વિગતો સાથે સત્તાવાર પત્રનો નમૂનો. વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર - પત્રોના ઉદાહરણો

હેલો ફરીથી મારા પ્રિય સબ્સ્ક્રાઇબર્સ અને બ્લોગ અતિથિઓ. સત્તાવાર દસ્તાવેજો વિશે તમને કેવું લાગે છે? શું તમે તેમને ભરવાનું પસંદ કરો છો? હું હિંમત કરું છું કે તમારામાંથી મોટાભાગના લોકો નકારાત્મકમાં જવાબ આપશે.

પત્ર વાંચવો જ જોઈએ

તે સ્પષ્ટ છે કે સત્તાવાર પત્રો એ દસ્તાવેજો છે જે ચોક્કસ નમૂનાનો ઉપયોગ કરીને દોરવામાં આવે છે, કેટલીકવાર ખાસ ફોર્મ પર. તમારામાંના દરેકે તમારા જીવનમાં ઓછામાં ઓછા એક વખત આવા દસ્તાવેજો બનાવ્યા છે. આ એક સ્પષ્ટીકરણ નોંધ, નિવેદન, કૃતજ્ઞતા પત્ર, ગેરંટી પત્ર, ફરિયાદ વગેરે હોઈ શકે છે. તેથી, તમે આ પ્રકારના સંદેશને પૂર્ણ કરવાની પ્રક્રિયાથી પરિચિત છો.

મુખ્ય ધ્યેય વ્યવસાયિક પત્ર - સરનામાંને અપરિવર્તિત માહિતી પહોંચાડવી. જો તમે કૃતજ્ઞતાનો પત્ર લખી રહ્યાં છો, તો આ અથવા તે વ્યક્તિએ તમને મદદ કરી તે કારણ સૂચવવાનું ભૂલશો નહીં. તેના છેલ્લા નામ અને આદ્યાક્ષરોનો સમાવેશ કરવાનું ભૂલશો નહીં. રદબાતલમાં મોકલેલ પત્ર ક્યારેય વાંચવામાં આવશે નહીં, તેથી, પ્રાપ્તકર્તા અને આદર્શ રીતે મોકલનારના સરનામા સૂચવવાનું ભૂલશો નહીં.

મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે કેવી રીતે ઇમેઇલ્સ માધ્યમ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે ઇમેઇલ:

• તમે "પત્ર લખો" બટન દબાવો;
• સંદેશ લખો;
• પ્રાપ્તકર્તાની એડ્રેસ લાઇન ભરો;
• "સબમિટ" બટન પર ક્લિક કરો.

અલબત્ત, ક્રિયાઓનો ક્રમ બદલી શકાય છે (પ્રથમ એડ્રેસ લાઇન ભરો, પછી એક પત્ર બનાવો), પરંતુ છેલ્લી ક્રિયા હંમેશા મોકલતી રહેશે. શું તમે સંમત છો? હવે મને કહો: "જો ઈમેલ એડ્રેસ ન હોય તો શું મેસેજ મોકલવો શક્ય છે?" સ્વાભાવિક રીતે નહીં. તેથી, ડેટા શોધવાનું, યાદ રાખવાનું અને લખવાનું સુનિશ્ચિત કરો જેથી કરીને તમે કોઈપણ સમયે તમારા માટે કોઈ મહત્વપૂર્ણ વ્યક્તિનો સંપર્ક કરી શકો.

તમારા સંદેશના પ્રાપ્તકર્તાના પગરખાંમાં પોતાને મૂકવાનું યાદ રાખો. આ રીતે તમે સર્જન દરમિયાન કરેલી ભૂલો નોટિસ કરી શકો છો, સંદેશ પોતે જ સુધારી શકો છો, દ્વિઅર્થ ધરાવતા શબ્દો દૂર કરી શકો છો, વગેરે. શું તમને લાગે છે કે પ્રાપ્તકર્તા પરબિડીયું ખોલીને, પત્ર છાપીને અને જોશે કે આ સંદેશ વ્યક્તિગત રીતે તેના માટે છે. તે આ કેવી રીતે સમજે છે? એકદમ સરળ રીતે: કોઈપણ પત્રની શરૂઆત સરનામાં અને શુભેચ્છાઓથી થવી જોઈએ (આ તે છે જે પ્રેષકને પ્રાપ્તકર્તા પર જીતવા દે છે).

જો કોઈ કારણોસર તમે વ્યક્તિનું પ્રથમ અને છેલ્લું નામ શોધી શક્યા ન હતા, તો પછી તેને અન્ય લોકો સાથે બદલો: શ્રી, ડિરેક્ટર, આદરણીય, વગેરે. કોઈ પણ સંજોગોમાં આ શબ્દો સંક્ષિપ્ત ન હોવા જોઈએ. નહિંતર, સંદેશના લેખક તેના અસંતોષ, ગુસ્સો અને અન્ય છતી કરે છે નકારાત્મક લક્ષણોપાત્ર તેથી, પ્રાપ્તકર્તાના સંચાર અને માહિતીને સમજવાની વૃત્તિ વિશે વાત કરવી યોગ્ય નથી.

હું તરત જ કહીશ કે મને પણ ઇમેઇલ દ્વારા શંકાસ્પદ પ્રકૃતિના પત્રોનો સમુદ્ર મળે છે, તેથી, હું તેમની સામગ્રીનું કાળજીપૂર્વક નિરીક્ષણ કરું છું. જ્યારે હું મને મળેલો પત્ર ખોલું છું, ત્યારે તેના મહત્વનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે હું તેને ઝડપથી વાંચવાનો પ્રયત્ન કરું છું. શું તમે પણ એવું જ કરો છો? કોઈ ખાસ પત્રની રાહ જોતી વખતે, તમે પ્રાપ્ત કરેલા સંદેશાઓનો અભ્યાસ કરવામાં કલાકો ગાળી શકો છો, તો પછી તેને ઝડપથી કેવી રીતે જોવું તે શા માટે ન શીખો?

મોકલેલા સંદેશમાં શીર્ષક હોવું આવશ્યક છે (ઇલેક્ટ્રોનિક સંસ્કરણમાં, તમારે વિષય સૂચવવાની જરૂર છે). આવી સરળ ઔપચારિકતા પ્રાપ્તકર્તાને સંદેશના મહત્વની પ્રશંસા કરવા દે છે. જો તે વિતરણ કેન્દ્રમાં સમાપ્ત થાય તો શું? મોટી સંસ્થા, પછી તે શાંતિથી, બિનજરૂરી સમસ્યાઓ વિના, પ્રાપ્તકર્તાને મોકલી શકાય છે. તમે ઇચ્છો છો કે તમારો સંદેશ શક્ય તેટલી ઝડપથી પ્રાપ્તકર્તા સુધી પહોંચે, બરાબર?

પત્ર ફોર્મેટ અને સામગ્રી

હવે તમે જાણો છો કે તમારો પત્ર ઓછામાં ઓછા સમયમાં પ્રાપ્તકર્તા સુધી પહોંચે તેની ખાતરી કેવી રીતે કરવી:

• તેનું સરનામું જાણો;
• સંદેશનો વિષય સૂચવો;
• વાચકને અભિવાદન કરીને તમારો પત્ર શરૂ કરો.

જો કે, આ વ્યવસાયિક પત્રો બનાવવાની બધી સુવિધાઓ નથી. તદ્દન ઘણો મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકારમત: પ્રસ્તુતિની શૈલી, માહિતી રજૂ કરવાની પદ્ધતિ, આવા દસ્તાવેજોનો અમલ, વગેરે. ચાલો આગળ આકૃતિ કરીએ કે કેવી રીતે ખાતરી કરવી કે પ્રાપ્તકર્તા ઈ-મેલની વિશાળતામાં સ્પામ ફોલ્ડરમાં પત્ર મોકલતો નથી અને તમારો સંદેશ કચરાપેટીમાં ફેંકતો નથી.

પ્રથમશું હોવું જોઈએ - એક શુભેચ્છા અને સંબોધનકર્તાને સરનામું. નોંધ કરો કે વાચકને મુક્ત કરવા માટે તે સરસ રહેશે. આ કરવા માટે, ફક્ત ખુશામતથી પ્રારંભ કરો, નોંધ લો કે તે કેટલો વ્યસ્ત છે, વગેરે. તમારો સંદેશ કંપોઝ કરો જેથી પ્રાપ્તકર્તા દરેક શબ્દ સાથે સંમત થાય, કારણ કે આ કિસ્સામાં તેને સોદાના નિષ્કર્ષ પર લાવવું એકદમ સરળ હશે.

છેલ્લી ટિપ્પણી કદાચ સૌથી મહત્વપૂર્ણ છે. આ શબ્દો, શબ્દસમૂહો અને અભિવ્યક્તિઓના ઉપયોગનો સંદર્ભ આપે છે જે પ્રકૃતિમાં અસ્પષ્ટ છે. સમગ્ર મુદ્દો એ છે કે પ્રેષક પ્રાપ્તકર્તાના માથામાં પ્રવેશી શકતો નથી અને તેની જાગૃતિનું સ્તર શોધી શકતો નથી. આ જ કારણ છે કે, સંદેશ મોકલતા પહેલા, તેને ઘણી વખત વાંચવાની જરૂર છે અને જો જરૂરી હોય તો, ડબલ એન્ટેન્ડર્સને દૂર કરીને તેને સુધારવાની જરૂર છે.

સત્તાવાર પત્રનું માળખું

સત્તાવાર પત્રો વિશિષ્ટ સ્વરૂપો પર લખવામાં આવે છે, જેમાં પહેલાથી જ કેટલાક નિશાનો હોય છે. ફોર્મની ટોચ પર (જમણો ખૂણો) હંમેશા "હેડર" હોય છે જેમાં વિગતોનો સંપૂર્ણ સેટ હોય છે (પ્રાપ્તકર્તાનું છેલ્લું નામ અને આદ્યાક્ષરો, કંપનીનું સરનામું, ટેલિફોન નંબર, વિભાગનું નામ, આર્મ્સનો કોટ અથવા કંપનીના પ્રતીકો વગેરે. ). મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે તમામ ક્ષેત્રો જેટલી વધુ સ્પષ્ટ રીતે ભરવામાં આવે છે, તેટલી વધુ સંદેશ વિતરિત અને વાંચવાની સંભાવના વધારે છે.

જો ત્યાં ઘણા પ્રાપ્તકર્તાઓ છે, તો પછી તેમના નામો ઉચ્ચ હોદ્દાથી ગૌણ અધિકારીઓ સુધી પદાનુક્રમમાં સૂચિબદ્ધ હોવા જોઈએ. આ એક નિયમ છે જેને તોડવો યોગ્ય નથી. ઉપરના ડાબા ભાગમાં જગ્યા બાકી હોવાથી, પ્રેષક (તેમના આદ્યાક્ષરો અને તારીખ) અને પ્રાપ્તકર્તા (સમાન) દ્વારા ત્યાં એક ચિહ્ન મૂકવામાં આવે છે.

જેમ તમે જાણો છો, પત્ર વ્યવસાય નમૂના, તેમજ શાળા નિબંધ, હોવી જ જોઈએ 3 વિભાગો: પરિચય, મુખ્ય ભાગ અને નિષ્કર્ષ. તે સાચું છે, પ્રથમ ભાગ વાંચ્યા પછી, સરનામું નિષ્કર્ષ કાઢવામાં સક્ષમ હશે કે શું આ સંદેશ તાત્કાલિક છે, અથવા તેનો થોડો અભ્યાસ કરી શકાય છે. મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે પરિચય ઇલેક્ટ્રોનિક સંસ્કરણ માટે, એપ્લિકેશનમાં ઉમેરા તરીકે લખાયેલ છે. તેથી, યોગ્ય રીતે કંપોઝ કરવા માટે, તમારે આની જરૂર છે:

• એક સંદેશ અને શુભેચ્છા મૂકો;
• ખુશામતનો એક ભાગ પ્રકાશિત કરો;
• તમારી વિનંતીનું કારણ સંક્ષિપ્તમાં સમજાવો.

એક મહત્વપૂર્ણ પરિબળસામગ્રી પ્રસ્તુત કરતી વખતે, માહિતી રજૂ કરતી વખતે તે પ્રસ્તુતિ, સંપૂર્ણતા અને પ્રમાણિકતાની રીત છે (કોઈપણ સંજોગોમાં સરનામાંને છેતરવું નહીં). યાદ રાખો, તમારો સંદેશ વાંચતી વખતે, પ્રાપ્તકર્તાએ જે વર્ણવેલ છે તે પ્રદાન કરવું આવશ્યક છે, તેથી વિગતો જરૂરી રહેશે, પરંતુ તેનો બેકઅપ લેવાનું ભૂલશો નહીં. વધારાના તથ્યો, તારીખો, વગેરે.

સામગ્રીની રજૂઆતની વાણી અને શૈલી પર ધ્યાન આપો. જો આ એક સત્તાવાર દસ્તાવેજ છે, તો પછી પત્ર લખવામાં આવે છે વ્યવસાય શૈલી. તે અનુમાન કરવા યોગ્ય છે કે સરનામાંને આવા ઘણા પત્રો પ્રાપ્ત થાય છે, અને તેની પાસે દરેકને વિગતવાર જાણવા માટે પૂરતો સમય નથી. તેથી, સામગ્રી બિનજરૂરી અતિશયોક્તિ અને રંગ વિના સંક્ષિપ્તમાં, સઘન રીતે રજૂ થવી જોઈએ. ફક્ત આ કિસ્સામાં તમે પ્રાપ્તકર્તા તરફથી ઝડપી પ્રતિસાદ પર વિશ્વાસ કરી શકો છો.

નિષ્કર્ષમાં, તમારે તમારી પોતાની ઇચ્છાઓ સૂચવવાની જરૂર છે (ક્યારેક વિનંતી સાથે), જે કહેવામાં આવ્યું છે તેનો સારાંશ આપવા માટે. તે વાંચ્યા પછી બહાર આવ્યું છે આ ભાગસત્તાવાર પત્ર, સંબોધનકર્તાએ વર્તમાન પરિસ્થિતિ (સમસ્યા)માંથી બહાર નીકળવાના માર્ગ માટે તમારી દરખાસ્ત જોવી જોઈએ. તે ફક્ત તેની સાથે સંમત થઈ શકે છે, અથવા પોતાનો વિકલ્પ પસંદ કરી શકે છે.

સત્તાવાર પત્ર ફરજિયાત હસ્તાક્ષર અને તૈયારીની તારીખ સાથે સમાપ્ત થાય છે. તમે સત્તાવાર પત્રોના કેટલાક નમૂનાઓનો અભ્યાસ કરીને આ જોઈ શકો છો.

મોકલતા પહેલા, દસ્તાવેજને ફરીથી વાંચવાની ખાતરી કરો, તપાસો કે વિગતો મેળ ખાય છે અને સંદેશ યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ થયેલો છે. પ્રસ્તુતિની સાક્ષરતાનું મૂલ્યાંકન કરવાનું ભૂલશો નહીં, ટેક્સ્ટ કયા ફોન્ટમાં છપાયેલ છે (શું તે વાંચવું સરળ છે), વગેરે.

બસ એટલું જ. તે તારણ આપે છે કે સત્તાવાર દસ્તાવેજ દોરવાનું એટલું મુશ્કેલ નથી. આ કરવા માટે, ફક્ત જરૂરી ફોર્મ લો, જ્યાં અમુક લાક્ષણિકતાઓ પહેલેથી જ લાગુ કરવામાં આવી છે, તેને ઉપર વર્ણવેલ નિયમો અનુસાર ભરો અને તેને સરનામાંને મોકલો. જો તમારી પાસે હજુ પણ પ્રશ્નો હોય, તો તમે તેમને "ટિપ્પણીઓ" વિભાગમાં પોસ્ટ કરીને તેમના જવાબો મેળવી શકો છો.

શું તમે તમારા મિત્રો અને પરિચિતોને સત્તાવાર દસ્તાવેજોને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે તૈયાર કરવા તે વિશે પહેલેથી જ કહ્યું છે? જો નહીં, તો કૃપા કરીને તેમની સાથે આ સમીક્ષાની લિંક શેર કરો. આ કરવા માટે તમારે કી પર ક્લિક કરવાની જરૂર છે સામાજિક નેટવર્ક્સ, જેમાં તમે નોંધાયેલા છો, અને તમારા વ્યક્તિગત પૃષ્ઠ પર માહિતી ઉમેરવા માટે સંમત થાઓ છો. આ મેનિપ્યુલેશન્સ હાથ ધરવાથી, તમે લોકોને આ સમીક્ષા જોવાની મંજૂરી આપશો, તેનાથી પોતાને પરિચિત કરશો અને તમામ પ્રકારના દસ્તાવેજોને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે ભરવા તે શીખી શકશો.

હું તમને વિદાય આપતો નથી, પરંતુ કહું છું: "ગુડબાય." માહિતી વ્યવસાય પર મારી રચનાઓના વાચકો તરીકે તમને ફરીથી જોઈને મને આનંદ થશે. હું આશા રાખું છું કે મારી સમીક્ષાઓ તમને મહાન કાર્યો માટે પ્રેરિત કરશે અને તમને પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરશે ઉપયોગી માહિતી.

શ્રેષ્ઠ સાદર, એલેના ઇઝોટોવા.

આઉટગોઇંગ પત્રવ્યવહારની પ્રક્રિયા માટેની આવશ્યકતાઓ છે: ખાસ જરૂરિયાતો. આ એ હકીકતને કારણે છે કે તે માહિતીપ્રદ અને સંદર્ભ પ્રકૃતિનું છે. સર્વિસ લેટર બનાવતી વખતે, GOST R 6.30-2003 “યુનિફાઇડ ડોક્યુમેન્ટેશન સિસ્ટમ્સની આવશ્યકતાઓને ધ્યાનમાં લેવી યોગ્ય છે. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોની એકીકૃત સિસ્ટમ. કાગળ માટેની આવશ્યકતાઓ" અને સંસ્થાના સ્વરૂપોનો ઉપયોગ કરો. વિગતો માટે, તમારે GOST R 6.30-2003 નો સંદર્ભ લેવો આવશ્યક છે (07/01/2018 થી તમારે GOST R 7.0.97-2016 નો સંદર્ભ લેવાની જરૂર પડશે). આ તમને દસ્તાવેજનું સ્પષ્ટ માળખું જાળવવા અને વ્યવસાયિક સંદેશાવ્યવહારની આવશ્યક શૈલી જાળવવા તેમજ વ્યવસાય પત્રની વિગતોને યોગ્ય રીતે ગોઠવવાની મંજૂરી આપશે.

એ નોંધવું અગત્યનું છે કે GOST R 6.30-2003 (તેમજ GOST R 7.0.97-2016) સલાહકારી છે અને સંસ્થાઓ પોતે જ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે લેટરહેડ વિકસાવી શકે છે. આ GOST નું પાલન ફક્ત ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ સત્તાવાળાઓ માટે જ ફરજિયાત છે.

દસ્તાવેજના હેડરને કાં તો રેખાંશમાં સ્થિત કરી શકાય છે અથવા તેની કોણીય સ્થિતિ હોઈ શકે છે (પત્ર ફોર્મની વિગતો, ટેલિફોન નંબર અને સંસ્થાઓના સરનામાં સામાન્ય રીતે અહીં સ્થિત છે). વિગતોની ખૂણાની ગોઠવણી સાથેનો નમૂના પત્ર એ આધુનિક ઓફિસ કાર્યમાં સૌથી સામાન્ય વિકલ્પ છે.

ખૂણાની વિગતો સાથે નમૂના પત્ર ફોર્મ

દસ્તાવેજની ટોચ પર તે સૂચવવામાં આવ્યું છે:

• તારીખ;
• સંખ્યા;
• દસ્તાવેજની નોંધણી નંબર અને તારીખનો સંદર્ભ (જો પત્રવ્યવહાર પ્રતિસાદ છે);
• ટેક્સ્ટનું શીર્ષક, એક શબ્દસમૂહમાં જણાવ્યું છે.

સેવા પત્રનું હેડર નોંધણી નંબર હેઠળ સ્થિત છે. તેમાં એડ્રેસીને અપીલ છે. પૂરું નામ અને સરનામાંની સ્થિતિ દસ્તાવેજના ઉપરના જમણા ખૂણામાં સ્થિત હોવી જોઈએ. પ્રાપ્તકર્તા માટે એક સંદેશ મધ્યમાં લખાયેલ છે.

કોની પાસેથી અને કોની પાસે

મોકલનારની કંપનીની વિગતો મોટાભાગે કંપનીના લેટરહેડ પર સૂચવવામાં આવે છે. પત્રવ્યવહારના પ્રાપ્તકર્તાને યોગ્ય રીતે સૂચવવું પણ જરૂરી છે, બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, સરનામાંની વિગતો:

• કંપનીનું નામ;
• માળખાકીય એકમનું નામ કે જેમાં આઉટગોઇંગ પત્રવ્યવહાર મોકલવામાં આવે છે;
• પ્રાપ્તકર્તાની સ્થિતિ;
• પ્રાપ્તકર્તાની અટક અને આદ્યાક્ષરો;
• સંસ્થાનું ટપાલ સરનામું.

કંપનીના લેટરહેડ પરનો નમૂનો પત્ર

એ નોંધવું અગત્યનું છે કે જો સમાન સામગ્રી સાથેનો પત્ર ઘણા પ્રાપ્તકર્તાઓને મોકલવાની જરૂર હોય, તો સૌ પ્રથમ મુખ્ય પ્રાપ્તકર્તાનું સરનામું સૂચવવું જરૂરી છે અને તે પછી જ અન્ય લોકો.

ઉદાહરણ તરીકે:

LLC "એલ્કી-પાલકી"

કાનૂની વિભાગ

મોસ્કો, ઝેલેનાયા શેરી, 5

કોપી

જનરલ ડિરેક્ટર

એલએલસી "ગ્રીન શાખાઓ"

સિમાકોવ વી.એ.

સેન્ટ પીટર્સબર્ગ,

ફ્રુન્ઝ સ્ટ્રીટ, 3

તારીખ અને નંબર

આઉટગોઇંગ ડોક્યુમેન્ટ પર હસ્તાક્ષર કર્યા પછી, તેના પર તારીખની મુદ્રાંકિત કરવામાં આવે છે. તારીખ 05/17/2018 અથવા 17 મે, 2019 ના ફોર્મેટમાં હોઈ શકે છે. દસ્તાવેજમાં તારીખ ઘણી વખત સૂચવવામાં આવી હોય તેવા કિસ્સામાં, તે જ લેખન શૈલી જાળવવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.

સોંપણી નોંધણી નંબરઆઉટગોઇંગ દસ્તાવેજોની નોંધણી માટે સિસ્ટમ અનુસાર થાય છે જે સંસ્થામાં સ્વીકારવામાં આવે છે, અને દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કર્યા પછી જ. નોંધણી નંબરમાં દસ્તાવેજના સીરીયલ નંબરનો સમાવેશ થાય છે, જેને કેસ ઇન્ડેક્સ અથવા અક્ષરો દ્વારા પૂરક બનાવી શકાય છે.

એ નોંધવું અગત્યનું છે કે આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજની નોંધણી તમારા અને તમારા પ્રાપ્તકર્તા બંને માટે મેઇલ પર પ્રક્રિયા કરવાનું સરળ બનાવે છે.

પ્રાપ્ત સત્તાવાર પત્રવ્યવહારનો જવાબ આપતી વખતે, "નોંધણી નંબર અને વિનંતીની તારીખની લિંક" વિગતો ભરવી જરૂરી છે. આ કિસ્સામાં, પ્રતિભાવ પત્ર પ્રાપ્ત સંદેશની તારીખ અને સંખ્યા સૂચવે છે. આ પ્રાપ્તકર્તા કંપનીમાં પત્રવ્યવહારની ઝડપી પ્રક્રિયાને સુનિશ્ચિત કરશે.

કોણ સહી કરે છે

સત્તાવાર પત્રવ્યવહાર મુખ્યત્વે મેનેજરો દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે, અને કાર્યસ્થળમાંથી તેની ગેરહાજરીના કિસ્સામાં - તેના ડેપ્યુટીઓ અથવા અન્ય અધિકારીઓ દ્વારા જે તેની ગેરહાજરી દરમિયાન મેનેજરની ફરજો બજાવે છે.

એ નોંધવું અગત્યનું છે કે આધુનિક વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર ફક્ત મેઇલ દ્વારા જ નહીં, પણ ટેલિગ્રાફ, ફેક્સ અને ઇમેઇલ દ્વારા પણ મોકલવામાં આવે છે.

શું મારે કલાકારને સૂચવવાની જરૂર છે?

દરેક વ્યવસાયિક સંદેશ પર કંપનીના વડા અથવા તેના અધિકૃત અધિકારીઓ દ્વારા હસ્તાક્ષર કરવામાં આવે છે તે હકીકત હોવા છતાં, પત્રવ્યવહાર પોતે એક સામાન્ય સામાન્ય કર્મચારી, એટલે કે, એક્ઝિક્યુટિવ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે. તે તેનું નામ અને સંપર્ક માહિતી છે જે અમે આ ભાગમાં સૂચવીએ છીએ.

કલાકાર વિશેની માહિતી હંમેશા છેલ્લી લીટીઓમાં ખૂબ જ તળિયે સ્થિત હોય છે. કર્મચારીનું સંપૂર્ણ નામ, આશ્રયદાતા અને અટક નવી લાઇન પર તેના સંપર્ક ફોન નંબર સાથે લખાયેલ છે, અને તેનાથી પણ નીચે - તેનું ઇમેઇલ સરનામું. અમે ફોન્ટ સમાન છોડીએ છીએ.

ત્યાં કોઈ સ્ટેમ્પ છે?

પત્રો પર સામાન્ય રીતે સ્ટેમ્પ લગાવવામાં આવતું નથી, પરંતુ જો આઉટગોઇંગ પત્રવ્યવહાર સત્તાવાર પ્રકૃતિનો હોય, જે સંસ્થાના લેટરહેડ પર જારી કરવામાં આવે અને કોઈ વ્યક્તિ અથવા અન્ય સંસ્થા સાથે કાનૂની સંબંધોમાં પ્રવેશવાનો અને પત્રમાં દર્શાવેલ તમામ હોદ્દાઓ માટે જવાબદાર હોય, તો મેનેજમેન્ટ ઉમેરવા માંગે છે. સીલના સ્વરૂપમાં વધારાની વિગતો.

પત્રો અનાદિ કાળથી લખાતા આવ્યા છે અને આજ સુધી લખાય છે. તેઓ લોકો વચ્ચેના સંદેશાવ્યવહારના સાધન તરીકે સેવા આપે છે, ઇન્ટરલોક્યુટરને સારને સ્પષ્ટપણે પહોંચાડવામાં મદદ કરે છે, જે તેને લખવાનું કારણ હતું. આ લેખમાં આપણે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારના વિવિધ પ્રકારો જોઈશું અને વ્યવસાયિક પત્રોને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે કંપોઝ કરવા તે શીખીશું.

કોઈપણ વ્યવસાયિક પત્રને યોગ્ય રીતે કંપોઝ કરવા માટે, તમારે તેના સારને સ્પષ્ટપણે જણાવવા અને તેને યોગ્ય રીતે સંરચિત કરવામાં સક્ષમ બનવાની જરૂર છે. વ્યાપાર પત્રવ્યવહારકંપની દ્વારા તેના પોતાના લોગો અને સરનામા સાથે મંજૂર કરાયેલા ફોર્મ પર હાથ ધરવામાં આવે છે. ઉપલા જમણા ખૂણામાં, પ્રાપ્તકર્તા કંપનીના વડાનું સ્થાન અને નામ ધરાવતું હેડર ભરો. હેડરના અંતે તે કહે છે સંક્ષિપ્ત માહિતીમોકલનાર વિશે. અજાણી વ્યક્તિ, સરનામું આના જેવું દેખાઈ શકે છે: "પ્રિય શ્રી ઇવાનવ!" તે ધ્યાનમાં રાખવું આવશ્યક છે કે આ કિસ્સાઓમાં શ્રી શબ્દનું સંક્ષિપ્ત સ્વરૂપ અથવા છેલ્લું નામ અને પ્રથમ નામને બદલે આદ્યાક્ષરો મૂકવા અસ્વીકાર્ય છે. સંક્ષિપ્ત સ્વરૂપમાં પત્રનો સાર અભિવ્યક્ત કરવો એ પ્રસ્તાવનાનું કાર્ય છે. મોટેભાગે તેમાં એક ફકરાનો સમાવેશ થાય છે. પ્રસ્તાવના વાંચ્યા પછી, પ્રાપ્તકર્તાને પહેલાથી જ પત્રની સામગ્રીની ટૂંકી સમજ હોવી જોઈએ. તે પછી, મુખ્ય ટેક્સ્ટ શરૂ થાય છે, જેમાં ઘણા ફકરાઓ હોય છે. ટેક્સ્ટમાં સંક્ષિપ્તમાં પરિસ્થિતિ વિશે તમારા વિચારો વ્યક્ત કરવા જોઈએ. તે સલાહભર્યું છે કે મુખ્ય ટેક્સ્ટ ચાર ફકરાઓથી વધુ ન હોય. પત્ર એક નિષ્કર્ષ સાથે સમાપ્ત થવો જોઈએ, જે પત્રના પરિણામોનો ટૂંકમાં સારાંશ આપે છે, પ્રેષકનું નામ અને સ્થિતિ દર્શાવતી તારીખ અને સહી મૂકે છે. અપીલ લખવાના કારણને આધારે, કેટલીકવાર તેને આ શબ્દો સાથે સમાપ્ત કરવું યોગ્ય છે: "આપની તમારી!", "વધુ સહકારની આશા સાથે," વગેરે.વ્યવસાયિક પત્રોના સૌથી સામાન્ય પ્રકારોમાંનું એક છે

ગેરંટી પત્ર

. તેના મુખ્ય લખાણમાં, લેખક એક અથવા બીજા વચનની પરિપૂર્ણતાની બાંયધરી આપે છે, ગેરંટીની પરિપૂર્ણતા માટેની અંતિમ તારીખની ઘોષણા કરે છે અને વોરંટી જવાબદારીઓના ઉલ્લંઘનના કિસ્સામાં તેણે ચૂકવવા પડશે તે દંડની રકમ સ્થાપિત કરે છે.અહીં ડાઉનલોડ કરી શકાય છે. કૃતજ્ઞતાના પત્રોવ્યવસાયના પ્રકારોમાંથી એક પણ છે, પરંતુ પહેલેથી જ વ્યક્તિગત શ્રેણીમાંથી. તેઓ કંપનીના લેટરહેડ પર જારી કરી શકાય છે અથવા

શુભેચ્છા કાર્ડ

. મુખ્ય ટેક્સ્ટમાં સંબોધનકર્તાને અભિનંદનનો સમાવેશ થવો જોઈએ, જે પત્રને જન્મ આપનાર અને પ્રાપ્તકર્તાની ઉત્કૃષ્ટ સિદ્ધિઓની સૂચિ દર્શાવે છે.અમારી વેબસાઇટ પર. ભલામણના પત્રોમોટેભાગે તેઓ મેનેજર વતી એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારી માટે દોરવામાં આવે છે. તેઓ વિશે માહિતી સમાવે છે

શ્રેષ્ઠ ગુણો

કર્મચારી, તેની યોગ્યતાઓ અને સિદ્ધિઓ. સામાન્ય રીતે, આવા પત્રોમાં, અગાઉના એમ્પ્લોયર તેના કર્મચારી માટે ભાવિ એમ્પ્લોયરને ખાતરી આપવા માટે તૈયાર છે. અહીં ડાઉનલોડ કરો.માત્ર સંસ્થાઓએ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર કરવાનું નથી. નોકરીની શોધ કરતી વખતે, તમારે પણ અનુસરવું આવશ્યક છે

વ્યવસાય શિષ્ટાચાર- મેનેજમેન્ટ પ્રવૃત્તિઓ હાથ ધરવા, માહિતી રેકોર્ડ કરવા અને પ્રસારિત કરવાના મુખ્ય માધ્યમો. દસ્તાવેજની મદદથી, વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓનું સંકલન કરવામાં આવે છે અને માહિતી એકઠી કરવામાં આવે છે. મોટી સંસ્થામાં, સૂચનાઓ સામાન્ય રીતે દોરવામાં આવે છે જે સૂચવે છે કે કોણ સત્તાવાર રીતે દસ્તાવેજો લખે છે, કોણ કોને અને કયા કિસ્સાઓમાં જાણ કરે છે, કોણ કોને માહિતી પ્રસારિત કરે છે, વગેરે. એક સૌથી મહત્વપૂર્ણ માર્ગોમાહિતીના સ્થાનાંતરણનું ઔપચારિકકરણ પ્રમાણભૂત સ્વરૂપો (સ્વરૂપો) છે. ફોર્મનો ફાયદો એ છે કે તેને ભરનાર વ્યક્તિએ ક્યારે, કેવી રીતે અને કઈ માહિતી આપવાની જરૂર છે તે વિશે વિચારવાની જરૂર નથી. આ કિસ્સામાં; આ ઘણો સમય બચાવે છે.

વ્યવસાયિક જીવનમાં પત્રવ્યવહારનો હિસ્સો ઘણો મોટો છે.

યોગ્ય રીતે સંકલિત, તે નીચેની આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરે છે:

• પ્રસ્તુતિની વિશ્વસનીયતા અને નિરપેક્ષતા;
• માહિતીની સંપૂર્ણતા;
• પ્રસ્તુતિની સંક્ષિપ્તતા (વ્યવસાયિક પત્ર એક પૃષ્ઠ કરતાં વધુ ન લેવો જોઈએ);
• તર્ક અને વર્ણનનો અભાવ;
• પ્રસ્તુતિના સ્વરની તટસ્થતા, પરંતુ તે જ સમયે સદ્ભાવના, અસભ્યતા અને વક્રોક્તિની ગેરહાજરી, દંભીપણું, ખોટી નમ્રતા;
• પરિસ્થિતિ અને તથ્યોના ભાવનાત્મક-અભિવ્યક્ત આકારણીને બદલે તાર્કિક માધ્યમોનો ઉપયોગ.

વ્યવસાયિક પત્રોના ઘણા પ્રકારો છે. આમ, ચેતવણી, રીમાઇન્ડર, આમંત્રણ, પુષ્ટિકરણ, ઇનકાર, કવરના પત્રો, બાંયધરી, માહિતી, સૂચનાના પત્રો અને ઓર્ડર ધરાવતા પત્રોને ફરજિયાત લેખિત જવાબની જરૂર નથી. જવાબ વિનંતી, અપીલ, દરખાસ્ત, વિનંતી, માંગ સાથે પત્રમાં લખવો આવશ્યક છે.

વ્યાપાર લેખન નીતિશાસ્ત્ર

વ્યવસાયિક પત્રના લેખકનો અનાદર, ભલે તે ઢાંકપિછોડો હોય, પણ સંબોધક હંમેશા અનુભવે છે, જે સ્થાયી બને છે. નકારાત્મક વલણસંદેશની સમજાવટની દેખીતી રીતે દોષરહિત પદ્ધતિઓ હોવા છતાં, પત્ર અને તેના લેખકને.

ઇનકાર ધરાવતો પત્ર વાંચતી વખતે તમારે ખાસ ધ્યાન રાખવાની જરૂર છે. તમે ઇનકારના નિવેદન સાથે આવા પત્રની શરૂઆત કરી શકતા નથી. પ્રથમ, ખાતરીપૂર્વકના ખુલાસાઓ આપવી જોઈએ. નીચેના સૂત્રોનો ઉપયોગ કરો: "તમારી વિનંતી નીચેના કારણોસર મંજૂર કરી શકાતી નથી..."; "કમનસીબે, તમારી વિનંતીને સંતોષવી શક્ય નથી..."; "અમે ખૂબ જ દિલગીર છીએ, પરંતુ અમે તમારી વિનંતીને સંતોષી શકતા નથી...", વગેરે. આ સૂત્રનું સ્થાન પત્રના છેલ્લા ફકરામાં છે. આ કિસ્સામાં, તમારે આ નિયમ યાદ રાખવાની જરૂર છે: "ઈનકાર બનાવતી વખતે, મિત્ર અથવા ગ્રાહકને ગુમાવવાથી સાવચેત રહો."

વિનંતીનો ઇનકાર અથવા ઓફરનો અસ્વીકાર ધરાવતા પ્રતિભાવ પત્ર માટે અહીં નમૂના યોજના છે:

• વિનંતીનું પુનરાવર્તન - સરનામે ખાતરી કરવી આવશ્યક છે કે તેનો પત્ર કાળજીપૂર્વક વાંચવામાં આવ્યો છે અને તેની વિનંતીનો સાર સચોટ રીતે સમજી શકાય છે;
• શા માટે વિનંતી મંજૂર કરી શકાતી નથી અથવા શા માટે ઓફર સ્વીકારી શકાતી નથી તે કારણો તર્કસંગત છે અને મનોવૈજ્ઞાનિક તૈયારીઅનુગામી ઇનકાર માટે સરનામું;
• પ્રસ્તાવના ઇનકાર અથવા અસ્વીકારનું નિવેદન એ ઇનકાર ફોર્મ્યુલા છે.

વ્યવસાયિક પત્રની ભાષા

શિક્ષણવિદ ડી.એસ. લિખાચેવ, રશિયન ભાષાના તેજસ્વી નિષ્ણાત, તેમના યુવાન સાથીદારો માટેના મેમોમાં "સારી ભાષા પર વૈજ્ઞાનિક કાર્ય" લખ્યું:" સારી ભાષાવાચક દ્વારા ધ્યાન આપવામાં આવતું નથી. વાચકે ફક્ત વિચારની નોંધ લેવી જોઈએ, પરંતુ તે ભાષામાં નહીં કે જેમાં વિચાર વ્યક્ત કરવામાં આવે છે."

ઘણા વર્ષોના અનુભવથી લેખનમાં આત્મવિશ્વાસ શક્ય છે. શરૂઆતમાં તેનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે વ્યવહારુ સલાહનિષ્ણાતો:

• પસંદ કરવું જોઈએ સરળ શબ્દો, પરંતુ ભાષાને નબળી પાડશો નહીં;
• વિશેષણો કરતાં ક્રિયાપદોનો વધુ ઉપયોગ કરો: આ રીતે લખાણ ગતિશીલ અને તે જ સમયે અસ્પષ્ટ હશે;
• દૂરથી પ્રારંભ કરશો નહીં, વિષયથી વિચલિત થશો નહીં, ઘણી બધી વિગતોનું વર્ણન કરશો નહીં;
• લાંબા નિવેદનો ટાળો: તેઓ અવિશ્વસનીય છે, તેથી તમારે સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ અને ઓછામાં ઓછા ગૌણ કલમોનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ;
• એક વાક્યમાંથી બીજામાં સંક્રમણ તાર્કિક અને સ્વાભાવિક હોવું જોઈએ, "અનાદ્ય";
• દરેક લેખિત શબ્દસમૂહને કાન દ્વારા તપાસો;
• લઘુત્તમ સર્વનામોનો ઉપયોગ કરો જે તમને તેઓ શું સૂચવે છે, તેઓ કયા શબ્દને "બદલે છે" (ખાસ કરીને લખો, અને "આ વિશે," "તે," "તે/તે/તેઓ," વગેરે નહીં.

વ્યવસાયિક પત્ર સાક્ષર અને શૈલીયુક્ત રીતે સાચો હોવો જોઈએ.

વ્યવસાયિક પત્રનું ફોર્મેટિંગ

સંસ્થાના લેટરહેડ પર હંમેશા સત્તાવાર પત્ર લખવામાં આવે છે.

આઉટગોઇંગ લેટરના ઉપરના ડાબા ખૂણામાં (એટલે ​​કે સંસ્થા તરફથી મોકલવામાં આવેલ) આઉટગોઇંગ નંબર દર્શાવેલ છે, જે સંસ્થાના ડોક્યુમેન્ટ લોગમાં નોંધાયેલ છે. પત્ર લખવામાં આવ્યો હતો તે તારીખ દર્શાવવી આવશ્યક છે. ઉપલા જમણા ખૂણામાં સંસ્થાનું નામ (નોમિનેટીવ કિસ્સામાં), સરનામાંની સ્થિતિ અને તેનું છેલ્લું નામ છે. નીચલા ડાબા ખૂણામાં મેનેજરની સ્થિતિ, અટક અને હસ્તાક્ષર છે, અને નીચે 2 સેમી - પત્રના વહીવટકર્તાની અટક (આદ્યાક્ષરો વિના) અને તેનો ટેલિફોન નંબર.

આવશ્યક અને દૃષ્ટિની રીતે, પત્રની સામગ્રીમાં ઘણા બ્લોક્સનો સમાવેશ થાય છે: o પત્રનું સૂત્ર - વિનંતીનો સાર શું છે; o વિનંતીનું વાજબીપણું; o સહાયક માહિતી.

તમારા પ્રતિભાવ પત્રમાં તમારે તેના માટે નમ્ર સંદર્ભ આપવો જોઈએ છેલ્લો પત્ર. જો આ પત્ર વિદેશી ભાગીદાર સાથે પત્રવ્યવહાર ખોલે છે, તો તમારે સંસ્થાનો પરિચય આપવાની જરૂર છે, ક્ષેત્રમાં તેના હેતુ અને ઉદ્દેશ્યોનું વર્ણન કરો. આંતરરાષ્ટ્રીય પ્રવૃત્તિઓ. પત્રનો આ ભાગ અત્યંત સંક્ષિપ્ત છે, કારણ કે સંસ્થા વિશેની મૂળભૂત માહિતી પત્ર સાથે જોડાયેલ પુસ્તિકામાં આપવી જોઈએ (જેની લિંક પત્રમાં જરૂરી છે). આવા પત્રનો અંત સહકાર માટે કૃતજ્ઞતા અને/અથવા ભવિષ્યમાં આવી આશાની અભિવ્યક્તિ સાથે થવો જોઈએ. એક સાબિત સૂત્ર છે "આપણી તમારું (તમારું નામ)"

સારી લેખિત ભાષણ માટે શબ્દોનો મોટો સ્ટોક અને તેને જોડવાની ક્ષમતાની જરૂર હોય છે, જેના માટે કાલ્પનિકનું વ્યવસ્થિત અને કાળજીપૂર્વક વાંચન જરૂરી છે. વૈજ્ઞાનિક સાહિત્ય. માનવતાવાદી જ્ઞાન સાથે સતત ખોરાક આપ્યા વિના, એક સંપૂર્ણ કક્ષાનો નેતા ઉભરી શકશે નહીં. આ પ્રસિદ્ધ મેનેજમેન્ટ વિદ્વાન લી આઇકોકાનું નિષ્કર્ષ છે: “વર્ષોથી, જ્યારે મારા બાળકોએ પૂછ્યું કે શું ભણવું, ત્યારે મારી સતત સલાહ હતી કે તેઓએ માનવતામાં સારું શિક્ષણ મેળવવું જરૂરી છે... મુખ્ય વસ્તુ મજબૂત બનાવવાની છે. સાહિત્યના ક્ષેત્રમાં જ્ઞાનનો પાયો, મૌખિક અને લેખિત ભાષણમાં સારી રીતે નિપુણતા મેળવવી."

વ્યવસાયિક પત્ર તમારો છે સત્તાવાર પ્રતિનિધિ. સામગ્રી ઉપરાંત, વ્યવસાયિક પત્રને યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, જેમ કે જાણીતું છે, "તમને તમારા કપડાં દ્વારા આવકારવામાં આવે છે." ચાલો બિઝનેસ લેટર લખવાની પ્રક્રિયા જોઈએ.

ફોર્મ

સંસ્થાના સત્તાવાર લેટરહેડ પર વ્યવસાય પત્ર જારી કરવો આવશ્યક છે. ફોર્મના હેડર અને ફૂટર્સમાં નીચેની માહિતી હોવી આવશ્યક છે:

• સંસ્થાનું નામ;
• સંસ્થાનું ભૌતિક સરનામું;
• ટેલિફોન અને ફેક્સ;
• વેબસાઇટ અને ઈ-મેલ.

ફોર્મમાં સંસ્થાની વિગતો અને તેનો લોગો પણ હોઈ શકે છે.

આ બધી માહિતી રાખવાથી પ્રાપ્તકર્તા પ્રેષકને ઝડપથી ઓળખી શકે છે અને સાચા સરનામે જવાબ પત્ર મોકલી શકે છે.

ક્ષેત્રો

વ્યવસાયિક પત્રમાં માર્જિન હોવું આવશ્યક છે: ડાબી બાજુ - લગભગ ત્રણ સેન્ટિમીટર, જમણી બાજુ - લગભગ દોઢ. અમે તમને માનક Microsoft Word ફોર્મ્સનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપીએ છીએ. સંભવતઃ સંભવતઃ નોંધો માટે ક્ષેત્રો જરૂરી છે જે સરનામું કરશે, તેમજ આર્કાઇવ ફોલ્ડરમાં પત્ર ફાઇલ કરવા માટે.

નોંધણી નંબર

પત્રનો નોંધણી નંબર, જેમાં મેનેજર દ્વારા પત્ર પર હસ્તાક્ષર કર્યાની તારીખનો સમાવેશ થાય છે, તે તમારી સુવિધા માટે જરૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે બીજી સંસ્થાને પત્ર મોકલવાનું નક્કી કર્યું અને તેને તારીખ અને નંબર સોંપ્યો નથી. અને જો આ કંપનીને દિવસમાં હજારો પત્રો મળે છે, તો તમે તમારા સંદેશના ભાવિને કેવી રીતે ટ્રૅક કરશો? સામાન્ય રીતે તારીખ અને નંબર દ્વારા શોધવામાં આવે છે. આ ખાસ કરીને સરકારી એજન્સીઓ માટે સાચું છે. તેના પોતાના આઉટગોઇંગ નંબર ઉપરાંત, પ્રતિભાવ પત્રમાં આવનારા પત્રની સંખ્યા વિશેની માહિતી પણ હોવી જોઈએ કે જેના પર તે પ્રતિસાદ છે. નોંધણી નંબર પત્રના ઉપરના ડાબા ખૂણામાં મૂકવામાં આવે છે. સ્વાભાવિક રીતે, કોઈપણ સંસ્થામાં, ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ પત્રો કાળજીપૂર્વક રેકોર્ડ કરવા આવશ્યક છે.

ઉદાહરણ:

સંદર્ભ 28 જુલાઈ, 2008 ના પ્રવેશદ્વાર પર નં. 546. 25 જુલાઈ, 2008ના રોજ નં. 321

લેટર હેડર

પત્રનું હેડર, જેમાં સરનામાંને અપીલ કરવામાં આવી છે, તે નોંધણી નંબરની નીચે મૂકવામાં આવે છે અને સામાન્ય રીતે નીચે પ્રમાણે ફોર્મેટ કરવામાં આવે છે: પત્રના ઉપરના જમણા ખૂણામાં સરનામાંની સ્થિતિ અને સંપૂર્ણ નામ લખવામાં આવે છે. અપીલ પોતે પત્રની મધ્યમાં દોરવામાં આવે છે અને સમાપ્ત થાય છે ઉદ્ગારવાચક બિંદુ. હેડર બોલ્ડમાં હોઈ શકે છે.

ઉદાહરણ:

જનરલ ડિરેક્ટર
એલએલસી "રસવેટ"
મિલોસ્લાવસ્કી પી.એન.

પ્રિય પાવેલ નિકોલાવિચ!

ફોન્ટ

પત્રનો ફોન્ટ મૂળભૂત રીતે પ્રાપ્તકર્તા દ્વારા તેની ધારણાને પ્રભાવિત કરે છે. ફોન્ટ બહુ નાનો કે બહુ મોટો ન હોવો જોઈએ. તે જ સમયે, તે સમગ્ર પત્રમાં સમાન હોવું જોઈએ. સ્ટાન્ડર્ડ પ્રેક્ટિસ એ છે કે ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમન ફોન્ટ સાઇઝ 12 નો સિંગલ લાઇન સ્પેસિંગ સાથે ઉપયોગ કરવો. પરંતુ જો તમે જાણો છો કે પ્રાપ્તકર્તાની દૃષ્ટિ નબળી છે, તો ચિંતા બતાવો - પત્રનો ફોન્ટ વધારો.

તમે વ્યક્તિગત વ્યવસાયિક પત્રો (આમંત્રણ, અભિનંદન, શોક વગેરે) માટે ફોન્ટની પસંદગીનો વધુ સર્જનાત્મક રીતે સંપર્ક કરી શકો છો.

શીટ નંબરિંગ

શીટ નંબરિંગ ખાસ કરીને 2 પૃષ્ઠો કરતાં લાંબા અક્ષરો માટે અને ખાસ કરીને જોડાણો ધરાવતા અક્ષરો માટે મહત્વપૂર્ણ છે. માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ ટેક્સ્ટ એડિટરમાં શીટ્સને નંબર આપતી વખતે, અમે ભલામણ કરીએ છીએ કે તમે "હેડર/ફૂટર" - "ઑટોટેક્સ્ટ શામેલ કરો" - "પેજ" ફંક્શનનો ઉપયોગ કરો. દરેક વસ્તુની સંખ્યા. આ પ્રાપ્તકર્તાને પત્રના કુલ વોલ્યુમનું યોગ્ય રીતે મૂલ્યાંકન કરવાની અને તેના પૃષ્ઠોના ક્રમને ગૂંચવશે નહીં.

નંબરિંગ શીટના નીચલા જમણા ખૂણામાં મૂકવામાં આવે છે.

કલાકાર માહિતી

કોન્ટ્રાક્ટર વિશેની માહિતી કંપનીના ટોચના મેનેજરો અને વિભાગના વડાઓ દ્વારા હસ્તાક્ષર કરાયેલ તમામ વ્યવસાયિક પત્રોમાં હોવી આવશ્યક છે. આ પ્રાપ્તકર્તાને મોકલનાર કંપનીમાં સમસ્યાના ઉકેલ માટે જવાબદાર ચોક્કસ નિષ્ણાતને ઝડપથી શોધવાની મંજૂરી આપશે.

કોન્ટ્રાક્ટર વિશેની માહિતીમાં તેનું આખું નામ હોવું આવશ્યક છે (પ્રાધાન્યમાં સંપૂર્ણ, અન્યથા તમારા સમકક્ષ માટે શરૂ કરવું મુશ્કેલ બનશે. ટેલિફોન વાતચીત, જે શોધવા માટે જરૂરી હોઈ શકે છે વધારાની માહિતી) અને નંબર સંપર્ક ફોન નંબર- કામ અથવા મોબાઇલ. ઇમેઇલ સરનામું પ્રદાન કરવાની પણ સલાહ આપવામાં આવે છે.

હસ્તાક્ષર પછી પત્રના અંતમાં કલાકાર વિશેની માહિતી લખવામાં આવે છે. તેના ફોન્ટનું કદ પત્રના મુખ્ય લખાણના ફોન્ટ કરતાં એક કે બે એકમ નાનું હોવું જોઈએ.

અરજીઓ

જો પત્રમાં જોડાણો હોય, તો તે અલગ શીટ્સ પર દોરવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં, શીટ્સની સંખ્યા સમગ્ર દસ્તાવેજ માટે સામાન્ય અથવા મુખ્ય અક્ષર અને દરેક જોડાણ માટે અલગ હોઈ શકે છે. હસ્તાક્ષર પહેલા મુખ્ય પત્રના મુખ્ય ભાગમાં જોડાણો વિશેની માહિતી હોવી જોઈએ.

ઉદાહરણ:

આ પત્ર સાથે 3 શીટ્સ પર 2 દસ્તાવેજો જોડાયેલા છે:
1. બે નકલોમાં પૂર્ણ થયેલ કાર્ય માટે સ્વીકૃતિ પ્રમાણપત્ર;
2. ઇન્વૉઇસેસ.

આપની, ચીફ એકાઉન્ટન્ટફર્નિચર ફેક્ટરી "બોલ્શેવિચકા" વાસિલીવા એન.કે.