતુ માલિકોની અનૌપચારિક સેટિંગ્સની સિસ્ટમ તરીકે અસ્તિત્વમાં છે. એવું માનવામાં આવે છે કે લેખિત એચઆર નીતિઓ વહીવટીતંત્રના મંતવ્યોને સ્પષ્ટ અને સ્પષ્ટ રીતે પ્રતિબિંબિત કરવાનું શક્ય બનાવે છે અને કર્મચારીઓને તેની સારી ઇચ્છા માટે સમજાવે છે; વિભાગો વચ્ચે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા સુધારવા; કર્મચારીઓની નિર્ણય લેવાની પ્રક્રિયામાં એકરૂપતા અને સુસંગતતા દાખલ કરો; આંતરિક સંબંધોના નિયમો વિશે સ્ટાફને જાણ કરો; નૈતિક અને મનોવૈજ્ઞાનિક વાતાવરણ, વગેરેમાં સુધારો.

મહત્વપૂર્ણ

કર્મચારી નીતિઓ નિષ્પક્ષતા, સુસંગતતા, શ્રમ કાયદાઓનું પાલન, સમાનતા અને બિન-ભેદભાવ જેવા સિદ્ધાંતો પર આધારિત હોવી જોઈએ. કેટલીકવાર, જો કે, તે વય, રાષ્ટ્રીયતા, લિંગ, વગેરેના આધારે ભેદભાવપૂર્ણ હોય છે.

ચિહ્ન, એટલે કે વર્તમાન મજૂર કાયદાનો વિરોધાભાસ કરે છે.

એચઆર નિષ્ણાત

ધ્યાન

કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટેના જર્નલ્સ, નોંધણી અને સંગ્રહ માટેના નિયમો દસ્તાવેજોની હિલચાલને રેકોર્ડ કરવા માટે, કર્મચારી સેવામાં રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટમાં વિશિષ્ટ જર્નલ્સની જાળવણીનો સમાવેશ થાય છે. આ મલ્ટિ-પેજ ફોર્મેટના સ્પ્રેડશીટ દસ્તાવેજો છે, મોટેભાગે એકીકૃત.

સામાન્ય રીતે તેઓ કાં તો મોટી નોટબુકમાં રાખવામાં આવે છે અથવા વિશિષ્ટ સ્ટોર્સમાં તૈયાર ખરીદવામાં આવે છે. કર્મચારી સામયિકોના પ્રકાર:

• પત્રો સહિત ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજોની નોંધણી;
• ઓર્ડરની નોંધણી;
• વ્યવસાયિક પ્રવાસો પર કર્મચારીઓના આગમન અને પ્રસ્થાનની નોંધણી;
• નિવેદનો, સબમિશન, સૂચનાઓ, સત્તાવાર અને સેવા નોંધોની નોંધણી;
• વર્ક બુક ફોર્મ્સ અને તેમના ઇન્સર્ટ્સની નોંધણી;
• વિવિધ કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો વગેરેની હિલચાલ રેકોર્ડ કરવા માટેની પુસ્તકો.
  ડી.

બધા સામયિકો બંધાયેલા અને સીલ કરેલા હોવા જોઈએ, અને શીટ્સ ક્રમાંકિત હોવા જોઈએ.

કર્મચારીઓની સેવાના કાર્યો

નોકરી માટે અરજી કરવાના તબક્કા:

• રોજગાર કરારનો નિષ્કર્ષ;
• પ્રવેશ ઓર્ડર જારી;
• નવા કર્મચારી અથવા તેની સ્થાપનાની વર્ક બુકમાં એન્ટ્રી કરવી;
• વ્યક્તિગત કાર્ડની નોંધણી;
• જો તે સંસ્થામાં સ્વીકારવામાં આવે તો - વ્યક્તિગત ફાઇલ ખોલવી;
• આંતરિક નિયમો અને સૂચનાઓના કર્મચારી દ્વારા પરિચિતતા અને હસ્તાક્ષર.

પર્સનલ રેકોર્ડ્સ (વ્યક્તિગત કાર્ડ્સ, સ્ટાફિંગ શેડ્યૂલ) કર્મચારીઓના રેકોર્ડ્સ ચલાવવામાં એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની ફરજિયાત તૈયારીનો સમાવેશ થાય છે, ખાસ કરીને, સ્ટાફિંગ શેડ્યૂલ અને વ્યક્તિગત કાર્ડ્સ. આ દસ્તાવેજો માલિકીના તમામ સ્વરૂપોની સંસ્થાઓ માટે ફરજિયાત છે.

સ્ટાફિંગ અને સંખ્યા વર્તમાન હોવી જોઈએ અને સંસ્થાની જરૂરિયાતોને પૂરી કરવી જોઈએ. તેમાં તમામ હોદ્દાઓના નામ, આપેલ સમયગાળા માટે ખાલી જગ્યાઓ દર્શાવતા દરોની સંખ્યા શામેલ છે.

જોબ વર્ણન

તે નિયમોના અનુચ્છેદ તરીકે દોરવામાં આવ્યું છે

• કલા અનુસાર. 87 રશિયન ફેડરેશનનો શ્રમ સંહિતા એવી આવશ્યકતાઓ સ્થાપિત કરે છે જે કર્મચારીઓ વિશેની વ્યક્તિગત માહિતીની પ્રક્રિયા કરતી વખતે, તેમના રક્ષણ, ઉપયોગ અને સંગ્રહની ખાતરી કરતી વખતે પૂરી થવી આવશ્યક છે.
• મજૂર સંબંધો માટે એમ્પ્લોયર માટે જરૂરી વ્યક્તિગત કામદાર વિશેની માહિતી વ્યક્તિગત ગણવામાં આવે છે. કર્મચારીઓ તેમના ડેટા પર પ્રક્રિયા કરવાની પ્રક્રિયાને વ્યાખ્યાયિત કરતા દસ્તાવેજોથી પરિચિત હોવા જોઈએ.

કલમ 87.
કર્મચારીઓના વ્યક્તિગત ડેટાનો સંગ્રહ અને ઉપયોગ શ્રમ સુરક્ષા પરના નિયમો તે એચઆર વિભાગમાં સ્થિત છે. દરેક કર્મચારી દસ્તાવેજથી પરિચિત છે. 50 થી વધુ કર્મચારીઓ ધરાવતાં સાહસોમાં વ્યવસાયિક સલામતી નિષ્ણાતની સ્થિતિ હોવી આવશ્યક છે.

એચઆર વિભાગ

24 માર્ચ, 1999 ના રશિયાની સ્ટેટ સ્ટેટિસ્ટિક્સ કમિટિ નંબર 20 ના ઠરાવ દ્વારા મંજૂર કરાયેલ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણના એકીકૃત સ્વરૂપોને લાગુ કરવાની પ્રક્રિયા. વિગતો લેખમાં છે "કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટેની સૂચનાઓ જે તમારું કાર્ય સરળ બનાવશે."
કર્મચારી દસ્તાવેજ પ્રવાહ: ઈલેક્ટ્રોનિક અને કાગળ આધુનિક કંપનીઓએ માત્ર પરંપરાગત કાગળ જ નહીં, પણ ઈલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજનો પ્રવાહ પણ જાળવી રાખવો પડે છે. ઇનકમિંગ પત્રવ્યવહાર ઇલેક્ટ્રોનિક ચેનલો દ્વારા વધુને વધુ પ્રાપ્ત થાય છે, સત્તાવાર કરારો અને કરારોને EDS (ઇલેક્ટ્રોનિક ડિજિટલ હસ્તાક્ષર) નો ઉપયોગ કરીને પ્રમાણિત કરવાની મંજૂરી આપવામાં આવે છે, અને સરકારી એજન્સીઓ માટેના કેટલાક પ્રકારના અહેવાલો ફક્ત ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં જ જનરેટ થાય છે. આંકડાકીય અધિકારીઓ, કર સત્તાવાળાઓ, પેન્શન ફંડ અને રોજગાર સેવાઓને સમયસર તમામ જરૂરી ડેટા સ્થાનાંતરિત કરવા માટે અમે તમને "કર્મચારી અધિકારીને કઈ માહિતી અને અહેવાલો સબમિટ કરવા જોઈએ" લેખ વાંચવાની સલાહ આપીએ છીએ.
શબ્દમાં T-3 ફોર્મના સ્ટાફિંગ ટેબલનું ઉદાહરણ ડાઉનલોડ કરો. તેમાંના દરેક માટે, રાજ્ય દીઠ એકમોની સંખ્યા, પગાર અને ભથ્થાં સૂચવવામાં આવે છે.

આગળના તબક્કે, કાર્ય શેડ્યૂલ રચાય છે. તે તમામ કર્મચારીઓ માટે કામના સમયપત્રકનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. જો ત્યાં પાળી હોય, તો વિગતવાર શિફ્ટ શેડ્યૂલ બનાવવામાં આવે છે.

દસ્તાવેજ સંક્ષિપ્તમાં કર્મચારીઓના દેખાવ, વર્તન, દિનચર્યા, વગેરે માટેની આવશ્યકતાઓનું વર્ણન કરે છે. આગળ, રોજગાર કરારનું સ્વરૂપ વિકસાવવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં, રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના મૂળભૂત ધોરણો અને કંપનીના આંતરિક નિયમનકારી દસ્તાવેજો ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ. રોજગાર કરાર સામાન્ય રીતે સંસ્થાના વકીલ અથવા બહારના વ્યક્તિ દ્વારા બનાવવામાં આવે છે.

એચઆર નિષ્ણાતના લક્ષ્યો અને ઉદ્દેશ્યો

• ખાસ જર્નલમાં અરજદારની અરજીની નોંધણી;
• નવા આવનારને વર્તમાન સૂચનાઓ અને સ્થાનિક નિયમોથી પરિચિત કરવા;
• રોજગાર કરાર બનાવવો અને પક્ષકારો દ્વારા તેના હસ્તાક્ષરનું નિરીક્ષણ કરવું;
• કર્મચારીને કરારની નકલ આપવી અને તેના વિશે સંસ્થાના લેટરહેડ પર નોંધ મૂકવી;
• એકાઉન્ટિંગ બુકમાં ઓર્ડરનો અમલ અને નોંધણી;
• વ્યક્તિગત કાર્ડ ભરવું, ફાઇલમાં દસ્તાવેજો ફાઇલ કરવા (અરજીઓ, વ્યક્તિગત કાગળોની નકલો, ઓર્ડર, કરાર);
• કર્મચારીના પગારની ગણતરી માટે એકાઉન્ટન્ટને દસ્તાવેજોનું ટ્રાન્સફર.

કર્મચારીઓ પરના દસ્તાવેજોના પ્રકાર કે જેની પાસે એકીકૃત સ્વરૂપ છે ઓર્ડર પર ભલામણો જ્યારે કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ બનાવતી હોય, ત્યારે તમારે શરૂઆતમાં નક્કી કરવું જોઈએ કે કયા દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા જોઈએ અને પ્રવૃત્તિના ચોક્કસ ક્ષેત્ર માટે કયા જરૂરી છે.

કર્મચારીઓના કાર્યની સંસ્થાકીય અને પદ્ધતિસરની દિશામાં નીચેના મુખ્ય કાર્યોનો સમાવેશ થાય છે: - એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓની પ્રવૃત્તિઓનું દસ્તાવેજીકરણ - કર્મચારીઓના કાર્યનું આયોજન; કર્મચારી વિભાગને ધ્યાનમાં લેતા, સંસ્થાના કાર્યની વિશિષ્ટતાઓ દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે: - વ્યવસાયની દિશા (ઉત્પાદન, વેપાર, લોકો માટે સેવાઓની જોગવાઈ - સંસ્થાના વિકાસનો તબક્કો); સંસ્થા; કર્મચારીઓની સંખ્યા - કર્મચારીઓ સાથે કામ કરવા માટેની જવાબદારીઓ અને માળખું સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓના પ્રકારને આધારે બદલાઈ શકે છે. કર્મચારી સંચાલન માટેના ઉત્તમ અભિગમને "કર્મચારી સંચાલન" કહેવામાં આવે છે.

જ્યારે આપણે "કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ" કહીએ છીએ, ત્યારે અમારો અર્થ ઉદ્યમી કાર્ય છે: મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજોના ઢગલા, વ્યક્તિગત ડેટા સાથે કામ, એમ્પ્લોયર અને કાયદા પ્રત્યેની મોટી જવાબદારી. કર્મચારી અધિકારીને શું કામ કરવું પડે છે? લેખમાંથી તમે શીખી શકશો:

• કર્મચારીઓના રેકોર્ડનું સંગઠન ક્યાંથી શરૂ થાય છે;
• શું કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટને તૃતીય પક્ષોને સોંપવું શક્ય છે;
• એચઆર નિષ્ણાતને શું જાણવું જોઈએ અને તે કરવા સક્ષમ હોવા જોઈએ;
• કર્મચારીઓની સેવામાં કયા દસ્તાવેજો રાખવા જોઈએ.

કર્મચારીઓની ભરતી કરતી કોઈપણ સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓનું સૌથી મહત્વપૂર્ણ પાસું કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ છે.

ઘણા કર્મચારીઓ સાથેના બંને સૂક્ષ્મ સાહસો અને સેંકડો સ્ટાફ ધરાવતી મોટી કંપનીઓએ યોગ્ય રીતે કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા, વર્ક બુક્સ ભરવા અને આંકડાકીય સત્તાવાળાઓને રિપોર્ટ સબમિટ કરવા જોઈએ. આ બધું HR વિભાગ દ્વારા નિયંત્રિત કરવામાં આવે છે.

હેતુ એક પ્રવૃત્તિ છે કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોનું વ્યવસ્થિતકરણઅને તેમની સાથે કામ કરો.

કર્મચારી વિભાગ તમામ સંસ્થાઓમાં અસ્તિત્વમાં છે અને દસ્તાવેજો સાથે અવિરત કાર્ય તેમજ એન્ટરપ્રાઇઝ અને તેના કર્મચારીઓના તમામ ફેરફારોનું સમયસર રેકોર્ડિંગ સુનિશ્ચિત કરે છે.

પ્રિય વાચકો!અમારા લેખો કાનૂની સમસ્યાઓને ઉકેલવાની લાક્ષણિક રીતો વિશે વાત કરે છે, પરંતુ દરેક કેસ અનન્ય છે.

જો તમારે જાણવું હોય તો તમારી સમસ્યાને બરાબર કેવી રીતે હલ કરવી - જમણી બાજુના ઑનલાઇન સલાહકારનો સંપર્ક કરો અથવા કૉલ કરો મફત પરામર્શ:

જરૂરી સાહિત્ય

ઓફિસના કામમાં ઝડપથી તાલીમ લેવા અને જ્ઞાનને વ્યવહારમાં લાગુ કરવા માટે, નિષ્ણાતો નીચેના મુદ્રિત પ્રકાશનો પર ધ્યાન આપવાની ભલામણ કરે છે:

શરૂઆતથી કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટનું સંગઠન

શરૂઆતથી કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટનું સંગઠન નીચેના તબક્કામાં બનાવવું જોઈએ:

• સક્ષમ દસ્તાવેજો અને કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટને લગતી અન્ય બાબતો હાથ ધરવા માટે રચાયેલ ખાસ કમ્પ્યુટર પ્રોગ્રામ્સની સ્થાપના.

આજે આ જરૂરિયાતો માટે રચાયેલ ઘણા કાર્યક્રમો છે. જો કે, સંસ્થાઓના વડાઓ પરંપરાગત રીતે 1C પસંદ કરો.

આ એ હકીકતને કારણે છે કે કોઈપણ મોટા અથવા નાના શહેરમાં આ પ્રોગ્રામના ઇન્સ્ટોલેશન અને જાળવણીમાં નિષ્ણાતો છે, પરંતુ જેઓ નવીન વિકાસની સેવા આપી શકે છે તેમને હંમેશા ફોન દ્વારા કૉલ કરી શકાતા નથી.

• સંસ્થાના મહત્વના દસ્તાવેજોનો અભ્યાસ કરવો.

બધા સબમિટ કરેલા કરારો અને દસ્તાવેજોનું પાલન કરવું જોઈએ અને સંસ્થાના ચાર્ટરનો વિરોધાભાસ ન કરવો જોઈએ. આ એક મહત્વપૂર્ણ ભાગ ધરાવે છે, સૌ પ્રથમ, મેનેજમેન્ટ અથવા કર્મચારીઓ સાથેના મતભેદોને દૂર કરવા માટે.

• તમારી પોતાની લોગ બુક ખરીદવી અથવા બનાવવી.

કંપનીના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટમાં સમાવિષ્ટ દસ્તાવેજો વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટ સાથે સંમત હોવા જોઈએ.

તે સ્પષ્ટ કરવું જરૂરી છે કે તેમાંથી કયું ફરજિયાત હશે અને જે મુલતવી રાખી શકાય, કારણ કે તેનો ઉપયોગ ભાગ્યે જ કિસ્સાઓમાં થશે. તે જાણવું મહત્વપૂર્ણ છે કે તેમાંથી કયું કાર્ય શેડ્યૂલમાં સ્થિત હશે, અને કયા ફોર્મ્સ પર.

• ડિરેક્ટરની ડિઝાઇન. તમામ કાગળોની યોગ્ય પૂર્ણતા તપાસવી જરૂરી છે, જેમાં મેનેજર કંપનીમાં જે તારીખે કામ કરે છે તે તારીખને પ્રતિબિંબિત કરવી જોઈએ.
• સ્ટાફિંગ શેડ્યૂલ અને આંતરિક નિયમોની રચના જે અપવાદ વિના તમામ કર્મચારીઓને લાગુ પડે છે.

સ્ટાફિંગ શેડ્યૂલને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે બનાવવું તે અંગે અમારો લેખ વાંચો.

જો કંપની પાસે તે નથી, તો તમારે આ દસ્તાવેજો બનાવવાની જરૂર છે. આ દસ્તાવેજો સંસ્થાના વડા સાથે સંપૂર્ણપણે સંમત હોવા જોઈએ અને નિયમનકારી માળખા સામે તપાસવામાં આવે છે. એટલે કે, નવીનતાઓ કાયદાનો વિરોધાભાસ નથી કરતી કે કેમ તે શોધવાનું જરૂરી છે.

• પ્રમાણભૂત રોજગાર કરારની રચના જે સંસ્થા માટે ફાયદાકારક હશે, પરંતુ કાયદાકીય ધોરણોનો વિરોધાભાસ કરશે નહીં.
• પછી મૂળભૂત દસ્તાવેજો જરૂરી છે.

કર્મચારી પસાર કરી શકતા નથીનીચેના કાગળો બનાવ્યા વિના:

1. ઓર્ડર માટે ફોર્મ;
2. જવાબદારી કરારો;
3. લોગ બુક;
4. એકાઉન્ટિંગ પુસ્તકો;
5. કાર્યકારી સમયપત્રક.
6. દસ્તાવેજો પછી, તમારે કાળજી લેવાની જરૂર છે કે કોણે અને કેવી રીતે નેતૃત્વ કરવું જોઈએ.

તેમને સંગ્રહિત કરવાનો અને દસ્તાવેજો ભરવાનો મુદ્દો સમયસર અને અગાઉથી નક્કી કરવો જોઈએ. પ્રારંભિક તબક્કે, જ્યારે કામ પર ખૂબ ઓછા કર્મચારીઓ હોય છે, આ કંપનીના સ્થાપક સાથે વ્યવહાર કરી શકે છે. આ અંગે વિશેષ આદેશ જારી કરવો જરૂરી છે. તેની ગેરહાજરીમાં, કંપની ગંભીર દંડને પાત્ર રહેશે.

જો ભવિષ્યમાં કોઈ વ્યક્તિ દેખાય છે જેની જવાબદારીઓમાં દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવાનો સમાવેશ થાય છે, તો પછી જવાબદાર વ્યક્તિની નિમણૂક કરવા માટે નવો ઓર્ડર જારી કરવામાં આવશે.

છેલ્લો તબક્કો રોજગાર માટે કર્મચારીઓની ભરતીનો છે.

આ પ્રક્રિયા માટે તમારે આની જરૂર પડશે:

1. રોજગાર માટે ઓર્ડર;
2. રોજગાર કરારની નોંધણી;
3. કામના રેકોર્ડની ઉપલબ્ધતા;
4. કર્મચારીઓ માટે કાર્ડ;
5. કામના રેકોર્ડને ધ્યાનમાં લેવા માટેનું પુસ્તક.

શરૂઆતથી શરૂ કરનાર કર્મચારીને આ બધું જાણવાની જરૂર નથી, પરંતુ આવી ક્રિયાઓ માત્ર છે પ્રથમ મૂળભૂતમોટી માત્રામાં માહિતી કે જેનો ભવિષ્યમાં અભ્યાસ કરવાનો બાકી છે.

તમે કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ પર સૂચનાઓ મેળવી શકો છો.

એચઆર નિષ્ણાતની જવાબદારીઓ

ઓફિસ મેનેજમેન્ટ નિષ્ણાત પાસે કર્મચારીઓ અને તેમના કામથી સંબંધિત સંસ્થાના તમામ પાસાઓને આવરી લેતી પ્રવૃત્તિઓની વિશાળ શ્રેણી હોય છે. તેથી, ઓફિસ કર્મચારીના મુખ્ય કાર્યો છે:

• માંદગી રજા અને અન્ય પ્રમાણપત્રો સંબંધિત દસ્તાવેજોની તૈયારી.
• દરેક કર્મચારી માટે વ્યક્તિગત ફાઇલની રચના.
• કાર્યકારી સમય શીટ્સની તૈયારી અને વિકાસ.
• કર્મચારીઓના આદેશો હાથ ધરવા અને તૈયાર કરવા.
• ગણતરી અને અનુગામી ઉપાર્જન.

એચઆર કારકુન માટે જોબ વર્ણનનો નમૂના મફતમાં ડાઉનલોડ કરો.

મુખ્ય કાર્યો ઉપરાંત, પ્રવૃત્તિના આ ક્ષેત્રમાં કર્મચારીઓ પણ છે વધારાના કાર્યો, જેમ કે:

• વેતન બજાર ટ્રેકિંગ;
• રોજગાર માટે ઉમેદવારોને ટ્રેકિંગ અને આમંત્રિત કરવા;
• સંસ્થામાં ખુલ્લી ખાલી જગ્યાઓની સૂચિનું સંકલન કરવું;
• કંપનીના કર્મચારીઓની ભરતી પરના નિયમોનો વિકાસ.

કેટલીકવાર આ વિભાગનો કર્મચારી કર્મચારીઓના કાર્યનું મૂલ્યાંકન કરવામાં અને આ વિષય પર અહેવાલ તૈયાર કરવામાં રોકાયેલ છે.

તે જાણવું મહત્વપૂર્ણ છે કે વર્તમાન કાયદા અનુસાર, કર્મચારી અધિકારી કર્મચારીનો વ્યક્તિગત ડેટા તૃતીય પક્ષોને જાહેર કરી શકતા નથી. આ જવાબદારી સંપૂર્ણપણે તેના પર છે.

એચઆર વિભાગમાં થયેલી ભૂલો

કોઈપણ કામમાં ભૂલ થઈ શકે છે. તેથી, કર્મચારીઓના રેકોર્ડનું સંચાલન કોઈ અપવાદ નથી. કારણ કે આ એક જટિલ પ્રક્રિયા છે અને ઘણા શિખાઉ કર્મચારીઓ માટે મોટી માત્રામાં માહિતી યાદ રાખવી મુશ્કેલ છે, મુખ્ય મુદ્દાઓ નીચે મુજબ છે:

1. કર્મચારીની નોંધણી અને બરતરફ કરતી વખતે.

સૌ પ્રથમ, આ ડિઝાઇન સાથે સંબંધિત છે. ઓર્ડરમાં કરવામાં આવેલ કાર્ય માટેની શરતો અથવા પ્રકૃતિનો ઉલ્લેખ ન હોઈ શકે. કેટલીકવાર કર્મચારીના આદ્યાક્ષરો અથવા અટકમાં તેમજ તેના કાર્ય એકમમાં ભૂલો કરવામાં આવે છે. અહીં એ ધ્યાનમાં લેવું અગત્યનું છે કે ભૂલો સાથે ચલાવવામાં આવેલ અથવા અનધિકૃત વ્યક્તિ દ્વારા જારી કરવામાં આવેલ ઓર્ડર અમાન્ય છે.

2. વર્ક બુક્સ સાથે કામ કરવું. નિયમો અનુસાર, આ દસ્તાવેજની શ્રેણી અને સંખ્યા વર્ક બુકમાં દાખલ કરવી આવશ્યક છે, જે દરેક જણ કરતું નથી.
3. રોજગાર કરાર સમાપ્ત કરતી વખતે. મુખ્ય ભૂલો આ પ્રક્રિયા માટે જરૂરી કોઈપણ દસ્તાવેજોની ગેરહાજરી છે, અથવા એવા નાગરિકોની ભરતી છે કે જેઓ આરોગ્યના કારણોસર આ પ્રકારની પ્રવૃત્તિમાં જોડાઈ શકતા નથી.
4. ઓર્ડર. એન્ટરપ્રાઇઝ પર સ્થાનિક નિયમનકારી અધિનિયમ જારી કરી શકાય છે, પરંતુ તેમાં કંપનીના વડાની સહી હોતી નથી. આ એક ગંભીર ઉલ્લંઘન છે, અને આવા દસ્તાવેજમાં કોઈ બળ નથી.

કર્મચારીઓના રેકોર્ડમાં ઓર્ડર પુનઃસ્થાપિત કરવો

કેટલીકવાર નાની કંપનીમાં એવું બને છે કે ઘણાં ઉલ્લંઘનો એકઠા થાય છે, અને આ સમસ્યાને ઉકેલવા માટે સક્ષમ કોઈ નિષ્ણાત નથી. જો, તેમ છતાં, આવી વ્યક્તિ મળી આવી હતી, અને તેને દસ્તાવેજોને ક્રમમાં મૂકવાની જવાબદારી સોંપવામાં આવી હતી, તો તેણે અનુસરવાની જરૂર છે પગલું દ્વારા પગલું સૂચનો અનુસરો:

1. નિયમનોની નવીનતમ આવૃત્તિની જરૂર પડશે, જે ઘણા કાનૂની મુદ્દાઓને ઉકેલવામાં મદદ કરશે, તેમજ કર્મચારીઓના વિષયો અને કાર્યક્રમો પર વિશેષ સાહિત્ય કે જે કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટમાં જીવનને સરળ બનાવે છે.
2. દસ્તાવેજની સમીક્ષા અને ચકાસણી.

ઓફિસ વર્ક સંબંધિત તમામ જરૂરી દસ્તાવેજો ઉપલબ્ધ હોવા જોઈએ. આમાં ફરજિયાત, વિશેષ અને વૈકલ્પિક સમાવેશ થાય છે.

તે મહત્વનું છે કે બધું યોગ્ય સ્વરૂપમાં અને તેની જગ્યાએ છે.

ઑફિસમાં તપાસ કરતી વખતે તમારી જાતને સુરક્ષિત રાખવા માટે વૈકલ્પિક વસ્તુઓ પ્રાપ્ત કરવી પણ યોગ્ય છે.

3. મેનેજરની ઇચ્છાઓનો અભ્યાસ કરવો, તેમજ કંપનીમાં વસ્તુઓ કેવી રીતે ચાલી રહી છે અને શું તેઓ જણાવેલ ઓર્ડર્સ અને સ્થાનિક નિયમોનું પાલન કરે છે કે કેમ. આ તબક્કામાં સંસ્થાના ઘટક દસ્તાવેજોના કાળજીપૂર્વક અભ્યાસનો પણ સમાવેશ થાય છે.
4. ગુમ થયેલા દસ્તાવેજોના વિકાસમાં ભાગ લેનારા લોકોના વર્તુળ અને તે કામદારો જેઓ પછીથી દસ્તાવેજના પ્રવાહ અને તેની સલામતી માટે જવાબદાર હશે તે નક્કી કરવું.
5. સ્ટાફિંગ ટેબલનું વિશ્લેષણ, જે એકીકૃત સ્વરૂપમાં હાથ ધરવામાં આવવું જોઈએ.
6. કંપનીમાં મેનેજર, કર્મચારીઓ અને રોજગાર કરારના અમલને તપાસી રહ્યું છે.
7. મહત્વપૂર્ણ ભાગ એ છે કે કર્મચારીઓ માટેના અગાઉના રોજગાર ઓર્ડર અને વ્યક્તિગત કાર્ડ્સનો અભ્યાસ તેમાં કોઈ ભૂલો ન હોવી જોઈએ;
8. વર્ક રેકોર્ડ તપાસી રહ્યા છીએ.
9. કંપનીમાં કર્મચારીઓની ટ્રાન્સફર અને હિલચાલ તપાસી રહી છે, બરતરફી, ભૂતકાળ અને વર્તમાન બંને.
10. અંતિમ તબક્કો દરેક કર્મચારી માટે કામના કલાકો તપાસવાનો છે.

ઓફિસ વર્કમાં ઓટોમેશન

એચઆર એડમિનિસ્ટ્રેશન સમય સાથે વધુને વધુ જટિલ બની રહ્યું છે, અને કંપનીઓ મોટી થઈ રહી છે. તેથી, આ પરિસ્થિતિમાંથી બહાર નીકળવાનો માર્ગ છે એચઆર વિભાગમાં ઓટોમેશન. આજે, લગભગ દરેક સંસ્થા સ્વચાલિત ઉપકરણોનો ઉપયોગ કરીને કર્મચારીઓની સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરે છે.

ઓટોમેશન પ્રક્રિયાને સેટ કરવાનું ઘણા તબક્કામાં થવું જોઈએ:

• પ્રથમ પગલું એ ઓટોમેશન માટે લક્ષ્ય નક્કી કરવાનું છે. મોટેભાગે, આ ઇન્સ્ટોલ કરેલ સિસ્ટમની સરળ કામગીરી અને કાર્યક્ષમતા છે.
• અસરકારકતા નક્કી કર્યા પછી, તમારે સિસ્ટમનો અમલ શરૂ કરવાની જરૂર છે, એટલે કે, સ્વચાલિત ડેટાબેઝ બનાવવો.
• આગળ, પ્રદાન કરેલ સાધનોને ચલાવવા માટે કર્મચારીઓને તાલીમ આપવી જરૂરી છે.
• સંસ્થાના તમામ દસ્તાવેજોમાંથી ડેટા સિસ્ટમમાં દાખલ કરવો એ મુખ્ય તબક્કો છે. આ સમયે, તમારે રિપોર્ટ નમૂનાઓ બનાવવાની જરૂર છે.

યોગ્ય કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટે તમારે જરૂર પડશે નીચેના કાર્યક્રમો:

1. પૂર્વ-સિસ્ટમ્સ, એટલે કે, પ્રોગ્રામ્સ કે જે એકાઉન્ટિંગ પ્રદાન કરે છે;
2. એચઆરએમ સિસ્ટમ્સ. આ એક એવી સિસ્ટમ છે જે એચઆર ઓટોમેશનની સમસ્યાને હલ કરે છે. આ એક એવી સિસ્ટમ છે જે દરેક કર્મચારી માટે માહિતી સંગ્રહિત કરે છે;
3. WFM સિસ્ટમ. આ પ્રોગ્રામ્સમાં નિયમિત ઓટોમેશન સોફ્ટવેરની સરખામણીમાં વધુ સુવિધાઓ છે;
4. એચસીએમ સિસ્ટમ્સ માત્ર કર્મચારીઓના જથ્થાત્મક સૂચકની દ્રષ્ટિએ જ નહીં, પણ ગુણવત્તાની દ્રષ્ટિએ પણ સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરે છે. આવા કાર્યક્રમો મોટી કંપનીઓની કામગીરીમાં લગભગ 15 ટકા સુધારો કરે છે.

અલબત્ત, તમે નવી તકનીકોનો ત્યાગ કરી શકો છો અને જૂની પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરીને કાર્ય કરી શકો છો. જો કે, પ્રગતિ સ્થિર રહેતી નથી, અને ભવિષ્યમાં તે બહાર આવી શકે છે કે ખોટા સ્વચાલિત સાધનોને લીધે, દસ્તાવેજના પ્રવાહનું ઉલ્લંઘન થઈ શકે છે, જે દંડ ભરવો.

નવી બનાવેલી કંપનીમાં કર્મચારીઓના રેકોર્ડ કેવી રીતે ગોઠવવા - વિડિઓ સેમિનાર જુઓ:

HR વિભાગના વર્તમાન કર્મચારીઓને ધ્યાનમાં રાખીને ઘણા HR અભ્યાસક્રમો છે: તેઓ કાયદાના જ્ઞાનને અપડેટ કરવામાં અને સોફ્ટવેર અને દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવામાં નવીનતાઓ વિશે જાણવામાં મદદ કરે છે.

શૈક્ષણિક બજારમાં 1C, લશ્કરી નોંધણી, વ્યાપારી, સરકારી અને ઔદ્યોગિક સાહસોમાં કર્મચારીઓના કાર્યનું સંગઠન સાથે શરૂઆતથી કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટનો અભ્યાસ કરવાના અભ્યાસક્રમો છે. કેટલીકવાર તાલીમ કેન્દ્રો સ્નાતક થયા પછી રોજગારની ખાતરી આપે છે.

તાલીમ સામાન્ય રીતે પૂર્ણ-સમય (દિવસનો સમય, સાંજ અથવા સપ્તાહાંત) હોય છે. અંતરના કાર્યક્રમો પણ છે.

અભ્યાસક્રમોનો સમયગાળો: 18 થી 80 શૈક્ષણિક કલાકો (2 થી 30 દિવસનું કેલેન્ડર). મોટાભાગના તાલીમ કાર્યક્રમો ટૂંકા ગાળાના અને છેલ્લા 24-32 ac. કલાક

એચઆર તાલીમની કિંમત 3 થી 34 હજાર રુબેલ્સ સુધી બદલાય છે. કિંમત પ્રોગ્રામના વોલ્યુમ, તેની ઊંડાઈ અને જટિલતાના સ્તર પર આધારિત છે. "સરેરાશ" કોર્સની કિંમત 5-7 હજાર રુબેલ્સ વચ્ચે છે.

અભ્યાસક્રમો દરમિયાન તમે શીખી શકશો

ઓફિસ મેનેજમેન્ટ અને ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ કોર્સ તમને શીખવશે:

• દસ્તાવેજનો પ્રવાહ જાળવો અને સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજો દોરો;
• દસ્તાવેજોને યોગ્ય રીતે હેન્ડલ અને સ્ટોર કરો;
• મજૂર કાયદા સમજો;
• કર્મચારીઓ માટે નાણાકીય ઉપાર્જનની ગણતરી કરો;
• સમયપત્રક રાખો;
• 1C પ્રોગ્રામના વિવિધ મોડ્યુલો સાથે કામ કરો.

જેમના માટે

શરૂઆતથી તાલીમ એ દરેક વ્યક્તિ માટે યોગ્ય છે જે કર્મચારી અધિકારીના વ્યવસાયમાં નિપુણતા મેળવવા માંગે છે. એચઆર એડમિનિસ્ટ્રેશનના ક્ષેત્રમાં અદ્યતન તાલીમ અભ્યાસક્રમો એવા નિષ્ણાતો માટે યોગ્ય છે જેઓ તેમના જ્ઞાનને અપડેટ કરવા, નવી કુશળતા શીખવા અને તેમની કારકિર્દીને આગળ વધારવા માંગે છે.

પૂર્ણતાના પ્રમાણપત્રો

તેમના અભ્યાસ પૂર્ણ થયા પછી, વિદ્યાર્થીઓ પ્રમાણભૂત પ્રમાણપત્ર અથવા અન્ય સમાન દસ્તાવેજ મેળવે છે.

રશિયા અને CIS માં અભ્યાસક્રમો

• વ્લાદિવોસ્તોક
• ઇવાનોવો
• કેલિનિનગ્રાડ
• કિરોવ
• મેગ્નિટોગોર્સ્ક

વિષય 1. શ્રમ કાયદા અને શ્રમ કાયદાના ધોરણો ધરાવતા અન્ય નિયમનકારી કાનૂની કૃત્યોના પાલન પર રાજ્ય દેખરેખ અને નિયંત્રણ.

• કર્મચારીઓના રેકોર્ડના સંગઠન અને સંચાલનને નિયંત્રિત કરતા નિયમનકારી અને કાનૂની કૃત્યો.
• વર્તમાન કાયદાના ઉલ્લંઘન માટે દંડ.
• કર્મચારીઓ સાથેના મજૂર સંબંધોને નિયંત્રિત કરતા કાયદાકીય કાયદાઓનો મુસદ્દો.
• મજૂર કાયદાના ઉલ્લંઘન માટે નોકરીદાતાઓ અને અધિકારીઓની જવાબદારી.
• આંતરિક સ્થાનિક નિયમોની તૈયારી અને મંજૂરી માટેના પ્રકારો અને જરૂરિયાતો.

વિષય 2. ભરતી કરતી વખતે કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટે સંસ્થાકીય અને કાનૂની સમર્થન.

• કર્મચારી દસ્તાવેજ પ્રવાહ સિસ્ટમનું સંગઠન. કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોની સૂચિ. એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ સિસ્ટમ.
• કર્મચારી સાથે મજૂર સંબંધોની નોંધણી: અરજદારો દ્વારા રજૂ કરાયેલ દસ્તાવેજોની અધિકૃતતાની ચકાસણી; વ્યક્તિગત ડેટા પ્રાપ્ત કરવા અને પ્રક્રિયા કરવા માટે સંમતિ; કર્મચારીઓની અમુક શ્રેણીઓની નોંધણીની સુવિધાઓ; કર્મચારી પાસે જાહેર સેવા અને મ્યુનિસિપલ સેવાનો સમયગાળો છે કે કેમ તે તપાસવું, સૂચના પ્રક્રિયા; કર્મચારી ગેરલાયક છે કે કેમ તે તપાસવું, એમ્પ્લોયરની ક્રિયાઓ.
• મજૂર સંબંધોની નોંધણી માટેની પ્રક્રિયાઓનો ક્રમ: સ્થાનિક નિયમનકારી કૃત્યો (ફરજિયાત અને સલાહકાર) સાથે પરિચિતતા.
• રોજગાર કરાર: રોજગાર કરારની ફરજિયાત અને વધારાની શરતો; નિશ્ચિત-ગાળાના રોજગાર કરારને સમાપ્ત કરવાની સુવિધાઓ; મેનેજર અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ સાથે રોજગાર કરાર; પાર્ટ-ટાઇમ કામદારો સાથે રોજગાર કરાર પૂર્ણ કરવાની સુવિધાઓ.

વિષય 3. રોજગાર કરારની શરતો બદલતી વખતે કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટે સંસ્થાકીય અને કાનૂની સમર્થન.

• રોજગાર કરારની શરતો બદલવી: પક્ષકારોના કરાર દ્વારા અને કર્મચારીની સંમતિ વિના પક્ષો દ્વારા નક્કી કરાયેલ રોજગાર કરારની શરતોમાં ફેરફાર; અનુવાદ અને સ્થાનાંતરણ: તફાવતો, નોંધણી પ્રક્રિયા.
• વ્યવસાયો (હોદ્દા) ને સંયોજિત કરવા, સેવાના ક્ષેત્રોને વિસ્તરણ કરવા, કામના જથ્થામાં વધારો કરવા, મુખ્ય નોકરીમાંથી મુક્ત થયા વિના અસ્થાયી રૂપે ગેરહાજર કર્મચારીની ફરજો કરવા માટેની પ્રક્રિયાઓની નોંધણી કરવાની પ્રક્રિયા.
• કામના કલાકો, વેતનની સ્થિતિ અને મજૂર કાર્યો બદલવા માટેની પ્રક્રિયાઓની નોંધણી કરવાની પ્રક્રિયા.

વિષય 4. શ્રમ અને નાગરિક કરારો વચ્ચેના લક્ષણો અને મુખ્ય તફાવતો.

• નાગરિક કરાર પૂર્ણ કરતી વખતે મર્યાદાઓ અને જોખમો. તુલનાત્મક વિશ્લેષણ, જવાબદારી.

વિષય 5. કર્મચારી (બરતરફી) સાથેના રોજગાર કરારની સમાપ્તિ (સમાપ્તિ) પર કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટે સંસ્થાકીય અને કાનૂની સમર્થન:

• રોજગાર કરાર સમાપ્ત કરવા માટેની સામાન્ય પ્રક્રિયા. રોજગાર કરાર સમાપ્ત કરવાના કારણો: કર્મચારીની પહેલ પર, એમ્પ્લોયરની પહેલ પર, પક્ષકારોના કરાર દ્વારા, પક્ષકારોની ઇચ્છાની બહારના સંજોગોને કારણે.
• રોજગાર કરાર સમાપ્ત કરવા માટેનો ઓર્ડર જારી કરવાની પ્રક્રિયા, કર્મચારી સાથે અંતિમ સમાધાન, ન વપરાયેલ વેકેશન માટે વળતરની ગણતરી, વર્ક બુકની નોંધણી અને જારી કરવાની પ્રક્રિયા.
• કર્મચારી સાથેના રોજગાર કરારની સમાપ્તિ માટેના કારણો. અરજીઓ પાછી ખેંચવી. છટણીનો સમય. વળતર ચૂકવણી.
• બરતરફી પ્રક્રિયાનું પાલન કરવામાં નિષ્ફળતાના કાનૂની પરિણામો. ન્યાયિક પ્રથા.

વિષય 6. કામ કરવાનો સમય અને આરામનો સમય રેકોર્ડ કરવાની પ્રક્રિયા.

• એમ્પ્લોયર દ્વારા કામના સમયનું રેકોર્ડિંગ: સમયપત્રક, શિફ્ટ શેડ્યૂલ. અનિયમિત કામના કલાકો.
• ઓવરટાઇમ કામ માટે ચૂકવણી, સપ્તાહના અંતે કામ અને બિન-કાર્યકારી રજાઓ, ડાઉનટાઇમ માટે ચુકવણી. સારાંશ કામ સમય રેકોર્ડિંગ.
• વેકેશન શેડ્યૂલ: ફેરફારો કરવા, નવા કર્મચારીઓ માટે વેકેશન શેડ્યૂલ. રજા માટે દસ્તાવેજોની પ્રક્રિયા કરવા માટેની પ્રક્રિયા અને અલ્ગોરિધમ: વધારાની રજા, અવેતન રજા, શૈક્ષણિક રજા, પ્રસૂતિ રજા, પેરેંટલ રજા, નુકસાન માટે, કામના અનિયમિત કલાકો માટે.
• વાર્ષિક પેઇડ રજાનું વિસ્તરણ અથવા મુલતવી. વાર્ષિક રજાને ભાગોમાં વિભાજીત કરવી. વેકેશન થી સમીક્ષા.

વિષય 7. વ્યવસાયિક સફર.

• નોંધણી માટેની પ્રક્રિયા અને ખર્ચની ભરપાઈની રકમ.
• સેવા કાર્ય અને તેની પૂર્ણતા પર અહેવાલ.
• કર્મચારીઓની શ્રેણીઓ કે જેમને તેમની સંમતિથી જ બિઝનેસ ટ્રિપ પર મોકલી શકાય છે. વિદેશી વેપાર પ્રવાસો.

વિષય 8. સંસ્થાના કર્મચારીઓ સામે શિસ્તબદ્ધ પ્રતિબંધોની નોંધણી કરવાની પ્રક્રિયા.

• શિસ્તબદ્ધ પ્રતિબંધો લાદવાની પ્રક્રિયા.
• કર્મચારીના અપરાધના સંજોગો અને ગુનાની ગંભીરતાને ધ્યાનમાં લેતા.
• શિસ્તની મંજૂરી ઉઠાવવાની પ્રક્રિયા.

વિષય 9. રોજગાર કરાર માટે પક્ષકારોની સામગ્રી જવાબદારી.

• સંપૂર્ણ અને આંશિક જવાબદારી, નાણાકીય જવાબદારીની મર્યાદા, નુકસાની એકત્રિત કરવાની પ્રક્રિયા.

વિષય 10. કામદારોની અમુક શ્રેણીઓના શ્રમ નિયમનની વિશેષતાઓ.

વિષય 11. વ્યવસાયિક સલામતી અને કાર્યસ્થળોનું પ્રમાણપત્ર.

• સંસ્થામાં સલામતી અને મજૂર સુરક્ષાની ખાતરી કરવી.
• કાર્યકારી પરિસ્થિતિઓ અનુસાર કાર્યસ્થળોના પ્રમાણપત્રનું સંગઠન અને આચરણ: મૂલ્યાંકન માપદંડ, નિયંત્રણ.

વિષય 12. કામદારોના મજૂર અધિકારોનું રક્ષણ.

વ્યક્તિગત અને સામૂહિક મજૂર વિવાદો. મજૂર વિવાદ કમિશનની સત્તાઓ. આર્બિટ્રેશન.