Трудовое законодательство обязывает работодателей при увольнении оплачивать дни отпуска, которые сотрудник отработал, но не успел использовать. Если этого не сделать вовсе или выплатить не всю причитающуюся подчиненному сумму, можно получить повестку в суд, и сотрудник окажется прав. Давайте разберемся, сколько дней отпуска положено при увольнении, и как за них рассчитаться.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсация неиспользованного ежегодного отпуска перечисляется работнику вместе с прочими заработанными им на день увольнения выплатами – в последний день работы.
Особенности назначения увольняемому работнику выплаты в качестве компенсации неиспользованных дней отдыха изложены в статье 28 Трудового кодекса России:
- если работник трудился 11 полных месяцев, компенсация неиспользованного отпуска перечисляется ему за 1 год, поскольку месяц отпуска также входит в трудовой стаж;
- если подчиненный трудился меньше чем 11 месяцев, компенсация должна быть назначена из расчета фактически отработанного времени;
- если служащий трудился на предприятии больше 12 месяцев, компенсационная сумма будет выплачена ему пропорционально заслуженным дням отдыха за фактически отработанные сотрудником месяцы (годы).
Чтобы грамотно определить сумму к выплате и оградить себя от претензий со стороны работника, наниматель или его бухгалтер должен определить, сколько дней отдыха полагается подчиненному. Каждый день отдыха, что работник заслужил за период трудовой деятельности после предшествующего ежегодного отпуска, должен быть оплачен в размере средней заработной платы, рассчитанной за последний год до оформления увольнения.
Итак, для произведения расчета количества неиспользованных дней отдыха, необходимо располагать следующими данными:
- какова продолжительность страхового стажа сотрудника, который дает право на получение отпуска;
- какое число дней отдыха сотрудник успел использовать до того момента, как стало известно об увольнении.
Из общего числа заслуженных дней ежегодного отпуска нужно вычесть количество дней, в течение которых работник успел отдохнуть до оформления увольнения и расчета положенных ему выплат.
Сколько дней отпуска положено при увольнении: порядок расчета
Чтобы рассчитать компенсационную сумму за неиспользованный отпуск, нужно учитывать рабочие месяцы, а не календарные. То есть, трудовой год будет начинаться не с 1 декабря, а с даты начала трудовой деятельности на фирме.
Бухгалтер, которому поручено вычислить положенный размер компенсационной суммы сотруднику, увольняемому и не успевшему воспользоваться законным правом на ежегодный отпуск, должен следовать приведенной ниже схеме:
- Определить трудовой стаж , который будет давать право на оформление отпуска. Принимать во внимание нужно не только периоды осуществления трудовой деятельности, но и больничный отпуск, отпуск по беременности и родам, выходные без сохранения зарплаты длительностью до 2 недель. Нельзя учитывать выходные без сохранения заработка свыше 2 недель и отпуск по уходу за маленьким ребенком.
- Перевести продолжительность трудового стажа в полные месяцы . Для этого нужно неполный период, в котором сотрудник работал меньше 15 дней, исключить, а неполный период с отработкой более 15 дней – включить как полный.
- Определить число дней отдыха , заслуженных за каждый отработанный месяц. Для этого нужно положенные по закону 28 дней отпуска разделить на количество месяцев в году – 12.
- Умножить длительность страхового стажа (в полных месяцах) на среднее число дней отдыха за месяц (результат пункта 3) за все время работы на предприятии.
- Из полученного числа вычесть число дней отдыха, которые сотрудник уже использовал – это и будет необходимое для проведение расчета компенсационной суммы количество неиспользованных дней отпуска.
Сколько дней отпуска положено при увольнении: пример расчета
Иванов подписал трудовой договор и вышел на работу 1 февраля 2013 года . Уволился по собственному желанию 28 февраля 2016 года . Трудовой стаж, учитываемый при назначении отпуска, составляет 3 года и 1 месяц . За весь период работы Иванов дважды воспользовался оплачиваемым отпуском стандартной продолжительности.
3 года и 1 месяц – 37 полных месяцев. Среднее число дней отдыха, положенный за месяц работы – 2,33. Тогда за 37 месяцев Иванову полагается: 37 мес. х 2,33 дн. = 86,21 дн .
Из этих 86,21 дней Иванов использовал: 28 дн. х 2 = 56 дней . Получается, компенсировать нужно: 86,21 дн. – 56 дн. = 30,21 дн .
Законодательные акты по теме
Типичные ошибки
Ошибка: Бухгалтер округлил число неиспользованных дней отдыха в меньшую сторону при расчете компенсации неиспользованного отпуска при увольнении.
Для того чтобы поддерживать нормальный уровень жизни, обеспечивать всем необходимым себя и свои семьи, люди работают. Находящиеся в трудовом возрасте граждане тратят ощутимую часть своего времени на трудовую деятельность. И естественно, им необходим отдых от повседневной рутины, стрессов и напряжений. Для того чтобы люди не теряли своей трудоспособности и вели достойную жизнь, государством предусмотрено право трудящихся на отпуск каждый отработанный год, который оплачивается работодателем. У работников одних профессий его размер - 28 дней, некоторые, особенно опасные или трудоемкие, могут рассчитывать на 56 дней отдыха в году. Все это звучит очень привлекательно, пока не возникает вопрос о смене места работы, увольнении, сокращении и других неприятностях подобного характера. Что делать, если вы уволились, а отдохнуть за проработанное время так и не успели? Данная статья освещает вопрос о том, что такое компенсация за неотгулянный отпуск, как посчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении, на что следует обратить внимание при оформлении документов, и другие вопросы по теме.
Что такое компенсация отпуска?
Каждому трудящемуся гражданину государством установлено время оплачиваемого отпуска, при котором сохраняется заработная плата и должность. Каждый год сотрудник вправе отдыхать 28 дней. Некоторые профессии подразумевают более длительный отдых (45 и 56 дней), а в некоторых случаях даже дополнительные отпуска. Отпуск можно отгулять за один раз, то есть сразу все четыре недели, а можно раздробить по частям (один из отрезков времени отпуска не должен быть меньше 2 недель). Если отпуск за отработанное время был не использован, работодатель обязан возместить понесенные работником неудобства в денежном эквиваленте. Компенсация может производиться при увольнении и в ряде других, установленных трудовым законодательством, случаев.
Откуда появляется "неотгулянный" отпуск?
Работник вправе уйти в отпуск на полные две недели после того, как отработал половину года, то есть 6 месяцев на данном предприятии. Спустя 11 месяцев работы сотруднику полагается полный отпуск. В некоторых обстоятельствах сотрудник не может использовать свои дни отдыха по каким-либо причинам, например его отсутствие на рабочем месте может привести к простоям в организации. В таком случае "повисшие" дни отдыха должны быть перенесены на оставшуюся часть текущего года или на следующий. Также неотгулянные дни могут возникать при следующих обстоятельствах:
- болезнь сотрудника, подтвержденная больничным листом, во время пребывания в отпуске;
- выполнение определенных государственных обязанностей, предполагающих отгул;
- отзыв из отпуска с согласия сотрудника;
- другие предусмотренные трудовым законодательством случаи.
В момент работника должны вовремя уведомить о дате его выхода на отдых. Если дата была сообщена слишком поздно, сотрудник вправе потребовать ее перенести.
Следует заметить, что трудовое законодательство России запрещает непредоставление отпуска сроком более двух лет. Однако на производстве частенько забывают об этом, вследствие чего неотгулянные дни копятся. Расчет количества дней неиспользованного отпуска при увольнении обязательно должен включать все "забытые" дни за весь период работы сотрудника.
Случаи, в которых полагается компенсация. Сроки ее выплаты
Работнику, продолжающему трудиться в данной организации, возможна компенсация отпуска денежными средствами только в том случае, если полагающийся ему отпуск превышает 28 дней. Если отпуск стандартного размера, компенсировать его нельзя. Также нельзя замещать эти дни беременным женщинам, работникам, не достигшим совершеннолетия, и трудящимся в неблагоприятных условиях. При увольнении выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск всегда.
Многие работодатели неправомерно заявляют, что отпуска прошлых лет сгорают. Однако это заблуждение, связанное с неправильной трактовкой вышедшего сравнительно недавно закона о том, что больше двух лет нельзя работать без отпуска, якобы дни отдыха сгорают. На самом деле, ничего не сгорает и работодатель в полном объеме обязан рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении. Для этой выплаты совершенно не важна причина, по которой работник уходит из организации: по собственному желанию, за прогулы, из-за перевода в другое подразделение или по соглашению сторон.
Что касается сроков выплаты, дни компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении оплачиваются в тот же день, когда вышел приказ и занесена необходимая в конкретном случае запись в главный документ, подтверждающий рабочий стаж, - трудовую книжку работника. Исключением является случай, когда в день приказа работник не появился на службе. Тогда дни компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении оплачиваются в день, следующий после обращения работника в организацию.
Документальное оформление
Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, бухгалтерии необходимо основание. Им является приказ отдела кадров об окончании работы сотрудника в данной организации. Он издается на основании распоряжения директора, если сотрудник уволен по статье, при сокращении штата работающих или при закрытии организации, либо заявления трудящегося об увольнении по собственной инициативе.
Расчет количества дней неиспользованного отпуска при увольнении производится на основании реквизитов, указанных в приказе отдела кадров:
- количество дней очередного неиспользованного отпуска;
- использованные дни отпуска, излишние отгулы в счет отпуска, а также дни, компенсация за которые подлежит удержанию.
Как посчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении: 1-й способ
В связи с тем, что Трудовой кодекс не конкретизирует точных правил определения длительности полагающегося отпуска, работодатель может выбрать один из двух способов исчисления. Первый способ изложен в правилах об очередных и дополнительных отпусках. Документ этот был предложен и утвержден Народным комиссариатом труда еще в СССР. Согласно этим правилам, работник, отработавший не менее одиннадцати месяцев года и не использовавший свои дни отдыха, имеет право на компенсацию полного очередного отпуска - четыре недели. Если сотрудник трудился на данном рабочем месте меньше одиннадцати месяцев, компенсация выплачивается исходя из отработанного срока. Как посчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении по этому правилу? Необходимо соответствующие показатели подставить в формулу Ку = (Мо*Ко)/12, где:
- Ку - искомые дни отпуска;
- Мо - месяцы, отработанные работником в данной организации;
- Ко - полный отпуск в днях, полагающийся за год работы.
Следует отметить, что в судебной практике используется также именно эта формула.
2-й способ
Как посчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении? Второй способ, используемый сегодня на предприятиях для расчета отпуска, был предложен письмом и разъяснениями к нему Роструда от 31.10.2008 года. Этот способ заключается в выполнении следующих арифметических действий:
- количество полагающихся за год дней отпуска делится на 12;
- полученное значение умножается на количество отработанных месяцев.
То есть при длительности отдыха от работы в 28 дней каждый отдельный отработанный месяц дает право на 2,33 дня отпуска. При большей длительности эта цифра будет другой.
При произведении расчетов по этому способу конечным результатом является не целое число. Минздравсоцразвития предписывает, что округление можно производить, но только не по математическим правилам, а в сторону работника.
Отпускной стаж: как его определить?
Расчет неиспользованных дней отпуска при увольнении с применением любого из перечисленных способов производится с учетом показателя отпускного стажа. То есть, перед тем как рассчитать дни отпуска, необходимо определение отработанных месяцев. По правилам очередных и дополнительных отпусков дни неполного месяца, составляющие более 15 дней, округляются до целого месяца. Если в неполном месяце отработано менее пятнадцати дней, они в расчетах не учитываются.
Для облегчения всех расчетов можно использовать специализированный калькулятор дней неиспользованного отпуска при увольнении или бухгалтерскую программу 1С.
Начисление денежной компенсации
Расчет неиспользованных дней отпуска при увольнении подразумевает еще и вычисление суммы средней заработной платы за год, а также среднедневного заработка работника. Формула, по которой вычисляются данные показатели, выглядит так:
Средний заработок за день = годовая оплата труда/12/29,3.
В данном равенстве 12 соответствует месяцам в году, а 29,3 - среднее арифметическое календарных дней в месяце.
Что не учитывается в расчете компенсации?
При расчете среднедневного заработка работника учитываются далеко не все выплаты. В расчетах суммы оплаты вычисленного количества дней неиспользованного отпуска при увольнении не фигурируют следующие доходы работника:
- работа с сохранением среднего заработка при длительных командировках и в других производственных ситуациях;
- оплаты по листам нетрудоспособности, больничным листам в случаях болезни, беременности и родов;
- отсутствие работы по причинам, не связанным с желанием и возможностями самого работника.
Кому должны выплатить полную компенсацию отпуска?
Положения правил Роструда предусматривают ситуации, в которых сотрудник, проработавший в организации от 5,5 месяца, вправе получить компенсацию за полный отпуск. В судебной практике встречаются разные решения по подобным делам, так как в Трудовом кодексе конкретного решения не закреплено. Однако во многих случаях такую компенсацию присуждают лицам, уволенным из-за ликвидации организации или сокращения штата.
Если у работника не было зарплаты
В некоторых ситуациях на момент увольнения сотрудника выясняется, что за последний год работник не имел заработка. Такое случается при длительных командировках, после пребывания в отпуске по уходу за ребенком, отсутствия трудовой занятости по причинам низкой производительности организации и в других ситуациях, не зависящих от работника. В таком случае калькулятор дней неиспользованного отпуска при увольнении выдает рекомендацию исчисления компенсации из учета оклада и всех начислений, установленных на предприятии.
Следует отметить: если заработная плата была полностью "черной", сотрудник может даже не надеяться на получение каких-либо выплат.
Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Все сферы жизни и работы физических и юридических лиц подконтрольны государству. И налоги - неотъемлемая часть этого механизма. А потому и про налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении забывать не стоит. В необлагаемую налогом базу эта статья доходов гражданина не входит, а потому с нее должна быть выплачена сумма НДФЛ в размере 13% от компенсации. Дополнительно взимаются взносы в ФСС, ФОМС, ТФОМС и Пенсионный фонд.
Калькуляторы и 1С
Для удобства бухгалтеров сейчас существует и вполне корректно функционирует масса различных калькуляторов, а также бухгалтерская программа 1С. Неиспользованный отпуск при увольнении поможет посчитать "1С: Зарплата и кадры". Если для примера брать новейшую версию 8.3, она по имеющимся в базе данным сама подобьет все необходимые показатели, рассчитает сумму компенсации и выдаст результат. Бухгалтеру останется только провести документ. Для того чтобы получившийся результат был точным и действительным, базу данных необходимо вести по всем правилам бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства, своевременно заполнять учетные табели и налоговые вычеты, а также другие показатели, необходимые для заполнения различных форм и отчетов.
Инструкция по использованию калькулятора дней отпуска
- Измените данные поля «Продолжительность ежегодного отпуска», если у вас другая продолжительность. Также введите число использованных дней, если вы это знаете.
- В полях «Дата приёма на работу» и «Расчетная дата» введите свои даты. Расчетная дата это дата, на которую вы хотите получить расчет. Эти поля обязательны к заполнению.
- Введенные данные в поля таблиц «Отсутствие на рабочем месте без причин» и «Отпуск по уходу за ребенком» будут соразмерно вычитать дни отпуска.
- Введенные данные в поля таблицы «Отпуск без сохранения заработной платы» также будут соразмерно вычитать дни отпуска за исключением первых 14 календарных дней в каждом годе.
- Нажмите «РАССЧИТАТЬ». Полученный результат вы можете сохранить в doc-файл.
Примите также во внимание:
- Используйте кнопку «Сегодня» (кружок с точкой) для быстрой вставки текущей даты.
- Используйте добавление, удаление и очищение нужных полей соответствующими кнопками для более быстрого и удобного внесения и изменения информации.
О калькуляторе для расчета количества дней отпуска
Калькулятор отпускных дней легко позволит узнать, какое количество суток отпуска накоплено работником на тот или иной момент.
Законодательные основы вычисления дней отпуска
Вычисление отпускного стажа производится в соответствии со ст. 121 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Зачем знать свой отпускной стаж
Время работы на одного работодателя, дающее право на уход в ежегодный отпуск, который будет оплачен, может понадобиться не только непосредственно для вычисления этого периода, но и для того, чтобы знать, какое количество дней подлежит компенсации при увольнении.
Что входит в стаж для отпуска
Работник, трудящийся непрерывно на одного и того же работодателя, получит право на ежегодный отпуск с учетом таких периодов:
- то время, когда он фактически выполнял свои обязанности;
- периоды, когда работник отсутствовал на работе, но место за ним было сохранено (отпуск, больничный, декрет, воинская служба и т.п.);
- выходные и другие нерабочие дни;
- вынужденное отсутствие на работе при незаконном увольнении;
- отстранение по причине несвоевременного прохождения медосмотра (если в этом нет вины сотрудника);
- дополнительные административные отпуска (не более двух недель за календарный год).
ВАЖНО! В законодательство вносились изменения, касающиеся начислений стажа во время административных отпусков:
- с 30.12.2001 года по 05.10. 2006 года учитывалось не более 7 дней отпусков за свой счет в год;
- с 06.10.2006 года этот лимит вырос до 14 дней.
Что не входит в стаж для отпуска
Некоторые периоды времени не будут учтены при подсчете стажа, необходимого для отпуска, а именно:
- прогул работника;
- отстранение по причине алгокольного, наркотического, токсического опьянения;
- недопуск к работе из-за незнаний или непрохождения проверки правил техники безопасности;
- работник не прошел обязательный медосмотр по своей вине;
- невозможность выполнять работу по медицинскому заключению;
- прекращение действия лицензии, обязательной для трудовой деятельности (например, водительские права, разрешение на оружие и т.п.);
- отпуск по уходу за ребёнком старше 1,5 лет.
Особенности подсчета
За основу берется продолжительность ежегодного отпуска в 28 дней, если другого не установлено для особых категорий сотрудников.
В первый год работы минимальный стаж для возможности уйти в отпуск должен составить не менее полугода. В калькуляторе этого не заложено, просто имейте ввиду.
В случае увольнения на 100% компенсацию неиспользованных отпускных дней смогут рассчитывать сотрудники, трудившиеся не менее 11 месяцев.
Если сотрудник ушел в отпуск раньше 11 месяцев непрерывной работы, а затем был уволен, то часть полученных авансом отпускных при увольнении ему придется вернуть.
Ежегодный отпуск запрещено не использовать более 2 лет подряд.
Допускается разбитие отпуска на части, но одна из частей не должна быть короче 2 недель.
При увольнении, сотрудник должен получить компенсацию за дни отпуска, которые он фактически не использовал. Для того, чтобы правильно оформить компенсационные выплаты сотруднику, нужно знать, как считать неиспользованные дни отпуска при увольнении. Компенсация за отпуск, который работник не использовал в любом случае, ему должна быть выплачена при увольнении, даже, если он совместитель. При этом в учет берется не только конкретный год, предшествующий увольнению, но все отпуска, которые сотрудником не были использованы. Это правило действует для предприятий и организаций всех форм собственности, в соответствии с нормами трудового законодательства.
Оформление компенсации за отпуск, в соответствии с нормами закона
Общая продолжительность отпусков для трудящихся граждан установлена Трудовым кодексом, и не должна быть меньше, чем 28 календарных дней. Отпуск меньше, чем установлено в законе, работодатель не имеет права предоставлять работнику, так как это нарушает его законом гарантированные права на отдых. Более того, что работодатель должен отпуск предоставить, он его еще должен и оплатить. Но, иногда бывают такие ситуации, когда работнику предлагается денежная компенсация, взамен отпуска. Это, порой, вызвано авралом на работе, или невозможностью отправить в отпуск сотрудника из-за производственных ситуаций.
Тем не менее, запрещается компенсировать отпуск деньгами для таких категорий работников:
- Беременные женщины;
- Работники, не достигшие 18 лет;
- Рабочие, которые трудятся на тяжелых или опасных для здоровья местах.
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по такой формуле:
Компенсация = дневной (часовой) доход сотрудника, умноженный на количество дней (или часов) отпуска, которые работник не использовал.
Именно из-за такой формулировки, важно правильно подсчитать дни отпуска увольняющегося сотрудника, которые он не использовал.
Как рассчитать дни за неиспользованный отпуск при увольнении
В соответствии со статьей 122 ТК РФ, право на отпуск возникает у такого работника, который проработал на предприятии не менее полугода. Для того, чтобы сделать расчет, необходимо учесть, что n – количество дней отпуска, который предоставляется сотруднику учитывается за весь календарный год, отработанный таким сотрудником. Другими словами, по общепринятым правилам, исчисляется 28 дней за 12 месяцев. Получить компенсацию за все 28 дней неиспользованного отпуска может тот сотрудник, который проработал на предприятии не менее, чем 11 месяцев. Если же период рабочих месяцев менее установленного, расчет дней отпуска производится по отработанным дням и месяцам.
Следует заметить, что полная компенсация за все дни отпуска причитается тем работникам, которые проработали не менее пяти с половиной месяцев на занимаемой должности, и увольняются по таким причинам:
- ликвидация предприятия;
- сокращения штата и численности сотрудников;
- при направлении на учебу в учреждения образования;
- в случае перевода по инициативе работодателя.
В других случаях, следует учитывать дни отпуска, путем деления общего числа дней отпуска, на количество дней в году.
Приведем пример:
Макаров отработал на предприятии 5 лет. Но отпуск он использовал только за 4 года своей работы. В текущем году, он отработал 7 месяцев. Продолжительность его ежегодного отпуска составляет 28 дней. Расчет производится по следующей схеме:
Д = (28/12)*7, где Д – дни неиспользованного отпуска, 28 – число дней ежегодного отпуска, 12 – количество месяцев в году, а 7 – количество отработанных месяцев в текущем году. Получаем количество дней – 16. Именно за эти 16 дней, работнику будет насчитана денежная компенсация при проведении процедуры увольнения.
Заметим, что если бы Макаров не отгулял отпуск за предыдущие года, количество неиспользованных дней отпуска за все эти годы суммировалось бы с той суммой, которую мы получили в текущем году, в котором происходит увольнение.
Если бы Макаров отработал не 7 месяцев, а 7 месяцев и три дня, округление происходило бы в меньшую сторону. То есть, дни отпуска считали бы за 7 месяцев работы. А, в случае увольнения Макарова после работы на предприятии после 7 месяцев и 16 ней работы, дни отпуска рассчитывались бы, исходя из 8 месяцев работы, таким образом, округлить нужно в большую сторону. Такой порядок регламентирован Правилами об очередных и дополнительных отпусках, и является общепринятым для всех кадровиков.
Учет дополнительных оплачиваемых отпусков при увольнении
- занятые на вредных или опасных местах работы;
- имеющие особый характер работы;
- трудящихся ненормированный рабочий день;
- работающие в районах Крайнего Севера, или в районах, которые приравнены к нему.
p>В соответствии с этим, происходит и расчет неиспользованных дней отпуска. Формула расчета меняется пропорционально тому, сколько дополнительных дней отпуска в году причитается конкретному сотруднику.
Например, для сотрудника, который занят на вредном, опасном месте работы, законом установлен минимум дополнительного отпуска, который должен оплачиваться работодателем. Он составляет 7 дней. При этом, сумма дополнительного отпуска суммируется с суммой основного отпуска, после чего делится на 12 (количество месяцев в году) или 365 (количество дней в году). После чего, умножается на количество месяцев или дней, которые фактически сотрудник отработал.
Входит ли простой при расчете дней неиспользованного отпуска при увольнении
В Постановлении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы указано, что для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, следует провести расчет среднего дневного заработка. Из расчета этого заработка, следует исключить время, когда работник не работал по причине простоя предприятия. Даже в том случае, если простой вызван по вине работодателя, или по независящим от сторон причинам. То есть, как видно из этого требования, а также по нормам статьи 121 ТК РФ, простой не дает работнику возможности потребовать учета этого времени в трудовой стаж, который дает право на отпуск. Соответственно, простой не учитывается при исчислении отработанных дней, и не дает работнику право на оплачиваемый отпуск.
