En cualquier organización, surge una situación en la que los empleados necesitan notificar a la gerencia sobre los problemas que han surgido, explicar las circunstancias que han surgido o sugerir formas de resolver problemas laborales. Para esto se utiliza este documento. En este artículo analizaremos en detalle cómo escribir una nota correctamente; puedes descargar una muestra gratis.
Ellos son:
- Informes. Está escrito si un empleado hace alguna propuesta o busca ayuda para eliminar violaciones o desacuerdos con otro empleado.
- Explicativo. La mayoría de las veces, como resultado de un incidente que tiene consecuencias negativas, se escribe un texto explicativo que indica los motivos de la infracción.
- Analítico o informativo. Contienen un análisis de un problema o concepto de trabajo, conclusiones y sugerencias basadas en la información obtenida.
El motivo de creación es la iniciativa de los empleados, pero puede ser una instrucción oral o escrita del directivo.
Requisitos de documentos
Averigüemos cómo escribir una nota; crearemos una muestra para una organización presupuestaria. En la lista de documentos contables primarios utilizados por las agencias gubernamentales, determinada por el Apéndice No. 1 de la Orden No. 52n del Ministerio de Finanzas de Rusia del 30 de marzo de 2015, no existe un formulario unificado para la elaboración de este documento. Están escritos en forma libre en borrón y cuenta nueva Papel A4. Si es necesario, en una organización con una estructura ramificada, es posible desarrollar este formulario.
Forma memorándum(muestra) debe contener los detalles necesarios para orientar rápidamente a los usuarios a la esencia del documento, su fuente, relevancia de la fecha y número de serie. Este documento no está sujeto a registro obligatorio. Pero una organización puede decidir registrarlos, por ejemplo, con fines de control.
forma de nota
Características y redacción importantes
La conducta empresarial, especialmente entre funcionarios gubernamentales, debe ser ética. El memorando “Me gustaría llamar su atención...” no cumple con los altos estándares éticos requeridos. Es más fácil escribir sobre una violación de las normas laborales, omitir la frase "llamo su atención" en el informe e inmediatamente comenzar a presentar los hechos y la esencia del incidente. Por ejemplo: “Ayer 15 de agosto de 2018 se interrumpió una sesión de clase debido a…”.
A menudo surge la pregunta: si una institución ha adoptado la gestión de documentos electrónicos, ¿cómo escribir una nota, el formato de muestra es el mismo y en qué se diferencia del formato en papel? El registro en formato electrónico no tiene diferencias significativas. Al enviar por correo electrónico puedes solicitar una notificación de que ha sido leído por el destinatario.
Compilación paso a paso
La regla para trabajar con una nota consta de varios pasos:
- Un empleado crea una nota de servicio.
- Lo coordina con el supervisor inmediato y las partes interesadas, por ejemplo, con los especialistas que participarán en la ejecución de la obra.
- Luego se envía para su consideración al destinatario en la división o departamento especificado.
- El destinatario conoce el contenido y toma una resolución, dando instrucciones, si es necesario.
- El documento se envía para su ejecución y se notifica al autor del resultado.
Si el director no ha escrito una negativa, sólo su resolución positiva es la base para tomar cualquier medida o realizar el trabajo.
Consideremos una situación en la que el subdirector redacta una nota dirigida al director de la institución. Debe obtener permiso para que los empleados de terceras empresas entren en las instalaciones de la escuela antes de celebrar un acuerdo para el suministro de equipos. Tras la lectura, el director podrá dictar su resolución de que es necesario confeccionar una lista de personas para el acceso, o dar orden para preparar pases temporales.
Le contamos cómo escribir una nota; a continuación proporcionamos un ejemplo para empleados del sector público.
Muestra para una organización presupuestaria.
Como y cuanto almacenar
Los documentos de la organización, completados por el trabajo de oficina, se archivan en términos diferentes almacenamiento dependiendo de su tipo y tipología. En 2019, sigue siendo relevante la lista de tipos de documentos que indican los períodos de almacenamiento de la Orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia del 25 de agosto de 2010 No. 558. modificado el 16/02/2016.
Las notas explicativas, memorandos y otras notas oficiales se almacenan junto con otros documentos generados en el curso de las actividades de las organizaciones gubernamentales: correspondencia, actas, solicitudes para la emisión de pases, solicitudes de pérdida de certificados, etc. Su período de almacenamiento en el archivo es 5 años.
"Departamento de Recursos Humanos institución presupuestaria", 2010, n.6
Redacción y ejecución de informes y memorandos.
Los memorandos y memorandos de oficina pertenecen a los documentos internos de la organización y no son infrecuentes, y con bastante frecuencia son solicitados por las autoridades reguladoras en caso de inspecciones. Al mismo tiempo, los empleados del servicio de personal, así como los jefes de departamento, por regla general, tienen preguntas sobre el procedimiento para redactar y procesar estos documentos. En este artículo, consideraremos las normas existentes sobre este tema y también resumiremos la práctica de arbitraje.
Regulación legal del registro oficial.
y notas
Actualmente no existe un único acto jurídico normativo que defina el término, así como que regule el procedimiento para la elaboración y tramitación de memorandos y notas oficiales. EN Breve diccionario tipos y variedades de documentos, desarrollados por el Archivo Principal, VNIIDAD en 1974, se propusieron las siguientes definiciones de estos términos:
Una nota es un documento dirigido a la dirección, que establece cualquier cuestión con las conclusiones y propuestas del autor;
Una nota oficial es una nota sobre el desempeño de algún trabajo, enviada por un funcionario a otro.
El Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-93, aprobado por Decreto de la Norma Estatal de Rusia del 30 de diciembre de 1993 N 299 (modificado el 8 de junio de 2009, en lo sucesivo, OKUD), contiene una mención de un memorando sólo en relación con violación de la disciplina laboral (código de formulario unificado N 0286041). Suele ser elaborado por el jefe de un departamento con el fin de informar al responsable de la organización sobre cualquier situación y animarle a tomar una decisión.
Pero los memorandos se redactan no sólo en casos de violación de la disciplina laboral. Se pueden utilizar para notificar al empleador sobre el progreso o los resultados del trabajo, la necesidad de financiación adicional, recursos laborales o materiales, etc. Es decir, los memorandos proporcionan una conexión vertical entre los niveles de la jerarquía oficial y son presentados por funcionarios inferiores a los superiores. Dichas notas pueden ser válidas dentro de la organización o enviadas a autoridades superiores.
Con respecto a la nota, se puede decir lo siguiente: en OKUD no se menciona tal documento, sin embargo, en muchos actos legales reglamentarios que regulan las actividades de los funcionarios públicos, se menciona junto con la nota. Dado que no existen requisitos especiales para su formato, recomendamos formatearlo de la misma forma que un informe, con la única diferencia de que se indicará como destinatario un funcionario del mismo nivel gerencial (la correspondencia se realiza entre departamentos). La mayoría de las veces, los memorandos internos contienen preguntas, solicitudes, propuestas de apoyo material y técnico, informativo, organizativo y económico.
También es necesario hablar del plazo de conservación de documentos de este tipo. De acuerdo con los párrafos 408 y 413 de la Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobada por Rosarkhiv el 06/10/2000 (modificada el 27/10/2003), los memorandos y notas oficiales se almacenan para un año. Posteriormente podrán ser destruidos de acuerdo con el procedimiento establecido por la ley.
Elaboración de informes y memorandos.
Para la preparación de un informe o nota oficial, existen reglas establecidas en GOST 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa" (en adelante, GOST R 6.30-2003). Lo primero a lo que debes prestar atención es a que los documentos estén preparados en formularios. Los requisitos para los formularios de documentos se establecen en la sección. 4 GOST R 6.30-2003. En particular, se indica que los formatos estándar de los formularios de documentos son A4 (210 x 297 mm) y A5 (148 x 210 mm). Para la fabricación de formularios se utiliza papel blanco o papel de colores claros. Cada hoja del documento debe tener márgenes de al menos 10 mm - derecho y al menos 20 mm - izquierdo, superior e inferior.
Además, prestemos atención a la composición de los detalles y a las reglas para colocarlos en una hoja de papel. La lista de detalles utilizados en la preparación y ejecución de documentos se enumera en la sección. 2 GOST R 6.30-2003. Los más importantes y utilizados en relación con la elaboración de memorandos y oficiales son:
Nombre de la unidad estructural;
Nombre del tipo de documento;
Fecha del documento;
Título al texto;
Destino;
Firma del compilador (indicando el cargo);
Aprobación de documentos de visa;
Resolución.
Si se redacta una nota de informe interno (oficial), en la esquina superior izquierda se indica el nombre de la unidad estructural, el autor del documento. El nombre del tipo de documento debe escribirse en letras mayúsculas (memorando) y colocarse en el centro o desde el borde del margen izquierdo (dependiendo del método elegido para colocar la parte del encabezado del documento: angular o longitudinal) con dos interlineado.
La fecha y el índice de la nota se escriben en una línea. La fecha tiene el formato de números arábigos, por ejemplo: 02/02/2006, o en forma alfanumérica, por ejemplo: 2 de febrero de 2006.
El número de registro en una nota de informe interno (oficial), según el procedimiento adoptado en la organización, se puede colocar en el lugar de preparación o en el lugar de recepción.
Como regla general, los informes y memorandos tienen un título que revela brevemente el contenido del documento.
El texto de los informes y memorandos se presenta en primera persona. singular(“Ofrezco”, “pido”). En la resolución, la información se indica en el mismo orden (por ejemplo, “yo ordeno”).
El texto de la nota del informe (oficial) tiene dos partes. La primera parte relata los hechos que sirvieron de motivo para la elaboración del documento, y la segunda expone conclusiones, peticiones y propuestas concretas. Si el texto de la nota requiere un análisis de la situación actual, opciones posibles decisiones, esto se indica después del primer párrafo, y sólo en el tercero se extraen conclusiones y se proponen acciones específicas. Si el texto contiene varias soluciones, conclusiones, etc., entonces se puede dividir en secciones, subsecciones, párrafos, que están numerados con números arábigos.
Además, la información de informes y memorandos se puede presentar en forma de tabla. Las columnas y filas de la tabla deben tener títulos expresados por un sustantivo en caso nominativo. Los subtítulos de columnas y filas deben ser coherentes con los títulos. Si la tabla está impresa en más de una página, las columnas de la tabla deben estar numeradas y solo los números de estas columnas se imprimen en las páginas siguientes. Esto se establece en la cláusula 3.20 de GOST R 6.30-2003.
Si hay una solicitud, se toma nota al respecto antes de firmar.
El detalle "Firma" incluye: el título del cargo de la persona que firmó el documento (completo si el documento no está redactado con membrete y abreviado para un documento redactado con membrete); firma personal; descifrado de firma (iniciales, apellido). Se permite en el atributo “Firma” centrar el cargo de la persona que firmó el documento con respecto a la línea más larga. Al redactar un documento con membrete de un funcionario, el cargo de esa persona no se indica en la firma.
Un memorando externo se redacta en un formulario general y está firmado por el director de la organización. En este caso, se utiliza el nombre completo o abreviado de la organización matriz de acuerdo con los estatutos de la organización. El nombre de la organización autora se encuentra a continuación.
Luego de la revisión de la nota por parte de los interesados, se le colocan los visados de aprobación, incluyendo la firma y cargo de quien aprueba el documento, una transcripción de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de la firma. Para un documento cuyo original permanece en poder de la organización, las visas se colocan en la parte inferior del reverso de la última hoja del documento original. Para un documento cuyo original se envía desde una organización, las visas se colocan en la parte inferior del anverso de la copia. Es posible emitir documentos de visa en una hoja de aprobación separada. Se permite, a criterio de la organización, visar el documento y sus anexos página por página.
Si existen comentarios, se hacen constar en hoja aparte, que se firma y se adjunta al documento.
Una vez tomada una decisión, la resolución del gerente se incluye en el documento. La adopción de una resolución es la etapa final del examen del informe. La resolución, escrita en el documento por el funcionario correspondiente, incluye los nombres e iniciales de los albaceas, el contenido de la orden (si es necesario), el plazo de ejecución, firma y fecha. Se permite redactar una resolución en una hoja separada (cláusula 3.17 de GOST R 6.30-2003).
A continuación se muestran ejemplos de informes y memorandos.
Departamento de Contabilidad al Médico Jefe
Memorándum del MLPU N 18
Del 03/06/2010 N 8 a E. O. Simonov
Sobre la asignación de fondos
Para participar en el seminario
23.06.2010 centro de entrenamiento Seminario "Desarrollo Profesional" se llevará a cabo en
El tema "Novedades en contabilidad y fiscalidad", revelador.
Los cambios recientes en la legislación son necesarios para una gestión competente.
Realización de trabajos por parte del personal contable.
Les pido que asignen fondos por un monto de 5680 rublos. visitar
Este seminario.
Solicitud:
1. Programa del seminario "Novedades en contabilidad y fiscalidad"
2. orden de pago de fecha 02/06/2010 N 56.
Contadora jefe Kroshenina /A. V. Kroshenina/
Departamento administrativo y económico Jefe de servicio
Memorando de servicio de soporte informativo.
Del 27/05/2010 N 24
Sobre cortes de energía
El viernes 28.05.2010 de 11.00 a 13.00 horas habrá
En relación con esto, se están realizando trabajos de instalación eléctrica;
Corte de energía.
Les pido que tomen las medidas necesarias para evitar la pérdida de información.
En medios electrónicos.
Jefe de AHO Vetrov /P. A. Vetrov/
Características del diseño de informes y notas.
En instituciones servicio civil
En general, el trabajo de oficina y la preparación de informes y memorandos en las instituciones de servicios públicos cumplen con las reglas establecidas en GOST R 6.30-2003. Al mismo tiempo, los actos jurídicos departamentales individuales pueden establecer casos de sus características de preparación y diseño. En particular, la Orden del Servicio Federal de Aduanas de Rusia de 18 de octubre de 2004 N 160 aprobó las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina y archivo en las autoridades aduaneras. Insecto. 3.8 indica tres tipos de notas: informativas, oficiales y explicativas.
Se entiende por memorando un documento dirigido a la dirección de una autoridad aduanera o unidad estructural e informando sobre la situación actual, fenómeno o hecho ocurrido, trabajo realizado, que contiene las conclusiones y propuestas del compilador. Se elabora tanto por iniciativa del compilador como por dirección de la dirección. El memorando está redactado en una hoja estándar de papel A4 y tiene los siguientes detalles básicos: nombre de la unidad estructural, destinatario, nombre del tipo de documento, fecha, número, título del texto, texto, firma. El orden de disposición de los detalles del informe se especifica en el Apéndice 8 de las Instrucciones Estándar.
Los memorandos de oficina se utilizan para resolver cuestiones operativas que surgen en las actividades de gestión de las divisiones estructurales de la autoridad aduanera (solicitudes, aclaración de tareas, información sobre solicitudes, aclaraciones, etc.). Estas notas se redactan únicamente sobre aquellas cuestiones que requieren prueba documental obligatoria. No se permite la correspondencia entre departamentos sobre cuestiones que pueden resolverse rápidamente y que no requieren documentación.
La elaboración de notas oficiales se realiza de la misma forma que las notas.
En algunos actos jurídicos sólo se hace mención a este tipo de documento como oficial o nota oficial, por ejemplo, en las Instrucciones para el trabajo de oficina en tribunales de arbitraje Federación Rusa(primera instancia de apelación y casación), aprobado por Orden del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 25 de marzo de 2004 N 27. En estos casos, si no existen instrucciones internas del departamento sobre este tema, es necesario guiarse según normas generalmente vinculantes, incluido GOST R 6.30-2003.
K. V. Shestakova
Experto en revistas
"Departamento de Recursos Humanos
Institución presupuestaria"
Firmado para sellar
La gente hace casi todas las cosas importantes por correspondencia;
por tanto, la capacidad de hablar no es suficiente.
Luc de Vauvenargues
Hablemos de un memorando como principal medio de comunicación interna, un documento que puede agilizar las relaciones internas, garantizar un rápido intercambio de información y resolver una situación controvertida.
¿POR QUÉ LAS ORGANIZACIONES IGNORAN LOS REGISTROS OFICIALES?
El memorándum sigue siendo un outsider en correspondencia comercial organizaciones privadas. EN organizaciones gubernamentales Por el contrario, la mayoría de los documentos internos son memorandos internos.
A menudo, en las organizaciones comerciales, una nota se trata como una formalidad sin sentido, pero este elemento del flujo interno de documentos corporativos, como parte integral de la cultura corporativa, tiene un potencial invaluable para el desarrollo empresarial.
¿En qué se basa? actitud negativa varios gerentes de nivel de línea de organizaciones comerciales a uno de los documentos internos más importantes, que sirve como base para la adopción decisiones de gestión? Posibles razones:
Bajo nivel de cultura de comunicación empresarial, falta de estándares corporativos, decisiones de gestión decididas en el campo del flujo de documentos internos;
Falta de estatus oficial, ya que el memorando no está incluido en el clasificador de documentación de gestión;
Disponibilidad de medios electrónicos de comunicación. Los directivos no quieren perder el tiempo formalizando los procesos de gestión, prefiriendo intercambiar algunas palabras en una reunión personal, llamar teléfono móvil, escribir por email o skype, etc.
Pero hay otra razón: a veces los directivos sabotean la formalización del sistema documental interno. Información documentada sobre el estado de cosas en la organización, instrucciones a un funcionario o, digamos, órdenes sobre el procedimiento a seguir en situaciones especificas difícil de refutar. Trabajar en el caos tiene ciertas ventajas: no hay nada más fácil que renunciar al hecho de transmitir información verbal, así como instrucciones dadas uno a uno. Todo el mundo conoce la situación en la que un empleado recibe periódicamente instrucciones verbales mutuamente excluyentes, cuyo incumplimiento conlleva sanciones administrativas.
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE LAS NOTAS OFICIALES?
Una nota es interna carta comercial, con el que podrás solucionar de forma rápida y eficaz los problemas de producción actuales.
El objetivo principal de una nota es el intercambio de información oficial entre empleados de la misma organización de igual estatus.
Los propósitos de escribir notas pueden ser diferentes:
Comunicación horizontal de los jefes de divisiones estructurales/funcionarios al resolver cuestiones y problemas generales de producción;
Interacción de información efectiva:
Intercambio de información operativa entre divisiones y sucursales estructurales/independientes;
Solicitud de antecedentes;
Instrucciones de conducción;
Acompañando otro mensaje (nota de presentación);
Resolver cuestiones actuales de apoyo administrativo, económico, logístico, de información y de otro tipo;
Resolución de situaciones controvertidas y conflictivas.
La capacidad de redactar de manera competente documentos internos, incluidos memorandos, ayuda en situaciones extremadamente complejas y confusas.
En primer lugar, el memorando es el principal asistente para los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión (en adelante, DOU) en situaciones controvertidas.
Desafortunadamente, los jefes de las unidades estructurales principales a menudo intentan culpar a los empleados de las unidades auxiliares por las deficiencias del departamento cuando trabajan con documentos. Por ejemplo, la dirección de una unidad estructural no cumplió a tiempo las instrucciones del superior, pero la responsabilidad de ello pasa al servicio de la institución de educación preescolar, que supuestamente retrasó el envío de la carta saliente.
Un memorando ayudará a refutar acusaciones infundadas. Una nota que contenga los hechos, fecha límite, nombre completo. Los empleados de la institución de educación preescolar que completaron el trabajo de manera eficiente y oportuna, con documentos adjuntos de confirmación (copias de las tarjetas de registro, extractos de los registros de registro, etc.), a menudo ayudan a mantener la objetividad, reconocer el reclamo como infundado y restaurar la reputación comercial. de un empleado en particular y del servicio de la institución de educación preescolar en su conjunto (Ejemplo 1).
El texto del memorando debe indicar claramente el propósito del mensaje de forma accesible y concisa. La información incompleta o redundante dificulta que el destinatario comprenda la esencia del problema y puede dar lugar a interpretaciones ambiguas y, como consecuencia, a la ausencia del resultado deseado. La eficacia de un memorando depende de qué tan bien esté estructurada la estructura del documento y de si los argumentos presentados son lógicos.
ESTAMOS TERMINANDO UNA NOTA DE SERVICIO
SI ESTÁ EN EL FORMULARIO, ¿DE QUÉ MANERA?
Las notas de oficina suelen escribirse en una hoja de papel A4 en blanco. Sin embargo, las organizaciones comerciales para este propósito suelen utilizar un formulario de carta que, de acuerdo con la cláusula 4.7 de GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" contiene:
Emblema o marca registrada de la organización (marca de servicio);
Nombre de la organización;
Código de organización;
Número de registro estatal principal (OGRN) de una entidad jurídica;
Número de identificación del contribuyente/código de motivo de registro (TIN/KPP);
Información de referencia sobre la organización;
Lugar donde se compiló o publicó el documento.
Además, algunos expertos en las páginas de revistas e Internet dan ejemplos de memorandos escritos en papel con membrete.
Sin duda, es más fácil preparar todos los documentos indiscriminadamente en un mismo formulario. Sin embargo, no tiene sentido escribir una nota al jefe de un departamento vecino en papel con membrete que contenga datos de referencia, TIN, OGRN, etc. Además, el membrete de la organización ocupa al menos el 20 por ciento del total de la portada y, a menudo, información necesaria no cabe en una sola hoja. Parece poco, pero dentro de sus límites. gran organización Estas pequeñas cosas conducen a gastos improductivos y no a ahorros de dinero.
Averigüemos en qué formulario puede redactar una nota (si lo desea).
Los tipos de formularios de documentos se establecen en la cláusula 4.6 de GOST R 6.30-2003.
Mientras tanto, GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de estándares para información, bibliotecas y publicaciones. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos”, que entra en vigor el 1 de julio de 2018, ya contiene aclaraciones sobre la preparación de formularios de organización (cláusulas 5.8 y 6.6).
De esto se deduce que las normas no recomiendan redactar una nota en papel con membrete. Pero si el deseo de mantener correspondencia interna es ciertamente grande, puede desarrollar y registrar en la LNA un formulario para un tipo específico de documento: una nota oficial.
FORMULARIO DE NOTA DE SERVICIO: DETALLES
En forma de un tipo específico de documento (en nuestro caso, una nota oficial) de acuerdo con GOST R 6.30-2003, se deben incluir los siguientes detalles (Ejemplo 2):
03 - “Emblema o marca registrada de la organización (marca de servicio)”;
08 - “Nombre de la organización”;
10 - “Nombre del tipo de documento”;
11 - “Fecha del documento”;
12 - “Número de registro del documento”;
14 - “Lugar de elaboración o publicación del documento”;
15 - “Destinatario” (nombre de la unidad estructural y cargo del empleado a quien se envía la nota);
18 - “Título del texto”;
20 - “Texto del documento”;
21 - “Marca de presencia de la aplicación”;
22 - “Firma”;
27 - “Nota sobre el intérprete”.
MATIZES DE LOS DETALLES DE REGISTRO
- "Destino". Si una nota se envía a varias divisiones estructurales, el detalle "Destinatario" se ingresa en la esquina superior derecha de la siguiente manera:
Si el número total de destinatarios es más de cuatro, deberá crear una lista de correo.
- "Texto del documento". Un memorando, al igual que una carta comercial, debe estar claramente estructurado. El texto de la nota está escrito en primera persona del singular (“por favor enumere”, “lo considero necesario”, etc.).
El texto, dividido en párrafos lógicamente completos, hace que sea más fácil de leer y comprender, le da a cada pensamiento una integridad lógica y permite al destinatario navegar mejor por el texto del documento.
El texto del memorando suele constar de:
Del preámbulo (parte introductoria);
Parte principal;
La parte final (conclusiones, sugerencias, peticiones, etc.).
El preámbulo revela el propósito de redactar el memorando y contiene referencias a las fechas, documentos y hechos que sirvieron de motivo para su elaboración. La información contenida en el preámbulo puede ser breve o detallada. El preámbulo conduce suavemente a la parte principal.
El tamaño del cuerpo varía según los propósitos declarados en el memorando y puede contener varias líneas o varias páginas de texto mecanografiado.
El objetivo principal de la parte principal es explicar, convencer, motivar a la acción, es decir, lograr resultados. Es esta parte del texto la que revela más completamente el contenido del memorando. La parte principal incluye mayor número material factual que no sólo debe informar, sino también convencer. Allí también deberán mencionarse las solicitudes, en su caso.
La parte final, o resumida, del memorando es una especie de resumen que confirma lo anterior, contiene conclusiones, solicitudes y propuestas específicas para resolver el problema. Cuanto más clara y clara sea la redacción del resumen, mayor será la probabilidad de que las decisiones sobre las cuestiones se tomen de manera oportuna.
REGISTRO Y RUTAS DE MOVIMIENTO DE NOTAS EN LA ORGANIZACIÓN
Las cuestiones de registro y posterior transferencia de notas oficiales al destinatario suelen suscitar controversias. ¿Quién debería registrar memorandos? ¿Servicio DOW? ¿Divisiones estructurales? ¿Secretarias? ¿Y en principio necesitan estar registrados? ¿Quién y cómo debería transmitir los memorandos internos para que lleguen oportunamente a los funcionarios interesados?
Sin duda, resolver estos problemas es prerrogativa de la propia organización, cuyo manual de gestión de oficina debe contener un apartado dedicado al trabajo con documentos internos. Las reglas establecidas en la LNA y el procedimiento para sus acciones ayudarán a evitar desacuerdos.
¿Qué hacer si no existe tal documento? Por supuesto, créelo formalizando el procedimiento de elaboración, tramitación y traslado de los documentos oficiales internos. La formalización ayuda a agilizar muchos procesos comerciales, lo que tiene un efecto muy positivo en procedimiento general en la organización.
Es necesario comenzar a trabajar analizando el flujo de memorandos oficiales: determinando sus volúmenes y rutas, excluyendo segmentos obviamente innecesarios a lo largo del recorrido del documento. Para determinar la ruta más eficiente para un documento, no tenga miedo de romper diseños antiguos e inconvenientes, corregir y corregir errores en la logística.
Puede haber varias opciones para enviar notas oficiales, con la participación del servicio de una institución de educación preescolar (Esquema 1) y sin él (Esquema 2). Averigüemos cuál de estos esquemas es el más efectivo.
REGISTRO INEFICAZ Y ESQUEMAS DE ENRUTAMIENTO DE NOTAS
- Registro en el servicio de educación preescolar de una gran organización.. La transferencia de notas oficiales al servicio de una institución de educación preescolar para su registro y posterior redirección al destinatario ralentiza el proceso de comunicación de información y toma de decisiones. Esto es especialmente notable en organizaciones con un gran volumen de flujo de documentos internos y externos. Teniendo en cuenta la carga de trabajo general, no todas las instituciones de educación preescolar pueden asignar un empleado separado para registrar notas oficiales, memorandos y otras notas. De una forma u otra, las cartas urgentes, órdenes, instrucciones y la correspondencia entrante de autoridades superiores siempre se registrarán primero, y los memorandos esperarán dócilmente entre bastidores.
- Registro por secretaria en pequeña organización . En organizaciones con un flujo de documentos pequeño, las notas internas las registra la secretaria del gerente. Una nota interna es un documento interno horizontal y no puede estar destinada a un funcionario superior.
Proporcionar información a la dirección en correspondencia comercial, informes, análisis y notas explicativas. En consecuencia, el secretario en la cadena de recepción y transmisión de notas oficiales entre funcionarios de igual estatus es un eslabón más.
- Sin registro, pero con una marca del servicio DOW sobre la transferencia.. Si no es habitual que una organización registre notas oficiales, no tiene sentido transmitirlas al destinatario a través del servicio DOU sin registro. Entregar una nota al servicio de la institución de educación preescolar y recibir una marca de transferencia, seguido de la transferencia del documento por parte del servicio de la institución de educación preescolar a la unidad receptora y colocar otra marca en la transferencia; todo esto complica el proceso, requiere tiempo, y aumenta el plazo para ejecutar las órdenes.
Si la organización aún cuenta con un procedimiento para la transmisión de notas oficiales con recepción de una marca de aceptación, el destinatario firma el recibo, indica su cargo, la fecha y hora de recepción del documento (si es necesario). Se registra una marca de recibo en una copia del memorando, que se devuelve al departamento destinatario.
La marca de recibo se puede reemplazar con el sello "Recibido", que contiene campos para indicar la fecha de recibo y el nombre completo. y firma del funcionario (Fig.).
Arroz. La marca de recibo se puede reemplazar por el sello "Recibido"
ESQUEMAS EFICIENTES DE REGISTRO Y ENRUTAMIENTO DE NOTAS
- Registro en una unidad estructural, transferencia de notas directamente entre unidades.. El registro de notas oficiales en una unidad estructural, así como su transferencia de una unidad estructural a otra, sin pasar por intermediarios (servicio DOU o secretaría), acorta el camino del documento hasta el destinatario.
Si una unidad estructural no tiene el puesto de secretario (secretario de un departamento/departamento/división), se debe nombrar a un funcionario responsable de la gestión de registros para registrar los documentos, incluidos los internos. La persona responsable del trabajo de oficina la determinan los jefes de las divisiones estructurales. Como regla general, se nombra a un empleado que no tiene carga. responsabilidades laborales. La asignación de funciones adicionales se aprueba mediante orden o reglamento y se registra en las descripciones de puestos.
- Registrar notas salientes. El funcionario responsable del trabajo de oficina en una unidad estructural registra una nota de salida.
Los memorandos salientes se registran en el diario de correspondencia interna (saliente) del departamento (Ejemplo 3). Al registrar notas de servicio salientes, indicar:
Número de registro del documento;
Destinatario (departamento al que se envía la nota);
Número de páginas;
Disponibilidad de aplicaciones;
Fecha de ejecución;
nombre completo el empleado que preparó la nota.
La nota se puede escanear y enviar por correo electrónico.
Si es necesario transmitir el original, el funcionario responsable del trabajo de oficina en una unidad estructural puede elaborar un cronograma para la transmisión de memorandos oficiales a los destinatarios: una vez al día, 2 veces al día, etc.
Los memorandos urgentes (con una fecha límite claramente establecida) deben transmitirse inmediatamente. Las notas oficiales se pueden enviar a la unidad receptora directamente o a través de celdas especialmente equipadas en el servicio de la institución de educación preescolar con los números y/o nombres de las unidades estructurales. En este caso, el servicio de la institución de educación preescolar no participa en el proceso de transferencia de documentos.
Registrar notas entrantes. Cuando el departamento destinatario recibe una nota, el funcionario responsable del trabajo de oficina en el departamento destinatario lo registra como un documento interno entrante en el registro de correspondencia interna (entrante) del departamento (Ejemplo 4) indicando los siguientes detalles:
Número de registro entrante;
Fecha de recepción (registro);
Número de páginas;
Aplicaciones;
Fecha de ejecución;
Ejecutor (funcionario a quien se envía el memorando).
La responsabilidad del cumplimiento de los plazos especificados en la nota recae en el funcionario al que va dirigida. El iniciador de la nota y/o un funcionario de mayor rango pueden cambiar los plazos para la ejecución de un documento.
- Registro de todos los empleados.. Si la organización o sus divisiones estructurales no cuenta con un empleado responsable del trabajo de oficina, se pueden encontrar otros mecanismos para registrar notas oficiales. Por ejemplo, coloque un registro de notas de servicio en formato Word o Excel en un servidor para uso público. En este caso, registrar una nota de un empleado de una unidad estructural no llevará más tiempo que transferir personalmente el documento a la secretaria.
Sin embargo, los especialistas de unidades estructurales especializadas a menudo sabotean tales propuestas. Los intentos de confiarles incluso trabajos de oficina menores encuentran una resistencia activa. En cierto modo, los expertos tienen razón. Recuerda, I.A. Krylova: “El problema es que si un zapatero empieza a hornear pasteles y un pastelero empieza a hacer botas, entonces las cosas no irán bien”
Puede evitar conflictos abiertos con especialistas de los departamentos pertinentes si emite una orden o instrucción adecuada firmada por el jefe de la organización. En este caso, el iniciador debe ser el jefe de servicio de la institución de educación preescolar u otra persona responsable del trabajo de oficina. Le conviene eliminar algunas de las funciones arcaicas, agilizar el trabajo con los flujos de documentos, crear rutas efectivas para su movimiento y evitar la pérdida de documentos internos.
Tan pronto como se implementa un plan de este tipo, la insatisfacción de los empleados disminuye, ya que el tiempo de registro se reduce significativamente y el registro en sí se vuelve transparente.
TÉRMINOS DE ALMACENAMIENTO DE EXPEDIENTES OFICIALES
Los períodos de almacenamiento de las notas están contenidos en la Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el proceso de actividad. organismos gubernamentales, organismos y organizaciones de gobiernos locales, indicando los plazos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558, modificada el 16 de febrero de 2016, en adelante denominada Lista de 2010) (Tabla).
Cualquiera con éxito organización operativa es un organismo vivo que cambia continuamente, y el trabajo de oficina es un reflejo del sistema de gestión de este organismo. ¿Quieres mantenerte al día y estar a la vanguardia? Intente comenzar con notas internas: este será el primer paso hacia un flujo de documentos bien organizado, y la logística verificada de las rutas de documentos internos será el primer paso en la lucha contra el caos gerencial. A continuación se proporcionan ejemplos de notas de servicio (Ejemplos 5 a 10).
EJEMPLOS DE NOTAS OFICIALES
)? Los representantes de diferentes campos de actividad se enfrentan periódicamente a esta cuestión. Una nota es una de las formas más comunes y populares de interacción entre los empleados de una empresa y su dirección. Le proporcionaremos un memorando de muestra a continuación y le diremos cómo escribir un memorando correctamente.
¿Por qué necesitas escribir una nota?
Un documento interno es una forma de flujo de documentos internos que le permite resolver de manera más efectiva y eficiente situaciones de producción actuales.
El propósito del memorando es notificar a un funcionario sobre un problema existente, hacer propuestas para resolverlo o acordar acciones planificadas.
Un beneficio adicional de este tipo de documentos es que son evidencia directa de que el especialista ha cubierto un problema dentro de su área de especialización. Si un especialista no puede resolver el problema por sí solo y lo presenta en forma de memorando para que otros especialistas lo resuelvan, se exime de responsabilidad por una consideración inoportuna o de mala calidad del problema.
No existe un formulario especial para las notas; se redactan en cualquier forma y pueden transmitirse en papel o por medios electrónicos.
Un ejemplo de elaboración de una nota, su forma, plantilla.
Descubrimos en qué casos se presenta el documento comercial que estamos considerando. Ahora debes decidir un ejemplo de cómo escribir una nota. Como mencionamos anteriormente, no existe una forma especial para una nota. Sin embargo hay requisitos generales al contenido del documento.
Estos incluyen:
- Indicación obligatoria del destinatario de la nota. En la esquina superior derecha debe escribir el apellido, nombre y patronímico, así como el cargo de la persona a quien se envía la apelación.
- A continuación se muestra el nombre del documento y su número.
- A continuación, debe describir la esencia del problema que encontró el redactor del documento o la situación que debe abordarse.
- A continuación se presentan sugerencias para resolver el problema, o una indicación de las acciones que el autor del memorando espera de su destinatario.
- Al final del documento se indica el apellido e iniciales de quien envió el recurso, así como su cargo.
Esta plantilla de memorando se puede utilizar si es necesario.
Cómo escribir una nota: diseño de muestra
Veamos cómo escribir una nota (muestra) usando un ejemplo simple. El texto del memorando puede ser idéntico al siguiente.
Ejemplo de una nota
Al director de Gvozdika LLC
Slobodin Vladímir Alexandrovich
NOTA DE SERVICIO
La cinta transportadora de la confitería está averiada desde el 2 de enero de 2018. Para repararlo es necesario adquirir piezas según el listado adjunto. El costo total de los trabajos de reparación, teniendo en cuenta la compra de piezas, es de 12.500 (doce mil quinientos rublos 00 kopeks). Debido a que se ha agotado el límite de fondos para reparación y mantenimiento de equipos y no se encuentran disponibles los repuestos necesarios, con el fin de evitar tiempos de inactividad en el taller.
- Asigne la cantidad de dinero requerida de acuerdo con la lista adjunta.
- Proporcionar un equipo de reparación para realizar el trabajo.
Atentamente, jefe de la confitería, Dmitrienko Denis Sergeevich.
Le diremos a continuación cómo escribir una nota electrónicamente.
Características de la gestión de documentos electrónicos.
Si la organización permite el intercambio de datos mediante comunicaciones electrónicas, incluido el correo electrónico, se simplifica el envío de una nota. Las ventajas de dicha circulación de documentos dentro de la empresa también incluyen la rapidez en la consideración de las solicitudes.
¿Cómo escribir una nota electrónicamente? Exactamente igual que en la clásica versión en papel. No hay diferencias significativas en los documentos. Una muestra en este formato prácticamente no se diferencia del ejemplo anterior.
La parte principal de su memorando (es decir, la descripción inmediata de la situación y las propuestas presentadas para su consideración) sigue siendo exactamente la misma que en nuestro ejemplo.
La única excepción es que ya no es necesario indicar el destinatario en la nota. El nombre del usuario a quien se envía la solicitud se ingresará en la línea "Dirección". Si hablamos de intercambiar documentos a través de un recurso compartido (por ejemplo, una dirección de correo electrónico por departamento), en la línea "Asunto" es necesario indicar a quién va dirigido el mensaje.
Además, al utilizar el correo electrónico (individual buzón) en la mayoría de los casos ya existe una firma que se inserta automáticamente en el texto de la carta. Esto le permite ahorrar mucho tiempo, incluida la redacción de una nota. Si su correo no le permite identificar al remitente (por ejemplo, si está utilizando un buzón compartido), asegúrese de incluir su nombre y cargo al final de la carta.
Importante: al enviar información por correo electrónico, no olvide solicitar una confirmación de lectura del mensaje enviado (para ello es necesario marcar la casilla correspondiente). Esta notificación es una prueba de que realmente envió una nota a un destinatario específico en un momento específico.
El SZ lo redacta el empleado en nombre de su supervisor inmediato o en nombre del jefe de otro departamento. Te permite en poco tiempo:
notificar al gerente sobre el problema actual
hacer propuestas para eliminarlo o acordar un plan de acción con otro empleado.
inducir a un gerente a tomar una decisión o emitir una orden
También es una prueba de que el especialista que descubrió un problema en el proceso de trabajo no dejó que la situación siguiera su curso, sino que avisó a su dirección para que tomaran una pronta decisión. Es decir, no estaba inactivo.
tipos de notas
Veamos los principales tipos de cartas de servicio:
sobre solicitar información;
sobre infracciones cometidas por un empleado en el desempeño de sus funciones laborales.
sobre bonificaciones a los empleados.
Además, el SZ puede acompañar la transferencia de un paquete de documentos entre divisiones, divisiones, departamentos dentro de la organización (para terceros es necesario preparar cartas de presentación). También se puede enviar a los empleados con el requisito de explicar el motivo de su ausencia del trabajo.
El SZ podrá contener cualquier duda relacionada con cuestiones laborales.
Reglas de compilación
La regla principal que se debe seguir a la hora de redactarlo es la brevedad. El documento debe indicar claramente la esencia del problema, así como las formas de solucionarlo. Como regla general, el texto de la SZ no debe ocupar más de 6-7 líneas. La SZ no tiene una forma unificada. Para compilarlo, use una forma gratuita de una muestra de nota.
A pesar de esto, al escribir se deben tener en cuenta los requisitos de GOST R 6.30-2003. Para redactar una nota de acuerdo con GOST, cuyo ejemplo se muestra arriba, se requieren los siguientes detalles:
el documento debe contener un “encabezado”. Indica a quién va dirigido (cargo y nombre completo del empleado en el caso dativo);
ingrese la fecha de preparación y el número de documento;
el título del texto indica el tema de la SZ;
una descripción de la situación actual por la cual se redacta el memorando: “Llamo su atención...”, entonces el texto del memorando debe contener una solicitud específica;
A continuación se muestra el cargo y nombre completo del compilador, firma con transcripción.
El documento redactado deberá registrarse ante el secretario de la empresa como correspondencia entrante. Después de esto, puede estar seguro de que el director recibirá el SZ y se familiarizará con él personalmente.
SZ en formato electrónico
Vale la pena señalar que muchas empresas han adoptado la gestión de documentos electrónicos. Por tanto, la SZ se puede emitir electrónicamente. En este caso se envía al correo electrónico corporativo de la empresa. El secretario es responsable de clasificar y reenviar las cartas a los destinatarios.
Este método de transferencia SZ ahorra papel y tiempo a los empleados. En este caso, el documento se redacta de la misma forma que en papel. Es aconsejable que se apoye firma electrónica remitente. Para asegurarse de que el documento enviado ha sido leído por el gestor, deberá solicitar un “acuse de lectura” al enviar envío postal" marcando la casilla en el formulario de envío.
Documento de muestra
A menudo, al resolver problemas laborales, se hace necesario transferir información importante al gerente. A veces las circunstancias requieren que se presente por escrito una explicación de las circunstancias y una advertencia contra errores.
En este caso, es necesario no solo presentar correctamente los hechos, sino también redactar correctamente el documento. La elaboración de SZ suele causar dificultades, especialmente si no se tiene experiencia. Pero esto no es difícil de hacer si tienes un ejemplo de nota ante tus ojos. Por eso hemos preparado muestras, tras revisarlas podrás redactar correctamente el documento. Veamos los casos más habituales que requieren la elaboración de un SZ.
SZ sobre bonificaciones es la base para emitir una orden para recompensar a un empleado. Este documento es redactado por el supervisor inmediato del empleado dirigido al director de la organización. Indica los méritos del trabajador, la solicitud de incentivos, los datos del empleado y del compilador. Después de revisar el SZ y tomar una decisión positiva, el director emite una orden sobre bonificaciones. Cómo escribir una nota al director de muestra:
Si durante el trabajo surgieron circunstancias por las cuales el empleado no pudo desempeñar plenamente su función laboral, se utiliza explicativo. Indica los motivos. Cómo escribir un memorándum de muestra:
SZ se utiliza si un empleado necesita comunicarse con el gerente para solicitarle la asignación de fondos para las necesidades laborales. En este caso, el documento establece los hechos de la necesidad de producción para la compra de materiales. Cómo escribir correctamente una muestra de memorando:
Duración
De acuerdo con la Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos y organizaciones locales, que indican los períodos de almacenamiento, aprobada por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 No. 558, SZ debe conservarse en los archivos de la empresa durante al menos cinco años. Si es necesario, el director de la organización tiene derecho a ampliar el plazo de almacenamiento. El período de almacenamiento de los SZ emitidos en formato electrónico puede estar determinado por los estatutos de la empresa.
