Para conciliar acuerdos entidades legales Y empresarios individuales A menudo redactan el acta correspondiente. La legislación no prevé un modelo único ni la obligación de utilizar este documento en particular, por lo que cada empresa puede desarrollar su propio formulario. Ejemplo listo y las instrucciones para completar se presentan en el artículo.
Propósito y variedades.
El registro de las transacciones de gastos de cada empresa es obligatorio. Para ello se redactan documentos de pago, recibos, facturas, pedidos y otros documentos. Sin embargo, en la práctica existe la necesidad de comparar acuerdos mutuos entre dos o más contrapartes, para lo cual se elabora un informe de conciliación.
Por regla general, lo firman personas jurídicas, así como empresarios individuales. Los nombres de las partes son similares a los indicados en los acuerdos pertinentes:
- "Cliente";
- "Ejecutor".
El documento refleja todo tipo de transacciones entre empresas (o liquidaciones individuales, de forma selectiva) durante un período específico: mes, trimestre, año (el período del informe se determina mediante acuerdo). El personal de contabilidad es responsable del registro. Producen:
- redactar un acto;
- conciliación con los datos que provienen de la contraparte.
El documento puede redactarse como anexo al contrato o como documento separado. Y en este sentido, podemos distinguir condicionalmente 2 variedades:
- Apéndice del acuerdo principal, por ejemplo, de un contrato de suministro. En este caso, el documento es parte integral de este acuerdo y no tiene fuerza legal por sí solo, en ausencia de un acuerdo básico. Como regla general, dichos registros registran información sobre todas las operaciones que tuvieron lugar en el marco de un acuerdo determinado.
- Un documento independiente que se utiliza independientemente de un acuerdo específico. Combina acuerdos financieros mutuos por un período de tiempo específico (o para grupos individuales de bienes y servicios).
El contrato de suministro debe especificar además los términos de conciliación de acuerdos mutuos, el momento y el procedimiento para firmar el acto. De lo contrario, una contraparte sin escrúpulos puede eludir la firma del documento.
Formulario y documento de muestra.
Por regla general, se trata de un cuadro resumen con una descripción de cada tipo de operación (servicio, obra) y su importe. El documento debe reflejar los detalles y nombres de ambas partes y registrar la presencia/ausencia de deuda del cliente con el contratista en una fecha específica.
El formulario y modelo de un acto de conciliación de acuerdos mutuos se presentan a continuación.
El número de copias está determinado por el número de partes, por lo que el mínimo son 2 documentos originales que tengan igual fuerza legal.
Instrucciones para la compilación
Primero, debes prestar atención a algunas recomendaciones:
- El documento debe indicar el período del informe para el cual se realiza la conciliación.
- Siempre debes indicar la fecha en que fue compilado. No tiene que estar relacionado con el período del informe. Por ejemplo, la ley fue redactada el 29 de enero de 2018, mientras que el período del informe es del 1 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017.
- Las partes indican no solo los tipos de transacciones (servicios), sino también los documentos en base a los cuales se registraron (por ejemplo, facturas).
- Como regla general, indican no solo el monto total, sino también el saldo inicial (saldo).
- Al final de la página, los representantes de los partidos ponen sus firmas. Por regla general, el derecho a firmar tiene jefe de contabilidad. También pueden firmarlo los gerentes; esto es especialmente importante en los casos en que existen desacuerdos entre los socios con respecto a las transacciones de liquidación.
TENGA EN CUENTA. En algunos casos, la empresa no utiliza el modelo habitual. Luego, el representante solo necesita poner su propia firma, descifrarla (apellido, iniciales) e indicar su cargo.
Así, la elaboración de un acta permite simplificar el procedimiento de conciliación de acuerdos mutuos y confirmar la ausencia de reclamaciones entre el cliente y el contratista. El documento suele redactarse en formulario impreso, No se permiten borrones ni correcciones.
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Informe de conciliación es un documento que muestra los cálculos de dos organizaciones para cierto periodo. Dado que actualmente la legislación vigente no prevé una forma oficial de acto de conciliación de pagos con proveedores, la organización, si es necesario, puede desarrollar su propia forma de acto de conciliación.
Los datos especificados en el acto de la organización que inicia la conciliación deben coincidir completamente con los datos de la organización contraparte. Al final del documento se debe registrar información sobre las discrepancias existentes, si las hubiera.
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Cómo completar correctamente un informe de conciliación
El informe de conciliación es elaborado en cualquier forma por el departamento de contabilidad en dos copias, en las que se colocan el sello y las firmas del jefe de contabilidad y del jefe de la organización. Ambas copias se envían a la contraparte, quien, a su vez, verifica los datos del acto con la información que posee. Si la contraparte está de acuerdo con los datos especificados en el acto, pone un sello, firma y devuelve una copia a la organización.
El acta indica su número de serie, el período por el cual se realiza la conciliación, así como los nombres de las organizaciones entre las cuales se redacta el acta. La parte tabular de la ley indica los números y fechas de los documentos primarios que confirman la entrega y pago de bienes y servicios (facturas, órdenes de pago etc.).
Se puede elaborar un informe de conciliación para transacciones comerciales durante un período especificado por la organización que inicia la conciliación. La información del informe se verifica según las facturas.
La información sobre acuerdos mutuos especificada en el acto de una de las organizaciones debe coincidir exactamente con la información de la segunda organización (contraparte). Si se encuentran discrepancias, la información sobre ellas se registra al final del documento, por ejemplo: "Según LLC Organización-1, al 30 de septiembre de 2012, la deuda de LLC Organización-2 es de 50.000 rublos".
¡Prestar atención! El informe de conciliación solo puede ser firmado por los jefes de contabilidad si no hay desacuerdos entre las organizaciones con respecto a los acuerdos mutuos. Sin embargo, al acudir a los tribunales, un documento sin la firma del director de la organización se considerará inválido.
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Para controlar las transacciones financieras con las contrapartes, elaboran acto de conciliación de acuerdos mutuos. Llenado de muestra 2019 y el formulario se puede descargar de forma gratuita en esta página. El documento se redacta en dos copias, una para cada parte.
Los actos de conciliación de acuerdos mutuos con contrapartes pueden redactarse en cualquier formato. No existe un formulario estándar. Para su comodidad, puede utilizar nuestro formulario ya preparado: descargue el informe de conciliación (es gratis), complételo e imprímalo. Si no sabe qué escribir, hay un ejemplo a continuación.
Informe de conciliación: descargar formulario (excel)
Normalmente, el documento se redacta al realizar un inventario o preparar un informe sobre la deuda entre empresas. Además, se necesitan actos de conciliación de acuerdos mutuos con las contrapartes si es necesario renovar contratos importantes o cuando se negocia a plazos.
Un documento puede presentarse ante el tribunal como prueba de deuda solo con documentos primarios que confirmen los cálculos.
El formulario consta de dos partes: la izquierda la rellena el iniciador y la derecha la rellena su contraparte. A continuación se muestra un ejemplo de un informe de conciliación.
Cómo completar un informe de conciliación para acuerdos mutuos: muestra
Asegúrese de completar el encabezado del documento: coloque las fechas y los nombres de las empresas. A continuación, escriba que los representantes de las partes redactaron esta acta, confirmando el estado de la contabilidad.
Descargue el informe de conciliación en excel: muestra
En la tabla anota la fecha de pago, el nombre y número del documento que lo acredita y el monto. Las transacciones de recibos se ingresan en el débito, las transacciones de gastos se ingresan en el crédito.
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Informe de conciliación: completar en línea
En MyWarehouse puede completar y descargar un informe de conciliación en Excel; para cada contraparte verá inmediatamente recibos, gastos y saldos. Ya no necesita buscar deudas por su cuenta: el servicio lo hará por usted. Simplemente ingrese o seleccione una contraparte previamente ingresada e indique el período deseado, y el sistema generará un documento. A continuación se muestra un informe de conciliación: un ejemplo de cómo completar el formulario en MySklad.
El documento contendrá liquidaciones mutuas al inicio del período, una lista de pagos y la deuda final. Toda la información sobre contrapartes y liquidaciones se almacena en MyWarehouse. Complete el informe de conciliación en línea y no tendrá que volver a ingresar los datos cada vez.
¿Quién firma el informe de conciliación?
El acta sólo puede ser firmada por el director. El documento está sellado. El jefe de contabilidad firma si hay un poder.
Ambas copias firmadas se entregan a la contraparte. Si está de acuerdo con los datos, pone un sello y una firma y devuelve un documento al iniciador.
La escritura sólo es válida si está firmada por ambas partes. Sin embargo, no es una base para el cobro de deudas: al firmar el documento, el deudor simplemente confirma su existencia.
Si la contraparte no está de acuerdo, se elabora un informe de conciliación de desacuerdos. Vea a continuación un ejemplo de relleno.
Informe de conciliación con desacuerdos: llenado de muestra
En el documento, asegúrese de indicar el número y fecha de elaboración, así como información sobre el informe de conciliación en el que surgió el desacuerdo. También puede escribir información sobre el acuerdo en disputa. En caso de duda, descargue el modelo de protocolo de desacuerdos completo para el informe de conciliación, reemplace los datos y utilícelo.
Si adjunta documentos adicionales (copias de contratos, extractos, etc.), escríbalos en la declaración de conciliación de desacuerdos debajo de la tabla.
Es posible que también necesitesEn algunos casos, a la contraparte se le envían documentos adjuntos al informe de conciliación, por ejemplo, carta de presentación, solicitud, solicitud de reembolso y otros. Esto no es necesario, pero tener estos documentos es una buena forma. Echemos un vistazo más de cerca.
Carta de presentación para el informe de conciliación: modelo
Para indicar cuándo se debe devolver el documento, así como para enumerar los archivos adjuntos, se envía a la contraparte una carta de presentación del informe de conciliación. Muestra:
La carta debe estar firmada por el director de la empresa; no es necesario colocar un sello. Si es necesario, proporcione información de contacto de la persona responsable de la entrega del documento.
Solicitud de informe de conciliación de una contraparte: muestra
Si por alguna razón el documento firmado no fue devuelto, se envía a la contraparte una solicitud de informe de conciliación. La solicitud está firmada por el director de la organización y sellada. El ejemplo se encuentra a continuación, descárguelo y utilícelo como plantilla.
Carta de devolución de fondos basada en informe de conciliación: modelo
Cuando es necesario devolver el dinero transferido a la contraparte (por ejemplo, en caso de error o incumplimiento de obligaciones), se redacta una carta de devolución de fondos con base en el informe de conciliación. La muestra se puede descargar a continuación.
En la carta, asegúrese de indicar:
- datos bancarios de la organización,
- el documento sobre cuya base se transfirió el dinero (acuerdo, orden de pago, etc.),
- motivos, importe y condiciones de devolución.
También podrá indicar el importe de una multa o sanción si están especificadas en el contrato. El documento está firmado por el director de la empresa y sellado.
¿Es necesario firmar un informe de conciliación para acuerdos mutuos?
Sí, definitivamente. Ambas partes deben firmar el documento, de lo contrario el documento no será válido.
¿Quién firma el informe de conciliación?
Si usted es el iniciador de la reconciliación, el director de la organización deberá firmar el acta. Un representante, por ejemplo, el jefe de contabilidad, también puede firmar, pero luego se requerirá un poder.
Sucede que una contraparte sin escrúpulos se niega a firmar el documento y, dado que se trata de un documento voluntario, la ley no prevé ningún castigo por ello. ¿Cómo protegerse? Escribe en tu carta de presentación: “Si el informe de conciliación no es devuelto antes del... (fecha), se tendrá por acordado y firmado por las partes”. Una cláusula de este tipo puede alentar a las contrapartes a firmar el acta, aunque no constituirá prueba ante el tribunal.
Recomendamos utilizar nuestra ley de conciliación de acuerdos mutuos: muestra de finalización de 2019. Contiene todas las columnas y datos necesarios. También necesitará un formulario de conciliación de liquidaciones; puede descargarlo. Para ahorrar tiempo, utilice el servicio en MyWarehouse. Puede completar un informe de conciliación para acuerdos mutuos en línea
La ley de conciliación de documentos formaliza el procedimiento para comparar acuerdos mutuos entre dos socios comerciales. El artículo describe cómo redactar y ejecutar correctamente un informe de conciliación de documentos.
Del artículo aprenderás:
Legalmente, el acto de conciliación (en adelante AC) no pertenece a la categoría primario documentación.Se utiliza como prueba adicional si es necesario probar el hecho de la deuda de uno de los socios comerciales. Otro objetivo del AS es ampliar el plazo plazo de prescripción. Esto se debe a que el día de la firma del AC es el punto de partida de este período.
Es obvio que la aparente falta de carácter vinculante y el bajo estatus legal de este documento se deben a una mala interpretación de sus capacidades como herramienta legal de influencia sobre un socio comercial sin escrúpulos. Sin embargo, para que el altavoz se convierta verdaderamente en un instrumento de este tipo, se debe prestar especial atención a su adecuada compilación y diseño. Esto se discutirá a continuación.
Informe de conciliación: situación jurídica
En cualquier etapa de una relación comercial, puede ser necesario realizar procedimientos de solución mutua.
Las liquidaciones mutuas se llevan a cabo cuando uno de los socios paga por servicios, trabajos o bienes suministrados por otro participante en una transacción comercial.
Las facturas, cheques y otros documentos clasificados como documentos primarios confirman el hecho de una transacción comercial. Estos documentos sirven como base para mantener contabilidad. Incluso un pequeño error en los cálculos puede afectar significativamente la exactitud de toda la contabilidad.
Con el tiempo, las discrepancias e inconsistencias en los documentos contables de los socios comerciales provocan pagos no contabilizados y la formación de deudas.
Identificación en primeras etapas Entradas incorrectas y posibles discrepancias es la tarea y función principal del informe de conciliación. En la práctica, el procedimiento en sí no presenta dificultades. Tecnología de reconciliación en vista general se reduce al hecho de que la contabilidad llevada por una parte se compara con la contabilidad llevada por la otra parte. Si se detectan discrepancias o entradas incorrectas, se elabora un informe y se documentos primarios Las partes están sujetas a análisis adicionales.
¿Qué es un acto de reconciliación?
Un acto de conciliación de acuerdos mutuos es un documento que representa las transacciones financieras de dos organizaciones asociadas completadas en un período de tiempo específico. Idealmente, todos los datos recopilados en los estados financieros de una parte deberían estar totalmente correlacionados con los datos recopilados por la otra parte. Si se identifican las más mínimas discrepancias, se elabora un informe de conciliación.
La forma unificada de esta ley no está regulada por las normas legislativas vigentes. Las empresas desarrollan de forma independiente la forma de este documento comercial y lo aprueban con la documentación reglamentaria local.
El AC es firmado por ambas partes si confirman su acuerdo con la deuda descubierta. Ya hemos dicho anteriormente que el plazo de prescripción se determina utilizando la fecha de firma del acta de conciliación. A continuación veremos esta cuestión con más detalle.
Por lo general, al realizar cualquier transacción comercial se redacta un documento perteneciente a la categoría primaria. A partir de este momento se calcula el plazo de prescripción. Sin embargo, también hay caso especial, que incluye el caso de la elaboración de un informe de conciliación. Este documento interrumpe el plazo de prescripción y comienza una nueva cuenta atrás de este período, desde el momento de la firma del AC.
La presencia de elementos obligatorios del AS (detalles de los socios, fecha y período de conciliación, lista de transacciones y liquidaciones) garantiza la fuerza legal de este documento.
Como herramienta para resolver disputas, un acto de reconciliación sólo puede utilizarse con éxito si contiene todos los detalles necesarios (esto no anula la disposición de que la forma del acto en sí sigue siendo libre).
Estos detalles obligatorios incluyen:
- nombre del documento comercial;
- nombre de la parte (denominación legal de la empresa y sus datos);
- referencia a la documentación primaria, que es la fuente de los cálculos y confirma el hecho de realizar acciones comerciales;
- montos de liquidación;
- saldo total;
- fecha de compilación;
- firmas de los responsables de realizar los acuerdos de cada lado;
- Impresiones de sellos de cada empresa colaboradora.
Los propios socios también fijan la escala de la reconciliación. Puede realizarse a escala de un producto, a escala de una entrega o de un contrato. Como parte del inventario anual, por regla general, también se lleva a cabo un procedimiento de conciliación. El motivo para emitir una AC es cualquier discrepancia entre los asientos en los documentos contables de las partes. Esto es para evitar el descubrimiento de deuda o deficiencia después de la liquidación o quiebra de una de las partes.
Artículo útil:Cómo completar correctamente un informe de conciliación, puede encontrar una muestra de cómo completar el trabajo de oficina .
Llenar el informe de conciliación de documentos.
La forma y procedimiento para la elaboración del AS son gratuitos para cada empresa. El iniciador de la auditoría encarga al departamento de contabilidad que elabore acto. A continuación se deberá cumplimentar el documento y enviar dos copias del mismo al oponente.
A su vez, el oponente coteja sus datos con las cifras proporcionadas por el compañero. Si se producen discrepancias y el oponente reconoce este hecho, ambas copias del documento serán firmadas por él y selladas con el sello de la empresa. La empresa que inicia la disputa recibe copias firmadas y certificadas.
Las facturas son la fuente a la que deben corresponder todos los datos del AS. Es obligatoria la coincidencia de todos los datos de liquidación mutua. En caso contrario, las discrepancias deberán constar en la parte final del AS.
Si hablamos del flujo de documentos internos de las organizaciones asociadas, entonces la firma de los jefes de contabilidad de ambas partes es suficiente. En caso de litigio y litigio, dicha firma no será suficiente, debiendo ser confirmada por la copa del director de la empresa.
A continuación se presenta un informe de conciliación de documentos de muestra:
Cómo consultar el informe de conciliación
Si desea comprobar el funcionamiento del aire acondicionado, le recomendamos que preste atención a una serie de elementos cuya presencia es obligatoria:
- Título;
- Fechas de compilación;
- Nombre completo de las empresas participantes en la disputa;
- Información sobre funcionarios;
- Información sobre los empleados responsables de la redacción y certificación del documento;
- Los datos de la mayor parte del AS distribuidos según los contratos.
Las plantillas de documentación primaria deben tomarse como modelo a la hora de redactar un acto. Esto es especialmente cierto en el caso de las reglas para registrar datos.
Cada empresa puede desarrollar su propia forma de acto, pero muchos años de experiencia de diferentes empresas han confirmado la eficacia y ventajas de la siguiente composición de material:
- La parte introductoria (preámbulo) contiene detalles requeridos;
- La parte principal contiene datos para el período de conciliación seleccionado (por ejemplo, una lista cronológica de documentos conciliados). En algunos casos, es necesario indicar el nombre de la transacción realizada: entrega o compra de bienes, transferencia de fondos, venta o cancelación de objetos de valor, etc.
Carta de presentación para el informe de conciliación.
Como regla general, se adjunta una carta de presentación al informe de conciliación. Generalmente contiene una lista de aplicaciones.
El texto de la carta suele constar de dos partes:
- Declaración del hecho de transferencia (envío) del acto:
Te enviaremos..., Te enviaremos..., Te transmitiremos...etc. - Propósito de la carta:
Para información; Para aprobación; Para firmar; Solicitud de respuesta oportuna al informe.Esto puede ser confirmación de familiarización, aprobación y devolución de una copia firmada del acta. Las siguientes palabras y expresiones serían apropiadas aquí:
“Por favor firme, selle y envíenos una copia del informe de conciliación...” “Por favor envíe a nuestra dirección una copia del informe de conciliación debidamente ejecutado...”
Al final se adjunta una relación de documentos a la carta: informe de conciliación, documentación primaria, pedidos, instrucciones, etc.
La organización debe garantizar la integridad y confiabilidad de los datos reflejados en sus estados contables y financieros. A estos efectos también se realiza un inventario de pagos. Tiene como objetivo comprobar la validez de los importes que figuran en las cuentas contables. El inventario de liquidaciones se realiza sobre la base de informes de conciliación elaborados y acordados con las contrapartes. Recordemos que es necesario realizar un inventario de cálculos, al menos antes de realizar la contabilidad anual. estados financieros(Cláusula 27 del Reglamento, aprobado por Orden del Ministerio de Hacienda de 29 de julio de 1998 No. 34n). En otros casos, las contrapartes determinan de forma independiente la frecuencia de elaboración de los informes de conciliación.
Cómo elaborar un informe de conciliación para acuerdos mutuos con contrapartes le diremos en nuestra consulta.
¿Cómo hacer un informe de conciliación?
No existe un formulario único y obligatorio para el informe de conciliación (formulario). Por lo tanto, una organización puede desarrollar dicha forma de forma independiente.
En condiciones de automatización contable, la función de generar actos de conciliación suele ser proporcionada por el programa de contabilidad. Solo necesita seleccionar del directorio la contraparte para la cual desea generar un informe de conciliación, indicar la fecha en la que se elabora el informe de conciliación, así como el período durante el cual las liquidaciones con la contraparte se mostrarán en el informe de conciliación. . También es posible tener diferentes grados de detalle en los informes de conciliación: para la contraparte en su conjunto o, digamos, en el contexto de un acuerdo específico.
Por supuesto, el informe de conciliación también se puede elaborar manualmente. Pero este proceso, naturalmente, requerirá más mano de obra.
Para un informe de conciliación, un formulario de muestra suele ser una tabla dividida en 2 partes para reflejar los datos sobre las transacciones de cada una de las contrapartes. Indica el nombre de la transacción, documentos de respaldo, montos de débito y crédito. ¿Cuál es el saldo inicial en el informe de conciliación? Al principio y al final de la tabla, el informe de conciliación suele contener información sobre el saldo al principio y al final del período de conciliación, es decir, sobre el saldo de la deuda. El saldo deudor en la sección completada de acuerdo con los datos de la organización A muestra cuánto le debe a la organización B, información sobre cuyas operaciones se reflejan en la parte opuesta de la tabla. En consecuencia, por ejemplo, el saldo acreedor final significa cuánto le debe la Entidad A a la Entidad B al final del período de conciliación. ¿Qué significa deuda a favor en el acta de conciliación? Muestra el monto y la contraparte con quien existe deuda al final del período reflejado en el informe de conciliación.
La organización que inició la elaboración del informe de conciliación lo transfiere a su contraparte y se ofrece a completar la tabla con información sobre el estado de las liquidaciones según sus datos. A veces, cuando las empresas confían en que no habrá discrepancias, el informe de conciliación se presenta con ambas partes de la tabla de conciliación ya completadas (es decir, para ambas contrapartes). La otra parte sólo tiene que firmarlo. Si se identifican discrepancias, la contraparte no firmará dicho acta, pero podrá transferir su copia del acta de conciliación o enviar un protocolo de desacuerdos, que también se redacta en cualquier forma.
Al elaborar informes de conciliación, es importante asegurarse de que estén firmados por personas autorizadas. Este es el jefe de la organización o una persona que actúa en nombre de la organización por poder. De lo contrario, será difícil demostrar que la contraparte realmente reconoció su deuda sobre la base de tal acto de conciliación.
Para el informe de conciliación de acuerdos mutuos, a continuación se proporciona un modelo del formulario de 2018.
Para el acto de conciliación de acuerdos mutuos, el formulario se puede descargar de forma gratuita utilizando el siguiente enlace.
Informe de conciliación y plazo de prescripción
Recordemos que la firma por las partes de un acta de conciliación para acuerdos mutuos interrumpe el plazo de prescripción, que por lo general es de 3 años. Después de todo, redactar un acta con el deudor significa que éste reconoció su deuda (artículo 203 del Código Civil de la Federación de Rusia). En consecuencia, el plazo de prescripción tras la redacción del acta de conciliación comienza a correr nuevamente. Por eso, si la organización está segura de que el deudor no devolverá el dinero, firmar un informe de conciliación con él solo retrasará el momento en que el acreedor podrá cancelar la deuda con pérdidas y tenerla en cuenta a la hora de gravar. ganancias. Hablamos con más detalle sobre la cancelación de deudas con un plazo de prescripción vencido.
