Proporcionar explicaciones por escrito es obligatorio sólo en algunos casos. Más común- al evaluar la validez de los motivos falta disciplinaria del empleado(violación de los deberes laborales y oficiales por parte del empleado). Esto es requerido por el procedimiento de solicitud. acción disciplinaria según el art. 193 Código del Trabajo(en adelante, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia), que puede dar lugar no solo a una amonestación o amonestación, sino también al despido. Todo depende de las circunstancias, que es necesario aclarar. Nota explicativa en este caso, documenta y transmite a la dirección la posición del empleado, su visión de la situación, sus argumentos.
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Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Artículo 193 “Procedimiento para la aplicación de sanciones disciplinarias”
Antes de aplicar una medida disciplinaria, el empleador debe solicitar una explicación por escrito al empleado. Si después de dos días hábiles el empleado no da la explicación especificada, se redacta el acta correspondiente.
La falta de explicación por parte de un empleado no es obstáculo para aplicar medidas disciplinarias.
La acción disciplinaria se aplica a más tardar un mes a partir de la fecha del descubrimiento de la falta, sin contar el tiempo de enfermedad del empleado, su estadía de vacaciones, así como el tiempo necesario para tener en cuenta la opinión del órgano representativo de empleados.
Una sanción disciplinaria no puede aplicarse más tarde de seis meses a partir de la fecha de comisión de la infracción y, sobre la base de los resultados de una auditoría, inspección de actividades financieras y económicas o una auditoría, más tarde de dos años desde la fecha de su comisión. Los plazos especificados no incluyen el tiempo del proceso penal.
Por cada falta disciplinaria sólo se podrá aplicar una sanción disciplinaria.
La orden (instrucción) del empleador sobre la aplicación de una sanción disciplinaria se anuncia al empleado contra firma dentro de los tres días hábiles a partir de la fecha de su publicación, sin contar el tiempo de ausencia del empleado del trabajo. Si el empleado se niega a familiarizarse con la orden especificada (instrucción) contra la firma, se redacta el acta correspondiente.
Una sanción disciplinaria puede ser apelada por un empleado en inspección estatal trabajo y (o) órganos para la consideración de conflictos laborales individuales.
Pero también se pueden redactar notas explicativas por otros motivos, aunque queda el aspecto de “la necesidad de justificarse” (al fin y al cabo, en otros casos se utilizan memorandos oficiales y). Por ejemplo, durante la investigación de las circunstancias del daño a la propiedad del empleador y la determinación de su monto en virtud del art. 247 Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Consulte también un ejemplo de requisito para proporcionar explicaciones por escrito en el artículo "Documentos falsos para el empleo".
Solicitud de explicaciones por escrito
Por lo tanto, “antes de imponer medidas disciplinarias, el empleador debe solicitar una explicación por escrito al empleado”. Como se puede observar, la ley no especifica si la exigencia de explicaciones debe ser oral o escrita. En particular casos difíciles, cuando tanto el empleado como el empleador son muy serios y pretenden llegar, como dicen, hasta el final, el empleador debe solicitar una explicación por escrito al empleado para luego poder confirmar el cumplimiento del procedimiento prescrito para imponer sanciones disciplinarias en el artículo 193 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia (Ejemplo 1) . Nunca ha existido una forma aprobada de este documento de personal, por lo que cada organización lo elabora a su manera. Incluso el tipo de documento que se utiliza para ello es diferente (notificación, demanda, carta, etc.), aunque es más correcto llamarlo “ requisito", porque en la parte 1 del art. 193 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia así lo establece. La notificación tiene un significado diferente: se proporciona información y no es necesario hacer nada. Una carta es un documento saliente que se envía a una organización de terceros o a un individuo, y el empleado no es una persona tan "extraña".
Cabe recordar que “la sanción disciplinaria se aplica a más tardar un mes después de la fecha del descubrimiento de la infracción” (parte 3 del artículo 193 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El hecho de su descubrimiento se confirma mediante un acto, no por una exigencia. Por tanto, este mes debe contarse a partir de la fecha del descubrimiento (que idealmente debería coincidir con la fecha de redacción del acta), y no desde la fecha de solicitud de explicaciones por escrito.
Otro plazo se cuenta a partir de la fecha de la solicitud - 2 días para dar una explicación por escrito.(Ver Ejemplo 3). Por tanto, es importante no sólo formalizar la demanda, sino también acreditar que fue entregada al empleado o que se negó a recibirla. Para ello, puede realizar inmediatamente los espacios en blanco correspondientes en la parte inferior de la hoja (marcados con los números 1 y 2 en el Ejemplo 1): si el primero (firma al recibir la solicitud) no está redactado, entonces el segundo se redacta (los testigos confirman el hecho de la negativa del empleado a recibir este documento, esta marca elimina la necesidad de redactar un acta separada sobre este asunto).
Ejemplo 1
Una solicitud por escrito de una explicación del empleado.
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Ejemplo 2
El texto de la solicitud de explicación del empleado sobre los motivos de la ausencia del trabajo y firma.
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Ejemplo 3
Cálculo del plazo para dar una explicación escrita de los motivos de la falta disciplinaria.
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Digamos que un trabajador dañó negligentemente la propiedad del empleador el lunes 1 de septiembre de 2014, hubo testigos de esto y se levantó un informe ese mismo día. El 2 de septiembre de 2014 se requirió al trabajador para que diera explicaciones por escrito. Empezamos a contar el plazo a partir del día siguiente:
- 03/09/2014 - 1er día,
- 04/09/2014 - 2do día (cuando la presentación de la nota explicativa aún se considerará oportuna),
- El 05 de septiembre de 2014 ya es posible activar el hecho de no dar explicaciones.
Si el requisito de proporcionar explicaciones por escrito se presentó al empleado el viernes 05/09/2014, y el sábado y el domingo son sus días libres (es decir, no están incluidos en el cálculo del período de 2 días), entonces la fecha límite para la presentación oportuna La presentación de la nota explicativa expiraría recién el martes 09/09 .2014.
Para que un empleado concienzudo no se confunda en el cálculo periodo dado, es mejor indicar inmediatamente en la solicitud una fecha específica antes de la cual se debe presentar la nota explicativa. Aquí puede agregar el departamento/funcionario específico a quien se le debe dar (consulte el segundo párrafo del texto del requisito del Ejemplo 1). El destinatario de la nota explicativa (a cuyo nombre está redactada, por ejemplo, el director general) y la persona a quien debe transferirse (por ejemplo, el secretario o el jefe del departamento de personal) probablemente serán diferentes. gente.
Si el empleado realmente tenía buenas razones para comportarse que no le agradaron al empleador y, en general, son personas adecuadas, entonces no debe temer la nota explicativa: saldrá en defensa del "acusado". Entonces no es necesario esperar una solicitud por escrito del empleador. Ante su solicitud verbal, es mejor redactar inmediatamente una nota explicativa, adjuntándole la mayor cantidad de evidencia posible de que tiene razón. No sólo sirven los documentos oficiales, sino también una copia impresa de un sitio de noticias sobre las interrupciones en el funcionamiento de la línea de metro que utiliza un recién llegado para llegar al trabajo. Si hay un conflicto entre los empleados, una nota explicativa bien redactada puede incluso "atraer" a la dirección al lado de su autor.
¿A nombre de quién está escrita la nota explicativa?
Para responder con precisión a esta pregunta, es necesario consultar el Reglamento Interno de Trabajo, que debe aplicarse en todas las organizaciones. Lo más probable es que diga que el empleado depende de su superior inmediato y del director general. Luego, el empleado escribirá una nota explicativa a nombre de su jefe o director general.
Las regulaciones locales pueden establecer una jerarquía diferente: por ejemplo, miembros grupo de trabajo reportan al responsable de este grupo, a pesar de que representan diferentes departamentos en el mismo. El líder del grupo sólo podrá pedir explicaciones por escrito si la mala conducta está relacionada con el trabajo del grupo.
Así, el servicio de seguridad, el responsable de cultura corporativa o el jefe del departamento de personal no tienen derecho a exigir explicaciones a los empleados de otros departamentos que no dependen de ellos, salvo que así lo establezca expresamente la normativa local. regulaciones organizaciones. Es cierto que el Director General aún puede delegar los poderes correspondientes a estos y otros funcionarios mediante orden (por ejemplo, al presidente de la comisión para investigar un incidente específico). Consulte los títulos de los ejemplos 1 y 2, marcados con un signo de exclamación.
¿A mano o en una computadora?
La ley no exige que las notas explicativas se escriban a mano; pueden escribirse a máquina. Pero los oficiales de personal experimentados exigen explicaciones de los empleados, escritas únicamente con su propia letra. En caso de conflicto laboral, esto ayudará al empleador a protegerse de acciones ilegales por parte de un empleado que pueda afirmar que fue “obligado” a firmar un texto que otra persona ya había redactado.
La composición mínima requerida de elementos escritos a mano, dibujados a mano por el empleado en una nota explicativa, es la siguiente:
- título profesional,
- toque personal y
- IO. Apellido.
No puedes limitarte a un simple trazo personal escrito a mano, porque... El examen grafológico no puede identificar inequívocamente algunas firmas como pertenecientes a una persona específica. Y basándose en palabras completas (posición y apellido), esto definitivamente se puede hacer.
Detalles de la nota explicativa
La forma de la nota explicativa es relativamente libre. Nadie exige que un empleado tenga un conocimiento profundo de los estándares de preparación de documentos; es suficiente con el cumplimiento del mínimo requerido.
En la parte superior derecha de la hoja, la información está escrita en una columna sobre a quién y por quién va dirigida la nota explicativa. El empleado deberá indicar su unidad estructural, cargo, así como su apellido completo, nombre y patronímico. Nombre del tipo de documento- nota explicativa: escrita en el centro, después de varias líneas (generalmente con mayúscula o solo en mayúscula, como se muestra en el Ejemplo 4). El ejemplo 5 muestra una versión desactualizada, donde el nombre del tipo de documento está escrito completamente en letras minúsculas y seguido de un punto, es decir todo el “encabezado” parecía poder leerse en una sola frase; Estas opciones de diseño se encontraban anteriormente en aplicaciones.
Ejemplo 4
"Encabezado" de la nota explicativa.
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Ejemplo 5
Una versión desactualizada del “encabezado” de la nota explicativa
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Tenga en cuenta: en el Ejemplo 5, la línea con el tipo de documento escrito (con una letra minúscula y un punto) está obsoleta, y todo lo anterior es bastante correcto. El cargo del autor de la nota explicativa puede tener sangría del destinatario (director general, como en el Ejemplo 4), o puede aparecer inmediatamente en la línea siguiente (como en el Ejemplo 5). La preposición "de" puede estar presente o no antes de la posición del autor.
El nombre del tipo de documento va seguido de texto, que se compila en forma libre. Los únicos requisitos para ello:
- corrección de la redacción y uso, si es posible, de un estilo de presentación comercial oficial,
- solo fechas exactas, si es necesario - tiempo,
- Hechos y razones de la situación actual.
Las circunstancias varían y es incorrecto exigir brevedad a un empleado en una exposición de motivos. La nota puede ocupar varias hojas de papel, contener un discurso directo y leerse como buen detective, o puede consistir en una línea. El empleador no tiene derecho a limitar al empleado en dicha "creatividad".
Nadie espera que el empleado saque conclusiones y sugerencias en la nota explicativa, aunque no se le podrá prohibir que las incluya.
El contenido de la nota explicativa lo determina únicamente el empleado que debe redactarla. El jefe no tiene derecho a dictar el texto, decir frases como "ésta no es la razón", exigir una reescritura o influir de otra manera en el contenido del documento. Algunas organizaciones van incluso más allá y elaboran textos estándar de notas explicativas. El empleado tiene derecho a decidir si utilizarlos o escribir una nota explicativa por su cuenta. Le conviene describir lo sucedido como lo considere correcto. El empleador, a su vez, está obligado a familiarizarse con las explicaciones del empleado, le gusten o no.
La redacción del texto de una nota explicativa suele plantear dificultades. Repitamos la regla principal: los acontecimientos deben presentarse tal como sucedieron.
Si la culpa del empleado es obvia (llegó tarde, fue grosero con el cliente, se olvidó de hacer algo), entonces no tiene sentido negarlo e inventar excusas. Tendrás que escribirlo como está:
Ejemplo 6
Texto de la nota explicativa
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Ejemplo 7
Texto de la nota explicativa
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Puede haber muchas razones para llegar tarde o ausentarse del trabajo, y no todas son válidas. Si el empleado no quiere expresar la verdadera razón llegar tarde es su derecho. Aquí ayudarán las formulaciones universales “debido a la familia” o “circunstancias personales” (ver Ejemplo 8). Otra salida es admitir su culpa sin describir los motivos (Ejemplo 9). Sin embargo, tales clichés, por supuesto, no despertarán ninguna comprensión o simpatía por parte de la dirección.
Ejemplo 8
Texto de la nota explicativa
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Ejemplo 9
Texto de la nota explicativa
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Un empleado puede suponer que será “perdonado” porque el motivo de la infracción es válido y ha estado trabajando durante mucho tiempo, esto nunca antes había sucedido, o por otras razones. Entonces será mejor que escriba sobre esto en sus explicaciones:
Ejemplo 10
Fragmento del texto de la nota explicativa.
Nota explicativa es un acto normativo interno, cuya redacción se permite en forma libre.
Sin embargo, existe una cierta estructura y recomendaciones para completar este documento. En primer lugar, se trata del uso de un estilo oficial y comercial en el texto.
¿En qué casos se escribe una nota explicativa?
En esencia, las notas explicativas son documentos que explican las razones de determinados hechos y se redactan en casos de falta disciplinaria, principalmente en las relaciones laborales; pertenecen al segundo grupo de notas explicativas del OKUD;
En el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia, se designa una forma unificada " nota explicativa sobre infracción a la disciplina laboral”, tiene código 0286091 y pertenece a la clase 0286000 “Documentación para el registro de sanciones disciplinarias”.
Las notas explicativas se redactan en una hoja blanca de formato A4, tanto en formato escrito a mano como en formulario impreso. Además, algunas empresas disponen de formularios especiales para notas explicativas.
En algunos casos, las notas explicativas incluyen archivos adjuntos. Por regla general, se utiliza certificados medicos, documentos del lugar de estudio, etc., que puedan confirmar un buen motivo de la infracción.
Dichas notas pueden ser exculpatorias, donde se describen las relaciones de causa y efecto de una acción o inacción incorrecta, así como explicativas, donde se anotan detalles claros del incidente, mientras el propio empleado en este caso no es culpable.
La nota explicativa cubre aspectos como:
- Tarde
- Absentismo
- Robo
- Violaciones de las normas de la empresa.
- Presentarse al trabajo en estado de ebriedad
- Comportamiento inmoral
Requisitos para el llenado
Según la legislación rusa, se escribe una nota explicativa a nombre del gerente y se entrega al jefe inmediato de la unidad estructural en la que trabaja el compilador.
Si el empleador ha decidido aplicar una sanción disciplinaria, se redacta una orden o directiva. Dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de publicación, esta orden deberá ser comunicada al empleado contra firma. Si el empleado se niega a familiarizarse con él, se elabora el informe correspondiente.
La nota explicativa tiene la siguiente estructura:
- El encabezado del documento, que indica el nombre de la organización, el funcionario a quien se envió este documento.
- El nombre del documento en este caso es “Nota Explicativa”
- Fecha de solicitud y número de registro
- Asunto de la declaración (motivo, etc. respecto, acerca de, etc.)
- Texto principal
- Nombre, apellido, patronímico y cargo del compilador y su firma.
EN estilo de negocios Es importante aplicar prácticas comerciales sostenibles, que en algunos casos están consagradas en la ley.
En este caso, es necesario que el documento que se completa cumpla con varios requisitos a la vez:
- fiabilidad;
- objetividad;
- consistencia;
- argumentación;
- brevedad;
- claridad;
- falta de ambigüedad;
Un punto importante de interna. correspondencia comercial es el hecho de que todos los documentos deben estar registrados.
En este caso, el registro de dichos documentos se realiza por orden del titular. Una vez que el gerente ha estudiado todas las circunstancias de la infracción y ha decidido acciones adicionales, se coloca una firma.
Procedimiento y reglas para completar.
La nota explicativa tiene una estructura bastante sencilla, la cual debe contener los siguientes datos:
- Nombre de la unidad estructural
- Al jefe de la organización de la unidad Resolución
- nombre completo NOTA ACLARATORIA sobre violación de la disciplina laboral
- nombre completo empleado, puesto de trabajo
- Nombre de la división
- Fecha de inicio de la relación laboral
- Tipo de infracción
- Descripción de los motivos y circunstancias de la infracción.
- Fecha de la infracción
- Puesto de empleado
- Firma/Descifrado de firma
Por tanto, no existe una forma estándar de nota explicativa como tal; cada empresa prescribe de forma independiente los requisitos necesarios.
Sin embargo, la nota explicativa debe incluir dos partes principales:
- actual– aquí es importante indicar los hechos que sirvieron de motivo para redactar este documento
- causal– aquí es necesario registrar las relaciones de causa y efecto.
La práctica de utilizar notas explicativas también se utiliza en proceso educativo por infracciones cometidas por estudiantes en instituciones educativas.
Ejemplo de nota explicativa
Al director de Romashka LLC, P.P. Krasina, del administrador del piso de negociación, N.V. Korneva.
Nota explicativa
En cuanto al escaparate roto del piso de negociación el 7 de julio de 2015, yo, Natalya Vladimirovna Korneva, el 7 de julio de 2015, mientras colocaba mercancías en el escaparate central del piso de comercio, no calculé mis propias fuerzas y toqué el cristal. de la puerta de la vitrina. No creo que sea mi culpa lo que pasó.
Creo que la razón de esto es la incorrecta organización del trabajo de los empleados del piso de ventas, ya que al colocar mercancías de gran tamaño, según la normativa interna, debe estar a cargo un administrador hombre, mientras que todos los hombres trabajan en un turno diferente. Por favor preste atención a estructura organizacional empresas.
Por ello, es importante recordar lo siguiente:
- Se requiere estilo empresarial.
- Al redactar una nota explicativa, es necesario adherirse a una determinada estructura e indicar los datos necesarios.
- Después de escribir un documento, debe registrarlo.
Elena Noskova
Llevo 15 años en la profesión contable. Trabajó como jefa de contabilidad en un grupo de empresas. Tengo experiencia en pasar inspecciones y obtener préstamos. Familiarizado con los campos de producción, comercio, servicios, construcción.
En caso de diversas violaciones por parte del empleado, según el artículo 139 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el jefe está obligado a exigirle una explicación. La solicitud de nota explicativa podrá ser oral o escrita. No existe ninguna disposición en la ley que indique la forma de la solicitud. Es preferible que los empleadores realicen la solicitud por escrito.
La práctica judicial muestra que el juez se puso del lado del empleado debido a que el empleador no formalizó por escrito el requisito de redactar una nota explicativa. Si el empleado se niega a aceptar la solicitud del jefe por escrito, se elabora un informe al respecto. Pero el jefe no tiene derecho a indicarle al subordinado que su solicitud debe ser aceptada. Esto se considera ilegal y resultará en una violación. derechos laborales empleado.
El plazo para redactar una nota explicativa de acuerdo con el Código del Trabajo es de 2 días. La ley otorga este plazo al empleado para que explique los motivos que lo llevaron a actuar de esta manera, violando, por ejemplo, la disciplina laboral. La ley no exige que un empleado escriba una explicación. La ausencia de esta norma de derecho en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia puede deberse al requisito de razonabilidad. Si un empleado valora su trabajo, definitivamente escribirá una explicación. Pero es mejor crear una orden para proporcionar una nota explicativa al empleador en forma de documento escrito.
¿Cómo solicitar una explicación a un empleado?
En los trámites de una empresa, una nota explicativa actúa como documento oficial. Este documento debe explicar de manera seca y concisa los motivos de la violación de la disciplina laboral por parte del empleado, sujeto a las reglas de la correspondencia comercial. Un empleador puede exigir a un empleado que proporcione una explicación solo si existen circunstancias que indiquen una violación de las leyes laborales.
Estas circunstancias se especifican en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia:
- llegar tarde al trabajo;
- incumplimiento de las obligaciones laborales previstas por la funcionalidad del empleado;
- ausencia del trabajo por 4 horas;
- causar daños a la propiedad del empleador;
- estado de intoxicación (alcohol o drogas);
- incumplimiento de las normas de protección laboral;
- no proporcionar a la dirección de la empresa información fiable.
El requisito de redactar una nota explicativa lo impone el empleador. Debe hacerlo, ya que sobre la base del documento se responsabiliza al empleado y se determina el grado de su culpa. El empleador está obligado a evaluar de manera realista la situación que le sucedió a su subordinado. Y la tarea del empleado es exponer correctamente la esencia de lo sucedido para que el empleador comprenda claramente. acciones adicionales. Si la decisión tomada por el empleador no satisface al empleado, éste puede solicitar la protección de sus derechos laborales. La primera línea de defensa suele ser la CLC (comisión de conflictos laborales). Pero no siempre se crean en la empresa, por lo que la mayoría de los ciudadanos recurren a los tribunales y a la inspección del trabajo.
Un empleado que recibe una solicitud explicativa por escrito del empleador debe responder a ella. Y esto no depende de cuál de las dos opciones se decidió: escribir una nota o no hacerlo. Si un empleado no quiere escribir una explicación, debe comunicárselo a su jefe. Pero el jefe no puede considerar la negativa del subordinado a escribir una explicación como un hecho de una infracción cometida por su culpa.
Formulario de solicitud
No existe un formulario de solicitud estandarizado. Por tanto, se utiliza la forma libre. Algunas organizaciones emiten formularios explicativos especiales que se entregan ocasionalmente a los empleados. En otras situaciones, el empleado toma una hoja A4 y escribe una declaración a mano o en la computadora. Basándose en el texto, el empleador evalúa la legalidad de las acciones del empleado. ¿Qué se debe indicar en el texto de la nota explicativa?
Si hablamos de la forma ideal para que un empleado redacte este documento, entonces el documento debe reflejar las respuestas a las siguientes preguntas:
- Descripción de la situación en la que se encontraba el ciudadano.
- Actitud ante tus acciones.
- Admisión o no admisión de culpa.
- La opinión del empleado sobre responsabilizarlo.
El empleado deberá firmar y fechar la nota explicativa. Esto se explica de forma sencilla: el empresario debe saber de quién recibe la explicación. Y la fecha se fija para notificar al empleador que el ciudadano no incumplió el plazo que se le asignó para redactar una explicación (2 días). Si la nota se redacta una semana después, esto ya no tendrá consecuencias legales para el empleado. En ausencia de una nota explicativa del empleado, su jefe elabora un informe. El castigo a un empleado si se descubren sus acciones culpables se impone a más tardar seis meses después del evento. Con excepción de los casos relacionados con infracciones en el ámbito de las finanzas, auditorías, auditorías. El plazo se amplía en estos casos un año y medio más.
Una nota explicativa es un documento que debe adjuntarse a los materiales sobre el delito menor. A veces las explicaciones pueden marcar la diferencia. papel importante en el destino del empleado: puede permanecer en el trabajo y no ser despedido por infracción de la disciplina, si presenta de manera competente su punto de vista al director y justifica su comportamiento.
No existen requisitos en la legislación para la elaboración obligatoria de notas, pero las justificaciones escritas siguen siendo un documento que debe tenerse en cuenta de acuerdo con los requisitos del Código del Trabajo. Un empleado de personal interesado en un empleado debe poder redactar notas explicativas de manera competente.
¿Qué es una nota explicativa?
El Código del Trabajo contiene una regla: todos los materiales sobre violaciones de la disciplina en la empresa se examinan únicamente teniendo en cuenta las explicaciones del culpable. Esto significa que el grado de culpabilidad del empleado y su posible procesamiento se determina sólo después de que el culpable explica las circunstancias y razones de su comportamiento.
Por orden, el director tiene derecho a solicitar explicaciones., debiendo el culpable manifestarlas por escrito, formalizándolas conforme a las reglas. La suerte del infractor depende de cómo se redacte la nota explicativa y de cómo se presenten las explicaciones: el director decidirá si castiga al empleado o muestra indulgencia.
Esencialmente Una nota explicativa es un documento oficial que, según el artículo 193 del Código del Trabajo, debe adjuntarse a la orden para dar explicaciones.. Las explicaciones son como última palabra el acusado. Aunque no solucionan el problema, serán tenidos en cuenta e incluso pueden influir en el proceso de toma de decisiones.
Importante
Orden sobre sanción disciplinaria se considerará inválido , si dos días antes de su publicación (o antes) no se pidieron explicaciones al culpable.
El responsable de personal no debe olvidarse de la necesidad de recordarle al gerente la solicitud de explicaciones, para que en caso de sanción disciplinaria las acciones sean legales.
Importante
El culpable no tiene obligación de escribir una explicación, pero ¡La orden de dar explicaciones debe entregarse contra firma!
Si el culpable se niega a firmar la orden, se redacta en su presencia un acta de negativa a firmar. Existe otra opción: enviar el pedido por correo certificado con acuse de recibo. En este caso, el oficial de personal tendrá prueba de que se han cumplido los requisitos del Código del Trabajo.
Tipos de notas explicativas
Hay dos tipos de notas., que puede actuar como: 
- explicaciones del comportamiento de los demás;
- Justificaciones del propio comportamiento.
El primer tipo se aplica si se produjo una situación de emergencia o una violación de la disciplina por culpa de personas ajenas. Dicha nota describe circunstancias que ocurrieron sin la participación del destinatario.
Para mayor claridad, un ejemplo de una nota explicativa de un oficial de personal. adjunto al calendario de vacaciones:
El segundo tipo de notas explicativas es la declaración del empleado de las circunstancias de cualquier violación de la disciplina o situación de emergencia que ocurrió por su propia culpa. Dado que tenemos un estado de derecho, en cada caso la presunción de inocencia debería aplicarse a un participante en una situación controvertida. Y por tanto, es imposible declarar culpable categóricamente a un empleado si no participó en el análisis de la situación.
Por ejemplo, No se puede reprender a alguien por llegar tarde al trabajo a menos que se le pida al recién llegado que explique el motivo del retraso..
Al mismo tiempo, las notas explicativas deben redactarse de tal manera que el destinatario pueda comprender los motivos de la infracción disciplinaria y la esencia misma de la situación, de la que depende directamente la decisión: ejecutar o indultar.
Diferencias entre una nota explicativa y un funcionario, informe o nota explicativa
Las explicaciones no son explicaciones ni un informe, sino una explicación del propio punto de vista, a veces diferente del generalmente aceptado, una especie de justificación. A su vez, un memorando es una denuncia de infracción, una nota explicativa es un apéndice de un documento que contiene una idea ampliada de la misma, y memorándum- pedido.
Como puedes ver, estos Cuatro tipos de notas son completamente diferentes, pero tienen el mismo objetivo: transmitir información.. Mientras tanto, la forma y los requisitos para el diseño de este tipo de billetes son similares.
Cómo escribir una nota
Como cualquier otro documento oficial, la nota explicativa debe ser 
claramente estructurado. Los elementos requeridos son:
- sombrero (indicando el nombre y cargo del director y del culpable);
- referencia a la orden o notificación del jefe;
- esencia del problema;
- explicaciones;
- solicitud de mitigación o liberación de pena;
- número y firma del destinatario.
Puede escribir una nota en la computadora o a mano. Sin embargo, la impresión del autor no debe verse estropeada por las deficiencias:
- Necesitas escribir una nota en papel plano;
- sin errores ni tachaduras;
- en tono respetuoso.
Importante
El responsable de recursos humanos puede preparar un formulario de nota y estructurarlo., y si es necesario, simplemente imprímelo y entregárselo al destinatario: él mismo introducirá las circunstancias y sus datos.
Muestra de nota explicativa
Notificar al empleado para que dé una explicación.
No en vano la nota explicativa debe contener un enlace al pedido. 
directores. Después de todo, una de las instrucciones del Código del Trabajo, al registrar una infracción disciplinaria, se debe exigir al culpable que dé una explicación contra firma.
El requisito está escrito de la siguiente manera:
- el nombre de la empresa se indica en la parte superior;
- se ingresan la fecha y el número de registro (coincidiendo con las entradas en el diario de registro);
- se escribe el nombre (“Orden” o “Demanda” para dar explicaciones);
- se describe la esencia del problema (cuándo y por qué se redactó el acto de violación de la disciplina);
- se indica el requisito en sí (“Ordeno: al mecánico de GC A.D. Trubin que proporcione a la secretaria explicaciones por escrito sobre la infracción dentro de los 2 días siguientes a la fecha de entrega de este requisito”);
- el documento está visado por el director;
- Debajo del texto está la firma del culpable, indicando conocimiento del documento (o un enlace al acto de negativa a firmar, o al recibo postal que confirma el envío de una carta certificada al culpable).
Sucesivamente algoritmo general La aplicación de la pena según las reglas del artículo 193 es la siguiente.:
- Se redacta un acto de violación (es decir, un acto que registra el momento de la violación y su esencia: el evento y la enumeración). personajes, y no un requisito de dar explicaciones);
- se emite una orden exigiendo al empleado que explique las circunstancias: el culpable debe firmar para familiarizarse con ella o recibirla por correo (idealmente, debe tener la misma fecha que el acto de infracción);
- el director revisa el acto y las explicaciones y se toma una decisión (el director puede poner una visa al acto, por ejemplo, “amonestación”);
- transcurridos dos días, se puede emitir orden disciplinaria o no emitirla en absoluto, si el director lo considera necesario para mostrar indulgencia (hay que tener en cuenta que no deben transcurrir más de 30 días desde el momento en que se redacta el acta hasta el día de emisión de la orden). Este período no incluye vacaciones o enfermedad del culpable).
Todos los materiales deben colocarse en las carpetas de nomenclatura correspondientes. Sin embargo, si el departamento de recursos humanos para diferentes tipos los documentos prevén casos separados, luego se deben adjuntar copias del acta, la orden de dar explicaciones y la nota explicativa a la orden disciplinaria original.
Importante
Si el culpable no consideró necesario dar explicaciones dentro de los dos días, deberá redactar un acta que indique que la orden fue entregada, pero la nota explicativa no se entregó a tiempo.
Asegúrate de usarlo. Pero según las leyes, tienes tanto responsabilidades como derechos. Recuerde que la negativa de un subordinado a dar explicaciones por escrito no constituye una infracción disciplinaria. Es decir, usted decide si escribir una nota explicativa o no.
Explicativo: muestra
Explicativo tiene un estándar muy simple: la información se presenta lo más breve posible en lenguaje sencillo. Evite expresiones complejas, ambiguas y frases floridas. En casos controvertidos, pueden interpretarse en contra.
Aquí muestra aproximada texto explicativo:
« En tal o cual mes del año ocurrió tal evento. Yo, nombre, patronímico, puedo informar lo siguiente sobre lo sucedido. “Si no ve su culpa en la situación actual, asegúrese de enfatizarlo en la nota explicativa. No olvides utilizar la frase mágica, especialmente querida por policías y militares: “ En la situación actual, me vi obligado a actuar en base a estas circunstancias. ».
Formato correcto de notas explicativas.
Si tiene la opción, trate de no escribir la nota explicativa a mano, e imprimirlo. En casos graves, en el estudio de lo escrito intervienen especialistas: criminólogos, calígrafos, grafólogos. En función del aspecto, la forma, el tamaño de las letras y las líneas, sacan conclusiones diferentes, a veces incluso desagradables para el acusado.
Cómo escribir una nota explicativa en el trabajo
El explicativo ideal es la verdad pura. Trate de presentar sólo los hechos, sin distorsionarlos ni embellecerlos. Pero recuerde que las palabras sinónimas a veces se perciben de manera diferente. Por ejemplo, "retrasado" y "tarde". Llegar tarde es definitivamente una falta disciplinaria. Pero la demora forzada es una violación mucho menor, casi inofensiva.
Si hay otros empleados involucrados además de usted, sea objetivo al describir este hecho. No eche la culpa a los demás si usted también es el culpable, y no intente ajustar cuentas personales: el equipo no perdona tales acciones. Exponga los hechos de la forma más comedida posible, secamente, como si vinieran del exterior.
Una nota explicativa no es una frase.
Tu carrera y tu vida no terminan con la redacción de una nota explicativa. En algunos casos, incluso puedes aprovechar este documento. Por ejemplo, describa sus propuestas para mejorar el proceso de producción. Intente redactar una declaración explicativa de forma correcta y competente. ¿Y si es ella quien se convertirá en el impulso para el desarrollo de su carrera?
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