В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.
Они бывают:
- Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.
Требования к документу
Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Бланк служебной записки
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.
Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.
Образец для бюджетной организации
Как и сколько хранить
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.
Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.
"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 6
Составление и оформление докладных и служебных записок
Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.
Правовое регулирование оформления служебных
И докладных записок
Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов:
Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;
Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009, далее - ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.
Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины. Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим. Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы.
Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской. Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями). Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида. Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.
Оформление докладных и служебных записок
Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003). Первое, на что следует обратить внимание, - документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм - правое и не менее 20 мм - левое, верхнее и нижнее.
Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги. Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются:
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа;
Дата документа;
Заголовок к тексту;
Адресат;
Подпись составителя (с указанием должности);
Визы согласования документа;
Резолюция.
Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения - автора документа. Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа - угловой или продольный) через два межстрочных интервала.
Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.
Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения.
Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.
Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу"). В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, "приказываю").
В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.
При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.
После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).
Приведем примеры докладной и служебной записок.
Отдел бухгалтерии Главному врачу
Докладная записка МЛПУ N 18
От 03.06.2010 N 8 Е. О. Симонову
О выделении средств
Для участия в семинаре
23.06.2010 учебным центром "Профразвитие" будет проводиться семинар на
Тему "Новое в бухгалтерском учете и налогообложении", раскрывающий
Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного
Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии.
Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения
Данного семинара.
Приложение:
1. Программа семинара "Новое в бухгалтерском учете и налогообложении"
2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56.
Главный бухгалтер Крошенина /А. В. Крошенина/
Административно-хозяйственный отдел Руководителю службы
Служебная записка информационного обеспечения
От 27.05.2010 N 24
Об отключении электроэнергии
В пятницу 28.05.2010 с 11.00 до 13.00 в здании предприятия будут
Проводиться электромонтажные работы, в связи с этим будет произведено
Отключение электроэнергии.
Прошу Вас принять меры, необходимые для предотвращения утери информации
На электронных носителях.
Начальник АХО Ветров /П. А. Ветров/
Особенности оформления докладных и служебных записок
В учреждениях государственной службы
В целом делопроизводство и оформление докладных и служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления. В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. В разд. 3.8 указаны три вида записок - докладные, служебные, объяснительные.
Под докладной запиской понимается документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Порядок расположения реквизитов докладной записки указан в Приложении 8 к Типовой инструкции.
Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.
В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27. В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003.
К. В.Шестакова
Эксперт журнала
"Отдел кадров
Бюджетного учреждения"
Подписано в печать
Почти все важные дела люди совершают путем переписки;
следовательно, одного умения говорить недостаточно.
Люк де Вовенарг
Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов - это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
Низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
Отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
Наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?
Служебная записка - это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.
Основное назначение служебной записки - обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Цели составления служебных записок могут быть разными:
Горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;
Эффективное информационное взаимодействие:
Обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;
Запрос справочной информации;
Проведение инструктажа;
Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
Решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;
Разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.
В первую очередь служебная записка - основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в спорных ситуациях.
К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.
Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).
В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.
ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ
ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?
Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
Наименование организации;
Код организации;
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
Справочные данные об организации;
Место составления или издания документа.
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.
Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).
Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.
Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).
Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа - служебной записки.
БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ
В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):
03 - «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
08 - «Наименование организации»;
10 - «Наименование вида документа»;
11 - «Дата документа»;
12 - «Регистрационный номер документа»;
14 - «Место составления или издания документа»;
15 - «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);
18 - «Заголовок к тексту»;
20 - «Текст документа»;
21 - «Отметка о наличии приложения»;
22 - «Подпись»;
27 - «Отметка об исполнителе».
НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
- «Адресат» . Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:
Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.
- «Текст документа» . Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).
Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.
Текст служебной записки, как правило, состоит:
Из преамбулы (вводной части);
Основной части;
Заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).
Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.
Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.
Главная цель основной части - разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.
Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки - своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.
РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ
Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?
Бесспорно, решение этих вопросов - прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.
Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.
Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.
Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько - с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.
НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в службе ДОУ крупной организации . Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки - безропотно ждать своего часа.
- Регистрация секретарем в небольшой организации . В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.
Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами - лишнее звено.
- Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче . Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче - все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.
Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.
Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).
Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»
ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями . Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.
Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.
- Регистрация исходящих записок . Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.
Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:
Регистрационный номер документа;
Адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
Количество страниц;
Наличие приложений;
Дата исполнения;
Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.
Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.
Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам - 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.
Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.
Регистрация входящих записок . При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:
Входящий регистрационный номер;
Дата получения (регистрации);
Количество страниц;
Приложения;
Дата исполнения;
Исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).
Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.
- Регистрация всеми сотрудниками . Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.
Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?
Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.
Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010) (Таблица).
Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство - зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок - это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов - первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5-10).
ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.
Для чего нужно писать служебную записку?
Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.
Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.
Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.
Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки . Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.
К таковым относятся:
- Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
- Ниже указывается наименование документа и его номер.
- Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
- Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
- В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.
Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.
Как составить служебную записку: образец оформления
Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.
Пример служебной записки
Директору ООО «Гвоздика»
Слободину Владимиру Александровичу
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха
- Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
- Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.
С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.
Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.
Особенности электронного документооборота
Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.
Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.
Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.
Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.
Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.
Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.
СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме
внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.
побудить руководителя принять решение или издать распоряжение
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть, не бездействовал.
Виды служебных записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
о запросе информации;
о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей.
о премировании сотрудников.
Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы СЗ не имеет. Для ее составления используется произвольная форма служебной записки образец
Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003. Оформление служебной записки по ГОСТу, образец которой показан выше, требует наличия следующих реквизитов:
бумага должна содержать «шапку». В ней указывается, кому она адресована (должность и ФИО сотрудника в дательном падеже);
вносится дата составления и номер документа;
в заголовке к тексту указывается предмет СЗ;
описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется служебная записка: “Довожу до вашего сведения…”, далее текст служебной записки должен содержать конкретную просьбу;
ниже указывается должность и ФИО составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит СЗ и ознакомится с ней лично.
СЗ в электронном виде
Стоит отметить, что на многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому СЗ может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи СЗ экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.
СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании. Как писать служебную записку директору образец:
В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная . В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец:
СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов. Как правильно написать служебную записку образец:
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, СЗ необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения СЗ, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
