La legislación laboral establece la obligación de familiarizar a los empleados de nueva contratación con actos locales que operan en esta organización.
Cómo realizar este trámite, en qué forma y en qué plazo, lo describiremos a continuación.
Maneras de conocer
Cada empleado de la organización debe estar familiarizado personalmente con todos los documentos locales relacionados con sus actividades laborales.
Dichos documentos incluyen:
programa de vacaciones;
acuerdo colectivo;
descripción del trabajo;
regulaciones de bonificación;
reglamento interno de trabajo;
otros documentos aceptados por el empleador.
El hecho de la familiarización puede confirmarse mediante la firma del empleado en un documento separado, que puede incluir:
aplicación que es parte contrato de empleo;
revista de familiarización. Es recomendable redactar este documento cuando un empleado esté estudiando varios actos;
una hoja de familiarización con la normativa local y su muestra. Ocurre con mayor frecuencia y se adjunta a cada ley local (esta opción es adecuada para organizaciones con una pequeña cantidad de personal).
La familiarización debe ocurrir antes de firmar un contrato con el empleador. No importa en qué forma se le proporcionó LNA al empleado. Puede ser un documento impreso o enviado a través de Correo electrónico, utilizado en grandes organizaciones.
Si el empleador violó las normas previstas por la legislación laboral y no familiarizó al empleado con los actos necesarios, entonces podrá incurrir en responsabilidad administrativa.
EN en este caso el empleador enfrentará una multa administrativa por violar las normas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y, si la infracción se repite, el monto de la multa aumentará significativamente.
Hoja de familiarización con las normativas locales, llenado de muestras.
Este documento es un anexo al acto local de la organización e incluye la siguiente información:
el encabezado del documento indica el nombre de la organización que adoptó el acto y su forma organizativa y jurídica;
el nombre del acto con el que se familiarizará el empleado antes de firmar el contrato de trabajo;
Esta hoja la llena a mano el empleado y se emite por separado para cada documento. Es decir, si la organización tiene tres leyes locales que se relacionan con los empleados, sus derechos y responsabilidades, entonces el empleado debe familiarizarse con las tres leyes y completar tres hojas de familiarización con ellas.
Se puede redactar la misma hoja no solo para el propio acto reglamentario, sino también para el contrato de trabajo. Su estructura no diferirá salvo que se indique el número y fecha del acuerdo al que se adjunta.
El registro de familiarización de los empleados con las leyes locales contiene varias tablas, cada una de las cuales se relacionará con una ley específica.
A continuación encontrará una hoja de muestra para familiarizarse con las normativas locales, cuya versión puede descargar de forma gratuita.
El diario de registro de actos existe para dejar constancia de la presencia de un tipo específico de documentación. Para agencias gubernamentales es obligatorio completarlo. Las empresas privadas lo realizan sólo cuando es necesario. Su actitud hacia este tipo de revistas es mucho más sencilla. Sin embargo, estas marcas pueden resultar útiles a la hora de defender la posición de la empresa ante los tribunales y durante diversos tipos de inspecciones.
ARCHIVOS
Normalmente, el diario de registro de actos se ingresa en el sistema de flujo de documentos de la empresa cuando se redactan los actos. un gran número de. Si luego es necesario encontrar un acto específico, esto se puede hacer rápidamente con la ayuda de la revista.
tipos
Dado que existen muchos tipos de actos, también existen muchos registros para registrarlos. Si una organización redacta una gran cantidad de un tipo de acto, por ejemplo, inspecciones de seguridad laboral, entonces sería lógico introducir una revista especial para ellos. Y así con todas las variedades. Hay casos en los que se colocan muchos en un solo cargador. diferentes tipos hechos. Esta práctica es común en pequeñas y microorganizaciones.
Se distinguen los siguientes tipos de actos:
- Probando algo. Sistemas, muestras, tecnologías.
- Entrega y aceptación de algo. Se pueden entregar y aceptar bienes materiales, documentos y cualquier trabajo importante para la empresa.
- Registro.
- Transferencias. Para uso temporal o entre divisiones de una misma empresa.
- Destrucción de recursos materiales o documentos.
- Permitiendo cualquier acción.
- Prohibitivo.
- Revisiones.
- Servicios prestados y trabajos realizados, enumeran acciones específicas de la organización del contratista.
- Violaciones de cualquier norma adoptada en el país, región o empresa.
- Inventario. Los actos de este tipo son redactados por una comisión especialmente convocada.
- Constitucion.
- Actos de reconciliación.
- Artículos sobre el reconocimiento de algo.
- Regular y especificar.
- Actos para investigar las causas de accidentes e incidentes.
- Liquidación de empresas.
- La respuesta del fiscal.
Significado
Además del hecho de que la existencia y el mantenimiento de un diario pueden minimizar situaciones desagradables para una organización en los tribunales, puede resultar útil cuando es necesaria una búsqueda rápida.
Nunca puedes descartar el significado de tu trabajo. Factor humano. Si los detalles de un artículo importante se pierden o se ingresan incorrectamente, estos datos siempre se pueden ver en la revista. De esta forma podrá comprobar rápidamente la exactitud de la información proporcionada.
Condiciones de uso
Cada organización elige el formato de registro más aplicable a sus condiciones específicas. Para evitar “reinventar la rueda” cada vez, existen varias formularios estándar. Uno de ellos supone que la tabla principal debe contener información de cierto tipo. Si tomamos como ejemplo el registro de registro de inspecciones de seguridad laboral, tendrá los siguientes campos a completar:
- Número de serie del registro.
- Fecha de la inspección (si hablamos de actos de cualquier inspección). En el caso de cualquier otro tipo de actos, se hace constar la acción que se hace constar en el acta.
- Número del documento registrado.
- Nombre completo y cargo de la persona que realizó la inspección.
- Ejecutor responsable de instrucciones.
Hay revistas más complejas, pero también más universales. No requieren individualización para un caso concreto.
Registro universal de actos
Si el libro está destinado a registrar todo tipo de documentos, y no solo un tipo, entonces puede colocar columnas en la tabla principal con los siguientes nombres:
- Número de serie.
- Fecha de.
- Tipo de acto.
- Breve contenido del documento.
- Nombre completo y cargo del autor del acto. La columna puede ser única o dividida en dos partes.
- ¿Quién estuvo presente cuando se redactó el acta? Esta columna enumera el presidente y los miembros de la comisión que pusieron sus firmas.
- Acciones realizadas con base en el acto.
- Nota. Esto puede contener, por ejemplo, una opinión especial de uno de los miembros de la comisión o notas sobre la presencia de una visa de gerente en el documento registrado.
No existe un formulario estandarizado para dicha revista. Por lo tanto, si una organización decide utilizarlo, debe incluirlo en las políticas contables de la organización.
Además de la tabla principal, el documento debe describir los detalles de la organización que lo mantiene (se indican en la parte superior de cada diario de registro), el período de mantenimiento y los nombres, cargos y firmas de los empleados responsables de mantener. él.
Decoración
La revista consta de una portada y una parte principal. La portada puede ser de hojas A4 normales o de tapa dura. El segundo es más cómodo de usar. El documento sólo puede mantenerse en formulario impreso, ya que requiere las firmas de los responsables. Un requisito obligatorio es indicar el momento de la revista. Estos datos se indican en la portada inmediatamente después del título.
Según las normas existentes, la fecha de finalización puede permanecer en blanco hasta el inicio de un nuevo diario. Normalmente, este tipo de documentación está prevista para 1 año de uso. Esto es conveniente, ya que este es el período que separa dos períodos de presentación de informes en contabilidad. Y es más conveniente almacenar y archivar registros con ese período.
La organización tiene derecho a incluir no toda la documentación en la revista. La excepción son los documentos que son importantes para las organizaciones de inspección, los documentos gubernamentales generalmente aceptados, etc. En otros casos, la decisión de registrar un acto o no la toma la persona responsable del flujo de documentos de la empresa. En cualquier caso, el esquema de acciones en esta materia debe reflejarse en las políticas contables de la organización.
Duración
De acuerdo con las normas vigentes, el plazo de conservación del registro de actos es de 5 años. Si hablamos de cualquier documentación entrante, entonces se puede reducir a 3 años. Todo dependerá de la naturaleza y tipo de los actos registrados, la duración de su validez y conservación. Una vez vencido el plazo de conservación del diario de registro de actos, se convoca una comisión especial para encargarse de la eliminación de los documentos, redacta un justificante y lo destruye.
Actual legislación laboral Implica la obligación de los empleados que acaban de comenzar a trabajar de familiarizarse con la normativa local vigente en el territorio de la empresa. Absolutamente todo empleado debe pasar por el procedimiento de familiarizarse con los documentos básicos relacionados con su actividad laboral.
Dichos documentos incluyen siguiente conjunto de documentos:
- programa de vacaciones;
- calendario de dotación de personal;
- acuerdo colectivo;
- formación profesional;
- seguridad Social;
- secretos comerciales y confidencialidad de la información;
- puesto relacionado con bonificaciones.
De acuerdo con la legislación vigente, el empleador se compromete a proporcionar todos estos actos al empleado para su familiarización.
En el marco de esta documentación, únicamente se tienen en cuenta aquellas provisiones que están directamente relacionadas con las actividades del empleado recién contratado. Esta familiarización debe realizarse Para firma.
Y esto no es sólo una formalidad: si se ignora este requisito, existe la posibilidad de una sanción administrativa en virtud de un artículo relacionado con el incumplimiento de los requisitos de la legislación laboral.
Nadie quiere pagar multas, por lo que el proceso de familiarización debe documentarse y confirmarse con una firma. Comer varias maneras de este evento:
- redactar hojas separadas para fines de revisión y luego adjuntarlas a disposiciones, contratos, pedidos, instrucciones y otros documentos individuales;
- colocar cuadros directamente sobre la hoja;
- creación de una revista especial que regule el procedimiento para familiarizar a los empleados con determinadas normas y otras formas de documentación.
En cuanto a los documentos de pedido relacionados con contratación, vacaciones y otros elementos personalizados, la familiarización con ellos se realiza “bajo firma”, es decir, la confirmación se coloca en el propio documento. En cuanto a las normas internas que afectan a varias personas al mismo tiempo, la situación es mucho más complicada, porque si cada empleado a tiempo completo firma en el papel, simplemente no quedará espacio libre en él.
Por lo tanto, los empleadores deben crear hojas y revistas especiales, que incluyen toda esta información. Estos documentos son especialmente relevantes para grandes empresas con un gran número medio de empleados.
En cuanto a las normas y documentos relacionados con la seguridad de la información personal, deben redactarse estrictamente de acuerdo con Ley Federal N° 152 Ley Federal “Sobre Datos Personales”. Las hojas de familiarización se preparan en forma de plato; esto es necesario para facilitar su llenado. La revista debe ser atado.
Para familiarizarse con los documentos locales. gran cantidad los empleados necesitan ser guiados revista, que se elabora por analogía con hojas y otros papeles.
¿Para qué sirve?
El conocimiento de los empleados de las normas y documentos internos es la clave para un trabajo exitoso y fructífero. Además, la posesión de dicha información garantiza la seguridad en el trabajo y en otras áreas de trabajo. Comer algunas razones, por lo que no debes dejar de familiarizarte con este tipo de documentación:
- Garantía de seguridad en la producción, el comercio y los servicios.
- Conocimiento de las especificaciones del trabajo.
- Tener una idea del proceso laboral.
- Normalización de las relaciones en el equipo.
- Establecer relaciones entre los empleados y la dirección.
- Estructurar las actividades de todos los departamentos.
- Secuencia de trabajo de todos los enlaces.
En cuanto a la necesidad de la revista en sí, está compilada para sistematizar toda la información e integrarla en una sola imagen. El principio de funcionamiento de dicho documento. simple y claro: el empleado se familiariza con las normas y los documentos locales y luego confirma este hecho en un diario especial, poniendo su nombre completo, fecha y luego firma. El diario es conveniente porque contiene una gran cantidad de páginas y puede ser firmado por varios empleados. Un documento de este tipo tendrá una duración de varios años.
¿Qué es LNA? La respuesta a la pregunta está en el vídeo.
Estructura y composición
Si prestamos atención al ejemplo clásico de este documento, podemos concluir que la estructura, composición y forma son lo más sencillo posible. Tradicionalmente, existen bastantes regulaciones locales (LNA) con las que el personal debe estar familiarizado, por lo que conviene asignar varias páginas a cada una de ellas.
Sin embargo, la estructura seguirá siendo la misma e incluirá los siguientes materiales importantes:
- el puesto al que ingresó el empleado recién contratado;
- apellido, así como nombre y patronímico del recién llegado;
- fecha y hora en que se visa el documento;
- Firma personal de cada empleado.
Si se desea se pueden numerar y coser las hojas, pero este aspecto no es estrictamente necesario. Como persona responsable Un especialista en personal suele ser responsable del mantenimiento de dicho documento. Si la organización es pequeña, esta persona puede ser el propio director.
Periodos y procedimientos de almacenamiento.
Por otra parte, cabe mencionar puntos como las características y los plazos de conservación del tipo de documentación en cuestión. Este tema no tiene ninguna regulación legal, por lo que lo resuelve exclusivamente la propia organización.
En la mayoría de los casos, los empresarios fijan períodos de almacenamiento cortos para dichos cargadores y hojas, que ascienden, por ejemplo, a 5 años. Este gran error, porque en la práctica se debe establecer un tiempo de almacenamiento más largo, debido a que la mayoría de los LND se almacenan por un largo período de tiempo, por lo que deben permanecer en la empresa. mínimo 10 años.
Además, la mayor parte de los empleados que se familiarizaron con las reglas hace muchos años pueden necesitar una relectura. Y sin dicho documento, es problemático presentar pruebas de cumplimiento.
También debe recordarse la Orden emitida por el Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia No. 558, que contiene datos de que todos los LNA, así como los pedidos, pedidos e instrucciones sobre los datos personales de los empleados, son documentos que tienen un estante continuo. vida.
Por lo tanto, lo mejor es instalar requisitos similares y que la revista se familiarice con ellos. Esto es especialmente cierto en el caso de las disposiciones sobre las divisiones estructurales de la organización y sobre la remuneración. Por lo tanto, si los empleados firman en persona, el período de retención debe ser el adecuado.
Documento de muestra
Para tener una idea de qué es este acto normativo, es necesario familiarizarse con muestra de este artículo. No existe una forma de diario y hoja legalmente aprobada. Además, el documento no es obligatorio ni siquiera recomendado, por lo que los legisladores decidieron ignorarlo.
El hecho de que una organización introduzca este formulario en su flujo documental es estrictamente voluntario. Por lo tanto, depende del empleador exactamente cómo se resolverá este problema.
En cualquier caso, desarrollar la forma deseada tendrás que hacerlo tú mismo. Lo principal es que incluye toda la información y normativa necesaria con la que todos los empleados deben estar familiarizados. El formulario generado debe ser aprobado por el responsable de la empresa. No hay absolutamente nada complicado en esto.
Tradicionalmente, la plantilla parece mesas. Encima de la tabla está escrito el nombre del acto normativo que está sujeto a revisión, y luego se ingresan en las columnas los datos sobre los empleados: número de serie, puesto, nombre completo, firma. Debajo de la tabla hay información sobre el autor del documento, así como su firma.
En la legislación No cláusula obligatoria y que el documento debe entregarse en formato papel. El diario también puede ser un conjunto de hojas separadas que se colocan en una carpeta. No es necesario incluir ningún visado u otra información que indique que el documento ha sido aprobado, ni en la portada ni en el texto del documento mismo. Lo único que se recomienda tener en cuenta es la fecha de inicio y finalización de las inscripciones.
Así, una hoja o bitácora de familiarización con LNA es un documento especial que se elabora en el marco de orden individual y está determinado directamente por la dirección de la organización.
Hay otra forma de plantilla de tabla de este documento, parece aproximadamente de la siguiente manera:
- La primera columna es el número de serie del empleado que se familiariza con las condiciones laborales.
- La segunda columna requiere su nombre completo.
- La tercera columna muestra la posición.
- Luego viene la unidad estructural en la que el empleado desempeña sus responsabilidades laborales directas.
- Una nota indicando que se ha completado la familiarización con la normativa laboral interna.
- Confirmación de familiarización con las disposiciones de certificación.
- Marca sobre la comprensión de las disposiciones sobre secretos comerciales.
- Confirmación del hecho de verificación del tratamiento de datos personales.
- Una nota sobre la lectura de las normas de remuneración de los empleados y sus bonificaciones.
Además de estos puntos, pueden existir algunas disposiciones adicionales que dependen de la situación individual.
¿Cómo puedo familiarizarme con LNA y los pedidos contra firma? La respuesta a la pregunta está en el vídeo.
– se utiliza para recoger firmas de los empleados que confirman su familiaridad con las normativas locales.
Al contratar (antes de firmar un contrato de trabajo), el empleador está obligado familiarizar al empleado con la firma con la normativa laboral interna, otras normas locales directamente relacionadas con la actividad laboral del empleado y un convenio colectivo.
(LC RF, Parte III, Art. 68)
ACERCA DE composición de las regulaciones locales Obligatorio para todas las organizaciones, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece:
- Al celebrar contratos de trabajo, los especialistas en recursos humanos deben, siempre que sea posible, guiarse por los nombres de los puestos, especialidades y profesiones (que indican calificaciones) incluidos en tabla de personal organizaciones (artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- Habiendo celebrado un contrato de trabajo con el empleador, el empleado está obligado a cumplir con las normas vigentes en la organización. reglamento interno de trabajo(Artículo 56.189.190 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- Los empleados de la organización deben estar familiarizados con los documentos que establecen. procedimiento para el procesamiento de datos personales trabajadores, así como sobre sus derechos y obligaciones en este ámbito (cláusula 8 del artículo 86 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- Durante el trabajo por turnos, cada grupo de trabajadores deberá trabajar dentro de la jornada laboral establecida de acuerdo con horario de turnos(Artículo 103 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- El orden de concesión de vacaciones retribuidas se determina anualmente de conformidad con programa de vacaciones(Artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Junto con las regulaciones locales directamente previstas por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador, al elaborar normas locales, puede adoptar otros documentos que contengan normas. derecho laboral necesario para resolver los problemas emergentes en las relaciones con los empleados.
Vista de la sección principal de la revista:
Según GOST 31282-2004 sello de control- un dispositivo indicador único de un solo uso diseñado para detectar el acceso no autorizado.
Antes de comenzar a trabajar con el Registro, debe completar pagina del titulo y una carta de certificación. Asegúrese de ingresar el número del sello en la línea correspondiente; sin este, el Diario no se considera sellado.
Materiales reglamentarios:
¿Cuáles son los requisitos para los libros de registro de personal y cómo se debe diseñar el libro de registro de acuerdo con estos requisitos? Vea nuestro video.
Informacion util:
“En caso de una inspección por parte de la Inspección de Trabajo del Estado, ¿cómo podemos confirmar que el empleado conoce las normas locales antes de firmar el contrato de trabajo y no después?”
Según la parte 3 del art. 68 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, al contratar (antes de firmar un contrato de trabajo), el empleador está obligado a familiarizar al empleado, previa firma, con las normas laborales internas, otras normas locales directamente relacionadas con la actividad laboral del empleado, y el convenio colectivo. Descripción del trabajo, por regla general, también es un acto regulatorio local del empleador (en casos excepcionales es un anexo al contrato de trabajo).
Algunos empleados, después de solicitar un empleo, comienzan a indignarse de que cuando firmaron el contrato de trabajo contaban con diferentes condiciones de trabajo, horarios de trabajo, remuneración, una composición y alcance diferente de deberes, derechos y responsabilidades, que, sabiendo “todo ”, no habrían solicitado el puesto. Sucede que después de firmar un contrato de trabajo, un empleado ya no quiere firmar las regulaciones locales y cumplirlas. Para evitar insatisfacciones y disputas innecesarias, es posible familiarizar al empleado con exactamente antes de firmar con él un contrato de trabajo con las condiciones establecidas en la normativa local del empleador, el convenio colectivo.
El procedimiento para familiarizarse con las regulaciones locales. Código de Trabajo La Federación de Rusia no está definida; en la práctica, existen varias opciones:
mantenimiento revistas de familiarización con las regulaciones locales, en las que los empleados ponen firmas que confirman la familiarización e indican las fechas de familiarización,
Las hojas de familiarización se adjuntan a la ley reglamentaria local, en las que los empleados firman confirmando la familiarización y las fechas de familiarización (dichas hojas están cosidas junto con la ley reglamentaria local).
Al contratar a un empleado, el texto del contrato de trabajo puede incluir una frase que indique que el empleado, antes de firmar el contrato de trabajo, está familiarizado con las regulaciones locales del empleador y se enumeran estas leyes.
Como regla general, tanto las revistas como las hojas de familiarización contienen la columna "Fecha de familiarización del empleado con la ley reguladora local". Algunos especialistas en personal, al familiarizar a un empleado con las regulaciones locales, le piden que indique no solo la fecha, sino también la hora de familiarización (la columna en la revista o hoja de familiarización ya se llama "Fecha y hora de familiarización del empleado con la regulaciones locales”), enfatizando así el cumplimiento del requisito del código de que el empleado debe, antes de firmar un contrato de trabajo, estar familiarizado con las regulaciones locales del empleador directamente relacionadas con la actividad laboral del empleado.
En consecuencia, al firmar un contrato de trabajo, se pide al empleado que fije el tiempo. No nos oponemos a tal diligencia, pero creemos que será suficiente, al familiarizar a un empleado con las regulaciones locales del empleador, fijar una fecha de familiarización e incluir en el contrato de trabajo una frase que indique que el empleado tiene familiarizarse con las regulaciones locales del empleador (con una lista de estas leyes) antes de firmar el contrato de trabajo).
En dicha ley se puede establecer un determinado procedimiento para familiarizarse con las regulaciones locales. Antes de familiarizar a un empleado con las regulaciones locales, es necesario conocer el procedimiento de familiarización existente en su empleador. Es importante que orden establecido no violó la ley. Entonces, si ha establecido que los empleados están familiarizados con las regulaciones locales de forma oral o colocándolas en un stand, entonces este procedimiento contradice el requisito del art. 67 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia sobre familiarización de los empleados con firma con las regulaciones locales del empleador, por lo que no es legal.
Al contratar a un empleado, este debe estar familiarizado con las regulaciones locales de la empresa que lo regularán directamente. actividad laboral. El hecho de familiarizarse con los documentos debe ser confirmado por la firma del empleado. En la práctica, hay varias formas de hacerlo. Una de las opciones para recopilar y almacenar firmas de empleados a disposición de un especialista en personal es un registro de familiarización con las regulaciones locales. Ofrecemos una muestra completa de la revista preparada por nuestros empleados. Puede descargar nuestra muestra y no necesita comprarla.
Lo que un nuevo empleado necesita saber
La contratación de un empleado es un procedimiento estrictamente regulado que consta de varias etapas:
- pedido documentos necesarios de un futuro empleado;
- familiarización con actos locales relacionados con su próximo trabajo;
- firmar un contrato de trabajo;
- emitir una orden del gerente sobre la contratación de un nuevo empleado;
- cumplimentar la tarjeta personal del empleado;
- hacer una entrada en el libro de trabajo.
La plantilla de la empresa no se aplica a documentos locales, que debe presentarse a los empleados sin falta. El caso es que no regula las actividades laborales de los empleados (carta de Rostrud de 15 de mayo de 2014 No. PG/4653-6-1).
Opción para registrar información sobre familiarización - diario
Una de las opciones disponibles para documentar el interior documentos reglamentarios es llevar un registro de familiarización con la normativa laboral interna.
Si decide iniciar una revista, debe incluir todas las regulaciones locales de la organización. Incluyendo el Reglamento Laboral Interno, el Reglamento sobre Viajes de Negocios, el Reglamento sobre Trabajo de Horas Extras, etc.
La legislación no establece un formulario unificado para el registro de familiarización con los documentos reglamentarios. Por tanto, puede emitirse en cualquier forma. Ciertamente es posible comprar una revista de introducción. Sin embargo, en nuestra opinión, el único punto a la hora de comprarla es que la revista “en papel” esté encuadernada y tenga un buen diseño de impresión. Para comodidad de nuestros lectores, nuestros expertos han preparado un formulario de diario de familiarización que se puede descargar.
